Escrituração Escolar

Objetivos: Garantir o bom funcionamento do Processo Administrativo; Assegurar a regularidade da vida escolar do aluno.

Aspectos a serem observados: Transcrição exata, sem rasuras e incorreções, dos dados constantes dos documentos originais; Deverá ser arquivada uma cópia, ou a 2ª via de todo documento expedido; Os documentos expedidos deverão ser assinados pelo Diretor ou seu substituto legal, e pelo Secretário ou responsável pela escrituração escolar, assumindo, solidariamente, a responsabilidade dos atos assinados. Seus nomes deverão figurar por extenso, digitado, carimbado ou escrito em letra “caixa alta” abaixo das assinaturas e os números dos respectivos registros, autorizações e, se houver, MaSP;

Os espaços não preenchidos deverão ser inutilizados com um traço; Os espaços destinados a observação deverão conter todos os dados peculiares à vida escolar; A apresentação de cópia autenticada dispensa a apresentação do documento original. Se a cópia não for autenticada, deverá ser apresentado o original, para que o próprio servidor compare os documentos e autentique a cópia, no ato, devolvendo o original ao interessado; Ao serem apresentados documentos oficiais de identificação, estes deverão ser devolvidos aos seus proprietários por não ser lícita a retenção de qualquer documento de identificação pessoal;

Em escrituração escolar são considerados: Rasuras: erros e alterações de digitação ou escrita manual corrigidas com o auxílio de borracha, removedor de tinta ou raspadas. Incorreções: as divergências entre nomes, datas e locais lançados nos registros escolares e os constantes em documentos de identidade civil; as divergências quanto ao registro do rendimento escolar nos diversos instrumentos escolares; a falta de assinatura, número de registro ou autorização ou MASP e do nome, por extenso, e em letra “caixa alta” do Diretor, ou seu substituto legal e do Secretário ou do responsável pela Escrituração Escolar; falta de data e o não lançamento de conceitos, aproveitamentos, menções ou avaliação descritiva. Obs.: ao Secretário cabe o registro dos resultados decorrentes do processo ensino/aprendizagem.

Livros e impressos básicos utilizados na escrituração escolar: Livro de Matrícula Livro de Transferências Recebidas e Expedidas Livro de Ponto de Funcionários Livro de Termo de Visita do Inspetor Escolar Livro de Ata de Reuniões do Conselho de Classe: Livro de Ata de Reuniões do Colegiado Livro de Ata de Resultados Finais

Livro de Ata de Designação Livro de Termo de Exercício Livro de Ata de Incineração de Documentos Boletim Escolar/Caderneta ou Outros Diário de Classe Pasta de Atos Legais, Legislações e Pareceres de Regularização de Vida Escolar Pasta Individual do Aluno

Matrícula É o registro do ingresso do aluno na unidade escolar. Renova-se a cada período letivo(ano ou semestre), conforme o regime de funcionamento da Escola. O processo e documentos de matrícula são de capital importância para a escola, porque deles se originam todos os dados e regularidades da vida escolar do aluno e o contrato que entre ele e o estabelecimento se forma.

Documentos exigidos para matrícula: Requerimento: os interessados, de posse do formulário de requerimento, deverão preenchê-lo à máquina, ou em letra de forma para perfeita clareza. Dados de identificação pessoal (nome, filiação, data de nascimento): podem ser retirados não só da certidão de nascimento como também da certidão de casamento, da carteira de identidade, de documento militar, eleitoral ou trabalhista, pois todos são expedidos por órgão competentes do poder público.

Documentos de vida escolar: Certidão de nascimento; Certidão de conclusão de série ou nível de ensino; Guia de transferência; Ficha individual (durante o período letivo); Documentos que garantam ao aluno tratamento especial previsto na legislação (ex.: carteira de trabalho para dispensa de atividade de Educação Física em cursos noturnos).

Procedimentos: O funcionário encarregado deverá verificar: Se o candidato apresenta documentação completa; A série, nível, curso de habilitação em que poderá efetivar-se a matrícula através do documento escolar ou de informação da Secretaria; Estando tudo de acordo, entregar o requerimento para ser preenchido, instruindo devidamente quanto à forma de fazê-lo.

No caso de recebimento de transferência, a exatidão dos dados de identificação pessoal do aluno é de responsabilidade da escola de origem, podendo o estabelecimento destinatário exigir a apresentação de documentos para comprovação, apenas nos casos de dúvida.

Transferência no decorrer do período letivo O recebimento da transferência representa uma nova matrícula e deve ser observado o mesmo processo, valendo ressaltar: Feita a matrícula, imediatamente preparar a pasta individual do aluno e a respectiva ficha individual; O lançamento imediato do nome do aluno em todos os diários de classe.

Ficha Individual É o registro pormenorizado da vida escolar do aluno durante o período letivo. Deve conter observações relativas a dependência, recuperação, dispensa da prática de Educação Física e outras situações relacionadas à avaliação, que ocorrem na vida escolar do aluno. É indispensável como documento de transferência, caso esta ocorra no decorrer do ano letivo. Os resultados finais nela registrados são transcritos no histórico escolar ao término do período letivo.

Vantagem da Ficha Individual: Adaptável a qualquer critério de avaliação e verificação; contém todos os dados referentes ao aluno,inclusive retrato e resultados de exames médicos, dispensado-se o arquivamento de atestados, cópias de documentos, etc.

Boletim Escolar Instrumento de comunicação dos resultados obtidos, aos alunos e seus responsáveis, pelo menos três vezes ao ano.

Histórico Escolar Documento para registro e comunicações de toda a vida escolar do aluno, para efeitos de transferência, conclusão de nível, série ou estudos, certidão, registros de diplomas, ingresso em escola superior, arquivo escolar. Destina-se à comprovação de estudos e cursos realizados, devendo conter especificações sobre a vida escolar do aluno, desde o seu ingresso na escola.

Representa cumprimento, pelo aluno, do currículo. É preenchido com os resultados finais obtidos pelo aluno. É indispensável na transferência de uma para outra escola. Deve conter observações relativa a matrícula por disciplina, dependência, dispensa da prática de Educação Física e outras situações relacionadas a avaliação que ocorram na vida escolar do aluno. Para sua validade é necessário as assinaturas e identificações do diretor e do secretário.

Quando recebido, o documento deverá ser arquivado na pasta individual do aluno, por prazo indeterminado. Na impossibilidade da expedição imediata do documento, expedir a declaração provisória de tranferência.

Declaração Provisória de Transferência Tem o objetivo de substituir provisoriamente o histórico escolar (transferência e conclusão de cursos ou estudos) nos casos em que, excepcionalmente, a expedição não se puder dar de imediato. É válida apenas por 30 (trinta) dias. Após este período, a declaração deverá ser substituída pelo documento definitivo de Histórico Escolar.

Diário de Classe Instrumento utilizado para o lançamento e controle de freqüência, aproveitamento e matéria lançada diariamente, inclusive nos períodos de recuperação. Sua escrituração é de exclusiva competência e responsabilidade do professor, observadas as disposições do regimento escolar. Documento usado em toda a Educação Básica, com exceção da Educação Infantil.

Livro de Registro de Matrícula É um livro de uso oficial tendo suas folhas numeradas, sendo utilizado para controle da Secretaria e como comprovante oficial da matrícula do aluno no estabelecimento. Deve ser feito o termo de abertura do Livro contendo: o número de folhas, a finalidade específica, a data de início de seu uso, o nome do Estabelecimento e a assinatura do responsável pelo preenchimento. Quando se tornar necessária a sua substituição, fazer o termo de encerramento.

Livro de Termo de Investidura Destina-se ao registro de tomada de posse e/ou início de trabalho dos diretores, professores e secretários. Contém: dados do Diretor, do Secretário e dos professores, por ordem de entrada (admissão) no estabelecimento, nome completo, sexo, data de nascimento, filiação, endereço residencial, situação legal do profissional, títulos que possui, anotações do título de eleitor e da situação militar. Proceder quanto ao termo de abertura e encerramento do Livro, da mesma forma adotada para o Livro de Matrícula e demais livros de registros.

Livro de Expedição e Registro de Diplomas (cursos profissionalizantes) Livro Oficial, contendo impressos os termos de expedição de diplomas (ou certificados), até sua entrega ao aluno. Registrar os dados relativos aos concluintes de curso e registro dos respectivos diplomas na Escola. Proceder quanto ao termo de abertura e de encerramento do Livro, datado e assinado pelo Diretor, Secretário e Inspetor Escolar.

Registrar os nomes dos alunos formados em ordem alfabética,sexo, data e local de nascimento, filiação e naturalidade (registrar a data do registro do diploma, geralmente, na época em que se processa o registro na escola). Registrar o número de registro de cada diploma. Apresentar ao aluno o livro para assinar à frente dos seus dados pessoais e relativos ao registro de seu diploma, acusando o seu recebimento.

Livro de Atas de Resultados Finais Livro Oficial, próprio para o lançamento após o término do período letivo e aprovação final (depois de concluídos os estudos de recuperação), dos resultados finais obtidos pelo aluno em cada conteúdo cursado. É de grande importância, pois este Livro relatará a vida escolar do aluno. Serão lançados, além do aproveitamento final: desistência, transferência, cancelamento, adaptações e recuperações. Proceder Termo de Abertura e Encerramento do Livro.

Livro de Atas de Reuniões Registra em livro próprio de folhas numeradas, todas as reuniões realizadas pela diretoria do estabelecimento. É oficial dos estabelecimento públicos de ensino e facultativo nos particulares. Proceder quanto ao Termo de Abertura e Encerramento do Livro. Registrar, em forma de Ata, todas as ocorrências significativas, com data de realização e nome dos presentes. O responsável pelo registro deverá assiná-lo e, logo em seguida, recolher as assinaturas dos presentes.

Livro de Incineração de Documentos Registrar neste Livro as atas de incineração de todos os documentos queimados pelo Estabelecimento. Proceder quanto ao Termo de Abertura e Encerramento do Livro. Datar e assinar, juntamente com o diretor e um professor, cada ata de incineração.

Livro de Ponto dos Professores Controla a freqüência diária do professor, observando, ao final do expediente, se todos os professores assinaram o Livro. Registrar faltas, quando da ausência do professor. Rubricar todas as folhas. Colocar observação de substituição, quando a instituição tiver providenciado substituição para o ausente ou afastado. Proceder quanto ao Termo de Encerramento e Abertura do Livro.

Livro de Transferências Recebidas e Expedidas Registrar as transferências recebidas e expedidas pelo Estabelecimento. É de uso oficial, tem suas folhas numeradas e é utilizado para o controle da secretaria. Proceder quanto ao Termo de Abertura e Encerramento do Livro.

Arquivo Vivo ou Arquivo Ativo Dele fazem parte todos os documentos relativos aos registros individuais e toda a documentação de alunos matriculados, professores e funcionários ou afastados no corrente ano letivo.

Arquivo Morto ou Passivo Dele fazem parte todos os documentos relativos aos registros individuais e toda a documentação dos ex-alunos, ex-professores e ex-funcionários do estabelecimento de ensino.

O que arquivar? Toda documentação recebida e expedida pela escola (em cópia) Toda legislação publicada e que tenha interferência no ensino oferecido pela instituição de ensino Pastas individuais dos alunos, professores e funcionários Regimento Escolar Livros de Escrituração adotados pelo estabelecimento

Cronograma e fluxograma do trabalho desenvolvido pela escola Planos Curriculares aprovados pelo órgão competente (SRE) Atos legais da escola (credenciamento, recredenciamento, autorização de funcionamento, reconhecimento, etc.) Diários de Classe Calendários Escolares Modelos de impressos adotados

Fundamentação Legal que deverá constar nos Históricos Escolares De 1961 a 1971: Lei Federal nº 4024 de 20/12/61 De 1971 a 1975: Período de transição (verificar se possui carga horária): usa-se as Leis Federais nº 4024 de 21/12/61 e 5692 de 11/08/71 Se o curso terminou em 1971: período de vigência da 4024/61

De 1972 a 1976 com ausência de dados, período de transição Até 1976: ausência de dados de 1ª a 4ª séries: art. 40 da Resolução CEE nº 228/77 De 1975 a 1988: Histórico Escolar 1º Grau: Lei Federal nº 5692 de 11/08/71 De 1975 a 1994 (Histórico Escolar e Diploma: Leis Federal nº 5692 de 11/08/71 e 7044 de 18/10/82

Obs.: a Lei Federal nº 4044/82 deverá ser usada apenas para o 2º Grau e Ensino Médio A partir de 1989 incluir a Constituição Federal que deverá ser substituída a partir da Lei Federal 9394 de 23/12/96 Exame de admissão até 1972: usa-se o Parecer 403 CEE de 23/12/73 Suplência: Resolução 386/91