Gestão de Documentos: recurso estratégico na modernização dos serviços arquivísticos governamentais

A Lei de Arquivos: 8.159, de 8 de janeiro de 1991 Marco jurídico de importância para o país, viabilizando a implementação de políticas arquivísticas Cria o Conselho Nacional de Arquivos – CONARQ Reafirma princípios constitucionais no que tange à obrigação do Estado de promover a gestão de documentos e a publicização da informação governamental

ARQUIVO NACIONAL Missão Institucional Implementar a política nacional de arquivos, - definida pelo Conselho Nacional de Arquivos, órgão central do Sistema Nacional de Arquivos -, por meio da gestão, do recolhimento, do tratamento técnico, da preservação e da divulgação do patrimônio documental do Governo Federal, garantindo pleno acesso à informação com a finalidade de apoiar as decisões governamentais de caráter político-administrativo, o cidadão na defesa dos seus direitos e de incentivar a produção de conhecimento científico e cultural.

Estrutura do Arquivo Nacional Unidade organizacional da Secretaria Executiva da Casa Civil da Presidência da República

Política Nacional de Arquivos As ações desenvolvidas pelo Conselho Nacional de Arquivos – CONARQ, vinculado ao Arquivo Nacional, visam à modernização dos arquivos públicos do país, integrantes do Sistema Nacional de Arquivos – SINAR, ao definir diretrizes da Política Nacional de Arquivos por meio de seu Plenário, Câmaras Técnicas, Câmaras Setoriais, Comissões Especiais e Grupos de Trabalho.

Ação do CONARQ O CONARQ tem sido responsável pela sanção presidencial e aprovação de um corpus importante de decretos e resoluções, a seguir referenciados, regulando matérias arquivísticas, dentre outras, sobre microfilmagem, classificação e acesso a documentos sigilosos, seleção, avaliação e eliminação de documentos.

A Gestão de Documentos A realidade arquivística brasileira aponta, cada vez mais, para a necessidade de sistematização dos processos de tratamento, controle, guarda e acesso aos documentos. A despeito das tentativas empreendidas no setor público, em todos os níveis, é fato que as dificuldades para implantação de sistemas de arquivo nos órgãos públicos são inúmeras. A gestão de documentos, vale dizer, significa o gerenciamento de todo o ciclo de vida dos documentos de arquivo, desde a sua produção, organização, tramitação e uso até a sua destinação final, assegurando, assim, a eliminação criteriosa dos documentos destituídos de valor para guarda permanente e a preservação daqueles de valor informativo, probatório ou histórico.

A ação do Arquivo Nacional O Arquivo Nacional, dentre outras atividades, atua junto aos órgãos e entidades da Administração Pública Federal em todo país, assumindo a orientação, a fiscalização e o acompanhamento da política de gestão dos documentos federais.

Dificuldades operacionais Tais dificuldades compreendem desde a escassez de pessoal qualificado até a ausência de instrumentais básicos para a operacionalização dos sistemas, passando pela desatenção dos administradores para com os arquivos. Questões relativas à organização e ao controle da produção documental no setor público vêm sendo discutidas na Administração Pública há muito tempo, mas só recentemente, medidas aprovadas pelo Conselho Nacional de Arquivos começam a municiar os serviços arquivísticos governamentais com ferramentas básicas para consecução deste objetivo.

A busca da solução Os atos normativos aprovados e disseminados pelo Conselho vêm preencher graves lacunas que dificultavam a adequada gestão dos arquivos da administração pública. Seus reflexos positivos já podem ser sentidos em ações concretas para o desenvolvimento de programas de gestão de documentos em diversos órgãos e entidades da Administração Pública Federal. A legislação existente impõe obrigações aos gestores públicos e co-responsabilizam todos os órgãos e entidades do Poder Público com o trato dos acervos arquivísticos governamentais.

O Decreto nº 4.073, de 3 de janeiro de 2002 Co-responsabiliza os órgãos e entidades da Administração Pública Federal no processo de preservação dos documentos de valor permanente. Evidencia a necessária organização dos arquivos correntes, nos órgãos e entidades da Administração Pública Federal, considerando a necessidade de avaliação e seleção da massa documental produzida. Determina que todos os órgãos e entidades da Administração Pública constituam suas Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos, com a “responsabilidade de orientar e realizar o processo de análise, avaliação e seleção da documentação produzida e acumulada no seu âmbito de atuação, tendo em vista a identificação dos documentos para guarda permanente e a eliminação dos destituídos de valor.” Define que a transferência ou recolhimento de qualquer documento ao Arquivo Nacional exigirá prévia avaliação, organização e acondicionamento, possibilitando, assim, agilizar a recuperação das informações nele contidas.

A busca de um sistema estruturador O parágrafo 2º do artigo 216 da Constituição da República Federativa do Brasil determina que “Cabem à administração pública, na forma da lei, a gestão da documentação governamental e as providências para franquear sua consulta a quantos dela necessitem”. A Lei nº 8.159, 8 de janeiro de 1991, regulamentadora deste princípio constitucional, identifica o Arquivo Nacional como o órgão competente, na esfera do Poder Executivo Federal, para exercer não só a gestão documental como também para acompanhar e implementar a política nacional de arquivos. O Arquivo Nacional exerce, portanto, uma função constitucional como órgão singular na estrutura do Estado brasileiro.

O SIGA – Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo da Administração Pública Federal Decreto nº 4.915, de 12 de dezembro de 2003 A criação do SIGA representa um passo importante e indispensável para se promover à necessária articulação dos arquivos federais nos moldes legais e tecnicamente corretos, garantindo o desenvolvimento integrado das atividades arquivísticas nas fases corrente, intermediária e permanente. Obter-se-á, com sua implementação, economia de recursos, evitando-se gastos e esforços com fins coincidentes, ganhando-se maior agilidade na recuperação e no acesso à informação pública, com expressiva redução de custos de produção e armazenagem de documentos.

O SIGA tem por finalidade: garantir ao cidadão e aos órgãos e entidades da Administração Pública Federal, de forma ágil e segura, o acesso aos documentos de arquivo e às informações neles contidas, resguardados os aspectos de sigilo e as restrições administrativas ou legais; integrar e coordenar as atividades de gestão de documentos de arquivo desenvolvidas pelos órgãos setoriais e seccionais que integram o SIGA; disseminar normas relativas à gestão de documentos de arquivo;

O SIGA tem por finalidade (cont.): racionalizar a produção da documentação arquivística pública; racionalizar e reduzir os custos operacionais e de armazenagem da documentação arquivística pública; preservar o patrimônio documental arquivístico da Administração Pública Federal; articular-se com os demais sistemas que atuam direta ou indiretamente na gestão da informação pública federal.

Integram o SIGA: I- como órgão central, o Arquivo Nacional; II- como órgãos setoriais, as unidades responsáveis pela coordenação das atividades de gestão de documentos de arquivo nos Ministérios e órgãos equivalentes; III- como órgãos seccionais, as unidades vinculadas aos Ministérios e órgãos equivalentes.

O SIGA – Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo da Administração Pública Federal

Compete ao órgão central do SIGA: I- acompanhar e orientar, junto aos órgãos setoriais do SIGA, a aplicação das normas relacionadas à gestão de documentos de arquivos aprovadas pelo Chefe da Casa Civil da Presidência da República; II- orientar a implementação, coordenação e controle das atividades e rotinas de trabalho relacionadas à gestão de documentos nos órgãos setoriais; III- promover a disseminação de normas técnicas e informações de interesse para o aperfeiçoamento do sistema junto aos órgãos setoriais do SIGA;

Compete ao órgão central do SIGA (cont.): IV- promover e manter intercâmbio de cooperação técnica com instituições e sistemas afins, nacionais e internacionais; V- estimular e promover a capacitação, o aperfeiçoamento, o treinamento e a reciclagem dos servidores que atuam na área de gestão de documentos de arquivo.

Compete aos órgãos setoriais do SIGA: I- implantar, coordenar e controlar as atividades de gestão de documentos de arquivo, em seu âmbito de atuação e de seus seccionais, em conformidade com as normas aprovadas pelo Chefe da Casa Civil da Presidência da República; II- implementar e acompanhar rotinas de trabalho desenvolvidas, no seu âmbito de atuação e de seus seccionais, visando à padronização dos procedimentos técnicos relativos às atividades de produção, classificação, registro, tramitação, arquivamento, preservação, empréstimo, consulta, expedição, avaliação, transferência e recolhimento ou eliminação de documentos de arquivo e ao acesso aos mesmos e às informações neles contidas;

Compete aos órgãos setoriais do SIGA (cont.): III- coordenar a elaboração de código de classificação de documentos de arquivo, com base nas funções e atividades desempenhadas pelo órgão ou entidade, e acompanhar a sua aplicação no seu âmbito de atuação e de seus seccionais; IV- coordenar a aplicação do código de classificação e da tabela de temporalidade e destinação de documentos de arquivo relativos as atividades-meio, instituída para a Administração Pública Federal, no seu âmbito de atuação e de seus seccionais;

Compete aos órgãos setoriais do SIGA (cont.): V- elaborar, por intermédio da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos, e aplicar, após aprovação do Arquivo Nacional, a tabela de temporalidade e destinação de documentos de arquivo relativos às atividades-fim; VI- promover e manter intercâmbio de cooperação técnica com instituições e sistemas afins, nacionais e internacionais; VII- proporcionar aos servidores que atuam na área de gestão de documentos de arquivo a capacitação, o aperfeiçoamento, o treinamento e a reciclagem garantindo constante atualização.

Comissão de Coordenação do SIGA: competências I- assessorar o órgão central no cumprimento de suas atribuições; II- propor políticas, diretrizes e normas relativas à gestão de documentos de arquivo, a serem implantadas nos órgãos e entidades da Administração Pública Federal, após aprovação do Chefe da Casa Civil da Presidência da República; III- propor aos órgãos integrantes do Sistema as alterações e/ou adaptações necessárias ao aperfeiçoamento dos mecanismos de gestão de documentos de arquivo; IV- avaliar os resultados da aplicação das normas e propor os ajustamentos que se fizerem necessários, visando à modernização e ao aprimoramento do Sistema.

Comissão de Coordenação do SIGA: composição I- o Diretor-Geral do Arquivo Nacional, que a presidirá; II- um representante do órgão central, responsável pela coordenação do Sistema, designado pelo Diretor-Geral do Arquivo Nacional; III- um representante do Sistema de Administração dos Recursos de Informação e Informática – SISP, indicado pelo Ministro do Planejamento, Orçamento e Gestão; IV um representante do Sistema de Serviços Gerais – SISG, indicado pelo Ministro do Planejamento, Orçamento e Gestão; V- os coordenadores das subcomissões dos Ministérios e órgãos equivalentes.

SIGA: informações complementares Os órgãos setoriais do SIGA vinculam-se ao órgão central para os estritos efeitos do disposto no Decreto, sem prejuízo da subordinação ou vinculação administrativa decorrente de sua posição na estrutura organizacional dos órgãos e entidades da Administração Pública Federal. Será instituído um sistema de informações destinado à operacionalização do SIGA, com a finalidade de integrar os serviços arquivísticos dos órgãos e entidades da Administração Pública Federal. Os órgãos setoriais e seccionais serão responsáveis pela alimentação e processamento dos dados necessários ao desenvolvimento e manutenção do sistema referido.

Para mais informações sobre o Arquivo Nacional e o CONARQ consulte nosso sítio na Internet: www.arquivonacional.gov.br

Presidente da República Luiz Inácio Lula da Silva Ministro-Chefe da Casa Civil da Presidência da República José Dirceu de Oliveira e Silva Secretário Executivo da Casa Civil da Presidência da República Swedenberger do Nascimento Barbosa Diretor-Geral do Arquivo Nacional Jaime Antunes da Silva Texto: Jaime Antunes da Silva , Diretor-Geral do Arquivo Nacional e Presidente do Conselho Nacional de Arquivos Apresentação produzida, em Power Point, no Arquivo Nacional. Rio de Janeiro, março de 2004