Financeiro - Como controlar(completo) Contas a Pagar - Contas a Receber - Lançamentos - Conciliação bancária

Objetivo Como controlar as funções do módulo Financeiro como por exemplo: Contas a Pagar, Contas a Receber, Lançamentos e Conciliação Bancária.

Início Para iniciar o controle do financeiro é necessário cadastrar: Contas Correntes Plano de Contas Posteriormente Lançar e baixar contas a receber, contas a pagar Fazer lançamentos da conta corrente Realizar a conciliação bancária

Cadastro de Conta Corrente No módulo Financeiro, clique no Conta Corrente e clique para abrir a tela Cadastro de Conta Corrente.

Cadastro de Conta Corrente Note que o sistema já possui a conta corrente 1 cadastrada, ela NUNCA deverá ser apagada, pois ela é caixa da empresa (Entenda como sendo o caixa do PDV).

Cadastro de Conta Corrente Cadastre todas as contas correntes que a empresa possui em bancos. Para isso informe os campos Conta Corrente, Agência, Banco, Nome do Banco e a Empresa Titular.

Cadastro de Conta Corrente A imagem abaixo exibe todas as contas corrente cadastradas no sistema.

Plano de Contas O que é o plano de contas? É uma forma representativa do patrimônio de uma empresa. Ela é organizada da seguinte maneira: Ativo Passivo Despesa Receita ATIVO = Bens e direitos Exemplo: Contas a Receber PASSIVO = Obrigações Exemplo: Contas a Pagar , Financiamentos DESPESA = Despesas que foram pagos Exemplo: pagamento de funcionários, juros, despesas correntes RECEITA = Contas Recebidas Exemplo: venda de produtos, serviços provenientes de transações de conta corrente.

Plano de Contas O Plano de Contas é estruturado para haver uma melhor compreensão. 1º - separa o Ativo, Passivo, Despesa e Receita 2º - separa entre níveis – Exemplo do 1º nível 3º - separa entre níveis – Exemplo do 2º nível 1 – ATIVO 1.1 – ATIVO CIRCULANTE 1.1.001 – CAIXA GERAL 1.1.002 – ALUGUEL DE IMÓVEIS 2 – PASSIVO 2.1 – PASSIVO CIRCULANTE 2.1.001 – CONTAS A PAGAR 2.2 – EXIGÍVEL A LONGO PRAZO 2.2.001 – CONTAS A PAGAR COM VENCIMENTO MAIOR QUE 360 DIAS

Plano de Contas 4.1 – RECEITAS COM VENDAS 3 – DESPESAS 4 – RECEITAS 3.1 – DESPESAS OPERACIONAIS 3.1.001 – PAGAMENTO DE FORNECEDOR 3.2 – DESPESAS ADMINISTRATIVAS 3.2.001 – ALUGUÉIS 3.2.002 – ASSINATURA DA INTERNET 3.2.003 – MATERIAIS DE CAFÉ E LIMPEZA 4 – RECEITAS 4.1 – RECEITAS COM VENDAS 4.1.001 – RECEITA DE VENDA DE PRODUTO 4.2 – RECEITAS COM SERVIÇOS 4.2.001 – RECEITA DE SERVIÇOS

Abaixo em negrito são as contas sintéticas e em itálico as analíticas: Plano de Contas Cada item do plano de contas é chamado de Conta Contábil. Ela pode ser do tipo Sintético ou Analítico. Sintético = é o agrupamento de contas contábeis. É importante dizer que não é possível fazer lançamentos para estas contas. Analítico = é a conta contábil que deve ser usada para identificar um lançamento contábil(Contas a Receber, Contas a Pagar ou um Lançamento) Abaixo em negrito são as contas sintéticas e em itálico as analíticas: 3 – DESPESAS 3.1 – DESPESAS OPERACIONAIS 3.1.001 – PAGAMENTO DE FORNECEDOR 3.2 – DESPESAS ADMINISTRATIVAS 3.2.001 – ALUGUÉIS 3.2.002 – ASSINATURA DA INTERNET 3.2.003 – MATERIAIS DE CAFÉ E LIMPEZA

Cadastro de Plano de Contas No módulo Financeiro, clique no menu Conta Corrente e clique para abrir a tela Cadastro de Conta Contábil.

Cadastro de Plano de Contas Informe o Código Contábil (nível), em Descrição informe o nome da conta, Tipo (Analítico ou Sintético),o item Origem que identifica se é Ativo, Passivo, Receita ou Despesa, caso selecione Despesa informe se o Custo é variável ou fixo e clique em Gravar.

Cadastro de Saldo Inicial do Dia Todo início do dia é obrigatório informar o saldo inicial das contas correntes, para isso abra o menu Conta Corrente e clique para abrir a tela Cadastro de Saldo Inicial do Dia.

Saldo da Conta Corrente O saldo pode ser obtido: Caixa Eletrônico Celular Extrato Bancário Internet

Saldo da Conta Corrente Informe a Data, Conta Corrente, Saldo Inicial e indique C para Crédito ou D para Débito e clique em Gravar. Faça o procedimento para todas contas correntes(no exemplo a conta 1 não será controlada).

Movimentações Contas a Receber Contas a Pagar Lançamentos As movimentações nas contas correntes pode ser identificada de 3 tipos: Contas a Receber São contas pendentes de clientes Contas a Pagar Contas que são despesas da empresa Lançamentos Movimento na conta corrente onde não possuem data prevista ou fornecedor e cliente

Contas a Receber

Contas a Receber As contas a Receber podem ser geradas pelos seguintes locais: PDV: Na tela de crediário Financeiro: Cadastro de Contas a Receber: Retaguarda: Cadastro de Orçamento (apenas quando foi gerada uma venda) Fiscal: Emitir Nota Fiscal

Contas a Receber Existem 2 maneiras para fazer o recebimento de cliente: Financeiro > Baixa de Contas a Receber – usado apenas quando foi pago por boleto bancário, transações pela internet ou o cliente não deseja que o valor seja adicionado ao caixa do PDV PDV > Recebimento de Cliente – usado para confirmar o recebimento quando o cliente paga o valor na empresa

Contas a Receber Lembre-se: A tela Recebimento de Cliente no PDV apenas baixa a conta a receber e não gera lançamento para conta corrente. Caso o cliente pague pelo banco usando boleto bancário por exemplo, confirme a baixa pela tela Baixa de Contas a Receber no módulo Financeiro e nesta tela irá gerar o lançamento na conta corrente.

Contas a Pagar

Contas a Pagar As contas a Pagar são geradas por 2 locais: Compras > Entrada de Produto: utiliza - se esta tela para agilizar o cadastro Financeiro > Cadastro de Contas a Pagar: local onde lança qualquer tipo de conta

Cadastro de Contas a Pagar Informe o Fornecedor Documento Mercantil – usado para identificar o documento a ser pago. Exemplo: Nota Fiscal Nº Documento Mercantil – caso selecionado Nota Fiscal, informe o número da nota neste campo Parcela – identifica qual parcela está sendo paga caso houve mais de uma Vencimento – data limite para o pagamento Valor – valor do documento sem nenhum acréscimo ou desconto

Baixa de Contas a Pagar Ao informar um fornecedor o sistema exibe todas as contas pendentes do fornecedor informado anteriormente. Clique 2x na conta a ser baixada e clique no botão Baixar.

Baixa de Contas a Pagar Preencha as informações do pagamento da conta e clique em Adicionar. Clique em Ok para finalizar o pagamento da conta.

Relações de Contas Pagas Utilize as relações de contas pagas no menu Contas a Pagar para identificar as contas que não estão mais pendentes.

Relação de Contas Pagas por Período Nesta tela aparecerão as contas que já foram baixadas em um determinado período.

Relações de Contas a Pagar Utilize as relações de Contas a Pagar para saber quais contas pendentes precisam ser pagas. É recomendado ao cliente consultar estas relações diariamente.

Lançamento

Lançamento O lançamento é toda movimentação de conta corrente que não possui previsão, cliente ou fornecedor. Exemplo: Transferência entre contas correntes Tarifas bancárias Juros bancários Saque bancário, etc.

Lançamento No módulo Financeiro, clique no menu Conta Corrente e clique para abrir a tela Lançamento.

Lançamento Selecione a Conta Corrente. Informe a Data e a Hora Selecione o Tipo ( Entrada ou Saída)

Lançamento Informe o Documento Bancário e o Nº Documento Bancário. Informações úteis para realizar a conciliação bancária

Lançamento Informe o Valor a ser movimentado na conta Este é o valor líquido, ou seja, já deverá estar com acréscimo e desconto O Documento Mercantil identifica qual documento foi pago

Lançamento Informe a Conta Contábil do plano de contas que identifica o movimento. A observação é usada para adicionar informações relevantes sobre a movimentação. Clique em Gravar.

Lançamento no Período Verifique se foi gerado um lançamento na conta corrente da conta baixada. No módulo Financeiro, clique no Conta Corrente e clique para abrir a tela Lançamento no Período.

Lançamento no Período Informe a Conta Corrente, Data Inicial, Data Final e clique em Gerar.

Lançamento no Período Note que o sistema fez os lançamentos na conta corrente (1015), que foi confirmado ao baixar a conta a pagar.

Conciliação Bancária

Conciliação Bancária O que é Conciliação Bancária? É conferir se todas movimentações bancárias estão informadas no controle financeiro.

Conciliação Bancária Exemplo Prático: A conciliação bancária deve ser realizada sempre com a data do dia anterior. Para o exemplo, a data atual será 06/04/2011, sendo assim, a data da conciliação bancária é dia 05/04/2011.

Conciliação Bancária Analise o extrato bancário da conta corrente do dia 05/04/2011. Data Histórico Valor C / D 04/04/2011 SALDO ANTERIOR 10.152,93 C 05/04/2011 Depósito Dinheiro 500,00 Transferência Conta Corrente 1.507,00 D Hotel Burgman 315,60 Posto Rua 9 115,20 Taxa Administrativa 15,00 IPVA Veículo 950,00 SALDO ATUAL 7.750,13

Lembre-se: O saldo inicial é sempre o saldo final do dia anterior. Conciliação Bancária Cadastre o saldo inicial do dia 05/04/2011, para isso acesse o menu Conta Corrente e clique para abrir a tela Cadastro de Saldo Inicial do Dia. Lembre-se: O saldo inicial é sempre o saldo final do dia anterior.

Conciliação Bancária Cadastre o saldo inicial do dia 06/04/2011, que é o saldo final do dia 05/04/2011.

Conciliação Bancária Acesse o menu Conta Corrente e abra a tela Lançamento no Período. Gere a relação do dia 05/04/2011 para a conta corrente que está sendo realizada a conciliação.

Conciliação Bancária Agora é só conferir se o sistema possui todos os movimentos do extrato bancário. 04/04 SALDO ANTERIOR R$ 10.152,93 C 05/04 Depósito Dinheiro R$ 500,00 Transferência Conta Corrente R$ 1.507,00 D Hotel Burgman R$ 315,60 Posto Rua 9 R$ 115,20 Taxa Administrativa R$ 15,00 IPVA Veículo Automotivo R$ 950,00 SALDO ATUAL R$ 7.750,13

Conciliação Bancária Agora é só conferir se o sistema possui todos os movimentos do extrato bancário. 04/04 SALDO ANTERIOR R$ 10.152,93 C 05/04 Depósito Dinheiro R$ 500,00 Transferência Conta Corrente R$ 1.507,00 D Hotel Burgman R$ 315,60 Posto Rua 9 R$ 115,20 Taxa Administrativa R$ 15,00 IPVA Veículo Automotivo R$ 950,00 SALDO ATUAL R$ 7.750,13 Caso o valor da diferença não é zero, isto indica que existe algum lançamento efetuado que não foi lançado nesta data!

Conciliação Bancária Foi possível notar que 2 movimentações não foram registradas no sistema. Existem 2 motivos para isso acontecer: Não está lançado Data incorreta 04/04 SALDO ANTERIOR R$ 10.152,93 C 05/04 Depósito Dinheiro R$ 500,00 Transferência Conta Corrente R$ 1.507,00 D Hotel Burgman R$ 315,60 Posto Rua 9 R$ 115,20 Taxa Administrativa R$ 15,00 IPVA Veículo Automotivo R$ 950,00 SALDO ATUAL R$ 7.750,13

Conciliação Bancária Neste caso não foi cadastrado. Então é só abrir a tela de Lançamento e lançar os valores.

Conciliação Bancária Ao gerar novamente a Relação de Lançamentos no Período os lançamentos irão aparecer. Note que a diferença agora é zero, ou seja, a conciliação bancária está correta.

Resumo: Conciliação Bancária A conciliação bancária então ajuda o usuário a: Não esquecer de lançar contas a pagar, contas a receber e realizar os lançamentos da conta corrente. Possui o extrato bancário no sistema para uma posterior conferência Gera resultados precisos para a análise financeira pois evita erros de valor

Exercícios: 1) Cadastre uma Conta a Pagar. 2) Cadastre uma Conta a Receber. 3)Cadastre uma Conta Corrente. 4)Cadastre o Saldo Inicial do Dia para a conta corrente cadastrada anteriormente. 5)Faça os lançamentos de um extrato bancário. 6)Realize uma Conciliação Bancária

Financeiro - Como controlar(completo) Contas a Pagar - Contas a Receber - Lançamentos - Conciliação bancária JN Moura Informática