Concepção, Desenvolvimento e Implementação de um SGA Nível I - SensibilizaçãoSensibilização Nível II - FormaçãoFormação.

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1 Concepção, Desenvolvimento e Implementação de um SGA Nível I - SensibilizaçãoSensibilização Nível II - FormaçãoFormação

2 O QUE É UM SISTEMA DE GESTÃO AMBIENTAL? “Parte de um sistema de gestão da organização utilizada para desenvolver e implementar a sua política ambiental e gerir os seus aspectos ambientais” (ISO 14001:2004) Nível I – Sensibilização Nível II - FormaçãoFormação Assim sendo, abrange: - Estrutura organizacional; - Actividades de Planeamento; - Definição de Responsabilidades, - Estabelecimento ou redefinição de práticas, procedimentos e processos; - Afectação de meios e recursos para desenvolver, implementar, alcançar, rever e manter a POLÍTICA AMBIENTAL definida pela organização

3 A POLÍTICA AMBIENTAL documento de topo do Sistema de Gestão Ambiental tem de assumir pelo menos os seguintes compromissos: Compromisso do SGA Cumprimento da Legislação e Outros Requisitos Melhoria Contínua Prevenção da Poluição Os Três Pilares do SGA Nível I – Sensibilização Nível II - FormaçãoFormação

4 Fases na Concepção, Desenvolvimento e Implementação do Sistema de Gestão Ambiental PLANEAMENTO/ DIAGNÓSTICO DESENVOLVIMENTO AUDITORIA REVISÃO E MELHORIA CERTIFICAÇÃO Nível I – Sensibilização Nível II - FormaçãoFormação FASE 1 FASE 2 FASE 3 FASE 4 FASE 5

5 FASES DO PROJECTO - OBJECTIVOS  A definição de Fases Metodológicas tem como principal objectivo orientar a empresa e os responsáveis pelo projecto, no sentido de: - Delinear no tempo as várias actividades - Verificar a necessidade de colaboração de outros intervenientes - Atribuição de uma estrutura para o projecto - Permitir que as actividades com precedência sejam realizadas na altura certa. Actividades distintas e sem precedência podem ser realizadas em simultâneo desde que não dependam uma da outra - Evitar repetições de tarefas - Optimizar os recursos Nota: Estas fases não são estanques. A definição e planeamento das fases metodológicas servem de orientação podendo ser ajustadas ao longo do projecto decorrentes do constante acompanhamento das actividades e a dificuldades encontradas Nível I – Sensibilização Nível II - FormaçãoFormação

6 FASES DO PROJECTO Fase 1 – Planeamento e Diagnóstico Objectivo: Conhecer as fragilidades da empresa relativamente a cumprimento de requisitos legais e dos requisitos normativos. Estruturar o planeamento e a organização do projecto de concepção, desenvolvimento e implementação. Fase 2 - Desenvolvimento Objectivo: Conceber, formalizar e implementar toda a documentação e instrumentos necessários ao Sistema de Gestão Ambiental (SGA). É também objectivo, formar os colaboradores para a Implementação do SGA. Fase 3 – Auditoria Objectivo: Identificar potenciais não conformidades face à norma de referência e preparar a empresa para a auditoria de concessão. Fase 4 – Revisão Objectivo: Corrigir não conformidades e implementar acções de melhoria Fase 5 – Certificação Objectivo: Certificação Ambiental da Empresa Nível I – Sensibilização Nível II - FormaçãoFormação

7 CRONOGRAMA DE PROJECTO É importante no início do projecto definir tempos de execução das várias actividades, responsabilidades e as datas de concretização; Para isso é necessário que cada uma das fases do projecto tenha um limite temporal bem definido, que depois é ajustado com o andamento do projecto; A título de exemplo apresenta-se o que seria um cronograma de um projecto de concepção, desenvolvimento e implementação de um SGA, independentemente da sua duração real: 100% 20%50% 15% 10% 5% Fase 1 Fase 2 Fase 3Fase 4Fase 5 Nível I – Sensibilização Nível II - FormaçãoFormação

8 CRONOGRAMA DE PROJECTO (Cont.) A definição de metas e prazos de concretização permite aos colaboradores conhecerem os prazos associados a cada tarefa Também permite aos responsáveis do projecto fazerem acompanhamentos periódicos, aferindo o bom estado de andamento do projecto Observação: Ter em mente uma data para a certificação pode promover uma maior motivação e dinamismo nos colaboradores para a concretização das actividades da sua responsabilidade Nível I – Sensibilização Nível II - FormaçãoFormação

9  Constituição da Equipa de Projecto / Grupo de Trabalho  Planeamento Detalhado / Definição de Cronograma de Projecto  Formação do Grupo de Trabalho nos requisitos da norma de referência  Sensibilização / Formação da Gestão de Topo  Apresentação do Projecto aos Responsáveis de Departamento/ Sector - Reunião de Arranque – Kick Off  Levantamento dos Aspectos e Impactes ambientais, de controlo e influência das actividades, produtos e/ ou serviços da organização  Levantamento da Legislação aplicável aos aspectos ambientais e outros requisitos que a organização subscreve OBJECTIVOS: Nível II - FormaçãoFormação Fases Metodológicas Fase III Auditoria Fase IV Revisão e Melhoria Fase V Certificação Fase I Diagnóstico e Planeamento Fase II Desenvolvimento Fase 1 - Planeamento e Diagnóstico

10  Elaboração e Comunicação dos resultados do Diagnóstico Inicial  Diagnóstico Detalhado, deve abordar as seguintes questões:  Identificação dos Processos e da sua Interacção  Identificação das lacunas face aos requisitos legais  Identificação das lacunas relativamente aos requisitos da norma de referência  Definição de um Plano de Acções para colmatar essas lacunas (face à legislação, requisitos que organização subscreve, requisitos da norma de referência, etc.) - O Plano de Acções deve incluir desde o início para cada actividade os responsáveis e o tempo para a sua concretização Nível II - FormaçãoFormação Fase 1 – Planeamento e Diagnóstico OBJECTIVOS: Fases Metodológicas Fase III Auditoria Fase IV Revisão e Melhoria Fase V Certificação Fase I Diagnóstico e Planeamento Fase II Desenvolvimento

11 Equipa de Projecto / Grupo de Trabalho  É importante desenvolver uma task-force, durante a concepção e desenvolvimento de um Sistema de Gestão Ambiental (SGA) e no início da sua implementação;  A constituição da equipa deve preferencialmente:  Ser multidisciplinar  Envolver os vários departamentos da empresa  Estar motivada Nível II - FormaçãoFormação Nota: Escolha colaboradores de várias camadas hierárquicas dentro da organização e não apenas responsáveis de departamentos /sectores. É importante que as camadas operacionais estejam motivadas para o sistema, e que melhor forma do que ter interlocutores na equipa de projecto.

12 Fase 2 - Desenvolvimento  Esta fase pode ser subdividida em duas sub-fases distintas: – 2.1 Formalização da documentação – 2.2 Implementação no terreno  Apesar de temos duas fases distintas, a formalização da documentação deve ser integrada simultaneamente com a implementação no terreno.  Só com a implementação podemos afinar os procedimentos, instruções, e outra documentação que entretanto vai sendo desenvolvida, às necessidades dos utilizadores e tendo em atenção os requisitos da norma. Nível II - FormaçãoFormação Fases Metodológicas Fase III Auditoria Fase IV Revisão e Melhoria Fase V Certificação Fase I Diagnóstico e Planeamento Fase II Desenvolvimento

13  Concepção da estrutura documental do Sistema de Gestão Ambiental  Análise das metodologias dos processos da empresa e propostas de alteração  Reflexão sobre Oportunidades de Melhoria  Elaboração e formalização de documentação para o Sistema  Implementar todos a documentação  Acompanhamento da implementação  Formação /Sensibilização de todos os colaboradores  Qualificação dos Auditores Internos (quando desejado pela organização) Nível II - FormaçãoFormação Fase 2 - Desenvolvimento OBJECTIVOS: Fases Metodológicas Fase III Auditoria Fase IV Revisão e Melhoria Fase V Certificação Fase I Diagnóstico e Planeamento Fase II Desenvolvimento

14 Fase 3 - Auditoria  No final da implementação do Sistema de Gestão ambiental é conveniente pela primeira vez realizar uma auditoria interna global ao SGA, ou seja uma auditoria que cubra a totalidade dos processos da empresa e que contemple a generalidade dos requisitos da norma de referência adoptada.  Esta auditoria interna representa a primeira avaliação completa ao SGA e serve igualmente de ensaio geral para a auditoria de concessão Nível II - FormaçãoFormação Fases Metodológicas Fase III Auditoria Fase IV Revisão e Melhoria Fase V Certificação Fase I Diagnóstico e Planeamento Fase II Desenvolvimento

15 Fase 3 - Auditoria  Avaliação do SGA  Requisitos da norma de referência  Adequabilidade / eficácia  Preparação para Auditoria de Concessão)  Identificação de Oportunidades de Melhoria  Relatório (Pedidos de Acção Correctiva / Preventiva) Nível II - FormaçãoFormaçãoOBJECTIVOS: Fases Metodológicas Fase III Auditoria Fase IV Revisão e Melhoria Fase V Certificação Fase I Diagnóstico e Planeamento Fase II Desenvolvimento

16 Fase 4 - Revisão  Análise do Relatório da Auditoria  Definição de Acções Correctivas / Preventivas  Implementação de Acções Correctivas / Preventivas  Acompanhamento das Acções de Melhoria ( Acções Correctivas e Acções Preventivas) Nível II - FormaçãoFormação Fases Metodológicas Fase III Auditoria Fase IV Revisão e Melhoria Fase V Certificação Fase I Diagnóstico e Planeamento Fase II Desenvolvimento OBJECTIVOS:

17 Fase 5 – Certificação – Passo a Passo Empresa Formalização do pedido de certificação Entidade Certificadora Analisa documentação e nomeia equipa auditora Equipa Auditora Analisa documentação, e executa auditoria Entidade Certificadora Analisa relatório da auditoria e resposta da empresa Empresa Responde aos eventuais problemas levantados Emite relatório da auditoria Equipa Auditora Decisão da entidade certificadora Entidade Certificadora Empresa Certificada Entidade Certificadora Aceitação das Acções correctivas definidas pela empresa Nível II - FormaçãoFormação

18 Fase 5 - Certificação  Processo de Candidatura / Pedido de Registo  Análise do Relatório da Auditoria Externa  Definição de Acções Correctivas / Preventivas  Implementação de Acções Correctivas / Preventivas Nível II - FormaçãoFormação Fases Metodológicas Fase III Auditoria Fase IV Revisão e Melhoria Fase V Certificação Fase I Diagnóstico e Planeamento Fase II Desenvolvimento OBJECTIVOS:

19 Para além dos benefícios de preservação do ambiente e da promoção do desenvolvimento sustentável, existem ainda outras vantagens / benefícios na adopção de um Sistema de Gestão Ambiental, nomeadamente:  Redução dos custos através: – Racionalização de matérias primas, produtos e recursos energéticos; – Optimização do processo; – Redução da produção de resíduos e dos custos de transporte e deposição associados; – Redução de custos que derivam da aplicação de eventuais coimas; VANTAGENS / BENEFÍCIOS Nível II - FormaçãoFormação

20  Melhoria do relacionamento com as partes interessadas (comunidade local, vizinhos, entidades oficiais, fornecedores, clientes, etc.)  Melhoria da imagem da Empresa no País e Internacionalmente  Antecipação e vantagem competitiva face à concorrência  Antecipação da Empresa em relação às expectativas dos clientes  Redução da probabilidade de conflito litigioso  Minimização dos impactes ambientais das actividades, produtos e serviços VANTAGENS / BENEFÍCIOS (Cont.) Nível II - FormaçãoFormação

21  Garantir o correcto controlo ambiental dos processos  Melhoria da comunicação interna  Garantia de formação adequada e contínua  Definição clara de procedimentos de trabalho e das responsabilidades associadas  Implementação de Ferramentas de Melhoria Contínua VANTAGENS / BENEFÍCIOS (Cont.) Nível II - FormaçãoFormação

22 CUSTOS POSSÍVEIS  Medições/análises de parâmetros de qualidade  Envio de resíduos para destino final adequado (privilegiando a reciclagem e valorização em detrimento da deposição em aterro)  Investimentos em novas técnicas e tecnologias de controlo e prevenção da poluição  Custos internos da Organização (afectação de recursos humanos ao projecto);  Custos de Investigação e desenvolvimento direccionados para o incremento da eficiência e eficácia dos processos e melhoria dos critérios ambientais associado aos produtos / serviços Nível II - FormaçãoFormação

23 CUSTOS POSSÍVEIS (Cont.)  Custos de serviços externos prestados (Formação, Consultoria,…)  Auditoria de Certificação, por entidade externa independente e devidamente acreditada Nível II - FormaçãoFormação Nota: Nota: Não devem ser confundidos os custos do desenvolvimento e implementação do Sistema de Gestão Ambiental, com os custos para fazer face a potenciais incumprimentos legais detectados no início do projecto. De facto, com a adopção de um SGA as organizações adquirem ou melhoram as suas capacidades para a identificação atempada dos requisitos legais aplicáveis e para a periódica avaliação da conformidade legal, pelo que situações de incumprimento legal poderão ser mais enaltecidas.

24  Organização Estrutural (ausência da função ambiente);  Desconhecimento da Legislação Ambiental Aplicável;  Investimentos extra orçamento para dar cumprimento à legislação aplicável;  Demora de resposta das entidades oficiais aos pedidos de esclarecimento / pareceres técnicos;  Aumento da burocracia ( Resistência ao aumento de controlo / registo das tarefas);  Alterações de mentalidades (mudanças nas práticas enraizadas à muitos anos). PRINCIPAIS DIFICULDADES ENCONTRADAS Nível II - FormaçãoFormação

25 CHAVES PARA O SUCESSO…  Comprometimento da Gestão de Topo;  Participação Activa de todos os colaboradores;  Atribuição clara de responsabilidades e de autoridade;  Plano de implementação, com prazos definidos de concretização;  Formação e Sensibilização a vários níveis;  Procedimentos e restante documentação adequada;  Disponibilidade para a realização de auditorias internas. Nível II - FormaçãoFormação

26 BIBLIOGRAFIA E LINKS DE INTERESSE www.iambiente.pt – Instituto do Ambiente www.iambiente.pt www.iema.net – Institute of Environmental Management and Assessment www.iema.net www.iso.org – International Organization for Standardization www.iso.org www.ipac.pt – Instituto Português de Acreditação www.ipac.pt Santos, M. J. & Videira, N. (2002). Evolução da Certificação Ambiental em Portugal. Indústria e Ambiente, n.º 26, 2.º trimestre. pp. 8-14. Morrow, D. & Rondinelli, D. (2002). Adopting Corporate Environmental Management Systems: Motivations and Results of ISO 14001 and EMAS Certification. European Management Journal, Vol. 20 n. 2, pp. 159-171. Nível II - FormaçãoFormação Links: Bibliografia: