Pequena revisão e alguns erros comuns MS Excel Pequena revisão e alguns erros comuns

Aspectos Gerais Objectivo: Não ter medo dos números e saber construir correctamente gráficos. Principais assuntos a abordar: Formatação Formulas Funções Gráficos MS Excel

Formatação Importante. O sinal que diferencia a unidade da decima, depende de cada computador. Para se saber qual é o sinal : virgula ou ponto Escreve-se dois números com os sinais Se o número ficar à direita da célula, o excel interpreta como numero logo esse sinal é o correcto Se o número ficar à esquerda da célula, o excel interpreta como texto logo esse sinal não é o correcto Neste caso o ponto é o sinal correcto MS Excel

Formatação O que se escreve O que se vê Noção muito importante no excel o que se escreve, pode ser diferente do que se vê escrito. O que se escreve O que se vê MS Excel

Formatação Menu Format - Cell Escreve-se, sempre o mais simplificado possível, depois formata-se como se quer. Pode-se formatar: Números Valores monetários Datas Horas Percentagens Fracções E podemos formatar à nossa medida MS Excel

Formatação Cuidado ao usar a percentagem: se escrevemos o valor primeiro ( por ex.: 35 ) e formatamos depois vamos ter 350.00% ( o valor é multiplicado por 100. Temos duas soluções: formata-se primeiro e escreve-se depois escreve-se com valores entre 0 e 1 e formata-se Criar a nossa própria formatação No custom No type – escreve-se o seguinte: para representar um numero pôe-se um zero para representar algo fixo, escreve-se entre aspas MS Excel

Formulas É necessário por o sinal de = no inicio da expressão. =A2+B2 Para não repetir a formula em cada linha: Pode-se clickar no canto inferior direito e arrastar, até preencher as células necessárias =A2+B2 =A3+B3 =A4+B4 MS Excel

Formulas À alturas que se quer arrastar, mas existem células que não podem mudar =(A2+B2)*b7 =(A3+B3)*b8 =(A4+B4)*b9 Precisamos de por o $ antes da linha e do número para fixar a célula =(A2+B2)*$b$7 =(A3+B3)*$b$7 =(A4+B4)*$b$7 MS Excel

Funções Existem funções pré-definidas, que nos ajudam nos cálculos. Menu Insert –Function ou no botão fx Sum – somar Average – Média Count - contar Countif – contar se If - se MS Excel

Funções Nas funções count e sum, têm-se de introduzir as células que se quer contar ou somar. Introduz-se a primeira célula : a última célula Neste exemplo A3:A10 Nas funções countif e sumif, têm-se de introduzir as células que se quer contar ou somar e o Critério. Neste exemplo está-se a contar as células de A3 até A11 que tenham um valor superior a 5 MS Excel

Funções A função se tem 3 argumentos: Logical_teste – é a condição , neste exemplo têm-se a expressão B1>5 Value_if_true – se for verdadeira a expressão então o resultado é igual a B1 Value_if_false – se for falsa a expressão então o resultado é igual ao dobro de B1 MS Excel

Gráficos Seleccionar os dados que se quer que apareça no gráfico Menu Insert – chart Pode-se formatar: Tipo de Gráfico Ajustar aos eixos Por legendas Por títulos Quando se quer mudar algo no gráfico, clicka-se em cima do pretendido com o botão do lado direito e aparece Format… MS Excel

Problemas em gráficos Publicidade do BPI Manipulação dos gráficos. Versão original (errada) Versão corrigida Publicidade do BPI Manipulação dos gráficos. Problemas: Não existe escala Escala não começa no zero MS Excel

Problemas em gráficos Audiências da SIC Manipulação dos gráficos. Não existe escala Escala não começa no zero Reparem na diferença que há entre 2Q e 3Q no gráfico de cima e no gráfico de baixo MS Excel

Problemas em gráficos Relatório de contas da Jerónimo Martins Manipulação dos gráficos. Problemas: Ordem cronologia ao contrario, primeiro 2006 depois 2005 Não se consegue ver as diferenças entre gráficos ( neste caso não se deve de usar o circular ) A cor azul escura destaca-se em relação às outras ( as cores não estão bem distribuídas) MS Excel

Problemas em gráficos Relatório de contas da Brisa Problemas: Cores muito parecidas Quando por questões gráficas ( só usar uma cor , ou preto e branco ) não podemos utilizar muitas cores, usa-se padrões diferentes MS Excel

Problemas em gráficos Problemas: Este tipo de gráfico não tem sentido, não se consegue saber se por exemplo do 1Q para o 2Q em Beja houve aumento ou diminuição. MS Excel

Problemas em gráficos Problemas: São muitos gráficos num só. Compara-se unidades diferentes ( litros, Quilogramas) MS Excel

Problemas em gráficos Problemas: Usar duplo eixo, podemos manipular para o que no interessa. MS Excel

Problemas em gráficos MS Excel