Organizar – Criar Estruturas

Apresentação em tema: "Organizar – Criar Estruturas"— Transcrição da apresentação:

1 Organizar – Criar Estruturas
Aula 8 Organizar – Criar Estruturas SCHERMERHORN, John R. Administração : conceitos fundamentais. Rio de Janeiro: LTC, 2006

2 Quatro funções da Administração O processo de Administração
Planejar O processo de Administração Fixar os objetivos de desempenho e decidir como alcançá-los Controlar Organizar Medir o desempenho e agir visando assegurar os resultados desejados Combinar tarefas, pessoas e outros recursos para completar o trabalho Liderar Inspirar pessoas a trabalhar eficientemente, de maneira a alcançar um alto nível de desempenho

3 Quatro funções da Administração
Organizar Combinar tarefas, pessoas e outros recursos para completar o trabalho Controlar Planejar Medir o desempenho e agir visando assegurar os resultados desejados Fixar os objetivos de desempenho e decidir como alcançá-los Liderar Inspirar pessoas a trabalhar eficientemente, de maneira a alcançar um alto nível de desempenho

4 O que significa estrutura da organização?
A estrutura da organização representa o sistema de tarefas, fluxos de trabalho, relações de subordinação e canais de comunicação que conectam as diferentes partes de uma organização. Qualquer estrutura deve alocar tarefas e prover a coordenação dos resultados do desempenho. Infelizmente, é mais fácil falar sobre boas estruturas do que efetivamente criá-las. Esta é a razão pela qual você frequentemente lê e ouve falar sobre reestruturar, o processo de modificar a estrutura de uma organização em uma tentativa de melhorar o desempenho. Estrutura formal representa a estrutura oficial da organização. Estrutura informal representa o conjunto de relações não-oficiais entre os membros de uma organização.

5 O que você pode aprender com base em um organograma de uma organização
A divisão de trabalho: posições e títulos mostram como as responsabilidades de trabalho são designadas. Relações de supervisão: as linhas entre as posições mostram quem se reporta a quem. Canais de comunicação: as linhas entre posições mostram canais de comunicação formais. Principais subunidades: as posições que se reportam a um gerente em comum são identificadas como um grupo. Níveis da administração: são mostrados os níveis hierárquicos da administração de cima para baixo.

6 Estruturas Funcionais
Em estruturas funcionais são agrupadas as pessoas com habilidades similares e que realizam tarefas similares. Membros de cada função trabalham dentro de suas áreas de especialização. Se cada área desempenhar bem o seu trabalho, a expectativa é de que o negócio irá operar de maneira bem-sucedida. As principais vantagens de uma estrutura funcional incluem: Economias de escala, com o uso eficiente de recursos. Designação de tarefas consistente com a experiência e o treinamento. Solução de problemas com técnica e alta qualidade. Treinamento profundo e desenvolvimento de habilidades dentro das funções. Clara trajetória de carreira dentro das funções.

7 Estruturas funcionais em um negócio e em uma agência bancária
Empresa de Negócios Presidente Vice-presidente Marketing Vice-presidente Finanças Vice-presidente Produção Vice-presidente RH Agência Bancária Gerente da Agência Gerente Financiamentos Gerente Investimentos Gerente Operações Gerente Custódia

8 Estruturas Divisionais
Uma segunda alternativa tradicional corresponde à estrutura divisional. Ela agrupa pessoas que trabalham no mesmo produto ou processo, que servem a clientes similares e/ou estão localizadas na mesma área ou região geográfica. Estruturas divisionais são comuns em organizações complexas que possuem produtos e serviços múltiplos e diferenciados, que buscam estratégias diversificadas e/ou operam em ambientes competitivos. As vantagens potenciais da estrutura divisional incluem: Maior flexibilidade ao responder a modificações do ambiente. Melhor coordenação entre os departamentos funcionais. Pontos claros de responsabilidade para entrega do produto ou serviço. Especialização concentrada em consumidores específicos, produtos específicos e regiões específicas. Maior facilidade em modificar o tamanho, acrescentando ou excluindo divisões.

9 Estruturas divisionais baseadas em produto, geografia [território], consumidor e processo.
Tipo Foco Exemplo Produto Bem ou serviço produzido Gerente Geral Produtos de mercearia Medicamentos e produtos de toalete Geográfica Localização da atividade Presidente Divisão da Ásia Divisão da Europa Consumidor Consumidor ou cliente servido Administrador da Filial Juventude problemática Cidadãos idosos Processo Atividades como parte do mesmo processo Gerente de Vendas por catálogo Compra de produtos Administração de Vendas

10 Estruturas Matriciais
A estrutura matricial combina elementos tanto da estrutura funcional quanto da estrutura divisional. O objetivo é combinar as vantagens de cada uma delas, minimizando, ao mesmo tempo, as desvantagens. Trabalhadores em uma estrutura matricial pertencem a pelo menos dois grupos formais ao mesmo tempo – a um grupo funcional e a uma equipe de produto, de programa ou de projeto. Os trabalhadores também se reportam a duas chefias – uma dentro da função e a outra dentro da equipe. Os membros da equipe interfuncional trabalham próximos uns dos outros no sentido de compartilhar a experiência funcional e as informações de modo a solucionar problemas de maneira tempestiva.

11 Ainda sobre Estruturas Matriciais...
As vantagens potenciais das estruturas matriciais incluem o seguinte: Maior cooperação interfuncional em operações. Maior flexibilidade ao atender a demandas que se modificam. Melhor atendimento ao consumidor, incentiva pelos gerentes de projetos. Melhor responsabilidade final pelo desempenho, por intermédio dos gerentes de projetos. Maior solução de problemas no nível de equipe, onde as melhores informações estão disponíveis. Planejamento estratégico aperfeiçoado, uma vez que a alta administração é liberada para se concentrar em questões estratégicas.

12 Estrutura matricial em uma pequena empresa de negócios com múltiplos projetos
Gerente Geral Gerente de Projetos Gerente de Produção Gerente de Engenharia Gerente de Vendas Gerente do Projeto A Gerente do Projeto B Gerente do Projeto C

13 Estruturas de Equipes As equipes representam os pilares das novas formas organizacionais mais horizontalizadas. Estruturas de equipes formalmente designam e utilizam de modo extensivo equipes temporárias e permanentes no sentido de concluir tarefas. (...) Essas equipes são geralmente equipes interfuncionais, compostas de membros de diferentes áreas funcionais de responsabilidade de trabalho.

14 Como uma Estrutura de Equipes utiliza equipes interfuncionais para melhorar as relações laterais
Gerente Geral Gerente de Produção Gerente de Vendas Gerente de Engenharia Gerente de RH Equipe de desenvolvi-mento do novo produto Força-tarefa que valoriza a diversidade Designação de Equipes

15 Estruturas de Redes As novas formas da organização de hoje em dia geralmente utilizam avançada tecnologia da informação, que melhora os elos entre a organização e os elementos do ambiente. Um bom exemplo corresponde à estrutura de rede, na qual um núcleo central da organização é interligada por meio de “redes” de relação com contratações externas e fornecedores externos de serviços essenciais. Esse tipo de organização de rede utiliza a última geração de tecnologia computacional e de informações com o objetivo de apoiar uma mistura alternada de alianças estratégicas e contratos de negócios, que sustentam operações sem os custos inerentes ao fato de se ter que possuir todos os componentes.

16 Tecnologia Computacional e Tecnologia da Informação
Uma estrutura de rede para um negócio de varejo baseado em comércio eletrônico e vendas por catálogo Empresa estrangeira de fabricação e montagem Empresa de depósito alfandegado Suporte de Rede Tecnologia Computacional e Tecnologia da Informação Núcleo do Negócio Tecidos e mobiliário encomendados por correio Estúdio de projeto dos móveis Empresa nacional de administração contábil e financeira Outras empresas de mobiliário que compartilham o catálogo de encomendas por correio

17 Organizações sem Fronteiras
É cada vez mais popular, hoje em dia, falar sobre criar uma organização sem fronteiras que elimine fronteiras internas, fazendo ligações entre as partes, e fronteiras externas, por meio de ligações com o ambiente externo. A organização sem fronteiras pode ser vista como uma combinação das estruturas de equipe com as estruturas de rede, acrescentando-se a “temporalidade”. No contexto interno, o trabalho de equipe e a comunicação – espontânea, quando necessária, e intensa – substituem linhas formais de autoridade. Existe uma ausência de fronteiras que tradicional e estruturalmente separam membros da organização um do outro. No contexto externo, as necessidades organizacionais são atendidas por meio de uma mistura alternada de contratos externos e alianças de operação que se formam e se desfazem, à media que as circunstâncias se modificam.

18 A organização sem fronteiras eliminou barreiras internas e externas
Fronteiras externas variam à medida que tudo se modifica juntamente com as necessidades/oportunidades que se modificam. A C Tempo 1 A C P&D B E Tempo 3 Produção Vendas C Compras Distribuição B Tempo 2 Fronteiras internas são eliminadas à medida que as pessoas trabalham conjuntamente, conforme se faça necessário

19 Amplitude de Controle Representa o número de subordinados que se reportam diretamente a um gerente. Quando a amplitude de controle é “estreita”, somente algumas poucas pessoas são diretamente supervisionadas; uma “grande” amplitude de controle indica que o gerente supervisiona muitas pessoas. Organizações verticalizadas são mais onerosas e podem ser menos eficientes, menos flexíveis e menos sensíveis às necessidades dos consumidores do que organizações mais achatadas. A tendência atual é no sentido de maiores amplitudes de controle, que diminuem as cadeias de comando e aumentam a autonomia de poder do trabalhador.

20 Maior amplitude de controle cria uma estrutura “achatada”
Como a amplitude de controle cria estruturas “achatadas” versus estruturas “verticalizadas” Gerente Maior amplitude de controle cria uma estrutura “achatada” Gerente Geral A amplitude de controle mais estreita cria uma estrutura “verticalizada” Chefe da Equipe A Chefe da Equipe B

21 Alguns conceitos relevantes:
Delegação representa o processo de distribuir e confiar trabalho para outras pessoas. Centralização representa a concentração de autoridade para a maior parte das decisões no primeiro escalão de uma organização. Descentralização representa a dispersão da autoridade, no sentido de tomar decisões ao longo de toda uma organização.

22 Regras básicas para a delegação efetiva
Escolha cuidadosamente a pessoa para quem delegar. Defina a responsabilidade; torne clara a designação. Faça acordos sobre objetivos e padrões de desempenho. Faça acordos sobre um cronograma de desempenho. Dê autoridade; permita que a outra pessoa aja de maneira independente. Mostre confiança na outra pessoa. Forneça apoio para o desempenho. Reconheça e incentive o progresso. Ajude quando as coisas derem errado. Não esqueça sua responsabilidade final para com resultados ligados ao desempenho.

23 Cultura Organizacional e Modelo Organizacional
Aula 9 Cultura Organizacional e Modelo Organizacional SCHERMERHORN, John R. Administração : conceitos fundamentais. Rio de Janeiro: LTC, 2006