“QUARTEL-GENERAL MARECHAL BITENCOURT”

SIMPÓSIO DE ADMINISTRAÇÃO DAS UNIDADES GESTORAS ASSUNTO: SEGURANÇA NO SIAFI Palestrante: Responsável pela Conformidade dos Registros de Gestão.

OBJETIVO Preparar os agentes da administração para o registro da conformidade de operadores, bem como quanto aos procedimentos para a incineração de documentos contábeis.

SUMÁRIO Conformidade de operadores Destruição (Incineração) de documentos contábeis

CONFORMIDADE DE OPERADORES A Conformidade de operadores integra o processo de gerenciamento de acesso e segurança do SIAFI/SIASG e tem como objetivo automatizar a rotina periódica de confirmação ou de desativação de usuários do Sistema pela própria UG, através de operador representante ou substituto.

CONFORMIDADE DE OPERADORES A UG deve providenciar, mensalmente, o registro no SIAFI e no SIASG, a conformidade de seus usuários, confirmando aqueles que devam permanecer cadastrados, por estarem devidamente autorizados pelo Ordenador de Despesas (OD), ou excluindo aqueles operadores que foram dispensados de suas funções. A conformidade somente pode ser realizada por operador da UG designado pelo OD para exercer este encargo, sendo necessário que o mesmo possua perfil específico no Sistema Senha, que pode ser obtido junto à ICFEx de vinculação de UG, mediante solicitação escrita.

CONFORMIDADE DE OPERADORES PROCEDIMENTOS PARA REALIZAR A CONFORMIDADE DE OPERADORES NO SIAFI: acessar o SIAFI, em qualquer dia do mês, registrar a conformidade, por intermédio da transação “>REGCONFOP”. Para isso, o operador deve possuir o perfil “CONFOP”. assinalar com um “X”, em campo específico, os operadores que deverão ser excluídos do Sistema, confirmando na operação seguinte estas exclusões;

CONFORMIDADE DE OPERADORES quando no período considerado não houver operador a ser excluído, deixar o campo específico em branco, procedendo em seguida a confirmação da manutenção dos existentes. O Sistema emitirá o Relatório de Conformidade, sempre que solicitado, devendo ser arquivado na UG, ficando à disposição do Cadastrador Parcial pertencente a sua ICFEx de vinculação. A não execução da conformidade de operadores dentro do prazo implicará na suspensão de todos os operadores da UG.

CONFORMIDADE DE OPERADORES Entrar no SIAFI – Tela inicial

CONFORMIDADE DE OPERADORES - Na linha de comando informar: >REGCONFOP

CONFORMIDADE DE OPERADORES Colocar um “X” nos usuários a serem excluidos, se não hover exclusão – nada preencher neste campo.

CONFORMIDADE DE OPERADORES Preencher o campo solicitado com uma das opções apresentadas.

CONFORMIDADE DE OPERADORES PROCEDIMENTOS PARA REALIZAR A CONFORMIDADE DE OPERADORES NO SIASG: acessar o SIASG PRODUÇÃO, em qualquer dia do mês, registrar a conformidade, por intermédio da transação “>REGCONFUSU”. Para isso, o responsável deve possuir o perfil “RESP-UASG” e seu nome deve constar na lista “IALRESUASG” (inclui/altera responsável UASG). assinalar com um “X”, em campo específico, os operadores que deverão ser excluídos do Sistema, confirmando na operação seguinte estas exclusões; quando no período considerado não houver operador a ser excluído, deixar o campo específico em branco, procedendo em seguida a confirmação da manutenção dos existentes.

CONFORMIDADE DE OPERADORES Entrar no SIAFI – Tela inicial

CONFORMIDADE DE OPERADORES Entrar no SIASG – Posicionar o cursor na palavra SIASG

CONFORMIDADE DE OPERADORES No SIASG – Marcar um “X” na palavra PRODUÇÃO

CONFORMIDADE DE OPERADORES No SIASG – Digitar o comando “>REGCONFUSU”

CONFORMIDADE DE OPERADORES No SIASG – Teclar <ENTER>

CONFORMIDADE DE OPERADORES No SIASG – Marcar com um “X” os usuários a serem excluídos (se for o caso); - teclar <ENTER>, ou comandar “PF4”; – comandar “C, N ou A”.

CONFORMIDADE DE OPERADORES IMPORTANTE! A execução da Conformidade de Operadores é obrigatória para todas as UG. A sua não execução dentro do prazo estabelecido, implicará na suspensão temporária (desativação) de todos os operadores da UG. Para retirar a suspensão será necessário solicitar à ICFEx, que deverá seguir os procedimentos para fornecer novas senhas aos usuários da OM.

CONFORMIDADE DE OPERADORES - Para mais informações consultar também o MANUAL-SIAFI “on –line” na MACROFUNÇÃO CODIGO: 02.03.16 – CONFORMIDADE DE OPERA-DORES.

CONFORMIDADE DE OPERADORES Para mais informações consultar também o MANUAL-SIAFI “on –line” Na MACROFUNÇÃO CODIGO: 02.03.16 – CONFORMIDADE DE OPERADORES.

DESTRUIÇÃO DE DOCUMENTOS CONTÁBEIS A destruição de documentos contábeis no âmbito do Comando do Exército está regulada pelas Normas para o Arquivamento e Destruição de Documentos Contábeis e Financeiros, aprovadas pela Portaria nº 011-SEF, de 17 de outubro 1995. A documentação contábil e financeira correspondente à prestação contas mensal e a relativa a licitações e contratos, bem como os documentos apresentados pelos fornecedores por ocasião do seu cadastro no Sistema Cadastramento Unificado de Fornecedores (SICAF), devem permanecer arquivados na UG por um prazo não inferior a cinco anos, a contar da data de aprovação das contas pelo Tribunal de Contas da União (TCU), com a quitação dos responsáveis.

DESTRUIÇÃO DE DOCUMENTOS CONTÁBEIS Após decorridos o citado prazo (cinco anos) fica a UG autorizada a destruir a documentação, a menos que receba, em tempo hábil, determinação em contrário. A documentação correspondente aos comprovantes de recolhimento de encargos sociais (INSS, FGTS, etc) não poderá ser destruída, devendo ser arquivada em pastas próprias, com vistas a garantir a necessária comprovação futura dos recolhimentos efetuados, e resguardar os interesses dos respectivos contribuintes. A destruição da documentação poderá ser feita por qualquer processo (picotagem, trituração, incineração, etc) , devendo tal fato ser registrado mediante publicação em Boletim Interno (BI) da UG.

DESTRUIÇÃO DE DOCUMENTOS CONTÁBEIS Em caso de dúvida sobre a data a partir da qual poderá destruir a documentação a que se referem as Normas baixadas pela SEF, a UG deverá consultar à sua Inspetoria de Contabilidade Finanças do Exército (ICFEx) de vinculação, e esta se for o caso, consultará a SEF.

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