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Disseminar a Orientação Administrativa nº. O1 da Pró Reitoria de Gestão & Governança, reiterando as datas limites, procedimentos e práticas de natureza.

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2 Disseminar a Orientação Administrativa nº. O1 da Pró Reitoria de Gestão & Governança, reiterando as datas limites, procedimentos e práticas de natureza orçamentária, financeira e patrimonial, identificando os agentes responsáveis. A Orientação Administrativa nº. 01 – PR6 visa à padronização e eficiência do processo de Encerramento do Exercício Financeiro de 2011 e conseqüente abertura do exercício seguinte Objetivo:

3 BASE LEGAL: Lei 4.320, de 17 de março de 1964; Decreto Lei nº , de 23 de dezembro de 1986; Decreto Lei nº 200, de 25 de fevereiro de 1967; Instrução Normativa nº. 205, de 08 de abril de 1988; Decreto de Programação Financeira nº de 1º de março de 2011; Lei nº – LDO de 09 de agosto de 2010; Instrução Normativa nº. 6 de 31 de agosto de 2007; Macro função SIAFI ; Macro função SIAFI ; Macro função SIAFI ; Lei Complementar nº. 101, de 4 de maio de 2000; Portaria Executiva nº. 943 de 18 de julho de 2011, da Secretaria Executiva do MEC; Acórdão nº /2008 do Tribunal de Contas da União.

4 Dirigente Patrimônio/ almoxarifado ComprasFinanceiro Comissão de inventário Agentes envolvidos nas atividades de encerramento:

5 Das atividades dos setores de compras: Os responsáveis pelo setor de compras deverão planejar a entrega dos materiais de consumo e permanente até o dia 09/12/2011 ou após 02/01/2012, a fim de não prejudicar as atividades desenvolvidas pelas comissões de inventário. 09/12/2011 suspender recebimento Não recebimento 02/01/2011 – restabelecer recebimento

6 Inventários de material de consumo / bens móveis: Destinado à comprovar a quantidade e o valor dos bens patrimoniais do acervo de cada unidade gestora existente em 31 de dezembro de cada exercício – constituídas do inventário anterior e das variações patrimoniais ocorridas durante o exercício. Anual De transferência de responsabilidade Inicial De extinção ou transformação Eventual

7 o ajuste dos dados escriturais de saldos e movimentações dos estoques com saldo físico real ; a análise do desempenho das atividades do encarregado do controle através dos resultados obtidos no levantamento físico; o levantamento da situação dos equipamentos e materiais permanentes em uso e das suas necessidades de manutenção e reparos; a constatação de que o bem móvel não é necessário naquela unidade ter uma visão da real situação dos bens existentes na Universidade; identificar os bens não inventariados e tomar as providências necessárias; identificar os bens ociosos e em disponibilidade redistribuindo-os a outras unidades gestoras; identificar os bens inservíveis tomando as devidas providências para seu desfazimento; Benefícios do inventário para o gestor:

8 Inventários de material de consumo / bens móveis (serão autuados processos administrativos para abrigar os inventários) Calendário: Até 30/11/ O dirigente da unidade deverá providenciar a publicação de Portaria de nomeação da comissão de inventário composta de no mínimo 03(três membros) não lotados no respectivo setor. Até 12/12/ O responsável pelo setor deverá encerrar a movimentação de entrada e saída de materiais. Até 12/12/2011 – Os documentos recebidos pelos almoxarifes ou responsáveis pelo patrimônio devem ser enviados para o setor competente para fins de apropriação. Até 12/12/2011 – Os responsáveis pelo setor deverão proceder aos registros ainda não lançados nos controles de almoxarifado / patrimônio.

9 Até 13/12/2011 – O responsável pelo almoxarifado deverá apresentar a comissão relatório similar ao modelo D, anexo da instrução normativa. Em se tratando de inventário de bens móveis o responsável pelo patrimônio deverá providenciar prévia do inventário junto à Divisão de Patrimônio ou imprimir através de senha. Importante, os relatórios referentes ao item anterior devem ser separados e totalizados por subitem conforme plano de contas SIAFI. Até 20/12/2011 – Finalizar os trabalhos da comissão de inventário, entregando o processo na Divisão de Contabilidade De 21 à 23/12/2011 – Análise dos inventários pela Divisão de Contabilidade. Até 29/12/2011 – Data final para a entrega dos inventário que apresentaram inconsistência pela comissão de inventário Inventários de material de consumo / bens móveis (cont.)

10 Comissão de inventário de almoxarifado Receber do almoxarife lista de bens classificada por subitem Conferência física, assinalando na própria lista ou em relatório separado, as divergências, inconsistências e/ou irregularidades encontradas. Comissão de inventário de bens móveis Receber do responsável pelo patrimônio lista de bens classificada por subitem Levantamento das existências físicas dos mesmos, localização e estado de conservação, assinalando na própria lista ou em relatório separado, as divergências, inconsistências e/ou irregularidades encontradas.

11 Comissão de inventário de almoxarifado Preencher e assinar o relatório MOD. E ( TERMO DE CONFERÊNCIA DOS BENS EXISTENTES NO ALMOXARIFADO). Relatório de atividades da comissão, observando se a movimentação e estocagem de material obedece as normas Comissão de inventário de bens móveis Preencher e assinar o relatório MOD. G" (ROTEIRO PARA ELABORAÇÃO DO RELATÓRIO DA COMISSÃO DE INVENTÁRIO DE BENS MÓVEIS EXISTENTES) Relatório de atividades da comissão, observando se a movimentação e guarda do material obedece as normas

12 Comissão de inventário de almoxarifado Os membros da comissão assinam os formulários e relatórios, rubricando as demais peças Entrega do processo de inventário na Divisão de Contabilidade (20/12/2011) Comissão de inventário de bens móveis Os membros da comissão assinam os formulários e relatórios, rubricando as demais peças Entrega do processo de inventário na Divisão de Contabilidade (20/12/2011)

13 Comissão de inventário de almoxarifado Entrega dos processos que apresentaram inconsistências na Divisão de Contabilidade (29/12/2011) Comissão de inventário de bens móveis Entrega dos processos que apresentaram inconsistências na Divisão de Contabilidade (29/12/2011)

14 Das atividades dos setores financeiros Calendário: Até 25/11/2011 – Prazo limite para empenho. É vedada a emissão de empenho em favor das fundações de apoio, bem como em nome da própria UG, sob a alegação de inviabilidade de execução orçamentária temporal. Em 28/11/ A PR3 retornará os créditos orçamentários não utilizados, data improrrogável Até 28/11/2011 – Conciliar as contas listadas abaixo: Fornecedores do exercício Fornecedores de exercícios anteriores RP não processados à liquidar RP não processados liquidados à pagar

15 Até 28/11/ o saldo da Conta Empenhos à Liquidar, deverão ser ajustados com base nos compromissos já assumidos, devendo-se proceder a anulação total ou parcial daquelas Notas de Empenho em desacordo com a legislação vigente ou àquelas não passíveis de execução. No dia 05/01/2012 será feita a inscrição automática dos Restos a Pagar Não Processados de Até 28/11/2011 – O dirigente da unidade deverá encaminhar memorando à Divisão de Contabilidade informando os empenhos que devem ser inscritos em Restos á pagar Importante: a Orientação Administrativa de encerramento do exercício autoriza o cancelamento dos empenhos não enumerados, assim como todos àqueles cujas unidades não de manifestarem tempestivamente.

16 Até 13/12/2011 – Data limite para apropriação no CPR, das despesas de material de consumo assim como material permanente. Até 31/12/2011 – Data limite para apropriação de serviços e encargos. Darf´s e GPS deverão ser recolhidos na mesma data do pagamento do principal ao beneficiário. Até 31/12/2011 – Atualizar o Rol de Responsáveis através da transação atuagente (070301).

17 Consumo Imediato RMA Zerado Material de consumo em estoque Registrar as aquisições como materiais estocáveis providenciando a baixa por ocasião do consumo.

18 Contas que não devem conter saldo no encerramento do exercício Contas que não devem conter saldo no encerramento do exercício : ContaTítulo DARF à emitir GPS à emitir Outros depósitos Depósitos de terceiros Suprimento de fundos Receitas à classificar GRU – Valores em Transito por Estorno de Despesas Ordens Bancárias Canceladas GRU a Classificar

19 Demais conciliações: ContaTítuloCheck list Estoque internoCorresponder ao saldo do RMA e do inventário de almoxarifado XX.00Bens móveisCorresponder ao saldo do RMMBP e do inventário de bens móveis Importações em andamento Registrar as importações através de NL, até 13/12/2011

20 CONFORMIDADE DOS REGISTROS DE GESTÃO CONCEITO: A Conformidade dos Registros de Gestão consiste na certificação dos registros dos atos e fatos de execução orçamentária, financeira e patrimonial incluídos no Sistema Integrado de Administração Financeira do Governo Federal –SIAFI e da existência de documentos hábeis que comprovem as operações. NORMA: Instrução Normativa/STN nº6, de 31/10/2007. Macrofunção Siafi:

21 A CONFORMIDADE DOS REGISTROS DE GESTÃO ABRANGE: Conformidade de Registro de Gestão Conformidade diária Conformidade Documental

22 Verificar se os registros dos atos e fatos de execução orçamentária, financeira e patrimonial efetuados pela UGE foram realizados em observância às normas vigentes; Conformidade Diária Verificar a existência de documentação que suporte as operações registradas. Conformidade Documental

23 Designação : Portaria (formal) Pelo titular da UG Com substituto Função de emitir documentos

24 Designação, excepcionalidade: NÃO PODENDO DESIGNAR SERVIDORES DISTINTOS (EMISSÃO DE DOC. E REG DA CONFORMIDADE) O ORDENADOR DE DESPESA DEVERÁ REGISTRAR A CONFORMIDADE

25 Com restrição Sem restrição Tipos de conformidade

26 Quando a documentação comprovar de forma fidedigna os atos e fatos da gestão. Sem restrição Documentação não comprovar de forma fidedigna os atos e fatos da gestão realizados; Inexistência de documentos que dê suporte aos registros efetuados Registro não espelhar os atos e fatos de gestão realizados e não for corrigida pelo responsável Quando ocorrerem registros não autorizados pelos responsáveis por atos e fatos de gestão Com restrição

27 Exemplos de conformidade com restrição: Cód.510 Erro no campo valor principal Cód. 909 Apropriação de despesa sem documento comprobatório Cód. 216 Erro ou insuficiência no campo observação Cód. 910 Documento comprobatório sem o ateste devido

28 CONRESTREG: Transação do SIAFI para consulta dos códigos de restrições existentes para utilização na Conformidade dos Registros de Gestão (090402)

29 PROCEDIMENTOS PARA O REGISTRO DA CONFORMIDADE DE GESTÃO: 1 - Imprimir o relatório do CONFORMIDADE DE REGISTROS DE GESTÃO, no dia útil seguinte à emissão dos documentos, utilizando se da transação IMPCONFREG (090403);

30 2 - Analisar a documentação comprobatória dos registros constantes no Relatório de Conformidade; 3 - Registrar, em até 3 dias úteis após a emissão do documento no SIAFI, a conformidade, por meio da transação ATUCONFREG (090401), indicando, caso se aplique, os códigos existentes na transação CONRESTREG (020314); 4 - Atualização até o fechamento do mês; 5 - Caso haja registro de restrição passível de correção, o fato deve ser apresentado ao responsável, e caso haja o ajuste, recomenda-se a alteração/retirada da restrição, caso a correção ocorra antes da data fixada para fechamento do mês.

31 Os responsáveis pela conformidade de registro de gestão que por ventura deixaram de executar o registro da conformidade no exercício de 2011, deverão apresentar até 31/12/2011, justificativas com a devida anuência do dirigente da Unidade, a fim de que o documento fique a disposição dos órgãos de controle na administração central.

32 Inovações para 2012: Reformulação do Plano de Contas Conformidade de gestão Registro da depreciação DCTF (apresentação obrigatória) Implantação do Novo CPR Mascarás de Análise e Notas Explicativas

33 Por vezes sentimos que aquilo que fazemos não é senão uma gota de água no mar. Mas o mar seria menor se lhe faltasse uma gota. Madre Teresa de Cálcuta, (27 de Agosto de Setembro 1997) foi uma missionária católica albanesa, nascida na República da Macedônia e naturalizada indiana, beatificada pela Igreja Católica.

34 Diretor da Divisão de Contabilidade: Elias Costa Martins Contato: Telefone: Chefe da Seção de Análise e Conformidade: Nilton Mendes Contato: Telefone: Analistas: Maria Cecília, Adilson Gouvêa, Adalberto Lugon, Jânio Azevêdo, Leonardo Jamir, Maria Edinauda, André Batista e Joubert Santana.


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