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Metodologia de Gestão de Projetos ADMINISTRAÇÃO DE CONFLITOS.

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Apresentação em tema: "Metodologia de Gestão de Projetos ADMINISTRAÇÃO DE CONFLITOS."— Transcrição da apresentação:

1 Metodologia de Gestão de Projetos ADMINISTRAÇÃO DE CONFLITOS

2 2 / 40 ADMINISTRAÇÃO DE CONFLITOSADMINISTRAÇÃO DE CONFLITOS CONFLITO em Projeto É definido como o comportamento de um indivíduo, um grupo ou uma organização que impede ou restringe (pelo menos temporariamente) que sejam atingidos os objetivos desejados do projeto por uma outra parte.

3 3 / 40 ADMINISTRAÇÃO DE CONFLITOSADMINISTRAÇÃO DE CONFLITOS Conflito (José Saramago) A pouco compreensiva atitude que está a impedir uma solução pacífica do diferendo que opõe os participantes...

4 4 / 40 ADMINISTRAÇÃO DE CONFLITOSADMINISTRAÇÃO DE CONFLITOS Conceito de CONFLITO em Projeto –Ainda que conflitos possam impedir que os objetivos de um projeto sejam atingidos, as consequências podem ser benéficas se produzirem novas informações que melhorem o processo decisório. –Conflitos podem causar desintegração de esforços da equipe do projeto.

5 5 / 40 ADMINISTRAÇÃO DE CONFLITOSADMINISTRAÇÃO DE CONFLITOS Questões básicas para tratar conflitos: –Quais são os objetivos do projeto? Podem estar em conflito com objetivos de outros projetos? –Porque os conflitos acontecem? –Como podemos resolver os conflitos? –Há algum tipo de análise preliminar que possa identificar possíveis conflitos antes deles ocorrerem?

6 6 / 40 ADMINISTRAÇÃO DE CONFLITOSADMINISTRAÇÃO DE CONFLITOS OBJETIVOS DO PROJETO [Devem ser específicos, não gerais [não demasiadamente complexos [mensuráveis, tangíveis, verificáveis [de nível apropriado, desafiadores [realísticos e atingíveis [estabelecidos dentro dos limites dos recursos [consistentes com recursos disponíveis ou antecipados [consistentes com os planos, políticas e procedimentos da organização

7 7 / 40 ADMINISTRAÇÃO DE CONFLITOSADMINISTRAÇÃO DE CONFLITOS Recursos da Gerência Alinhar objetivos de projeto com metas da organização, de outras sub-unidades e as dos indivíduos. –bastante mais pró-ativa que reativa; –orientada a resultados, enfatizando realizar; –focada na mudança para melhorar a eficácia individual e organizacional.

8 8 / 40 ADMINISTRAÇÃO DE CONFLITOSADMINISTRAÇÃO DE CONFLITOS Características ]uma abordagem direcionada para planejar e realizar projetos com resultados para a organização ]estratégia de casamento das necessidades individuais com as de projeto ]estabelece a contribuição de cada pessoa e de cada unidade da organização para o projeto

9 9 / 40 ADMINISTRAÇÃO DE CONFLITOSADMINISTRAÇÃO DE CONFLITOS AMBIENTE DE CONFLITO Tipos mais comuns de conflitos: –recursos de mão-de-obra (manpower) –equipamentos e facilidades –despesas de capital –custos –opiniões técnicas e restrições (trade-offs) –prioridades –procedimentos administrativos –programação de serviços –responsabilidades –disputas pessoais

10 10 / 40 ADMINISTRAÇÃO DE CONFLITOSADMINISTRAÇÃO DE CONFLITOS AMBIENTE DE CONFLITO Intensidade relativa dos conflitos varia com: –intensidade e proximidade das restrições do projeto; –aumento ou redução das restrições; –características próprias do ciclo do projeto; –da pessoa com quem os conflitos ocorrem e sua posição na organização Conflitos benéficos: –disputas entre soluções técnicas alternativas para o mesmo problema; –conflitos entre visões alternativas de soluções para atender a regras de negócio

11 11 / 40 ADMINISTRAÇÃO DE CONFLITOSADMINISTRAÇÃO DE CONFLITOS AMBIENTE DE CONFLITO oFatores que influenciam: Riscos técnicos no desenvolvimento Riscos para a empresa com consequências financeiras ou perda de competitividade Prazos de entrega e urgência Penalidades para atrasos de entrega Economias esperadas, aumento de lucros e retorno de investimentos Importância do cliente face ao porte do projeto Impacto em outros projetos e em organizações vinculadas Impacto em uma linha de produto

12 12 / 40 ADMINISTRAÇÃO DE CONFLITOSADMINISTRAÇÃO DE CONFLITOS Razões de conflitos em projetos: Diversidade de especialidades entre os participantes do projeto; Baixo grau de autoridade do gerente do projeto para premiar e punir; Pouco entendimento comum da equipe do projeto dos seus objetivos específicos (relativos a custo, prazos, performance); Excesso de ambiguidade na compreensão do projeto por sua equipe; David Wilemon os identifica em Managing Conflict in Temporary Management Situations - The Journal of Management Studies

13 13 / 40 ADMINISTRAÇÃO DE CONFLITOSADMINISTRAÇÃO DE CONFLITOS Razões de conflitos em projetos Pouca concordância entre os participantes da equipe sobre a ordenação dos objetivos do projeto; Baixa aceitação do sistema de gerenciamento do projeto pelos membros das áreas funcionais, por preocupação de usurpação de seu papel usual; Baixo grau de interdependência entre as partes componentes do projeto; Falta de cooperação entre as áreas funcionais de um projeto.

14 14 / 40 ADMINISTRAÇÃO DE CONFLITOSADMINISTRAÇÃO DE CONFLITOS GERÊNCIA DE CONFLITOS Uma Pesquisa de Thamhain e Wilemon: 150 gerentes de várias empresas orientadas a tecnologia questionário para colher dados discussão com vários gerentes de projetos selecionados sobre o assunto em investigação

15 15 / 40 ADMINISTRAÇÃO DE CONFLITOSADMINISTRAÇÃO DE CONFLITOS GERÊNCIA DE CONFLITOS definição de três variáveis para medição: intensidade média de 7 conflitos potenciais determinantes sobre toda a vida do projeto; a intensidade das 7 fontes de conflito sobre as 4 fases do ciclo de vida do projeto; maneiras de resolver conflitos usadas pelos gerentes de projeto.

16 16 / 40 ADMINISTRAÇÃO DE CONFLITOSADMINISTRAÇÃO DE CONFLITOS GERÊNCIA DE CONFLITOS As 7 fontes principais de conflito: Conflito sobre prioridades de projeto Conflito sobre procedimentos administrativos Conflito sobre opiniões técnicas e restrições de desempenho Conflitos sobre recursos de mão-de-obra Conflitos sobre custos Conflitos sobre prazos e cronogramas Conflitos de personalidades

17 17 / 40 ADMINISTRAÇÃO DE CONFLITOSADMINISTRAÇÃO DE CONFLITOS GERÊNCIA DE CONFLITOS As 4 fases do ciclo de vida de um projeto: ]formação (caracterização, planejamento e aprovação da execução) do projeto ]construção (organização do trabalho, colocação em funcionamento, estruturação da solução) do projeto ]implementação (desenvolvimento, testes, treinamento e implantação) do projeto ]finalização (operacionalização, avaliação do funcionamento e entrega da documentação final) do projeto

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19 19 / 40 ADMINISTRAÇÃO DE CONFLITOSADMINISTRAÇÃO DE CONFLITOS INTENSIDADE do CONFLITO FASE DE FORMAÇÃO DO PROJETO CONFLITO DE PRAZO CONFLITO DE PRIORIDADES CONFLITO S/MÃO-DE-OBRA CONFLITO S/OPINIÕES TÉCNICAS CONFLITOS S/PROCEDIMENTOS CONFLITOS S/ CUSTOS CONFLITOS S/PERSONALIDADES

20 20 / 40 ADMINISTRAÇÃO DE CONFLITOSADMINISTRAÇÃO DE CONFLITOS Características da fase de FORMAÇÃO: prioridades devem ser estabelecidas para o projeto e pode haver divergências entre usuários e dentro da equipe; os procedimentos administrativos que podem causar conflitos dizem respeito à subordinação do gerente do projeto, participação dos clientes, níveis de autoridade

21 21 / 40 ADMINISTRAÇÃO DE CONFLITOSADMINISTRAÇÃO DE CONFLITOS RECOMENDAÇÕES - EVITAR CONFLITOS NA FASE DE FORMAÇÃO PRIORIDADES Definir planos claramente Decisões devem ser tomadas em conjunto com as partes PROCEDIMENTOS Desenvolver procedimentos administrativos operacionais detalhados para serem seguidos no projeto. Assegurar aprovação dos administradores chave Fazer atas de entendimento entre partes PRAZOS Desenvolver compromissos antes do projeto começar sobre prazos Prever os impactos das outras prioridades departamentais e seus possíveis impactos

22 22 / 40 ADMINISTRAÇÃO DE CONFLITOSADMINISTRAÇÃO DE CONFLITOS INTENSIDADE do CONFLITO FASE DE CONSTRUÇÃO DO PROJETO CONFLITO DE PRAZO CONFLITO DE PRIORIDADES CONFLITO S/MÃO-DE-OBRA CONFLITO S/OPINIÕES TÉCNICAS CONFLITOS S/PROCEDIMENTOS CONFLITOS S/ CUSTOS CONFLITOS S/PERSONALIDADES

23 23 / 40 ADMINISTRAÇÃO DE CONFLITOSADMINISTRAÇÃO DE CONFLITOS Características da fase de CONSTRUÇÃO: prioridades devem ser negociadas entre pessoal das equipes cliente e de projeto; prazos geram muitos conflitos nesta fase em que os participantes devem assumir a responsabilidade por cumprir prazos definidos por superiores; procedimentos administrativos que podem causar conflitos dizem respeito à organização interna da equipe do projeto

24 24 / 40 ADMINISTRAÇÃO DE CONFLITOSADMINISTRAÇÃO DE CONFLITOS RECOMENDAÇÕES - EVITAR CONFLITOS FASE DE CONSTRUÇÃO PRIORIDADES Prover alimentação efetiva de previsões dos planos das áreas de projeto e suas necessidades através das reuniões de acompanhamento do projeto PRAZOS Atualize a programação do projeto em cooperação com suas áreas funcionais PROCEDIMENTOS Fazer planos de contingência administrativos nos principais assuntos

25 25 / 40 ADMINISTRAÇÃO DE CONFLITOSADMINISTRAÇÃO DE CONFLITOS INTENSIDADE do CONFLITO FASE DE IMPLEMENTAÇÃO DO PROJETO CONFLITO DE PRAZO CONFLITO DE PRIORIDADES CONFLITO S/MÃO-DE-OBRA CONFLITO S/OPINIÕES TÉCNICAS CONFLITOS S/PROCEDIMENTOS CONFLITOS S/ CUSTOS CONFLITOS S/PERSONALIDADES

26 26 / 40 ADMINISTRAÇÃO DE CONFLITOSADMINISTRAÇÃO DE CONFLITOS Características da fase de IMPLEMENTAÇÃO: prazos se tornam o mais forte ponto de conflitos entre grupos da equipe; discussões técnicas sobre a forma de implementar soluções e sobre as dificuldades de utilizar tecnologias novas; problemas de falta e realocação de mão- de-obra são muito freqüentes.

27 27 / 40 ADMINISTRAÇÃO DE CONFLITOSADMINISTRAÇÃO DE CONFLITOS RECOMENDAÇÕES - EVITAR CONFLITOS FASE DE IMPLEMENTAÇÃO MÃO-DE-OBRA Monitorar o progresso real do trabalho. Comunicar resultados que afetam as partes. Prever problemas e considerar alternativas. Identificar potenciais focos de dificuldades necessitando vigilância próxima. PRAZOS Solucionar cedo os problemas técnicos. Comunicar restrições de prazo e de orçamento para pessoal técnico. Enfatizar necessidade de testes técnicos. Facilitar acordos para chegar a arquitetura final TÉCNICOS Prever e comunicar cedo requisitos de mão- de-obra. Estabelecer estes requisitos com grupos funcionais e chefias intermediarias.

28 28 / 40 ADMINISTRAÇÃO DE CONFLITOSADMINISTRAÇÃO DE CONFLITOS INTENSIDADE do CONFLITO FASE DE FINALIZAÇÃO DO PROJETO CONFLITO DE PRAZO CONFLITO DE PRIORIDADES CONFLITO S/MÃO-DE-OBRA CONFLITO S/OPINIÕES TÉCNICAS CONFLITOS S/PROCEDIMENTOS CONFLITOS S/ CUSTOS CONFLITOS S/PERSONALIDADES

29 29 / 40 ADMINISTRAÇÃO DE CONFLITOSADMINISTRAÇÃO DE CONFLITOS Características da fase de FINALIZAÇÃO: prazos geralmente ultrapassados geram discussões relevantes entre clientes e equipe do projeto. Os problemas decorrem de problemas que vem de fases anteriores; são grandes os problemas de relacionamento resultantes dos desgastes no decorrer do projeto e das incertezas do futuro; problemas de mão-de-obra para finalizar o projeto - necessidade de realocações

30 30 / 40 ADMINISTRAÇÃO DE CONFLITOSADMINISTRAÇÃO DE CONFLITOS RECOMENDAÇÕES - EVITAR CONFLITOS FASE DE FINALIZAÇÃO Monitorar de perto o ciclo de vida do projeto. Considerar realocação de mão-de-obra disponível para áreas críticas do projeto com problemas de escorregamento de prazos. Resolver problemas técnicos que resultem em prazos adicionais. PRAZOS Desenvolver planos para realocar mão-de-obra para fechar o projeto. Manter relações harmoniosas com a equipe do projeto e os grupos de suporte. Tentar distensionar o ambiente de alto- stress PERSONALIDADE MÃO-DE-OBRA

31 31 / 40 ADMINISTRAÇÃO DE CONFLITOSADMINISTRAÇÃO DE CONFLITOS Atitudes gerenciais para resolver conflitos: o DESISTENTE - não participa dos desacordos e deixa que se resolvam sozinhos; o SUAVE - desenfatiza as discordâncias e enfatiza áreas de entendimento; o COMPROMISSADOR - busca obter soluções de compromisso entre as partes em disputa - política de dar e tirar o FORÇADOR - exerce seu ponto de vista apoiando uma das partes - situação tipo ganha-perde o CONFRONTADOR - provoca conflito direto entre os envolvidos Conveniência dos diversos modos de resolução de conflitos

32 32 / 40 ADMINISTRAÇÃO DE CONFLITOSADMINISTRAÇÃO DE CONFLITOS PERFIL DE SOLUÇÃO DE CONFLITOS % DE GERENTES DE PROJETO CUJO ESTILO REJEITA ESTE MODO DE SOLUÇÃO DE CONFLITO % DE GERENTES DE PROJETO CUJO ESTILO É FAVORÁVEL A ESTE MODO DE SOLUÇÃO DE CONFLITO 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% CONFRONTADOR COMPROMISSADOR SUAVE FORÇADOR DESISTENTE

33 33 / 40 ADMINISTRAÇÃO DE CONFLITOSADMINISTRAÇÃO DE CONFLITOS

34 34 / 40 ADMINISTRAÇÃO DE CONFLITOSADMINISTRAÇÃO DE CONFLITOS GERENCIAMENTO DE CONFLITOS –OBSERVAÇÕES PRELIMINARES Estudar o problema e colecionar todas as informações disponíveis Desenvolver a abordagem situacional ou a metodologia que será adotada Estabelecer a atmosfera ou o clima adequado à busca da solução

35 35 / 40 ADMINISTRAÇÃO DE CONFLITOSADMINISTRAÇÃO DE CONFLITOS GERENCIAMENTO DE CONFLITOS –ESTABELECENDO A ATMOSFERA ADEQUADA Criar desejo de participar da solução em si próprio e nos outros participantes Estabelecer claramente os objetivos da reunião que será feita para resolver o assunto - estabelecer credibilidade e sanções

36 36 / 40 ADMINISTRAÇÃO DE CONFLITOSADMINISTRAÇÃO DE CONFLITOS GERENCIAMENTO DE CONFLITOS REUNIÃO DE CONFRONTAÇÃO Abertura da reunião Coletar informações e sentimentos Definir o problema: esclarecer todas as posições Compartilhar informações Estabelecer prioridades Organizar grupos para análise de alternativas Resolvendo o problema: envolvimento e compromisso

37 37 / 40 ADMINISTRAÇÃO DE CONFLITOSADMINISTRAÇÃO DE CONFLITOS GERENCIAMENTO DE CONFLITOS REUNIÃO DE CONFRONTAÇÃO Desenvolvendo um plano de ação - compromisso de cada envolvido em cumprir o estabelecido Implementando o plano de ação Follow-up: obter feedback na implementação do plano de ação

38 38 / 40 ADMINISTRAÇÃO DE CONFLITOSADMINISTRAÇÃO DE CONFLITOS GERENCIAMENTO DE CONFLITOS POR QUE AS PESSOAS DISCORDAM? 1. Não está claro do que se trata As opiniões são diferentes quanto às causas ou alternativas de solução As razões são baseadas em sucessos ou fracassos anteriores, envolvendo experiências pessoais, animosidades etc

39 39 / 40 ADMINISTRAÇÃO DE CONFLITOSADMINISTRAÇÃO DE CONFLITOS GERENCIAMENTO DE CONFLITOS AS PESSOAS DISCORDAM - O QUE FAZER A RESPEITO? 1. Não está claro do que se trata... Esclareça! 2. As opiniões são diferentes quanto às causas ou alternativas de solução... Analise! 3. As razões são baseadas em sucessos ou fracassos anteriores, envolvendo experiências pessoais, animosidades etc... Passe para outra ocasião, resolva isso primeiro!

40 40 / 40 ADMINISTRAÇÃO DE CONFLITOSADMINISTRAÇÃO DE CONFLITOS Administrar a ausência de conflitos Significa provavelmente que as pessoas estão desinteressadas ou intimidadas, pouco à vontade para externar suas idéias ou opiniões Vamos todos ao cinema? Um pode preferir o teatro, Outro já viu o filme O terceiro queria jantar, pois estava com fome O quarto tinha outro compromisso... Mas para evitar o conflito, foram todos ao cinema e se chatearam... Dicas para administrar conflitos

41 41 / 40 ADMINISTRAÇÃO DE CONFLITOSADMINISTRAÇÃO DE CONFLITOS Um estudo de caso opcional projects/cases/cheating.html projects/cases/cheating.html A Case of Cheating? by Clyde Freeman Herreid, University at Buffalo, State University of New York I couldn't stand it! I had to move. They were cheating. I study hard for this course to get my "A," and they were cheating! I had to get out of there."


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