Gestão do Tempo e Organização do Trabalho

Pense no que programou para fazer amanhã ....... Às 18 horas você foi ao médico e ficou sabendo que tem 6 meses de vida Como fica sua programação para amanhã? O tempo é um bem inelastico Vivemos como se o tempo não tivesse limites Todos nós temos 24 horas para gastar “É um bem socializado”

Começando... Antigamente, quanto mais rica, menos a pessoa trabalhava. Podia se dedicar a si, à família e aos amigos. Hoje, quanto mais rico, mais o homem trabalha. E não tem tempo para si próprio, para a família e muito menos para os amigos. O Futuro do Trabalho: Fadiga e ócio na sociedade pós-industrial Domenico De Masi

Os luxos do Século XXI O que é luxo hoje? No passado, luxo podia ser dinheiro, os carros de muitas cilindradas ou os barcos. Hoje as coisas raras são sobretudo o tempo, o espaço, o silêncio, a autonomia e a segurança. Esses são os grandes luxos para o século 21. Domenico De Masi

Tempo do Executivo: O Que Há de Novo Está Chegando ao fim o enfoque puramente mecanicista Mais importante do que “ganhar tempo” é como usar o tempo que se ganha O uso do tempo como instrumento de diferencial competitivo constitui outra tendência clara. É a diferenciação da concorrência, via administração do tempo Não dá mais para se tentar envolver apenas o Executivo/Gerente na solução do problema administração do tempo; sua secretária, seus subordinados, seus superiores, são elementos fundamentais para, em conjunto, resolver o problema. Quando se fala em solucionar problemas de administração do tempo é fundamental que se busque a causa do problema; tratar apenas os efeitos é solução para curto prazo As interrupções nem sempre são problemáticas; suspender toda e qualquer interrupção pode representar a perda da oportunidade de fechar o maior negócio do ano

A programação de apenas 70/80% do dia costuma ser uma das características de executivos eficazes Usar o tempo como instrumento para melhoria da qualidade de vida é outra clara tendência A utilização da mais moderna tecnologia de informação/comunicação está cada vez mais presente A eficácia do executivo não é medida pela assimilação de uma tecnologia, mas pelo uso que se faz dela para aumentar a receita ou diminuir a despesa do seu negócio

Grupos de 4 Qual o maior Problema? 5 Minutos

Autodiagnóstico Que É Mais Importante: Trabalho ou Família? Quanto Tempo Dedicar a Cada Um? Se você souber que vai morrer dia 30/07.... O que fazer ou como fazer? Você sabe dizer não? E o sim? Objetivos  prioridades  atividades? Importância atividade = Tempo dedicado a ela? Urgente = apareceu de repente? Você começa o dia pelo assunto mais importante? Marca momento de início e fim de cada atividade? O que acontece quando entra de férias? Quanto tempo para rotina e inovação? Qual o percentual do seu dia costuma programar? Ganhar tempo ou usar bem o tempo?

ATIVIDADES/TAREFAS IMPORTANTES E URGENTES

Matriz do Tempo

Usando seu tempo com prazer Você é kairos ou chronos? Kairos tem a ver com valores e quantidade no uso do tempo Chronos tem a ver com horários, atrasos, prazos e duração de eventos e atividades

Aproveite e curta seu tempo! Tempo é algo para ser experimentado, e a essência do kairos é o que se obtém desse tempo. Já o chronos está preocupado com o quanto se gastou e o quanto resta desse mesmo tempo

Grupos de 5 Qual o maior obstáculo? À Solução 5 Minutos

Obstáculo/Cumplices Aspectos Estratégicos Mostrar à outra parte envolvida que ela também terá benefícios com sua idéia Explicar antes, às pessoas envolvidas, o porquê de sua aplicação Implantar as idéias gradualmente Iniciar pela idéia/sugestão cuja implantação dependa exclusivamente de você Ser flexível, evitando radicalismos Ter persistência Evitar qualquer juízo de valor sobre a utilização do tempo pelo outro Respeitar o tempo do outro

Aspectos Táticos O superior Subordinados Se for interrompido pelo superior pondere: “Fulano, você pediu para eu ir até ai agora mas estou com sicrano, tratando do assunto X: devo ou não subir?” Marcar 2 ou 3 contatos em horários predeterminados com seu superior toda semana Manter o superior informado do progresso dos seus esforços Subordinados Solicitar a seus subordinados que, junto com os problemas, tragam também alternativas de solução Habituar os subordinados a ligar previamente para você Nas conversas com subordinados, solicitar que os assuntos sejam tratados na seqüência do mais importante para o menos importante

Secretária Definir dois momentos diários para despacho com sua secretária.Usar estes momentos para definir pessoas, documentos, que quer ou não receber Solicitar a ela que coloque, por escrito, e arquive toda instrução sua Pedir que a documentação seja entregue empilhada e arrumada, colocando na parte superior o que for mais importante Instruir sua secretária para interrompê-lo o mínimo necessário, de preferência através de bilhetes Clientes Reservar horários hredeterminados para atendimento de clientes Definir, previamente, de comum acordo com os clientes, o momento do início e término de cada entrevista

Exemplifique/Quantifique Grupos de 6 O que você faria se “ganhasse” 60 minutos por dia? Exemplifique/Quantifique 8 minutos

Para Encerrar Não desanime ao primeiro fracasso;até porque ele vai acontecer Comece pelo que depender de você Divulgue o que deu certo;isso realimenta o processo “Por que nos tenemos nada lo haremos todo” Carlos Dittborn “Do que nada se espera é que não sai nada mesmo” Bãrão de Itararé