SISTEMA DE CUSTOS - RAZÕES PARA IMPLEMENTAR UM SISTEMA DE CUSTOS PLANEJAMENTO CONCEPÇÃO DO SISTEMA PONTOS PARA REFLEXÃO METODOLOGIA

RAZÕES PARA A IMPLANTAÇÃO DE UM SISTEMA DE CUSTOS Legislação (CF, L. 4320/64, LRF, LDO) Necessidade de otimização da utilização dos escassos recursos orçamentários Gestão = Medir Oportunidade política Insuficiência de informações gerenciais para o processo de tomada de decisão

PLANEJAMENTO Processo de convencimento da alta adm. Benchmarking - Pesquisas em órgãos da administração pública (TJRJ, BACEN, MM, MA, INMETRO, Prefeitura/RJ) Pesquisa na literatura sobre o assunto Definição de premissas Elaboração de projeto Inclusão nos focos estratégicos do TRT/RJ Implementação

Critérios para identificação dos recursos consumidos CONCEPÇÃO DO SISTEMA Critérios para identificação dos recursos consumidos Critérios para identificação dos produtos produzidos e mapeamento dos processos de trabalho Definição dos objetos de custos Definição do método Definição dos centros de custos Definição dos critérios de rateio e direcionadores de custos

Sistema de custos x ferramenta de TI PONTOS PARA REFLEXÃO Sistema de custos x ferramenta de TI Qual o produto gerado Processo de tomada de decisão Comparabilidade Gastos com pessoal Valores intangíveis

ESCOLHA DA METODOLOGIA

GESTÃO POR ATIVIDADE (ABM) - VBC (Volume Based Costing) DEPARTAMENTO RECURSOS PRODUTO DEPARTAMENTALIZAÇÃO de - ABC (Activity Based Costing) DEPARTAMENTO ATIVIDADES PRODUTO RECURSOS

MODELO ABC (Activity Based Costing) direcionadores de custos rateios MATERIAIS DEPARTAMENTO ATIVIDADES PRODUTOS RH SERVIÇOS DEPARTAMENTALIZAÇÃO direcionadores de custos rateios

VISÕES SIMULTÂNEAS PROPORCIONADAS PELA METODOLOGIA DE CUSTEIO ABC Visão econômica Visão de aperfeiçoamento dos processos de trabalhos

Definir os centros de custos. O Processo de implantação do Sistema de Custos foi idealizado em três fases distintas Definir os centros de custos. Identificar os recursos consumidos pelos centros de custos. DEPARTAMENTALIZAÇÃO 1ª FASE ABC Coletar informações para analise de atividades e de produtos Direcionar dos custos para as atividades Direcionar dos recursos das atividades para os produtos 2ª FASE 2ª FASE SOFTWARE E RELATÓRIOS Contratar software e produzir relatórios 3ª FASE

DEPARTAMENTALIZAÇÃO Levantar os recursos utilizados pelos setores do tribunal: Analisar os recursos para identificar os custos diretos e os indiretos; Definir os direcionadores e os critérios de rateios para os custos indiretos; Analisar os sistemas informatizados, com o objetivo de migrar as informações necessárias para o sistema a ser implantado.

INFORMAÇÕES GLOBALIZADAS COM FOCO NO CONTROLE DE LEGALIDADE DEPARTAMENTALIZAÇÃO SIAFI CONVÊNIO MATERIAIS DOAÇÃO RH $ SERVIÇOS INFORMAÇÕES SÃO GLOBALIZADAS, PORÉM OS PROBLEMAS SÃO SETORIAIS INFORMAÇÕES GLOBALIZADAS COM FOCO NO CONTROLE DE LEGALIDADE

$ DEPARTAMENTALIZAÇÃO TRT SETORES ATIVIDADES PRODUTOS DOAÇÃO MATERIAIS RH PRODUTOS CONVÊNIO $ DESPESA SERVIÇOS CONTABILIDADE DE CUSTOS PERMITE A ANÁLISE DE CONSUMO DOS RECURSOS PELAS ATIVIDADES E RESUSTADO DESTE CONSUMOS FOCO DA CONTABILIDADE DE CUSTOS FOCO DA CONTABILIDADE PÚBLICA INFORMAÇÕES GERENCIAIS COMPLEMENTARES

DEPARTAMENTALIZAÇÃO SIAFI AGORA ERGON DADOS GLOBALIZADOS SOBRE SERVIÇOS ENTRADA DE MATERIAL ENTRADA DE RH D.C. RATEIOS INFORMAÇÕES DAS ENTRADAS DE RECURSOS NOS SETORES MATERIAIS PESSOAL SERVIÇOS BANCO DE DADOS

Coletar informações para análise das atividades e dos produtos ABC Coletar informações para análise das atividades e dos produtos Identificar as atividades e os produtos dos setores do tribunal, Confeccionar matriz de atividades/produto/tempo Escolher os critérios de rateios e os direcionadores de custo (cost drivers)

ABC Técnicas utilizadas para confecção de matriz de atividade/produto/tempo Registro de Tempo Questionários Entrevistas Storyboards Medição

ABC Direcionar os custos para as atividades por meio de rateios e direcionadores de custo: Exemplo de direcionadores de custos: Apropriação direta de recursos – aloca-se diretamente a uma atividade, um recurso que foi adquirido especificamente para a sua realização; Apontamento de Horas– aloca-se os recursos de acordo com o apontamento do percentual de esforço (carga horária) que tenha sido despendido pelos servidores nas realizações das atividades. Numero de pessoas- aloca-se os recursos com base no nº de pessoas que realizam as atividades

ABC Direcionar os recursos das atividades para os produtos: Neste estágio do projeto, de forma análoga à metodologia utilizada para mensurar os custos das atividades, os recursos consumidos pelas atividades serão alocados aos produtos resultantes, por meio de direcionadores de custos.

ABC RECURSOS FORNECIDOS AO SETOR ATIVIDADES DO SETOR PRODUTOS DO SETOR MATERIAS RH SERVIÇOS ATIVIDADE 1 PRODUTO 1 ALOCAÇÃO DIRETA Tarefa A Tarefa B ATIVIDADE 2 PRODUTO 2 DIRECIONADORES DE CUSTOS RATEIOS Tarefa C Tarefa D ATIVIDADE 3 PRODUTO 3 Tarefa E Tarefa F DADOS OBTIDOS POR MEIO DA DEPARTAMENTALIZAÇÃO

RELATÓRIOS As classificações dos custos e das atividades, bem como os atributos dos produtos são muito importantes na confecções dos relatórios gerenciais

Classificação dos Custos RELATÓRIOS Classificação dos Custos Serve para revelar importantes características dos elementos de custos , mostrando se eles são : fixos/variáveis, diretos/indiretos, evitáveis/inevitáveis. São úteis nas aplicações de simulações e revelam o impacto das mudanças na maneira como as atividades são desempenhadas em termos de custos.

RELATÓRIOS Classificação Hierárquica das Atividades Serve para facilitar os gestores a identificarem atividades em processos multidepartamentais (cross functional activity), não importa onde elas estejam ocorrendo, com objetivo de praticar o kaizen (melhoria continua) e a otimização de recursos. Melhora a qualidade da informação em termos de análise estratégica de custos

Classificação hierárquica das atividades RELATÓRIOS Classificação hierárquica das atividades Função Maior nível de agregação de atividades que têm um propósito comum. Processo de Trabalho Cadeia de atividade relacionadas entre si, interdependentes e ligadas pelos produtos que elas intercambiam. Atividade Processo que combina pessoas, recursos materiais e serviços tendo como objetivo a produção de produtos. Tarefa Divisão da maneira como uma atividade é realizada. Classificações e atributos dos custos, atividades e produtos

RELATÓRIOS Atributos dos Produtos Unidade Processo Administrativo Função Processo de Trabalho Atividade

CONTRATAR SOFTWARE Encontra-se em tramitação um processo administrativo de contratação do software para análise dos custos do Tribunal.

SOFTWARE MODULO DE RECURSOS MODULO DAS ATIVIDADES MODULO DOS PRODUTOS

ENGENHARIA DO SOFTWARE MODULO DOS RECURSOS IMPORTAÇÃO CLASSIFICAÇÃO DOS CUSTOS RECURSOS fixo/variável diretos/indireto setor Valor MATERIAIS RH SERVIÇOS AGORA ERGON Planilha de alocação de serviços nos setores Direcionadores de custos

ENGENHARIA DO SOFTWARE MODULO DAS ATIVIDADES CLASSIFICAÇÃO DOS ATIVIDADES atividade Processo de trabalho Função Setor % Valor Class.de despesa Empenhar Pagar NF Direcionador de custos Matriz de atividade/tempo Numero de pessoas Direcionadores de custos

ENGENHARIA DO SOFTWARE MODULO DOS PRODUTOS ATRIBUTOS DOS PRODUTOS Produtos Quantidade Proc. Adm. Proc. de Trabalho Setor % Valor OB NE Class. despesa Direcionador de custos

ÁRVORE FUNCIONAL Comprar material de consumo 8 Prover VT interior 10 ATRIBUTOS DO PRODUTO SOF 88/07 unidade $ PROCESSO DE TRABALHO FUNÇÃO RH 10 Comprar material de consumo Prover VT interior MATERIAIS SERVIÇOS SOF PRODUTO ATIVIDADE SOF 88/07 unidade $ 10 Pagar RH MAT SLG SERV ATIVIDADE PRODUTO 18 Atestar NF ATIVIDADE 8 Transportar material para varas do interior RH PRODUT0 MATERIAIS SERVIÇOS PRODUTO

ABC São focos de análise as atividade e os produtos que são considerados fatores críticos de sucesso de gestão.

INFORMAÇÕES SETORIAIS CUSTEIO ABC INFORMAÇÕES SETORIAIS RECURSOS (SOF) ATIVIDADES (SOF) MATERIAIS- R$ 500,00 R.H. R$6500,00 SERVIÇOS R$1000,00 PRODUTOS (SOF) CLASS.DESP. R$ 2000,00 EMPENHAR R$3500,00 PAGAR FORN R$2500,00 Class.Desp. -20 unidades. Empenhos -30 unidades Ordem Banc-32 unidades Total R$ 8000,00 Total R$ 8000,00 Total R$ 8000,00

ANALISE DE CUSTOS SOB PERSPECTIVAS DA ESTRATÉGIA DE GESTÃO ATIVIDADE 1 CONSOME 10% DOS RECURSOS DO SETOR Representa 60% de sucesso da estratégia de gestão ATIVIDADE 2 Representa 30% de sucesso da estratégia de gestão CONSOME 30% DOS RECURSOS DO SETOR ATIVIDADE 3 CONSOME 60% DOS RECURSOS DO SETOR Representa 10% de sucesso da estratégia de gestão

ANALISE DE CUSTOS SOB PERSPECTIVAS DE VALOR PARA CLIENTES INTERNOS E EXTERNOS ATIVIDADE 1 CONSOME 10% DOS RECURSOS DO SETOR Representa 50% de agregação de valor para o cliente ATIVIDADE 2 CONSOME 30% DOS RECURSOS DO SETOR Representa 40% de agregação de valor para o cliente ATIVIDADE 3 CONSOME 60% DOS RECURSOS DO SETOR Representa 10%de agregação de valor para o cliente

EXEMPLOS DE APLICAÇÃO DO ABC Análise estratégica de custos; Confecção de indicadores de eficiência e eficácia Otimização de recursos públicos (eliminação de desperdício, retrabalho, etc); Elaboração de orçamentos com base em atividades; Complementação do sistema de informação para a gestão econômica; Decisões sobre logística. Decisões sobre terceirizações

EXEMPLOS DE APLICAÇÃO DO ABC Auditoria operacional; Analise de custos sob perspectivas dos clientes internos e externos; Realização de simulações, cenários; Gestão do Processo da Qualidade Total; Reengenharia de produtos e processos; Transparência, o ABC irá espelhar com maior clareza todas as operações do Órgão.

Contatos Fábio P. Bittencourt Fabio.bittencourt@trtrio.gov.br Tel. 021 3512 7236 Carlos Augusto de Souza Gonçalves Carlos.desouza@trtrio.gov.br Tel. 021 3512 7232