Gerência de Projetos de TI 11. Aquisições Adriano Graziosi & Márcio Moreira marcio.moreira@pitagoras.com.br http://si.lopesgazzani.com.br/docentes/marcio/

Pescar ou comer a isca?!

Aquisições Grupo de Processo Processo Planejamento Planejar a Gestão de Aquisições Execução Realizar as Aquisições Monitoramento Controlar as Aquisições Encerramento Encerrar as Aquisições

Gerência de aquisições Processos de compras de produtos ou serviços necessários ao projeto, supridos por equipes fora do projeto Incluem a administração do contrato Documentos: NDA (Non Disclosure Agreement) RFI (Request For Information) RFP (Request For Proposal) SoW (Statement of Work) Proposta, Minuta, Contrato, Ordem de Compra, Pedido, etc. Fornecedores Qualificados Escolhido Realizar, Controlar & Encerrar

Planejar a gestão de aquisições

Planejar a gestão de aquisições Entradas Ferramentas e Técnicas Saídas Plano de gestão do projeto Documentação dos requisitos Registro dos riscos Requisitos de recursos das atividades Cronograma do projeto Estimativa dos custos das atividades Registro de partes interessadas Fatores ambientais da empresa Ativos de processos organizacionais Análise de fazer ou comprar Opinião especializada Pesquisas de mercado Reuniões Plano de gestão das aquisições Declarações do trabalho das aquisições Documentos da aquisição Critérios para seleção de fontes Decisões de fazer ou comprar Solicitações de mudanças Documentos de projetos atualizados (documentos de requisitos, matriz de rastreabilidade e registro de riscos) Missão: Decidir o que comprar ou fazer, detalhar a abordagem (como), quando e quem pode fornecer e solicitar as propostas dos fornecedores Análise de fazer ou comprar: Pode ser feito pela equipe? É melhor comprar? Comprar, alugar, financiar ou fazer um leasing?

Planejar a gestão de aquisições - saídas Tipo de Contrato Detalhes Variante Preço Fixo Global ou empreitada Escopo fechado Preço Fixo Garantido (PFG) Preço Fixo com Incentivo de Remuneração (PFIR) Preço Fixo com Ajuste Econômico do Preço (PF-AEP) Custos Reembolsáveis Custo mais serviço de Administração Custo Mais Remuneração Fixa (CMRF) Custo Mais Remuneração de Incentivo (CMRI) Custo Mais Remuneração Concedida (CMRC) Tempo & Material Horas e despesas Pagamento do tempo (horas/dias) e despesas Plano de gestão das aquisições Incluem orientações para: tipos de contratos, gestão de riscos, critérios e métodos de avaliação, gestão de contratos e de fornecedores, documentos padronizados, restrições, premissas, cronograma de aquisições, identificação de fornecedores pré-qualificados, etc. Documentos da aquisição: NDA, SoW, RFI, RFP, proposta, minuta de contrato, contrato, etc.

Planejar a gestão de aquisições - saídas Critérios de seleção de fontes: Objetivos: São desenvolvidos e usados para classificar ou avaliar as propostas dos fornecedores. Podem ser: Custo total do ciclo de vida (TCO: Total Cost of Ownership) Garantia, preço, prazo, etc. Capacidade financeira, de produção e interesse Subjetivos: Nível de entendimento da necessidade Capacidade técnica Nível de risco Abordagem de gerenciamento Abordagem técnica Tamanho e tipo da empresa Desempenho passado dos fornecedores Referências Direitos de propriedade e propriedade intelectual

Exemplos de questões 1) Qual processo é responsável pela negociação de um contrato com um fornecedor do projeto? A. Planejar a gestão de aquisições B. Realizar as aquisições C. Controlar as aquisições D. Encerrar as aquisições 2) Depois de assinado, um contrato estabelece uma obrigação legal, a não ser que: A. Uma das partes não possa cumpri-lo B. Uma das partes não possa financiar sua parte do trabalho C. Infrinja as leis aplicáveis D. Seja declarado nulo e sem efeito pelo advogado de qualquer das partes

Exemplos de questões 3) Durante o planejamento, a gerência solicita que um gerente de projetos subcontrate parte de um projeto com uma empresa com a qual a gerência já trabalhou muitas vezes. Nesse caso, o gerente de projetos deve ficar MAIS preocupado com: A. Assegurar que a empresa tenha as qualificações para completar o projeto. B. Atender às expectativas de prazo da gerência. C. O custo do trabalho subcontratado. D. Os termos e as condições do contrato. 4) A EAP tem MENOS impacto em qual processo? A. Desenvolver o plano de recursos humanos. B. Estimar os custos. C. Desenvolver o cronograma. D. Planejar as aquisições.

Realizar as aquisições

Realizar as aquisições Entradas Ferramentas e Técnicas Saídas Plano de gestão das aquisições Documentos de aquisição Critérios para seleção de fontes Propostas de fornecedores Documentos do projeto Decisões de fazer ou comprar Declarações de trabalho de aquisições Ativos de processos organizacionais Reuniões com licitantes Técnicas de avaliação de propostas Estimativas independentes Opinião especializada Publicidade Técnicas analíticas Negociação de aquisições Fornecedores selecionados Acordos Calendários de recursos Solicitações de mudanças Plano de gestão do projeto atualizado Documentos do projeto atualizados (documentos de requisitos, matriz de rastreabilidade, registro de riscos e registro de partes interessadas) Missão: Obter respostas de fornecedores, selecionar um fornecedor e realizar a contratação (incluindo os contratos) Documentos do projeto: Entradas: Registro de riscos e Decisões contratuais sobre riscos Saídas: Requisitos, Matriz de Rastreabilidade, Registro de Riscos e Rastreabilidade

Realizar as aquisições - técnicas Reuniões com licitantes: Esclarecimentos de dúvidas com todos os concorrentes igualmente Técnicas de avaliação de propostas: Revisão das propostas, aplicando os critérios de avaliação para determinar o fornecedor selecionado Estimativas independentes: O comprador pode (deve) fazer, ou contratar, uma estimativa independente de custo do que está sendo adquirido Publicidade: Pode ser utilizada para ampliar a lista de fornecedores e/ou cumprir com obrigações legais Negociações de aquisições: Negociar os itens, em projetos complexos podem ser processos separados

Realizar as aquisições - saídas Fornecedores selecionados: Fornecedores escolhidos e contratados Acordos: Termos e condições de fornecimento dos itens adquiridos Dependendo da complexidade, pode ser necessário um contrato com: Declaração de trabalho dos entregáveis, cronograma combinado, formato e período do relatório de status, papeis e reponsabilidades, preços, condições de pagamento, local de entrega, critérios de inspeção, garantias, etc. Calendários dos recursos: Contendo: quantidade, disponibilidade e datas combinadas Solicitações de mudança: Caso sejam necessárias, mudanças devem ser solicitadas ao CCM Plano de gestão do projeto: Linhas bases de: escopo, custo e prazo, plano de comunicação e aquisições

Exemplos de questões 5) Uma negociação importante com um subcontratado em potencial está agendada para o dia seguinte, quando você descobre que há uma boa chance de que o projeto seja cancelado. O que você deve fazer? A. Não gastar muito tempo na preparação para as negociações. B. Cancelar as negociações. C. Só negociar os itens principais. D. Adiar as negociações. 6) Enquanto conclui o trabalho do seu projeto, o subcontratado do fornecedor sofre um grande incêndio. O fogo destrói o sistema de aquecimento que ele estava construindo para seu projeto. Qual é a MELHOR coisa a fazer? A. Interromper o pagamento das faturas referentes ao sistema de aquecimento até que o trabalho recomece. B. Verificar se o subcontratado tinha seguro. C. Esteja preparado para adiar a data de entrega do produto. D. Dizer ao fornecedor para interromper o trabalho da parte do projeto que envolve o sistema de aquecimento até que o subcontratado possa recuperar do incêndio.

Controlar as aquisições

Controlar as aquisições Entradas Ferramentas e Técnicas Saídas Plano de gestão do projeto Documentos de aquisição Acordos Solicitações de mudanças aprovadas Relatórios de desempenho do trabalho Dados de desempenho do trabalho Sistema de controle de mudanças no contrato Análise de desempenho das aquisições Inspeções e auditorias Relatórios de desempenho Sistema de pagamentos Administração de reivindicações Sistema de gestão de registros Informações de desempenho do trabalho Solicitações de mudanças Plano de gestão do projeto atualizado Documentos do projeto atualizados (documentos de aquisição) Ativos de processos organizacionais atualizados Missão: Gerenciar as relações de aquisição, monitorar o desempenho do contrato e fazer as mudanças e correções necessárias Sistema de controle de mudanças no contrato: As mudanças aprovadas devem ser implementadas nos documentos de aquisição e isto requer um certo processo incluindo aprovações Análise de desempenho das aquisições: Avaliação do progresso de: entregas do fornecedor, qualidade, prazo e custos que foram combinados. O propósito desta avaliação é quantificar a capacidade realização do trabalho e de entrega do fornecedor

Controlar as aquisições - técnicas Inspeções e auditorias: Se o contrato permitir, o cliente pode fazer inspeções e auditorias nos processos produtivos do fornecedor Sistema de pagamentos: Os pagamentos combinados devem ser feitos e registrados Administração de reivindicações: Reivindicações são mudanças contestadas pelo cliente ou pelo fornecedor. Representam disputas que devem ser resolvidas preferencialmente por negociação Se não for possível negociar, devemos seguir os procedimentos previstos para disputas no contrato Sistema de gestão de registros (registro de questões): Método utilizado pelo GP para registrar as questões

Controlar as aquisições - saídas Informações de desempenho do trabalho: Base para identificação dos problemas atuais ou futuros, para serem usados na avalição de novas aquisições com o mesmo fornecedor Solicitações de mudanças: Ações preventivas ou ações corretivas Plano de gestão do projeto atualizado: Plano de gestão de aquisições, linha de base do cronograma e de custos Ativos de processos atualizados: Correspondência (formalização de ações contratuais) Cronogramas de entregas x pagamentos Documentação da avaliação do desempenho do fornecedor

Exemplos de questões 7) Você acabou de descobrir que um dos fornecedores do seu projeto não apresentou, nas últimas quatro semanas, o relatório de situação semanal, conforme estipulado em contrato. Qual é a MELHOR coisa a fazer? A. Enviar uma carta ao fornecedor, informando-o sobre a quebra de contrato e exigindo o desempenho correto no futuro. B. Determinar se o relatório é importante para o projeto antes de tomar qualquer providência. C. Suspender o pagamento. D. Telefonar para o fornecedor e perguntar quando o relatório será enviado. 8) Qual das opções a seguir ocorre durante o monitoramento e controle no processo de gerenciamento de projetos? A. Planejar as aquisições. B. Encerrar as aquisições. C. Realizar as aquisições. D. Controlar as aquisições.

Encerrar as aquisições

Encerrar as aquisições Entradas Ferramentas e Técnicas Saídas Plano de gestão do projeto Documentos de aquisição Auditorias de aquisições Negociação de acordos Sistema de gestão de registros Aquisições encerradas Ativos de processos organizacionais atualizados Missão: Finalizar as aquisições do projeto ou fase verificando se todo o trabalho e as entregas são aceitáveis Auditorias de aquisição: Realizar uma auditoria final para encerramento da aquisição Pode incluir uma análise do processo de aquisição para melhorar os ativos de processos Funciona como lições aprendidas das aquisições Este processo verifica o produto, a verificação do escopo é feita no final do monitoramento e controle

Encerrar as aquisições - técnicas e saídas Negociação de acordos: Todas as reivindicações pendentes devem ser resolvidas, preferencialmente por negociação, se necessário envolvendo mediação e arbitragem, se ainda assim não resolver o caminho judicial é necessário Saídas: Aquisições encerradas: Comunicação formal que o contrato foi cumprido e está encerrado Ativos de processos atualizados: Arquivamento dos documentos das aquisições Aceitação das entregas Documentação das lições aprendidas

Exemplos de questões 9) Durante qual etapa do gerenciamento das aquisições há MENOS uso de opinião especializada? A. Planejar as aquisições. B. Realizar as aquisições. C. Análise de “fazer ou comprar”. D. Encerrar as aquisições. 10) Você acabou de concluir uma entrega importante de um projeto quando percebe que o fornecedor não realizou a inspeção necessária. O que você deveria fazer? A. Descontar dos pagamentos os custos da inspeção. B. Descontar a inspeção da declaração do trabalho de aquisição. C. Exigir que a inspeção seja feita. D. Reportar o fornecedor a agência estadual responsável pela inspeção.

Exemplos de questões 11) Você tem um contrato de CMR (custo mais remuneração) com o cliente e um acordo com seu gerente segundo o qual você receberá 10% do montante do contrato como pagamento pelos seus serviços. Enquanto completa o projeto, você descobre que o custo real será inferior ao esperado, o que diminui sua remuneração. O que você deve fazer? A. Descobrir formas de agregar atividades ao projeto para fornecer mais benefícios ao cliente e aumentar os custos. B. Aumentar as atividades de caminho crítico para que custem mais. C. Adquirir equipamentos mais caros. D. Notificar o patrocinador do projeto sobre a provável diminuição dos custos. 12) O projeto não está indo bem devido ao desempenho ruim de um fornecedor. Esse fornecedor foi retirado do projeto. Um novo fornecedor foi selecionado e a mão-de- obra dele chegará amanhã ao local de trabalho. Qual é a atitude MENOS eficiente? A. Estabelecer-se como a autoridade no comando. B. Trazer sua equipe para as devidas apresentações e estabelecer a troca de informações. C. Conduzir a nova equipe em uma visita ao local, mostrando onde a equipe trabalhará. D. Apresentar o plano de gerenciamento do projeto.

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