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NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA. Ana Luzia de Sá Magalhães Bibliotecária – Especialista em Ciência da Informação e em Gestão de Arquivo.

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1 NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA

2 Ana Luzia de Sá Magalhães Bibliotecária – Especialista em Ciência da Informação e em Gestão de Arquivo.

3 Técnicas de arquivamento 1CONCEITOS FUNDAMENTAIS: arquivologia, informação, suporte, documento, ciclo vital dos documentos, princípios. 2CLASSIFICAÇÃO DOS ARQUIVOS 3 ORGANIZAÇÃO DE ARQUIVO CORRENTE: Gestão Documental, Correspondência, Protocolo 4 MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO

4 ARQUIVOLOGIA

5 O que é Arquivologia ? É a ciência que estuda as funções do arquivo e os princípios e técnicas a serem observados na produção, organização, guarda, preservação e utilização dos arquivos, também chamada Arquivística ( Dicionário de terminologia arquivística). Está vinculada à Ciência da Informação.

6 OBJETO DA ARQUIVÍSTICA É o conhecimento da natureza dos arquivos e das teorias, métodos e técnicas a serem observados na sua constituição, organização, desenvolvimento e utilização.

7 OBJETIVO DA ARQUIVÍSTICA É o acesso à informação contida nos arquivos::  seja aquela que é imprescindível para a tomada de decisões e para o funcionamento da administração de instituições públicas e privadas;  seja a que possui valor testemunhal dos direitos do cidadão;  ou ainda, a que possui valor histórico-cultural por se constituírem em registro de ações das sociedades passadas.

8 ARQUIVÍSTICA ARQUIVÍSTICA  Princípios e técnicas a serem observados na constituição, organização, desenvolvimento, e utilização dos arquivos.  Técnica e prática voltadas à aplicação de conhecimentos teóricos e experiências às tarefas de produzir, arranjar, descrever, difundir, utilizar e tornar acessíveis aos usuários, os acervos arquivísticos.  O termo arquivística tem sido empregado, também, como designativo da técnica de organização e política de arquivos de um país ou região geográfica.

9 NECESSIDADE DE INFORMAÇÃO O que leva uma pessoa a procurar informação? 1.Resolução de problemas. 2.Objetivos específicos. 3.Necessidade de ampliar o conhecimento.

10 Documento Base Material papel, Cd, filme etc. Conteúdo Suporte Informação

11 DEFINIÇÕES IMPORTANTES DOCUMENTO ≠ INFORMAÇÃO ≠ DOCUMENTAÇÃO DOCUMENTO É a unidade de registro de informações, qualquer que seja o suporte ou formato INFORMAÇÃO é a noção, idéia, ou mensagem contida no documento -é o fator básico para o desenvolvimento de qualquer atividade humana DOCUMENTAÇÃO é conjunto de todos os documentos, ou seja, dos processos anteriores já elaborados ( produção, elaboração, difusão)

12 DOCUMENTAÇÃO

13 ELEMENTOS DE CARACTERIZAÇÃO DOS DOCUMENTOS • SUPORTE – material sobre o qual as informações são registradas • FORMA- é a sua condição: rascunho, original, cópia. • FORMATO - configuração física conforme: suporte e confecção (livro, cartaz, mapa, filme, globo, etc.) • GÊNERO - determinado pela configuração dos signos • ESPÉCIE – configuração conforme a disposição e a natureza das informações, como: carta, relatório, contrato Textual – palavra escrita Especial - audiovisual, iconográfico, multimeios.

14 Documento de Arquivo São todos os documentos que, produzidos e/ou recebidos por uma pessoa física ou jurídica, pública ou privada, no exercício de suas atividades, constituem elementos de prova ou de informação. Formam um conjunto orgânico, refletindo as atividades a que se vinculam expressando os atos de seus produtores no exercício de suas funções (PAES, 2004).

15 Arquivo: Noções fundamentais

16 ARQUIVO conjunto de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter públicas, e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos. (LEI 8.159/91) - FUNÇÃO BÁSICA– guarda e conservação dos documentos - FINALIDADE – servir à administração CONCEITOS IMPORTANTES

17 17

18 Lei de 8 de janeiro de 1991 Dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências. Art. 1º - É dever do Poder Público a gestão documental e a proteção especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação.

19 IMPORTÂNCIA DO ARQUIVO A importância do arquivo para a instituição está ligada ao aumento expressivo do volume de documentos que a mesma utiliza no exercício de suas atividades e a necessidade de se estabelecerem critérios de guarda e de eliminação de documentos, quando estes já não são mais úteis para a organização. A adoção de técnicas arquivísticas adequadas permite não apenas a localização eficiente da informação desejada, mas também a economia de recursos para a instituição.

20 O termo arquivo pode também ser usado para designar: •Conjunto de documentos; •Móvel para guarda de documentos; •Local onde o acervo documental deverá ser conservado; •Órgão governamental ou institucional cujo objetivo seja o de guardar e conservar a documentação.

21 PRINCÍPIOS ARQUIVÍSTICOS: Constituem o marco principal da diferença entre a arquivística e as outras “ciências” documentárias. São eles:

22 Princípio da Proveniência Fixa a identidade do documento, relativamente a seu produtor. Por este princípio, os arquivos devem ser organizados em obediência à competência e às atividades da instituição ou pessoa legitimamente responsável pela produção, acumulação ou guarda dos documentos Princípio da Organicidade As relações administrativas orgânicas se refletem nos conjuntos documentais. A organicidade é a qualidade segundo a qual os arquivos espelham a estrutura, funções e atividades da entidade produtora/acumuladora em suas relações internas e externas. Princípio da Unicidade Forma, gênero, tipo ou suporte, os documentos de arquivo conservam seu caráter único, em função do contexto em que foram produzidos.

23 Princípio da Indivisibilidade ou integridade Os fundos de arquivo devem ser preservados sem dispersão, mutilação, alienação, destruição não autorizada ou adição indevida. Princípio da Cumulatividade O arquivo é uma formação progressiva, natural e orgânica.

24 CLASSIFICAÇÃO DOS ARQUIVOS

25 __________Quanto a ENTIDADE MANTENEDORA___________ PÚBLICOS – conjunto de documentos produzidos e/ou recebidos no exercício de suas atividades, por órgãos públicos. PRIVADOS - conjunto de documentos produzidos e/ou recebidos por pessoas físicas ou jurídicas. _________Quanto a EXTENSÃO DE SUA ATUAÇÃO_________ SETORIAIS – junto aos órgãos setoriais (correntes). CENTRAIS OU GERAIS – centralizam as atividades do arquivo corrente.

26 QUANTO À ESPÉCIE DOCUMENTAL X TIPOLOGIA DOCUMENTAL Espécie Documental Função Tipologia Documental OfícioInscrição em cursoOfício de solicitação Formulário Adquirir material de consumo Formulário de aquisição - RM AtaRegistrar reuniõesAta de reunião ContratoPrestação de serviço Contrato de prestação de serviço CartaProposta de patrocínio Carta de apresentação de proposta de patrocínio

27 ________________Quanto a NATUREZA________________ ESPECIAL arquivo especial é aquele que tem sob sua guarda documentos de tipos diversos. Ex.:iconográficos, cartográficos, audiovisuais — ou de suportes específicos — documentos em CD, documentos em DVD, documentos em microfilme ESPECIALIZADO é aquele que guarda documentos de determinado assunto específico, independentemente da forma física que apresentam. Ex.: arquivo médico, arquivo de engenharia, arquivo jornalístico.

28 TIPOS DE DOCUMENTOS CONFORME O GÊNERO Reunião de espécies documentais que se assemelham por seus caracteres essenciais, particularmente o suporte e o formato, e que exigem processamento técnico específico.

29 GÊNERODEFINIÇÃOEXEMPLO textuaisintegrado por documentos manuscritos, datilografados ou impressos contratos, atas, relatórios, decretos, livros de registro, panfletos iconográficosdocumentos que contêm imagens fixas, impressas, desenhadas ou fotografadas Fotografias e gravuras Audiovisuais/ filmográficos documentos cuja informação esteja em forma de som e/ou imagem fixa ou em movimento. Filmes e fitas videomagnéticas. Eletrônicos/ informáticos documentos em meio eletrônico ou somente acessíveis por equipamentos eletrônicos cartões perfurados, disquetes, CD, Pendrive, documentos digitais. cartográficosdocumentos que contêm representações gráficas da superfície terrestre ou de corpos celestes e desenhos técnicos mapas, plantas, perfis e fotografias aéreas micrográficosintegrado por documentos em microformamicrofilmes e microficha QUANTO AO GÊNERO DOCUMENTAL

30 __________Quanto ao ESTÁGIO DA EVOLUÇÃO___________  PRIMEIRA IDADE OU CORRENTE: documentos de consulta frequente, produzidos ou recebidos, conservados próximo e de fácil acesso  SEGUNDA IDADE OU INTERMEDIÁRIO: documentos não consultados com frequência, mas que podem ser utilizados; não precisam ser conservados próximo; têm caráter de permanência transitória  TERCEIRA IDADE OU PERMANENTE: documentos conservados em razão de valor histórico, probatório ou informativo para o passado; têm caráter definitivo

31 CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS •Arquivo permanente  Arquivo corrente  Arquivo intermediário

32 CLASSIFICAÇÃO DOCUMENTAL

33 CLASSIFICAÇÃO Atividade técnica destinada a organizar a documentação de caráter corrente, agrupando os documentos de acordo com características comuns que apresentam no ato de sua criação, com a sua finalidade a que se destina e a estrutura administrativa da instituição.

34 Organização •Codificação: etapa que sucede a classificação, é a tarefa de ler, interpretar, identificar o assunto e atribuir a ele uma classe, uma classificação. •Ordenação/arquivamento: é a atividade de organização dos documentos dentro das pastas, fichários, arquivos...

35 Um modelo de estrutura de classificação, que serve de referência para os órgãos públicos brasileiros para a classificação das Atividades-Meio e a Tabela Básica de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo Relativos às Atividades-Meio da Administração Pública. Código de Classificação de Documentos de Arquivo O Código de Classificação de Documentos de Arquivo utilizado nos arquivos correntes e intermediários servem para classificar todo e qualquer documento produzido ou recebido por um órgão no exercício de suas funções e atividades.

36 Objetivo - agrupar os documentos sob um mesmo tema (analisa o conteúdo do documento), como forma de agilizar sua recuperação e facilitar as tarefas arquivísticas relacionadas com a avaliação, seleção, eliminação, transferência, recolhimento e acesso a esses documentos. A classificação define, portanto, a organização física dos documentos arquivados. Código de Classificação de Documentos de Arquivo

37 Plano de Classificação O sistema decimal de classificação, no qual está fundamentado o instrumento, constitui código numérico dividido em dez classes e estas em dez subclasses, seguindo o mesmo critério para grupos e subgrupos.

38 Plano de Classificação 000 – Administração Geral destinam-se aos assuntos relativos às 500 atividades-fim do órgão – Assuntos Diversos

39 Plano de Classificação A classe 000 – Administração Geral, tem como subclasses: •010 – Organização e funcionamento •020 – Pessoal •030 – Material •040 – Patrimônio •050 – Orçamento e finanças •060 – Documentação e informação •070 – Comunicações •080 – Vaga •090 – Outros assuntos referentes à Administração Geral

40 Plano de Classificação GRUPO022 – Aperfeiçoamento e treinamento SUBGRUPO022.1 – Cursos SÉRIE – Promovidos pela instituição SÉRIE – Promovidos por outras instituições SUBSÉRIE – No Brasil SUBSÉRIE – No Exterior

41 Gestão documental O conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente (LEI 8.159/91).

42 A gestão de documentos tem os seguintes objetivos: •Assegurar de forma eficiente, a produção, administração, manutenção e destinação de documentos; •Garantir que a informação governamental esteja disponível quando e onde seja necessária ao governo e aos cidadãos; •Assegurar a eliminação dos documentos que não tenham valor administrativo, fiscal, legal ou para pesquisa científica; •Assegurar o uso adequado da micográfica, processamento automatizado e outras técnicas avançadas de gestão da informação; •Contribuir para o acesso e preservação dos documentos que mereçam guarda permanente por seus valores histórico e científico.

43 Valorização dos Documentos  Valor administrativo: também chamado de primário, refere- se ao valor que o documento apresenta para o funcionamento da instituição. E o valor pelo qual o documento foi criado (todo documento nasce com um objetivo administrativo) e por isso está presente em todo documento quando de sua criação.  E um valor temporário, ou seja, todo documento, em determinado momento de sua existência, perderá seu valor administrativo quando atingir todas as finalidades que se possam esperar do mesmo para o funcionamento da instituição. Este valor também é chamado, por alguns autores, de valor funcional, em virtude de suas características.

44 PROTOCOLO

45 Correspondência Considera-se correspondência toda e qualquer forma de comunicação escrita, produzida e destinada a pessoas jurídicas ou físicas, e vice-versa, bem como aquela que se processa entre órgãos e servidores de uma instituição.

46 Correspondência A classificação e a caracterização da correspondência são dois fatores da maior importância no desenvolvimento das tarefas de registro e protocolo.

47 CORRESPONDÊNCIAS, SUA CLASSIFICAÇÃO E CARACTERIZAÇÃO Dentro do gênero de documentos escritos, a correspondência merece tratamento especial por se constituir numa parte considerável dos acervos arquivísticos, uma vez que as ações administrativas são, em geral, desencadeadas por seu intermédio.

48 Classificação  Externa: entende-se aquela correspondência trocada entre uma instituição e outras entidades e/ou pessoas físicas, como ofícios, cartas, e - mail telegramas.  Interna: é a correspondência trocada entre os órgãos de uma mesma instituição. São os memorandos, despachos, circulares.

49 A correspondência pode ser ainda oficial e particular  Oficial : é aquela que trata de assunto de serviço ou de interesse específico das atividades de uma instituição.  Particular: é a de interesse pessoal de servidores de uma instituição. Quando a correspondência é encaminhada, em geral fechada, a uma instituição, há que se identificá-la por suas características externas, para que, se oficial, possa ser aberta, devidamente registrada e remetida ao destino correto.

50 Correspondência É importante observar que a correspondência oficial não deverá ser aberta quando o envelope contiver indicações de: CONFIDENCIAL, RESERVADO, PARTICULAR ou equivalente

51 SERVIÇO DE PROTOCOLO

52 Órgão responsável pelo recebimento, registro, movimentação, controle, expedição, e classificação de documentos de caráter corrente.

53 Serviço encarregado do recebimento, registro, classificação, distribuição, controle da tramitação e expedição de documentos. (CONARQ, 2005). Conjunto de operações visando ao controle dos documentos que ainda tramitam no órgão, de modo a assegurar a imediata localização e recuperação dos mesmos, garantindo, assim, o acesso à informação. PROTOCOLO

54 ATIVIDADES DE PROTOCOLO •Recebimento: recepção/entrada de documentos de origem interna ou externa. •Classificação: Os documentos são anteriormente identificados e analisados atendendo ao plano de classificação do órgão. •Registro: Instrumento de controle de entrada de documentos num sistema, em geral em ordem numérico-cronológica.

55 ATIVIDADES DE PROTOCOLO •Distribuição: encaminhamento de documentos para setores internos/unidades da mesma instituição). •Expedição: encaminhamento de documentos para outras instituições. •Tramitação: Curso do documento desde a sua produção ou recepção até o cumprimento de sua função administrativa. •Autuação: ação pela qual um documento passa a se constituir processo.

56 Arquivamento é o conjunto das operações destinadas ao acondicionamento e ao armazenamento de documentos. O método de arquivamento corresponderá à forma que os documentos serão armazenados, visando sua localização futura. Podem-se dividir os métodos de arquivamento em dois grandes sistemas: direto e indireto. Sistema direto - a busca do documento é feita diretamente no local onde se acha guardado. Sistema indireto - para se localizar o documento, necessita-se antes consultar um índice ou um código. MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO

57 •Alfabético: utilizado p/ nomes de pessoas, empresas. É um método de acesso direto. •Numérico: é um método de acesso indireto que se baseia em atribuir códigos numéricos aos documentos. •Geográfico: utilizado p/ pesquisas por áreas geográficas. •Ideográfico: é o método que indexa o documento por assunto (problema: interpretação). METÓDOS BÁSICOS

58 MÉTODO ALFABÉTICO

59 Método alfabético É o método mais simples e o elemento principal a ser considerado é o nome. Neste método as fichas ou pastas são dispostas rigorosamente em ordem alfabética, respeitadas as normas gerais para a alfabetação através de guias divisórias, com as respectivas letras.

60 Vantagens do método alfabético: •Rápido, direto, fácil e barato Desvantagens do método alfabético: •Os erros de arquivamento tendem a predominar no arquivamento alfabético quando o n° de documentos é muito grande, devido ao cansaço visual e à variedade de grafia dos nomes.

61 Regras de alfabetação O arquivamento de nomes obedece a algumas chamadas regras de alfabetação e que são as seguintes: 1. Nos nomes de pessoas físicas, considera-se o último sobrenome e depois o prenome. Exemplo: •Frank Menezes •Edson Pereira dos Santos •Marcos Roberto Araújo da Silva •Arquivam-se: •Menezes, Frank •Santos, Edson Pereira dos •Silva, Marcos Roberto Araújo da

62 Obs: Quando houver sobrenomes iguais, prevalece a ordem alfabética do prenome Exemplo: •Carmem Corrêa Miranda •Fábio Corrêa Miranda •Daniele Firme Miranda •Veneza Firme Miranda Arquivam-se: •Miranda, Carmem Corrêa •Miranda, Daniele Firme •Miranda, Fábio Corrêa •Miranda, Veneza Firme

63 ALFABETO

64 Sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivo ou ligados por hífen •Não se separam, quando transpostos para o início. Exemplo •Joaquim da Boa Morte •Camilo Castelo Branco •Heitor Villa-Lobos Arquivam-se: •Boa Morte, Joaquim da •Castelo Branco, Camilo •Villa-Lobos, Heitor

65 Os sobrenomes formados com as palavras Santa, Santo ou São Seguem a regra dos sobrenomes compostos por um adjetivo e um substantivo, ou seja, quando transpostos, devem ser acompanhados dos nomes que os sucedem. Exemplo: •Ricardo Santa Rita •João do Santo Cristo •José Carlos São Paulo Arquivam-se: •Santa Rita, Ricardo •Santo Cristo, João do •São Paulo, José Carlos

66 Sobrenomes que exprimem grau de parentesco São considerados parte integrante do último sobrenome, mas não são considerados na ordenação alfabética. Quando existirem, devem ser transpostos acompanhados pelo sobrenome que os antecedem. Exemplo: Edilson Miranda Júnior Osório Miranda Neto Márcio Cerqueira Sobrinho Arquivam-se: Cerqueira Sobrinho, Márcio Miranda Júnior, Edilson Miranda Neto, Osório

67 As iniciais abreviativas de prenomes têm precedência na classificação de sobrenomes iguais Exemplo: E. Silva Estevão Silva Everaldo Silva Arquivam-se: Silva, E. Silva, Estevão Silva, Everaldo

68 68 REGRAS DE ALFABETAÇÃO Para nomes com artigos e preposições: •Pedro de Almeida, Ricardo d’Andrade; Lúcia da Câmara; Arnaldo do Couto. a) Almeida, Pedro de b) Andrade, Ricardo d’ c) Câmara, Lúcia da d) Couto, Arnaldo do

69 Os nomes estrangeiros são considerados pelo último sobrenome, salvo nos casos de nomes espanhóis e orientais Exemplos: George Walker Bush Charles Chaplin Adolf Hitler Arquivam-se: Bush, George Walker Chaplin, Charles Hitler, Adolf

70 • Os nomes espanhóis ou hispânicos (países de língua espanhola) são registrados pelo penúltimo sobrenome, • Os nomes estrangeiros são considerados pelo último sobrenome, salvo nos casos de nomes espanhóis e orientais NOMES ESTRANGEIROS

71 71 REGRAS DE ALFABETAÇÃO •Para nomes estrangeiros (espanhol) com o nome da mãe: •José de Oviedo Y Bãnos; Francisco de Pina de Mello; Antonio de Los Rios. •a) Oviedo Y Bãnos, José de •b) Pina de Mello, Francisco de •c) Rios, Antonio de Los.

72 Nomes orientais Os nomes orientais — japoneses, chineses e árabes — são registrados como se apresentam. Exemplo: Li Yutang (chinês) Osama Bin Laden (árabe) Sasazaki Yonoyama (japonês) Arquivam-se: Li Yutang Osama Bin Laden Sasazaki Yonoyama (japonês) NOMES ESTRANGEIROS

73 . Os títulos não são considerados na alfabetação. São colocados após o nome completo, entre parênteses. Exemplo: Ministro Jorge Cardoso Professor Carlos Fernandes Coronel Emérson Pontes Doutor Raimundo Torres Arquivam-se: Cardoso, Jorge (Ministro) Fernandes, Carlos (Professor) Pontes, Emérson (Coronel) Torres, Raimundo (Doutor)

74 Nomes de firmas, empresas, instituições e órgãos governamentais Os nomes de firmas, empresas, instituições e órgãos governamentais devem ser transcritos como se apresentam não se considerando, porém, para fins de ordenação, os artigos e preposições que os constituem. Admite-se, para facilitar a ordenação, que os artigos iniciais sejam colocados entre parênteses após o nome. Exemplo: Companhia Petrolífera Nacional Associação dos Jornalistas A Colegial Arquivam-se Associação dos Jornalistas Companhia Petrolífera Nacional Colegial (A)

75 Nos títulos de congressos, conferências, reuniões, assembléias e assemelhados, os números arábicos, romanos ou escritos por extenso deverão aparecer no fim, entre parênteses. Exemplo: II Encontro Nacional de Arquivistas Quinto Congresso de Biblioteconomia 3° Curso de Ciências Contábeis Arquivam-se: Congresso de Biblioteconomia (Quinto) Curso de Ciências Contábeis (3°) Encontro Nacional de Arquivistas (II)

76 METÓDO NUMÉRICO Método Numérico Simples para cada documento é atribuído um número, a partir do qual serão organizados os documentos. exige a adoção de um índice alfabético, também chamado de onomástico. Podemos citar como exemplo o arquivamento de pastas funcionais, quando é utilizada a matrícula do funcionário ou ainda o arquivamento de contratos, quando estes são organizados por seus números.

77 METÓDO NUMÉRICO Método Numérico Simples Exemplo:00001, , Podemos citar como exemplo o arquivamento de pastas funcionais, quando é utilizada a matrícula do funcionário ou ainda o arquivamento de contratos, quando estes são organizados por seus números. Exemplo: ,

78 Método Numérico-Cronológico METÓDO NUMÉRICO Método Numérico-dígito-terminal os documentos serão organizados tomando-se por base uma data Este método consiste em decompor o número do documento de tal forma que o mesmo seja arquivado a partir de seus dois últimos dígitos.

79 Método Numérico-Cronológico METÓDO NUMÉRICO Método Numérico-dígito-terminal os documentos serão organizados tomando-se por base uma data Este método consiste em decompor o número do documento de tal forma que o mesmo seja arquivado a partir de seus dois últimos dígitos.

80 Vejamos o exemplo a seguir: Número do documento: Neste caso, para fins de arquivamento, teremos Este documento será arquivado na pasta relativa àqueles terminados em 95. Nesta pasta, como todos terminarão em 95, os documentos serão organizados a partir dos dois dígitos imediatamente anteriores (no caso, 46). Este método apresenta como vantagem maior rapidez na localização dos documentos, uma vez que dispensa a necessidade de se trabalhar com números difíceis de serem memorizados. NUMÉRICO DÍGITO TERMINAL

81 NUMÉRICO DÍGITO TERMINAL

82 MÉTODO GEOGRÁFICO É um método de sistema direto. Neste método a busca é feita diretamente ao documento. É preferido quando o principal elemento a ser considerado em um documento é procedência ou local. As melhores ordenações geográficas são:. 1 - Nome do estado, cidade e correspondente 2 – Nome da cidade, estado e correspondente

83 1° CASO: quando se organiza um arquivo por estados, as capitais devem ser alfabetadas em 1° lugar por estado, independente da ordem alfabética em ralação às demais cidades que deverão estar dispostas após as capitais. Neste caso há necessidade de se utilizar guias divisórias com notações indicativas dos nomes dos estados. Exemplo ESTADO CIDADE CORRESPONDENTE Maranhão São Luís Lojas Americanas Maranhão Caxias Lojas Americanas Maranhão Imperatriz Lojas Americanas Maranhão Pinheiro Lojas Americanas

84 2° CASO: quando o principal elemento de identificação é a cidade e não o estado, deve-se observar, a rigorosa ordem alfabética por cidade, não havendo destaque para as capitais. CIDADE ESTADO CORRESPONDENTE Caxias Maranhão Lojas Americanas Imperatriz Maranhão Lojas Americanas Pinheiro Maranhão Lojas Americanas São Luis Maranhão Lojas Americanas

85 Obs: neste caso não é necessário o emprego de guias divisórias correspondentes aos Estados, pois as pastas são guardadas em ordem alfabética pela cidade. É imprescindível, porém, que as pastas tragam os nomes dos estados, em segundo lugar, porque há cidade com o mesmo nome em diferentes Estados.

86 Vantagens do método geográfico: •É direto e de fácil manuseio Desvantagens do método geográfico: •Exige duas classificações; local e nome do correspondente

87 MÉTODO IDEOGRÁFICO (POR ASSUNTO) ALFABÉTICO NUMÉRICO MÉTODO IDEOGRÁFICO separa os documentos por assunto dicionário enciclopédico Método ideográfico – indireto - índice alfabético que permita localizar o documento desejado.

88 Férias Abono Contas a pagar Contas a receber Controle de estoque Admissão de pessoal Demissão de pessoal método ideográfico alfabético dicionário Abono Admissão de pessoal Contas a pagar Contas a receber Controle de estoque Demissão de pessoal Férias

89 Utilizando o método ideográfico numérico Arquivam-se 1 FINANCEIRO Contas a pagar Contas a receber 2 MATERIAL Compra de material Controle de estoque 3 PESSOAL Abono Admisão de pessoal Demissão de pessoal Férias Salários

90 Exercício – Questão 20 A fim de facilitar sua consulta, os prontuários dos servidores de um órgão público são armazenados em pastas suspensas e ordenados pelo método alfabético. Considere os nomes dos funcionários abaixo relacionados e indique a sequência em que devem ficar seus respectivos prontuários. I Jair de Moraes Neto II Odair de Morais III José de Morais Filho IV Antônio de Moraes Carvalho V Joaquim da Silva Moreira VI Carlos Moura VII Beatriz Moreira VIII Ana Beatriz Moreira de Morais

91 Exercício – Questão 20 IV Carvalho, Antônio de Moraes I Moraes Neto, Jair VIII Morais, Ana Beatriz III Morais Filho, José de II Morais, Odair de VII Moreira, Beatriz V Moreira, Joaquim da VI Moura, Carlos RESPOSTA : Letra B - IV, I, VIII, III, II, VII, V, VI.

92 Exercício – Questão 24 Um arquivista precisa ordenar os seguintes nomes: 1 - José Soares 2 - Carlos Santos 3 - Aníbal Silva Filho 4 - Ana Rita Ribeiro 5 - Márcia Valéria Souza

93 Exercício – Questão 24 RESPOSTA: 4 Ribeiro, Ana Rita 2 Santos, Carlos 3 Silva, Aníbal 1 Soares, José 5 Souza, Márcia Valeria

94 OBSERVAÇÕES Variadex É o método alfabético, acrescentando-se cores às letras. Trabalha-se com cinco cores diferentes que são atribuídas em função da segunda letra do nome de entrada no arquivo. As guias são coloridas e as notações alfabéticas. Ex.: letra O, P, Q – cor azul. Soundex Usa-se para arquivar nomes, reunindo-os pela semelhança da pronúncia, apesar da grafia ser diferente

95 OBSERVAÇÕES MÉTODO DUPLEX/ DECIMAL/IDEOGRÁFICO Procedimento que utiliza números de tantas classes quantas forem necessárias, sem o requisito de um plano previamente estabelecido; as unidades de arquivamento são divididas em grandes classes temáticas numeradas consecutivamente, podendo subdividir-se em classes subordinadas através do uso de números justapostos aos dos assuntos principais.

96 NOÇÕES BÁSICAS DE CONSERVAÇÃO E PRESERVAÇÃO DE DOCUMENTOS.

97 CONSERVAÇÃO PREVENTIVA DE DOCUMENTOS EM ARQUIVOS •Além da guarda do documento, o arquivo deverá se preocupar também com a preservação dos documentos da instituição. •A preservação envolverá as atividades de conservação, armazenamento e restauração dos documentos. •O principal objetivo da conservação é o de estender a vida útil dos documentos, procurando mantê-los o mais próximo possível do estado físico em que foram criados. •A restauração tem por objetivo revitalizar a concepção original, ou seja, a legibilidade do documento.

98 Agentes exteriores que danificam os documentos: físicos •Luminosidade - a luz é um dos fatores mais agravantes no processo de degradação dos materiais bibliográficos. •Temperatura - o papel se deteriora com o tempo mesmo que as condições de conservação sejam boas. O papel fica com sua cor original alterada e se torna frágil e isto se chama envelhecimento natural. •Umidade - o excesso de umidade estraga muito mais o papel que a deficiência de água

99 QUÍMICOS •Poluição atmosférica: a poluição atmosférica é uma das principais causas da degradação química, representada normalmente pela poeira e fumaça. •Tintas: a própria tinta utilizada para escrever nos documentos contribui para sua deterioração. •Gordura e oleosidade: o próprio manuseio dos documentos acaba por danificá-los, pois as mãos deixam oleosidade nos mesmos. Alguns documentos, como fotografias e negativos são ainda mais sensíveis que o papel comum, sendo recomendada a utilização de luvas de algodão ao manuseá-los. •Objetos metálicos: deve-se evitar o uso de objetos metálicos, como grampos, clipes e colchetes, pois os mesmos tendem a enferrujar e, consequentemente, acabarão por danificar os documentos. A opção, sempre que possível, deverá recair sobre clipes e colchetes (hastes) de plástico, que não causam tal problema.

100 Biológicos •Insetos: vários são os insetos que atacam os documentos causando a deterioração dos mesmos. Dentre estes, podemos destacar as baratas, traças e brocas. •Microorganismos: fungos. •Roedores: ratos. •Homem: danifica os documentos, por utilizá-los constantemente e nem sempre observar a melhor forma de conservá-los.

101 Cuidados gerais na conservação dos documentos: papel •Manter o local de guarda do acervo longe de fontes de alimentos; •As estantes e arquivos devem ser de metal pintado (para evitar ferrugem); •Deve-se manter as mãos limpas ao manusear os documentos; • Não utilizar fitas adesivas tipo durex e fitas crepes, cola branca (PVA) para evitar a perda de um fragmento de um volume em degradação. Esses materiais possuem alta acidez, provocam manchas irreversíveis onde aplicado ; • Não umedecer os dedos com saliva ou qualquer outro líquido; •Quando houver necessidade de observações nos documentos, utilizar lápis, que não agridem tanto o papel quanto as canetas, e ainda permitem eventuais correções, se necessário.

102 Diapositivos: •Utilizar materiais de acondicionamento adequados (cartelas flexíveis de polietileno ou polipropileno); •utilizar mobiliário metálico; produzir duplicatas para projeções frequentes. Microfilmes: •Devem ser armazenados em cofres, arquivos ou armários à prova de fogo e colocados em latas vedadas à umidade; •Devem ser feitas duplicatas; •A sujeira deve ser removida com um pano limpo que não solte fiapos, umedecido com Kodak Film Cleaner. Disquetes e CD-ROM: •usar os disquetes de boa qualidade; •manter os disquetes em local fresco, seco e longe do computador; •usar programas antivírus; •proteger o CD contra arranhões e poeira.

103 OBRIGADA, ESTUDEM E BOA SORTE!


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