ESTUDO E ANÁLISE DO TRABALHO “Processo racional utilizado para caracterizar, decompor e interpretar um sistema, de modo a conhecer seus fatores constitutivos imprescindíveis, assim como seu comportamento e suas respectivas leis de interação.” Medir a eficiência de um determinado setor administrativo – insatisfações – chefias desqualificada – improdutivo - sobrecarga

ESTUDO E ANÁLISE DO TRABALHO Compreende: Análise da Distribuição do Trabalho - identificar e criticar a carga de trabalho de cada área e pessoa Análise do Processamento do Trabalho - racionalizar o fluxo das várias fases do trabalho Análise das Operações e Postos de Trabalho - otimizar os movimentos realizados no trabalho e organizar o posto de trabalho distribuição e realização criteriosa, racional e balanceada das tarefas

ANÁLISE DA DISTRIBUIÇÃO DO TRABALHO Deve Permitir: Diagnosticar eventuais tempos mortos Identificar o equilíbrio entre a prioridade da tarefa e o seu tempo de realização Controlar a correspondência entre treinamento dos empregados e as suas tarefas Verificar o equilíbrio de distribuição de tarefas entre as áreas e entre as pessoas Essencialmente válida para níveis operacionais, pois mede tarefas exercidas, tempo gasto, e frequência

ANÁLISE DA DISTRIBUIÇÃO DO TRABALHO Para isso deve-se: levantar as tarefas desenvolvidas por cada empregado levantar o tempo gasto em cada tarefa levantar/priorizar as atividades desenvolvidas pela área levantar/analisar o quadro de distribuição do trabalho

Q D T ANÁLISE DA DISTRIBUIÇÃO DO TRABALHO É a ferramenta que estabelece as tarefas efetuadas dentro de uma determinada área, especificando quanto tempo é gasto por cada um dos funcionários na atividade total e individualmente.

Q D T - Objetivos ANÁLISE DA DISTRIBUIÇÃO DO TRABALHO Identificar quais atividades consomem o tempo de cada um dos funcionários. Definir quem faz o quê. Definir quantas horas totais no período (dia/semana/mês) cada funcionário dedica ao trabalho. Definir a atividade mais importante.

Q D T - Objetivos ANÁLISE DA DISTRIBUIÇÃO DO TRABALHO Identificar superposições nas tarefas desenvolvidas. Detectar sobrecarga ou ociosidade nos postos de trabalho. Verificar se as pessoas possuem as qualificações e treinamento necessários para o bom desempenho de suas tarefas.

ANÁLISE DA DISTRIBUIÇÃO DO TRABALHO Etapas 1. Registro das Tarefas Individuais a) preliminar

ANÁLISE DA DISTRIBUIÇÃO DO TRABALHO Etapas 1. Registro das Tarefas Individuais b) definitiva

ANÁLISE DA DISTRIBUIÇÃO DO TRABALHO Etapas 2. Agrupamento das Atividades em Tarefas

ANÁLISE DA DISTRIBUIÇÃO DO TRABALHO Etapas 3. Elaboração do Quadro de Distribuição do Trabalho - QDT

ANÁLISE DA DISTRIBUIÇÃO DO TRABALHO FATOR TEMPO   Está relacionado com o tempo que cada tarefa acaba consumindo em sua execução. É claro que deve, via de regra, existir uma relação direta entre a quantidade de tempo consumido na tarefa e a sua importância declarada na área. Se isto não for a realidade, deve ser feita a definição exata do porque que não.

ANÁLISE DA DISTRIBUIÇÃO DO TRABALHO Questões FATOR TEMPO Quais as atividades que absorvem mais tempo? 2. Quais as atividades que deveriam absorvem mais tempo? 3. As tarefas mais urgentes têm prioridade de execução? 4. Existe esforço mal empregado? quais atividades e tarefas que tomam mais tempo? * são elas, realmente, as que deveriam tomar mais tempo? * o tempo gasto está compatível com a importância? * há relações formais/informais consumindo tempo demais? * é dada a devida prioridade de execução às tarefas mais urgentes e importantes?

ANÁLISE DA DISTRIBUIÇÃO DO TRABALHO FATOR CAPACIDADE PROFISSIONAL Está relacionado com a perfeita adequação da mão de obra empregada nas tarefas e atividades em análise, contando com tal o cargo ocupado, as tarefas desempenhadas, o treinamento oferecido, o salário atribuído.

ANÁLISE DA DISTRIBUIÇÃO DO TRABALHO Questões FATOR CAPACIDADE PROFISSIONAL 1. As aptidões dos empregados são utilizadas adequadamente? 2. Há tarefas simples executadas por titulares de cargos superiores? 3. Há indícios de necessidade de treinamento? 4. Os empregados estão familiarizados com as máquinas e equipamentos? 5. Há empregados com tarefas com dificuldade acima do seu cargo? 6. Há empregados com tarefas não relacionadas entre si? 7. Há tarefas muito centralizadas ou muito descentralizadas?

ANÁLISE DA DISTRIBUIÇÃO DO TRABALHO FATOR VOLUME DE TRABALHO Ø      Diz respeito a quantidade de trabalho que cada funcionário executa. Mais, ainda indica o nível de distribuição das tarefas e está relacionado com a própria especialização dos trabalhos. Quando uma tarefa é dividida entre vários funcionários, o processo de sincronismo nas tarefas deve ser perfeito sob pena de que um acabe prejudicando o outro, o que sempre provoca conflitos.

ANÁLISE DA DISTRIBUIÇÃO DO TRABALHO Questões FATOR VOLUME DE TRABALHO 1. O trabalho está distribuído de forma adequada? 2. Há acúmulo de trabalho? Urgente? 3. Existe tarefa dispersa por vários executantes sem necessidade? 4. Qual o regime de execução dos trabalhos (sazonal, etc.)? Por que?

ANÁLISE DA DISTRIBUIÇÃO DO TRABALHO Questões FATOR CUSTO O desenvolvimento de qualquer tarefa na organização apresenta um custo, seja de elaboração, de produção ou de manutenção. Este salário pago se converte num total de horas que o funcionário coloca a disposição da empresa. E são estas horas que estão alocadas no QDT.

ANÁLISE DA DISTRIBUIÇÃO DO TRABALHO Questões FATOR SIMPLICIDADE 1. O Trabalho está superespecializado? 2. Há duplicidade de trabalho? 3. Existe trabalho manual que possa ser automatizado? 4. Podem-se simplificar os formulários? 5. O layout permite um fluxo racional do trabalho? 6. Todas as tarefas são realmente necessárias?

ANÁLISE DA DISTRIBUIÇÃO DO TRABALHO FATOR RACIONALIZAÇÃO Este é, sem dúvida, o pensamento central do QDT: como fazer melhor e com menos custo a mesma tarefa. Portanto, o analista deve estar atento, durante todo o trabalho desenvolvido, a aspectos tais como:  

ANÁLISE DA DISTRIBUIÇÃO DO TRABALHO ü Distribuição física inadequada; ü Uso de formulários complexos e que não foram alvos de análise; ü Uso de máquinas e equipamentos antigos e que causam constantes problemas; ü Desenvolvimento/execução de muitas tarefas manuais que poderiam ser mecanizadas; ü Complexidade excessiva das rotinas exigindo análise maior, como sistema ou subsistema.  

ANÁLISE DA DISTRIBUIÇÃO DO TRABALHO Conclusões: a partir de todos os comentários traçados nas etapas anteriores, deve ser montado um novo QDT que apresente a melhor forma possível de solução do problema. Esse novo QDT deve ser exaustivamente discutido entre os analista e, posteriormente, com todos os envolvidos na área alvo de estudo. No momento em que se efetuem as modificações, todos os componentes ou afetados por elas deverão estar plenamente de acordo e conscientes de que essa é a melhor alternativa possível. Caso contrário o estudo será um fracasso.