Elementos gerais da administração Previsão Organização Comando Coordenação Controle

Previsão Perscrutar o futuro; traçar um programa de ação; calcular o futuro e preparar para executá-lo. Se manifesta de diferentes maneiras, mas o instrumento de trabalho mais eficaz é o programa de ação. O programa de ação é a marcha da empresa prevista e preparada .para certo tempo. Espécie de um quadro do futuro em que os acontecimentos mais próximos, são vistos com certa clareza e os acontecimentos futuros , de uma maneira mais ou menos vaga.

Previsão Para estabelecermos o programa de ação, temos que considerar 3 fatores: Recursos da empresa (capital, pessoal, equipamento, utensílio); Natureza e importância das operações (o que faz a empresa); Possibilidades futuras (depende das condições técnicas)

Previsão Um bom administrador: Elabora o plano de ação; Indica o objetivo e a extensão; Fixa a parte de cada serviço no conjunto, coordena as partes e harmoniza o serviço e não podem ir de encontro aos princípios gerais de administração. O plano de Ação é fundamental numa empresa, a sua inexistência gera hesitações, mudanças inoportunas de atividade, falsas manobras.

Previsão Caracteres gerais de um programa de ação: Unidade de programa (não pode existir mais de um P.A); Continuidade – a ação coletiva da empresa deve ser contínua (quando o 1º P.A terminar, o 2º já deve estar pronto); Flexibilidade – está sujeito a modificações de acordo com a necessidade, mudança de direção; Precisão – o P.A deve ter o máximo de concisão e clareza.

Previsão Caracteres particulares: Previsões diárias; Previsões semanais; Previsões mensais; Previsões anuais – 2 meses após o término do ano é elaborado um relatório dos acontecimentos do ano e do resultado dos exercícios. Esse relatório é acompanhado das previsões das mesmas operações, já prevendo o que pode acontecer.

Previsão Para que a fase inicial do ano não fique sem programa, antes de terminar o ano (15 dias) é elaborado um plano provisório. Nas grandes empresas, nem sempre o ciclo de operações de programa é cumprido. Previsões decenais – tratam dos mesmos assuntos das anuais. As previsões anuais se confundem com o 1º ano das previsões decenais. São feitas para uma década, porém são revistas de 5 em 5 anos.

Previsão Previsões especiais – operações cujo ciclo vai ultrapassar um ou vários decênios, ou então, operações que modificam sensivelmente as condições da empresa.

Previsão Vantagens das previsões: Participação de todos os chefes de serviço no campo de suas atribuições, na preparação do programa de ação; Desperta interesse nos seus agentes e o pessoal aumenta seu valor de ano para ano, e no fim de certo tempo, ele se torna superior ao que ele era de início; O programa de ação defende a empresa não só contra as mudanças inoportunas de orientação, como também, de mudanças que provêm da vontade dos dirigentes.

Previsão Condições e qualidades necessárias ao estabelecimento de um bom programa de Ação: Arte de lidar com as pessoas; Muita atividade; Coragem e moral; Grande estabilidade de pessoal; Alguma competência na especialidade profissional da empresa; Certa experiência geral dos negócios; Conhecimentos específicos e cultura geral.

Previsão Toda empresa deve ter um programa de ação para ser executado, quando isto não ocorre, vai denotar a incapacidade de dirigente.

Organização É construir o duplo organismo da empresa. Organização material (equipamentos, utensílios). Organização social (recursos humanos).

Organização Funções administrativas do corpo social da empresa: Zelar para que o programa de ação seja maduramente preparado e firmemente executado Zelar para que o organismo social e o material tenham relação com objetivos, recursos e as necessidades da empresa Estabelecer uma direção única, competente e forte Harmonizar as ações e coordenar os esforços Formular decisões claras, nítidas e precisas

Organização Remunerar eqüitativamente; e habilmente os serviços prestados Aplicar sanções contra faltas e os zelos Manter a disciplina Zelar para que os interesses particulares sejam subordinados aos interesses da empresa Dar uma particular atenção à unidade de seu comando Zelar pela ordem material e social Manter tudo sobre controle

Organização Constituição do corpo social: A forma geral do corpo social depende quase que exclusivamente do número de agentes da empresa. O corpo social de toda empresa constitui-se da mesma maneira que o das empresas industriais. No mesmo grau de desempenho todos os corpos sociais se assemelham. Esta semelhança se explica pela identidade das funções, nas empresas da mesma natureza; ou pela existência de uma maioria de funções semelhantes de natureza diferente.

Organização Em 2 empresas individuais de natureza diferente, observa-se que o aspecto geral é o mesmo, os serviços principais são idênticos. Dois corpos sociais de igual aparência, um pode ser excelente e o outro não; porque vai depender dos agentes que compõem o corpo social.

Organização Órgãos ou membros do corpo social: a_Grupo de acionistas – tem atribuições mais reduzidas: nomear os membros do conselho administrativo e deliberar sobre as propostas do conselho de administração. b_Conselho de administração – possui poderes estatutários muito amplos, ele delega (geralmente) parte de seus poderes à direção geral por ele nomeada; ele deve ter condições de apreciar as propostas da direção geral e exercer um controle geral.

Organização c_Direção e seu estado maior – é encarregada de conduzir a empresa ao seu objetivo, procurando obter o maior proveito possível dos recursos que ela dispõe: Prepara o programa de ação Recruta pessoal Movimenta a empresa Assegura e controla a execução das operações.

Organização Compõe-se de um só diretor ou vários diretores. É sempre auxiliado por um estado maior (grupo de pessoas dotadas de tempo; competência e boa vontade, atributos estes, que às vezes pode faltar a um diretos geral; é um auxílio, um reforço, ele só recebe ordens da direção geral). As pessoas do estado maior devem estar sempre à disposição da direção geral. Uma das obrigações mais importantes da direção geral é a pesquisa de aperfeiçoamento. Para realizá-lo, necessitamos de métodos, competência, tempo, vontade, recursos financeiros.

Organização Método – consiste em observar e classificar os fatos; interpretá-los, realizar experiências, se preciso; e tirar de todo esse conjunto de estudos, regras que sob o impulso do chefe, entrarão na prática dos negócios. Se a direção geral não dispõe de tempo, nem de todas as condições necessárias para pesquisa, ela recorre ao estado maior.

Organização d_Direção regional e local – os poderes da direção local dependem ao mesmo tempo da natureza das coisas e da divisão de atribuições feitas entre a direção geral e a direção local. e_Engenheiros chefes f_Chefes de serviço g_Chefe de oficina h_Contra-mestres e operários.

Organização Qualidades necessárias ao chefe de uma empresa: Saúde. Vigor físico. Inteligência. Vigor intelectual. Qualidades morais, culturais e gerais. Capacidade administrativa. Noções gerais sobre todas as funções essenciais. Maior competência possível na especialidade profissional característica da empresa.

Comando É dirigir. A função do comando é exercida por todos os chefes da empresa, cada um com com os encargos e as responsabilidades da sua unidade. O objetivo do comando é procurar obter o melhor proveito possível de cada agente na sua unidade de trabalho. Para que o chefe possa exercer bem a função de comando, ele deve ter qualidades pessoais e o conhecimento dos princípios gerais da administração.

Comando Preceitos par facilitar o comando: Ter um conhecimento profundo do seu pessoal Um dos preceitos que o chefe tem que ter para exercer sua função.o chefe tem o número de subordinados diretos e o conhecimento não será difícil, vai precisar de tempo para saber o que espera de cada um e o grau de confiança de cada um. Torna-se difícil, quando não há um contato direto rotineiramente com os subordinados. Quando os subordinados são indiretos, o chefe não tem condições de conhecer.

Comando Excluir os incapazes O chefe tem condições de excluir ou proporcionar a exclusão dos agentes que não estão sendo produtivos para a empresa, já que ele vive em contato direto com os subordinados. Quando o agente é idoso e não está mais produzindo, muda-se de atividade; faz-se um acordo: compensação monetária ou honorífica (título, medalha).

Comando Conhecer bem os convênios que regem as relações entre a empresa e seus agentes A existência dos convênios é muito importante, porque protege a empresa contra qualquer atitude dos agentes e vice-versa. Deve conhecer também, para propor modificações, se necessário.

Comando Dar bom exemplo É necessário que os subordinados entendam o que fazem sem precisar o chefe usar o poder. Fazer inspeção periódica do corpo social É necessária, para manutenção e conservação. É feita através de quadros sinópticos (quadros resumidos de todo pessoal que trabalha na empresa).

Comando Regra de inspeção Todos os anos, a propósito da confecção do programa anual, é feito com o emprego de quadros sinópticos, um estudo minucioso da constituição do corpo social. Esses quadros sinópticos representam a hierarquia dos chefes da empresa com a indicação do superior direto e dos subordinados diretos de cada um deles.

Comando Reunir seus principais colaboradores em conferencia, onde se prepara a unidade de direção e a convergência dos esforços. O chefe reúne em torno de si os seus principais colaboradores e nesta oportunidade ele apresenta o programa de ação: - ouve a opinião de cada um dos participantes. - aproveita ou recolhe a idéia de cada um. - toma uma decisão. - tem certeza de que as ordens serão cumpridas. - cada um sabe a parte que lhe cabe na execução.

Comando Essas conferências são acompanhadas de relatórios escritos ou verbais que servem de controle para fiscalização e controle. Não deixar se absorver pelos detalhes O chefe se preocupa com outras funções que podem ser delegadas e esquece de fazer o seu; corre o risco de se perder ou, ás vezes, se perde.

Comando Incentivar no pessoal a iniciativa, a união e a atividade É necessário incentivar atividade, iniciativa e a união, para que o grupo não se divida, o que vai enfraquecer a produtividade da empresa.

Coordenação É estabelecer a harmonia entre todos os atos de uma empresa, de maneira a facilitar o seu funcionamento e o seu sucesso. Sinais de coordenação de uma empresa Cada serviço caminha de acordo com os outros: o serviço de abastecimento sabe o que prover e em que momento; o serviço de conservação e reparo da empresa, mantém o material e os utensílios em bom estados; o serviço financeiro procura os capitais necessários; o serviço de segurança assegura a proteção de bens e de pessoas.

Coordenação Em cada serviço as divisões e subdivisões são exatamente informadas sobre a parte que lhes cabe na obra comum e sobre a ajuda mútua que elas devem prestar. O programa de ação dos diversos serviços e das subdivisões de cada serviço é constantemente mantido em harmonia com as circunstâncias. Para que a empresa seja bem coordenada, é necessário que o chefe seja inteligente, competente.

Coordenação Sinais de descoordenação Cada serviço ignora e quer ignorar os outros como se fosse ele mesmo o objetivo e a razão de ser, sem se preocupar com o conjunto da empresa. Um compartimento estanque existe entre as divisões e os escritórios de um mesmo serviço e entre os diferentes serviços. Ninguém pensa no interesse geral.

Coordenação Conferência semanal do chefe de serviço. Um dos melhores meios de manter no pessoal um entusiasmo pelo trabalho e também, facilidade no cumprimento do seu dever, é com as conferencias semanais do chefe de serviço (é utilizado para manter a harmonia entre os subordinados). Tem por objetivo informar à direção sobre a marcha da empresa, indicar a colaboração que os diversos serviços devem prestar uns aos outros e aproveitar a presença dos chefes para resolver vários problemas de interesse comum.

Coordenação Quando os chefes não tem condições de realizar a conferência, eles recorrem aos agentes de ligação.

Controle É zelar para que tudo ocorra de acordo com as regras estabelecidas e as ordens dadas. Objetivo do controle Assinalar as faltas e os erros, a fim de que possa repará-los e evitar repetição. O controle pode ser exercido tanto pelo chefe, quanto pelos seus colaboradores (controladores ou inspetores) são agentes especiais que se recorre para exercer o controle da empresa, quando as operações são numerosas complexas ou extensas.

Controle O controle eficaz deve ser realizado num curto período de tempo e acompanhado de sanções, para evitar que toda operação seja inútil. O bom controlador tem que ser competente e imparcial; é importante que se tenha cuidado, para não haver uma ingerência do controle na execução e direção.

Controle Condições ou requisitos que o controlador deve preencher Competência Sentimento de dever Independência Julgamento Tato