Documentos Digitais Aula 5 (material copilado:Maria Rosangela da Cunha)

Sistema Eletrônico de Gestão Arquivística de Documentos  É um sistema desenvolvido para produzir, rece- ber, armazenar, dar acesso e destinar docu- mentos em ambiente eletrônico;  Pode compreender um software particular, um determinado número de softwares integrados, adquiridos ou desenvolvidos por encomenda, ou uma combinação desses; e  O sucesso do SEGAD dependerá fundamental- mente da implementação de procedimentos e políticas de gestão de documentos.

O Sistema deve: Contemplar o ciclo de vida dos documentos; Garantir a acessibilidade dos documentos; Manter os documentos em ambiente seguro; Reter os documentos somente pelo período necessário; Preservar os documentos pelo tempo previs- to em tabela de temporalidade; e Garantir as características de um documento arquivístico: imparcialidade, organicidade

O projeto do sistema envolve... Projetar mudanças ou adaptações para sistemas informatizados, processos e práticas correntes; Determinar como incorporar essas mudanças ou adaptações para melhorar a gestão dos documen- tos arquivísticos no órgão ou entidade; e Adaptar ou adotar soluções tecnológicas, conside- rando, o quanto possível, um plano estratégico de evolução que vise minimizar os efeitos da obsolescência tecnológica.

e-Arq Brasil e ISO e-ARQ Brasil :São requisitos que estabelece um conjunto de condições a serem cumpri- das pela organização produtora/ recebedora de documentos, pelo sistema de gestão arquivística e pelos próprios documentos a fim de garantir a sua confiabilidade e auten- ticidade, assim como seu acesso. Além disso, o e-ARQ Brasil pode ser usado para orientar a identificação de documentos arquivísticos digitais.

E-Arq Brail e ISO ISO 15489: É a primeira norma ISO na área da documentação e informação que foca nuclearmente os processos que garantem um eficiente e sistemático controle da produção, conservação, utilização e elimi- nação da informação sobre, e da prova das atividades e transações das organizações – por outras palavras, é uma norma para a gestão de arquivos. Pretende ser aplicável a todo o tipo de documentos, independen- temente do seu suporte material (papel, microfilme, qualquer suporte electrónico ou outro), e independen- temente, também, dos objectivos ou da personalidade jurídica da entidade produtora.

Função do arquivista na GED Elemento indispensável da segurança nas transações eletrônica, no fluxo documental e na conservação, garantindo a integridade e a autenticidade. Necessidade de atualizar-se sempre. Popularização dos instrumentos arquivísti- cos: Quadro de classificação, modelos de descrição, planos de conservação, definição de ciclos de vida etc. Identificação de todos os atores implicados, valorizando suas implicações pelas neces- sidades comuns.

Respeitar os âmbitos das competências. O arquivo pode proporcionar clarificação conceitual da GD e dos valiosos instru- mentos de trabalho conjunto. Participação na GED via ISO que exige: –Definição de uma modelo das funções, ativida- des e processos da organização; –Definição das características e requisitos dos documentos e dos procedimento de gestão do- cumental –Participação na seleção de soluções tecnológi- cas –Intervenção direta na gestão

Além disso deve: Aceitar os documentos eletrônicos/digitais como realidade e entender as diferenças com os tradicionais; Ter presente os conhecimentos fundamentais para afrontar os desafios da aplicação da informática e entender-se com os técnicos informáticos; Conhecer a legislação especializada derivada do uso e difusão das novas tecnologias; Fazer-se presente em todas as discussões que se refiram a gestão e organização dos documentos sejam eles digitais ou não.

A participação do arquivo na fase ativa do documento é mais que uma opinião é um dever.