Unidade VI Técnicas de Documentação: Manuais Administrativos ADM005 – Organização, Sistemas e Métodos Professora Michelle Luz

O que é um Manual? “Conjunto sistemático de normas que indicam as atividades a serem cumpridas e a forma como deverão ser realizadas pelos indivíduos que mantêm relações de trabalho com a empresa.” (Simcsik, 2001)

Para que serve um Manual? Reunir informações de forma sistemática, criteriosa e segmentada, permitindo seu uso como instrumento facilitador do funcionamento da organização.

Manuais VANTAGENS DESVANTAGENS Importante fonte de informação sobre os trabalhos da empresa Facilidade para a criação de critérios e padrões Possibilidade de treinamento, coerência e continuidade Restrição da improvisação inadequada Possibilidade de melhor delegação mediante instruções escritas Inclusão apenas dos aspectos formais, pouca flexibilidade Não apresentam solução para todos os problemas Custo de preparação / atualização pode ser elevado Se mal elaborado, gera problemas nas operações Perda de valor, quando usado inadequadamente

Tipos de Manual Manual da organização Enfatiza e caracteriza os aspectos formais das relações entre os diferentes departamentos Define / estabelece os deveres e responsabilidades dos cargos

Tipos de Manual Manual de normas e procedimentos Descrevem as atividades a serem desenvolvidas pelas unidades organizacionais Quais são? Como devem ser desenvolvidas?

Tipos de Manual Manual de políticas e diretrizes Política: parâmetro para a tomada de decisão Descrição detalhada sobre as políticas a serem seguidas pelos funcionários da empresa

Tipos de Manual Manual do empregado Geralmente recebido no 1º dia de trabalho Auxílio na compreensão do funcionamento da empresa Explicita direitos e deveres Facilita integração

Manuais - Estrutura Contém o objetivo do manual Geralmente APRESENTAÇÃO Contém o objetivo do manual Geralmente Carta de apresentação Presidente da empresa Comunicação da obrigatoriedade de respeito ao conteúdo

Manuais - Estrutura

INDICE NUMÉRICO OU SUMÁRIO Manuais - Estrutura INDICE NUMÉRICO OU SUMÁRIO Indicação do assunto e da respectiva página

Manuais - Estrutura Devem ser claras e objetivas INSTRUÇÕES PARA USO Devem ser claras e objetivas Contêm instruções básicas sobre Disposição do conteúdo Princípios que norteiam os capítulos Codificações utilizadas Uso dos apêndices Glossário

Manuais - Estrutura Parte principal ou razão de ser do manual CONTEÚDO BÁSICO Parte principal ou razão de ser do manual

Manuais - Estrutura APÊNDICE Formulários, fluxogramas, organogramas, gráficos, exemplos, etc.

Manuais - Estrutura GLOSSÁRIO Espécie de dicionário com termos técnicos organizados em ordem alfabética.

Manuais - Estrutura INDICE TEMÁTICO Temas relativos ao assunto e sua localização no manual

Manuais - Estrutura BIBLIOGRAFIA Indicação dos autores citados, em ordem alfabética, pelo sobrenome

Manuais - Recomendações Elaborado para quem não entende do assunto Dúvidas = recorrência ao manual Folhas soltas facilitam substituição Deve ser entregue pela gerência Deve ser literatura especializada no assunto Constante atualização Fácil manuseio

Manuais - Roteiro de Elaboração Definição dos objetivos Escolha do responsável pela preparação Análise preliminar da empresa Planejamento do manual Levantamento das informações

Manuais - Roteiro de Elaboração Elaboração do manual Redação Formatação Codificação Impressão Encadernação

Manuais - Roteiro de Elaboração Distribuição Instrução aos usuários Acompanhamento do uso Atualização Avaliação