Unidade III Técnicas de Investigação ADM005 – Organização, Sistemas e Métodos Professora Michelle Luz

Estudos Organizacionais Objetivo Efetuar diagnósticos situacionais das causas dos problemas administrativos Estudar soluções integradas Planejar mudanças aperfeiçoando Clima organizacional Estrutura Processos e métodos de trabalho

Estudos Organizacionais - Aplicações - Implantação / reorganização estrutural Conflitos interdepartamentais Adoção de novas técnicas gerenciais Aperfeiçoamento de processos Redimensionamento de pessoal Racionalização do trabalho (layout, processos, etc.)

Estudos Organizacionais - Questões Críticas - Processo dinâmico e permanente Apoio da alta administração Equipe de trabalho Visão global da organização / analistas especializados Organização como sistema aberto (ambiente externo e subsistemas)

Estudos Organizacionais - Processo - Levantamento de informações Crítica do levantamento Planejamento da solução Crítica do planejamento Implantação Controle dos resultados FASE 1A FASE 1B FASE 2A FASE 2B FASE 3A FASE 3B

Estudos Organizacionais - Processo - FASE 1 – DIAGNÓSTICO SITUACIONAL Fase 1A - Levantamento Revisão da literatura Questionários, entrevistas observação pessoal

Estudos Organizacionais - Processo - FASE 1 – DIAGNÓSTICO SITUACIONAL Fase 1B – Crítica do Levantamento Análise de dados coletados Diagnóstico dos principais problemas e dificuldades

Estudos Organizacionais - Processo - FASE 2 – ESTUDO DAS SOLUÇÕES Fase 2A – Planejamento da Solução Plano ideal de funcionamento (melhoria clima organizacional, estrutura, métodos, processos) Reflexo das mudanças sobre a força de trabalho (contratações, treinamento, estilo gerencial) Confecção de relatório

Estudos Organizacionais - Processo - FASE 2 – ESTUDO DAS SOLUÇÕES Fase 2B – Crítica do Planejamento Avaliação da solução proposta (aspectos estruturais, tecnológicos, comportamento da força de trabalho) Negociação com usuários Avaliação do pessoal não envolvido no processo

Estudos Organizacionais - Processo - FASE 3 – PLANEJAMENTO E IMPLANTAÇÃO DAS MUDANÇAS Fase 3A – Crítica do Planejamento Execução do plano traçado Co-existência: práticas antigas e novas (conflitos, ambigüidades, tensões) Riscos a considerar Estratégia de execução (gradual, racional, sistemática)

Estudos Organizacionais - Processo - FASE 3 – PLANEJAMENTO E IMPLANTAÇÃO DAS MUDANÇAS Fase 3B – Controle dos Resultados Teste do plano Indicadores de aprovação

Estudos Organizacionais - Ferramentas Úteis - Organograma Distribuição física – layout Fluxogramas Formulários Cronogramas

Levantamento de Dados Levantamento propriamente dito e crítica ao levantamento Diferentes tipos possíveis Revisão da literatura Questionário Entrevista Observação pessoal

Levantamento de Dados Permite a coleta da menor unidade até a mais complexa rede de informações Fornece ao analista todos os dados ou informações sobre o sistema / projeto Auxilia na análise organizacional / administrativa

Levantamento de Dados Objetivos Definir e caracterizar em detalhes o problema estudado Verificar se as definições de problema apresentadas condizem com a realidade Fornecer detalhamento da situação atual do problema

Levantamento de Dados Objetivos Identificar fatos e atos organizacionais, estruturais, funcionais, administrativos e operacionais (independente de desejos ou valores) Estabelecer interdependência entre as partes Detectar os recursos disponíveis para operacionalidade do sistema

Levantamento de Dados Escolha do tipo de levantamento Todas as informações disponíveis Determinação dos elementos a serem obtidos Discussão com outros grupos de trabalho e o próprio sobre informações e opiniões Programação da execução e dos planos de ação

Levantamento de Dados REVISÃO DA LITERATURA Identificação, coleta e análise de todos os instrumentos escritos Internos ou externos Referentes ao tema em desenvolvimento Legislação, normas, instruções, rotinas organogramas, bibliografia especializada, etc.

Levantamento de Dados Pesquisa documental ou fontes primárias REVISÃO DA LITERATURA Pesquisa documental ou fontes primárias Documentos escritos: documentos oficiais, jurídicos, fontes estatísticas Documentos não escritos: objetos, fotografias Pesquisa bibliográfica ou fontes secundárias Publicações, boletins, jornais, revistas, livros, monografias

Levantamento de Dados ENTREVISTA “Conversação efetuada face a face, de maneira metódica que proporciona ao entrevistador a informação necessária.”

Levantamento de Dados Obtenção de dados quantitativos e qualitativos ENTREVISTA Obtenção de dados quantitativos e qualitativos Busca de respostas francas, completas e verdadeiras Envolvimento dos entrevistados Maior participação e discussão dos envolvidos

Levantamento de Dados Tipos ENTREVISTA Tipos Padronizada / estruturada: questões pré-determinadas Não padronizada: questões surgidas na hora da entrevista Painel: perguntas repetidas de tempos em tempos para avaliar a evolução das respostas

Levantamento de Dados ENTREVISTA Vantagens Desvantagens Exposição de dificuldades, críticas, sugestões Conhecimento a fundo do cargo Conhecer informações “guardadas” Possibilidade de “desabafo” Análise de atitudes Dificuldade de fazer anotações em seu decorrer Anotações podem conter “juízos de valor” Podem sofrer do “achismo” Podem conter envolvimento emocional

Levantamento de Dados Cuidados ENTREVISTA Cuidados Selecionar adequadamente os entrevistados Envolver o entrevistado (importância do ato) Elaborar um roteiro prévio Não realizar anotações na frente do entrevistado Não ser demasiadamente técnico

Levantamento de Dados Cuidados Evitar julgamentos antecipados ENTREVISTA Cuidados Evitar julgamentos antecipados Não interromper o entrevistado Ser formal e objetivo Não induzir a resposta Evitar fazer críticas à organização

Levantamento de Dados Série ordenada de perguntas QUESTIONÁRIO Série ordenada de perguntas Respondido por escrito Sem presença do entrevistador Aplicação geralmente relacionada Falta de tempo Distanciamento geográfico Dados quantificáveis

Fechadas ou Dicotômicas Levantamento de Dados QUESTIONÁRIO Questões Abertas Em sua opinião, quais são as principais causas da violência no Brasil? Fechadas ou Dicotômicas Os sindicatos devem formar um partido político? ( ) Sim ( ) Não

Estimação ou Avaliação Levantamento de Dados QUESTIONÁRIO Questões Múltipla Escolha Para você, qual é a maior vantagem do trabalho temporário? (marcar apenas uma alternativa) ( ) maior liberdade no trabalho ( ) Variações no serviço ( ) Maiores salários Estimação ou Avaliação As relações com seus colegas de trabalho são: (marcar apenas uma alternativa) ( ) Ótimas ( ) Boas ( ) Regulares ( ) Más ( ) Péssimas

Levantamento de Dados QUESTIONÁRIO Vantagens Desvantagens Obtenção de informações enquanto exerce outras funções Tempo para formular respostas Eficiente quando há dificuldade de manter outro tipo de contato Melhor detalhamento da resposta Baixo índice de devolução Inibição para fazer críticas e sugestões Informações falsas Problemas de interpretação Resistência quanto ao preenchimento

Levantamento de Dados Cuidados Concisão e clareza QUESTIONÁRIO Cuidados Concisão e clareza Explicação da finalidade Utilização de terminologia adequada Uso de piloto

Levantamento de Dados Cuidados Empregar uma única frase por questão QUESTIONÁRIO Cuidados Empregar uma única frase por questão Agrupar questões de forma lógica Usar o menor número de questões possível Usar respostas quantificáveis

Levantamento de Dados OBSERVAÇÃO PESSOAL Utilização dos sentidos para obtenção de aspectos da realidade Ver, ouvir, examinar Identificação ou obtenção de provas a respeito de aspectos sobre os quais os indivíduos não tem consciência

Levantamento de Dados OBSERVAÇÃO PESSOAL Vantagens Desvantagens Permite comparações com dados obtidos em entrevistas ou questionários Presença do observador fortalece o trabalho e proporciona receptividade Conhecimento profundo reforça conclusões Processo demorado Impressões errôneas Informações falsas A observação pode atrapalhar o ambiente

Levantamento de Dados Cuidados Evitar agir como inspetor OBSERVAÇÃO PESSOAL Cuidados Evitar agir como inspetor Ser informal, amistoso Buscar não interferir no ambiente