Inventário e migração para o SIGA Reunião de Trabalho Inventário e migração para o SIGA Vitória – 26 de abril de 2011.

Inventário e Migração para o SIGA REGULAMENTAÇÃO: Lei 9.372/2009; Portaria SEGER/SEFAZ/SECONT 001/2010; Instrução Normativa SEGER/SEFAZ/SECONT 001/2010; SISTEMA INTEGRADO DE GESTÃO ADMINISTRATIVA

Módulos do SIGA PROJETO SIGA NO ÂMBITO DA ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA DO ESTADO DO ESPÍRITO SANTO MÓDULO DE CADASTRO DE FORNECEDORES MÓDULO DE CATÁLOGO DE MATERIAIS E SERVIÇOS MÓDULO DE COMPRAS E LICITAÇÕES MÓDULO DE GESTÃO DE CONTRATOS MÓDULO DE GESTÃO DE CONVÊNIOS MÓDULO DE ALMOXARIFADO MÓDULO DE PATRIMÔNIO

Exigência Legal Lei 9.372- 27 de dezembro de 2009 Autoriza o Poder Executivo, por meio dos órgãos e entidades competentes, a regularizar as inconsistências dos saldos dos inventários físicos dos bens patrimoniais permanentes e dos registros contábeis correspondentes, visando à implantação do Sistema Integrado de Gestão Administrativa - SIGA.

Exigência Legal A Lei nº 9.372 determina em seu artigo 2º que: “A Gestão dos bens patrimoniais permanentes móveis e imóveis (patrimônio) e de consumo (almoxarifado) dos órgãos do Poder Executivo Estadual, da Administração Direta, das Autarquias, Fundações e Órgãos de Regime Especial será realizada, obrigatoriamente, por meio do Sistema Integrado de Gestão Administrativa – SIGA, instituído pelo Decreto 2.340-R de 26.8.2009”.

Exigência Legal A Lei nº 9.372 determina em seu artigo 3º que: “A inserção, no SIGA, das informações relativas aos bens permanentes (patrimônio) e de consumo (almoxarifado) deverá ser precedida de realização de inventário físico dos bens efetivamente existentes e de conciliação dos saldos com os respectivos registros contábeis do Sistema de Administração Financeira dos Estados e Municípios – SIAFEM”. Diante do exposto, é obrigatória a realização de inventários de bens permanentes e de consumo para migração das informações para o SIGA.

Criação do Comitê de Gestão Patrimonial Portaria SEGER/SEFAZ/SECONT n°. 001-R/2010. Institui o Comitê Gestor de Trabalho formado pelos servidores da Secretaria de Estado de Gestão e Recursos Humanos – SEGER, da Secretaria de Estado da Fazenda – SEFAZ e da Secretaria de Estado de Controle e Transparência - SECONT, para acompanhamento e Suporte técnico aos trabalhos, definidos pela Lei nº. 9.372 de 28/12/2009.

Portaria SEGER/SEFAZ/SECONT n°. 001-R/2010. Art. 2° O Comitê Gestor de Trabalho terá por finalidade exercer o suporte técnico, conduzir, acompanhar e subsidiar a atuação das Comissões Especiais, no desenvolvimento dos trabalhos de identificação e correção de inconsistências entre os saldos dos inventários físicos e dos registros contábeis, relativos aos bens permanentes e de consumo, conforme determinado pela Lei nº. 9.372, de 28/12/2009.

Formalização das Comissões Especiais INSTRUÇÃO NORMATIVA SEGER/SEFAZ/SECONT N.º 001/2010 (de 06/01/2010 ) Art. 1º Instituir providências e procedimentos com o objetivo de identificar e corrigir por ato oficial inconsistências existentes entre as informações contábeis das contas patrimoniais e os respectivos inventários físicos de bens permanentes e de consumo . Art. 2º A autoridade competente de cada Unidade Gestora deverá, no prazo de até 10 (dez) dias, a contar da publicação desta Instrução Normativa, constituir Comissão Especial, composta, preferencialmente, pelos responsáveis técnicos das áreas de Patrimônio, Almoxarifado e Financeira.

INSTRUÇÃO NORMATIVA SEGER/SEFAZ/SECONT N.º 001/2010 (de 06/01/2010 ) Art. 3º A Comissão Especial terá por objetivo sanear as inconsistências entre os saldos físicos e contábeis adotando os seguintes procedimentos: I. Realizar o inventário físico de todos os bens com base no controle do patrimônio existente. II. Identificar os respectivos saldos contábeis registrados no SIAFEM em nível de sub-elemento III. Havendo divergências entre os saldos físicos e contábeis, identificar as possíveis causas e propor os ajustes pertinentes. IV. Elaborar planilha evidenciando as inconsistências identificadas.

Equipe SIGA e Comitê de Gestão Patrimonial Fluxograma de atividades para realização do inventário de almoxarifado e migração para o SIGA ETAPA ATIVIDADE RESPONSÁVEIS 1 Reunir com grupos de órgãos para apresentação das atividades a serem desenvolvidas e do cronograma de trabalho. Equipe SIGA e Comitê de Gestão Patrimonial 2 Indicar responsável para acompanhamento dos trabalhos de inventário de bens de consumo executados pelo Órgão (encaminhar para o e-mail rodrigo.sattler@seger.es.gov.br – contato: Rodrigo 3636-5255); Até 03/05/11 Órgão/Entidade 3 Preencher e encaminhar ao Comitê de Gestão Patrimonial, por meio eletrônico ou salvo em pen drive, quando solicitado: e-mail: comitegestaopatrimonial@seger.es.gov.br Relatório de bens em almoxarifado por itens na posição até a data a ser definida pra cada órgão; Planilha de Comparativo por subelemento (Físico e Contábil) e nota técnica da Comissão Especial do Órgão com as possíveis diferenças e separadas por subelemento na posição até a data a ser definida pra cada órgão; Planilha de Migração para o SIGA. Órgão/entidade

Comitê de Gestão Patrimonial Atividades para realização do inventário de almoxarifado e migração para o SIGA ETAPA ATIVIDADE RESPONSÁVEIS 4 Analisar os documentos encaminhados pelo Órgão e em caso de aprovação homologar através de formulário próprio e relacionar para uma possível migração. Comitê de Gestão Patrimonial 5 Migrar planilha de Migração para o SIGA (Sistema). Equipe SIGA 6 Entregar relatórios dos itens migrados para o SIGA ao Comitê e ao órgão/entidade, colhendo assinatura do Termo de Aceite da migração. 7 Iniciar utilização do SIGA. Órgão/entidade

Atividades a serem realizadas pelos Órgãos: Atualizar a relação dos membros das Comissões Especiais e comunicar ao Comitê Gestor comitegestaopatrimonial@seger.es.gov.br; Indicar responsável pelo acompanhamento do inventário do Almoxarifado (Nome, e-mail e telefone) para rodrigo.sattler@seger.es.gov.br; Manter atualizados e equilibrados os saldos físicos e contábeis dos bens de consumo e bens permanentes do Almoxarifado, e apurar as divergências caso necessário.

Para acessar as informações www.seger.es.gov.br no Menu Informações > Inventário > Formulários e Documentos

Fluxograma de atividades para realização do saneamento dos bens permanentes e migração para o SIGA ETAPA ATIVIDADE RESPONSÁVEIS 1 Contratação de empresa para levantamento, emplaquetamento e cadastramento dos bens móveis. Empresa vencedora: IBIAEON SEGER Registro de Preços 2 Preencher, até 04/05, e encaminhar à Subgerência de Patrimônio Mobiliário – SUPAM , por meio do e-mail: supam@seger.es.gov.br: Planilha de localização e quantitativo de bens, necessária para subsidiar o trabalho de campo da empresa contratada, que pode ser encontrada no site da SEGER, no Menu Informações > Inventário > Formulários e Documentos> Planilha de Localização de Bens; Indicação do servidor que fará o acompanhamento dos trabalhos no Órgão, bem como de seus contatos (e-mail e telefone). Órgão/Entidade 3 Assinatura dos contratos pelos Órgãos participantes e Adesão pelos Órgãos que não participaram. Encaminhar à contratada, no ato da assinatura do contrato, os seguintes documentos, em meio digital: Organograma do Órgão Relação de bens existentes no sistema de controle de patrimônio Explicar o preenchimento das planilhas;

Fluxograma de atividades para realização do saneamento dos bens permanentes e migração para o SIGA ETAPA ATIVIDADE RESPONSÁVEIS 4 Início do trabalho de campo; Prazo: 210 (duzentos e dez) dias a partir da assinatura do contrato para a finalização dos trabalhos. Órgão/Entidade e empresa contratada 5 Entrega de 03 (três) relatórios ao final do levantamento. Empresa contratada 6 Com base nas informações apresentadas pela empresa, deverão ser propostas medidas de saneamento das possíveis inconsistências apuradas. Comissão de Inventário do Órgão/Entidade 7 Em caso de inconsistências, apresentar os relatórios parciais e as propostas de saneamento para apreciação do Comitê de Gestão Patrimonial 8 Homologação do inventário pelo Comitê de Gestão Patrimonial Comitê de Gestão Patrimonial Os 30 dias de planejamento previstos no contrato serão realizados pela SEGER. O Órgão deve planejar junto à empresa apenas as suas especificidades, exemplo: Feriados municipais, Horários de aula, Centros Cirúrgicos, dentre outros. Tipos de relatório: Conciliado (informado pelo Órgão e encontrado), Bens não localizados (informados pelo Órgão e não encontrados) e Bens Localizados (não informado pelo Órgão e encontrado pela empresa)

Desincorporação de bens O Comitê de Gestão Patrimonial editou a Nota Técnica nº. 001/2011, que trata da desincorporação de material de consumo que está entremeado aos bens permanentes nos inventários. Exemplos: Garfos, telefones, grampeadores, perfuradores, tesouras, serrote, dentre outros. A nota técnica pode ser encontrada no sítio: www.seger.es.gov.br no Menu Informações > Inventário > Nota Técnica Lembrar de falar da baixa do inservível.

Contatos Comitê de Gestão Patrimonial: e-mail: comitegestaopatrimonial@seger.es.gov.br Gestão dos Inventários de Almoxarifado Rodrigo Pires Sattler – 3636-5255 e-mail: rodrigo.sattler@seger.es.gov.br Coordenação do levantamento de Bens Móveis Luciano Ribeiro Pereira – 3636-5249 e-mail: luciano.pereira@seger.es.gov.br SIGA Júlia Sasso Alighieri - 3636-5263 siga@seger.es.gov.br ou julia.alighieri@seger.es.gov.br