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Algébrica | Intra Gestor de Frotas Conferência | 23 de Maio de 2012 | Hotel Fénix | Lisboa.

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1 Algébrica | Intra Gestor de Frotas Conferência | 23 de Maio de 2012 | Hotel Fénix | Lisboa

2 Enquadramento da Gestão de Frotas na Realidade Atual Caracterização da Frota dos SMAS de Oeiras e Amadora Vantagens da associação das TIC à Gestão de Frotas As mais-valias da Georreferenciação Em que medida a Georreferenciação contribuiu para a opção por um Sistema de Gestão Partilhada de Viaturas Apresentação

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4 Factos: A Gestão de Viaturas não é o Core Business dos SMAS As Viaturas são Ferramentas Indispensáveis ao bom Funcionamento dos Serviços É necessário Otimizá-las (gestão mais eficiente dos dinheiros públicos) Contexto Atual de Contração Económica e Constrangimento Orçamental Crescentes Exigências da Sociedade Serviços Públicos cada vez mais Capazes (servir melhor e com menos gastos) A Implementação das TIC vem assim atuar como um Processo Facilitador A Implementação das TIC vem assim atuar como um Processo Facilitador

5 Enquadramento da Gestão de Frotas na Realidade Atual Caracterização da Frota dos SMAS de Oeiras e Amadora Vantagens da associação das TIC à Gestão de Frotas As mais-valias da Georreferenciação Em que medida a Georreferenciação contribuiu para a opção por um Sistema de Gestão Partilhada de Viaturas Apresentação

6 Gestão de Frota Eficiente Aumento da Qualidade (foco no cliente) Sustentabilidade Financeira Desenvolvimento de TIs (modernização) Relatórios de Gestão (suporte à decisão) Fazer + com – Maior Racionabilidade, Transparência e Credibilidade Maior Controle / Monitorização (menos abusos) Redução da Despesa Pública (menos custos e desperdícios) Crise Económica Contração Constrangimento Orçamental Meta: Atingir a Excelência Operacional Aumento da Produtividade (maior flexibilidade) Otimização de Recursos

7 A gestão de frotas é assim hoje um processo complexo e crítico, sobretudo nesta era da informação, transparência e eficiência, e em que a orçamentação é cada vez mais criteriosa e rigorosa Com esse intuito os SMAS têm associado TIC à Gestão da Frota, nomeadamente através da: Implementação de um Software de Gestão de Frota Georreferenciação de Viaturas (e dentro em breve) de um Sistema de Gestão Partilhada de Viaturas

8 Vantagens da associação das TIC à Gestão de Frotas As mais-valias da Georreferenciação Em que medida a Georreferenciação contribuiu para a opção por um Sistema de Gestão Partilhada de Viaturas Caracterização da Frota dos SMAS de Oeiras e Amadora Enquadramento da Gestão de Frotas na Realidade Atual Apresentação

9 Propriedade das Viaturas e Máquinas e Tendências ANTERIORMENTE ATUALMENTE Retração do Mercado de 2ª Mão

10 Nos SMAS essa percentagem de custos corresponde apenas a: 3,2 % Não obstante tratam-se de Dinheiros Públicos impondo-se uma Gestão Rigorosa Daí a aposta dos SMAS nas TIC como uma mais-valia para os seus Gestores (em termos de Presente e Futuro) Por norma as Frotas são responsáveis por uma percentagem significativa dos custos de uma Organização, sendo crucial o recurso às TIC para uma Gestão mais Eficiente Por norma as Frotas são responsáveis por uma percentagem significativa dos custos de uma Organização, sendo crucial o recurso às TIC para uma Gestão mais Eficiente

11 Vantagens da associação das TIC à Gestão de Frotas As mais-valias da Georreferenciação Em que medida a Georreferenciação contribuiu para a opção por um Sistema de Gestão Partilhada de Viaturas Caracterização da Frota dos SMAS de Oeiras e Amadora Enquadramento da Gestão de Frotas na Realidade Atual Apresentação

12 GESTÃO DE FROTASDE FROTASTICGESTÃO TIC LocalizaçãoGeográfica de Viaturas KPIs Software de Gestão de Frotas Software de Gestão de Combustíveis (on-line) Plataforma de Aquisições e de Compras Públicas Software de Gestão Partilhada de Viaturas Business Intel (GOPs) Era da Informação e do Conhecimento Acesso a um vasto conjunto de relatórios Maior capacidade de análise Maior número de KPIs Por via da Integração das TIC, entre si, e com a Gestão de Frotas + Controle e Rigor - Custos + Transparência e Credibilidade Visão + alargada Gestão + Eficiente GOPs – Grandes Opções do Plano (Orçamento) NOVO

13 Não basta ter uma grande quantidade de informação, é necessário geri-la e integrá-la agregando valor às tomadas de decisão

14 As mais-valias da Georreferenciação Em que medida a Georreferenciação contribuiu para a opção por um Sistema de Gestão Partilhada de Viaturas Vantagens da associação das TIC à Gestão de Frotas Caracterização da Frota dos SMAS de Oeiras e Amadora Enquadramento da Gestão de Frotas na Realidade Atual Apresentação

15 Para os SMAS esses Vetores são: Aumento da Performance/Produtividade Redução de Custos Aumento da Segurança Poupança de Combustível Controlo da Frota (com uma Visão Global da Atividade das Viaturas) Independentemente da Solução da Implementada a Georreferenciação produz Vantagens em diversos Vetores

16 - Aumento da Performance/Produtividade: Diminuição dos Abusos com Viagens Realizadas Indevidamente ( Controle; Kms realizados; Tempo despendido fora do serviço) Maior Capacidade e Rapidez de Resposta (Por via da localização em tempo real das viaturas e escalonamento da mais próxima) 1º VETOR - Redução de Custos: Diminuição dos Abusos com Viagens Realizadas Indevidamente ( Kms realizados; Desgaste; Combustível gasto; Custos) Rentabilização e Otimização da Frota ( Noção das taxas e períodos de utilização; Capacidade de reafetação e/ou partilha de viaturas; Probabilidade de redução do nº de viaturas da frota) 2º VETOR

17 - Redução de Custos (continuação): Redução dos Excessos de Velocidade ( Acidentes; Desgaste; Combustível gasto; Custos) Sensibilização dos Utilizadores para uma condução mais económica ( Noção do perfil dos condutores; Ações de Formação/Sensibilização; Desgaste de pneus; Combustível gasto; Custos) Outros Fatores que contribuem para a Redução de Custos: Planeamento de Rotas ( Eficiência; Rentabilização; Produtividade; Combustível gasto; Custos) Possibilidade de Evitar o Roubo de Combustível ( Combustível roubado; Perdas/Custos) 2º VETOR Dispositivos não instalados nos SMAS Pouco notório em Frotas com Utilizações Casuísticas

18 - Aumento da Segurança: Redução dos Excessos de Velocidade ( Risco de Acidentes; Riscos para os utilizadores) Possibilidade de Evitar o Roubo do Bem/Património (Por via da identificação em tempo real da localização exata das viaturas e eventual disponibilização desses dados às autoridades ) Outro Fator que o poderá vir a potenciar: Possibilidade de Evitar o Roubo de Combustível – Válido para alguns softwares e mediante a instalação de um dispositivo adicional 3º VETOR

19 - Poupança de Combustível: Diminuição dos Abusos com Viagens Realizadas Indevidamente ( Kms realizados; Consumo de Combustível) Otimização da Frota (Escalonamento da viatura mais próxima de um serviço inesperado; Kms realizados; Consumo de Combustível) Redução dos Excessos de Velocidade ( Consumo de Combustível) Sensibilização dos Utilizadores para uma condução mais económica ( Noção do perfil dos condutores; Ações de Formação/Sensibilização; Consumo de Combustível) Fatores que o potenciam: O Planeamento de Rotas A Deteção de Roubos de Combustível 4º VETOR

20 - Controlo da Frota: Acesso a Novos Indicadores de Suporte à Decisão (Mapas; Imagens de Satélite; Gráficos dos Alertas; Relatórios; Histórico por Viatura) Visão Global da Frota ( 3/4 das viaturas afetas a outras U.O.) Identificar onde intervir Maior Eficiência e Rentabilização (com redução efetiva de custos sem comprometer a disponibilidade) 5º VETOR Requer no entanto uma constante: Monitorização Informação/sensibilização dos colaboradores e suas chefias Rota em Tempo Real Rotas do último mês Percursos de 1 dia O que NÃO é observado, monitorizado, registado e comunicado, NÃO é analisado, ajustado e/ou alterado comprometendo o desenvolvimento

21 Em que medida a Georreferenciação contribuiu para a opção por um Sistema de Gestão Partilhada de Viaturas As mais-valias da Georreferenciação Vantagens da associação das TIC à Gestão de Frotas Caracterização da Frota dos SMAS de Oeiras e Amadora Enquadramento da Gestão de Frotas na Realidade Atual Apresentação

22 Ao permitir-nos constatar: As Movimentações das Viaturas E as Taxas de Utilização e Períodos de Ocupação O que aliado aos indicadores retirados do Software de Gestão de Frotas, nos proporcionou: A comprovação de uma realidade (passível de melhoria) Suporte à justificação da proposta de melhoria apresentada O Know How obtido por intermédio da Georreferenciação facultou-nos uma Visão Global do Funcionamento da Frota O Know How obtido por intermédio da Georreferenciação facultou-nos uma Visão Global do Funcionamento da Frota

23 A Georreferenciação contribuiu para a decisão por um Sistema de Gestão Partilhada de Viaturas A Georreferenciação contribuiu para a decisão por um Sistema de Gestão Partilhada de Viaturas Ao permitir comprovar: A Existência de um número razoável de viaturas subutilizadas Baixas Taxas de Utilização Vs Elevados Períodos de Ocupação Poucos Kms realizados => (Custo por Km elevado, em AOV) Foi assim possível: Contrapor os diversos obstáculos criados pelas U.O. face a uma eventual Redução de Viaturas Obter uma decisão favorável para a criação de um Novo Modelo de Gestão, recorrendo à partilha =>

24 Algébrica | Intra Gestor de Frotas Conferência | 23 de Maio de 2012 | Hotel Fénix | Lisboa If you keep doing what youve always done, youll keep getting what youve always gotten Kenneth Blanchard


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