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Disciplina: OS&M AULA 2 Assunto: Funções da área ou setor de OS&M Prof Ms Keilla Lopes Mestre em Administração pela UFBA Especialista em Gestão Empresarial.

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1 Disciplina: OS&M AULA 2 Assunto: Funções da área ou setor de OS&M Prof Ms Keilla Lopes Mestre em Administração pela UFBA Especialista em Gestão Empresarial pela UEFS Graduada em Administração pela UEFS Contatos: MSN: Blog: keillalopes.wordpress.com

2 Funções de OS&M 1 - ESTRUTURAÇÃO ORGANIZACIONAL 2 - RACIONALIZAÇÃO DO TRABALHO 3 - DESENVOLVIMENTO ORGANIZACIONAL 4 - CONTROLE DE SISTEMAS ADMINISTRATIVOS 5 – ESTUDOS DE SISTEMAS DE INFORMAÇÃO 6-ACOMPANHAMENTO DE CONSULTORIAS EXTERNAS

3 A área de OSM desenvolve os trabalhos de: 1 - ESTRUTURA ORGANIZACIONAL Projetar a criação, união ou eliminação de unidades, bem como acompanhar a respectiva execução. Descrever e definir o objetivo e as funções de cada uma das unidades organizacionais. Divulgar, nos níveis competentes, os trabalhos desenvolvidos por OSM. Implantar, emitir e divulgar in loco os trabalhos desenvolvidos por sua área. Elaborar, emitir e divulgar as normas, regulamentos e manuais necessários.

4 2 - RACIONALIZAÇÃO DO TRABALHO Definir o fluxo de movimentação de documentos. Definir o fluxo de decisões dos sistemas. Elaborar e acompanhar os estudos de rotinas administrativas. Modificar os métodos de trabalho através da análise e criação de formas alternativas. Atualizar as técnicas administrativas e os sistemas de trabalho. Definir os formulários e demais instrumentos que acompanhem e complementem as soluções operacionais, administrativas e funcionais adotadas. Fazer pesquisas sobre evoluções tecnológicas que possam ser utilizadas pela empresa em suas áreas. Buscar externamente e desenvolver internamente novas opções tecnológicas

5 3 - DESENVOLVIMENTO ORGANIZACIONAL Estudar e definir os ciclos organizacionais. Analisar as alternativas de ação para promover a maturidade organizacional. Avaliar impactos ou desgastes provenientes das ações e dos ciclos. 4 - CONTROLE DE SISTEMAS ADMINISTRATIVOS Análise de viabilidade econômica no desenvolvimento de sistemas. Elaboração de cronogramas físico/financeiro/pessoal para desenvolvimento de trabalhos em suas áreas e em área correlatas. Avaliação de equipamentos, instrumentos e ferramentas à disposição

6 5 – ESTUDOS DE SISTEMAS DE INFORMAÇÃO Análise e definição da amplitude dos níveis organizacionais contemplados. Definição e estruturação dos dados a nível operacional das informações transacionais. Definição e estruturação das atividades dos sistemas de informação para integração e planejamento das informações gerenciais. Definição e estruturação das informações visando proporcionar flexibilidade, adaptabilidade e respostas rápidas à tomada e ao apoio à decisão.

7 6-ACOMPANHAMENTO DE CONSULTORIAS EXTERNAS Acompanhamento e eventual participação nos contratos com consultores (ou analistas) externos que irão atuar na área de OS&M. Controlar os serviços prestados por terceiros em sua área de atuação.

8 Em suma, as atribuições da área de OS&M resumem-se em executar as atividades de levantamento, análise, elaboração e implementação de sistemas administrativos na empresa, relativos a planejamento, direção e controle, referentes a pessoal, a organização e às atividades específicas do departamento. (OLIVEIRA, 2002)

9 CUMPRE LEMBRAR: Na atualidade, a principal função da área de OS&M é analisar o homem como peça fundamental do processo, estuda-se o comportamento das funções e o comportamento dos indivíduos. Assim, as normas ou métodos de trabalho deixam de ser trilhos rígidos e passam a ser trilhas orientadoras. Permite- se abrir espaço para a criatividade e para as metas desafiadoras e outros mecanismos motivacionais para o atingimento dos propósitos da Organização, aliado ao desenvolvimento pessoal e profissional dos empregados. Atualmente é considerado o ideal que os métodos e sistemas sejam desenvolvidos pelas várias unidades organizacionais usuárias, sob a atuação efetiva e o princípio sistêmico da área de OS&M.

10 EVOLUÇÃO DA FUNÇÃO DE OS&M: Dentro dos princípios da Escola Clássica de Administração, o pioneirismo ditava o desenvolvimento dos métodos de trabalho a serem cumpridos rigidamente por seus executores, dando ênfase, exclusivamente, à forma de se fazer o trabalho e ao produto final. Dentro deste princípios, foi iniciada a área de OSM voltada para o desenvolvimento de um sistema "entre quatro paredes" para as várias unidades organizacionais da Empresa, às quais cabia apenas implantação. A prática mostrou inviável esta forma de atuação...

11 A prática mostrou inviável esta forma de atuação uma vez que: não havia comprometimento das unidades com o sistema implantado; Os métodos e os sistemas eram impostos "de cima para baixo" e, não raras vezes, deixado de lado depois de algum tempo; os empregados não se sentiam parte integrante da empresa, uma vez que não eram ouvidos no desenvolvimento dos métodos e sistemas que afetavam diretamente suas atividades; depois de implantado, verificava-se que não atendiam ao usuário, cuja visão e conhecimento específico não eram levados em consideração; choque de poder entre as unidades, com a área de OSM sendo vista como impostora...

12 O resultado da experiência prática: A prática demonstrou que os métodos de trabalho e sistemas devem ser desenvolvidos pelas várias unidades organizacionais usuárias, sob a atuação efetiva do princípio sistêmico da área de OS&M.Esta filosofia de atuação propicia, entre outros aspectos: melhor entrosamento entre as unidades organizacionais usuárias dos processos; maior qualidade dos processos, pois os próprios usuários estarão atuando; maior facilidade de implementação; menor nível de resistência à aceitação, pois os usuários o conhecem os processos desde o início do desenvolvimento e se sentem parte deles. maior nível de conhecimento e treinamento automático dos usuários; menor custo no desenvolvimento e implementação dos processos.

13 Em suma, a evolução da área de OS&M Inicialmente tinha um caráter ditador e um tratamento tópico (local) e só depois deu lugar a uma visão integrada (sistêmica). A preocupação puramente técnica (tayrorista) ganhou um novo ingrediente: o homem. E o caráter intransigente e arbitrário foi sendo substituído por uma atitude de conciliação e de diálogo. Percebe-se que a elevação da produtividade e de eficiências organizacionais deveriam se concentrar, também, no homem. Deveriam ser criadas condições que lhe permitissem o máximo do seu rendimento físico e intelectual, além de condições para mantê-lo satisfeito e motivado. Afinal, OS&M é apenas mais uma das muitas funções da empresa e como todas os outras deve assessorar e contribuir para o objetivo da organização e não, apenas, ditar as normas.

14 Contudo, a função da área de OS&M Não é, apenas, a criação de métodos e sistemas de trabalho resolvendo problemas estruturais de forma ordenada, mas é a efetividade das coisas. È criar organizações consistentes e mantê-las funcionando harmoniosamente. Permitir a evolução e o crescimento das organizações, em termos de tamanho e complexidade. È a preocupação com o sentido lógico de cada operação e de cada sistema. È o questionamento do por quê e do para quê.

15 Considerações finais Nota-se uma tendência atual no sentido de, cada vez mais, enriquecer a função da área de OS&M, que é compatível e acompanha a evolução e sofisticação do meio ambiente onde a empresa se insere. Naturalmente, esta visão não é casuística. Ela é originária do enfoque sistêmico da área de OS&M descrito anteriormente.

16 I ATIVIDADE DE CLASSE Estudo de caso Leia o texto abaixo e depois, com base nos estudos iniciais sobre OS&M, sugestione ao administrador como resolver o problema da sua empresa. Um administrador acaba de ter uma idéia que julga brilhante! Assim, abre a empresa, recruta pessoal, faz investimentos em imóvel, móveis e equipamentos, compra material de expediente (flanelas e toalhas), faz contatos com fornecedores e inicia o empreendimento. De repente, os negócios começam a ir mal.... A produtividade é baixa, a motivação do pessoal é mais baixa ainda, as vendas do serviço prestado são inexistentes, os custos de operação estão longe de serem cobertos e o investimento inicial em vez de retornar continua cada dia mais distante. Eis que o malfadado administrador, em seu desespero, busca um profissional de OS&M para resolver os problemas da sua empresa (fruto de uma idéia que julgava brillhante) Ora, o profissional de OS&M chegou e imediatamente organizou, de maneira harmônica, os recursos humanos, materiais e tecnológicos, diminuindo, assim, os desperdícios dos fatores de produção. Também, empregou métodos de simplificação e de ambientação que aumentou o rendimento e satisfação de cada empregado, fazendo a produção per capita passar de 5 para 10 por hora de trabalho. O profissional de OS&M recebeu seus honorários pelos serviços prestados e o administrador ainda mais feliz acredita que agora sua empresa vai começar a mostrar resultados. Contudo, embora as ações tomadas tenham sido pertinentes, a empresa continua sem mostrar resultados....

17 Referências bibliográficas CRUZ, Tadeu. Sistemas organização métodos. São Paulo: Atlas, CURY, Antônio. Organização e métodos: uma visão holística. 7ª ed. São Paulo: Atlas, 2000 LENER, Walter. Organização, Sistemas e Métodos. 4 ed. São Paulo: Atlas, 1996 OLIVEIRA, Djalma de Pinho Rebouças de. Sistemas, organização e métodos: uma abordagem gerencial. 13ª ed. São Paulo: Atlas, 2002 ROCHA, Luiz Oswaldo Leal - Organização e Métodos: uma Abordagem Prática. São Paulo: Atlas, 1995


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