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ESTRUTURAS ORGANIZACIONAIS. ESTRUTURA Ordenação e agrupamento de atividades e recursos, visando ao alcance de objetivos e resultados estabelecidos É o.

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1 ESTRUTURAS ORGANIZACIONAIS

2 ESTRUTURA Ordenação e agrupamento de atividades e recursos, visando ao alcance de objetivos e resultados estabelecidos É o arranjo racional das partes de um organismo, obedecendo a interdependência dos órgãos e sua hierarquia funcional O processo de estruturar um organismo ou empresa é chamado de Estruturação

3 ESTRUTURA - II A estrutura deve ser delineada de acordo com os objetivos e estratégias estabelecidos pela organização ou empresa É uma ferramenta básica para o alcance dos objetivos almejados Exemplos: um time de futebol, uma orquestra, etc.

4 ESTRUTURAS ORGANIZACIONAIS A estrutura está para o organismo assim como o esqueleto está para o homem É a estrutura organizacional que configura a instituição ou empresa

5 OBJETIVOS DA ESTRUTURAÇÃO Dividir racionalmente o trabalho Criar órgãos de acordo com as funções especializadas necessárias aos propósitos do organismo Estabelecer os limites, interrelações e atribuições de cada órgão e deles entre si Definir níveis funcionais, linhas de autoridade e subordinação Evitar uma estruturação que incorra em maior dispêndio de coordenação, mão de obra e manutenção

6 BENEFÍCIOS DE UMA BOA ESTRUTURA Identificação das tarefas necessárias Organização das funções e responsabilidades envolvidas no trabalho Esclarecimento de informações e recursos para os funcionários Estabelecimento de medidas de desempenho compatíveis com os objetivos desejados Criação de condições de trabalho motivadoras

7 FASES DA ESTRUTURAÇÃO Para se chegar à estruturação, passou-se antes pelas seguintes fases: a)Previsão Verificação se é possível (viável) o objeto; Ação que antecede o planejamento (estudos preliminares ou exame das alternativas) Envolve todo um trabalho de busca de informações, tais como pesquisa bibliográfica, contatos e visitas para conhecimento de acontecimentos anteriores, não registrados, etc.

8 FASES DA ESTRUTURAÇÃO - II b)Planejamento Formulação sistemática de um conjunto de decisões que expressam os objetivos da empresa e condicionam os meios para alcançá-los

9 FASES DA ESTRUTURAÇÃO - III c)Implantação Fase na qual se torna real o plano definido na fase anterior. Vai desde a criação da estrutura ao estabelecimento de princípios e regras da organização

10 ETAPAS DA IMPLANTAÇÃO 1)Jurídico-Administrativa: ocorre em razão da documentação necessária para assegurar a existência legal do organismo através de leis, decretos, estatutos, regulamentos, etc., que visam: –Definir os propósitos –Distribuir e correlacionar os órgãos –Estabelecer a hierarquia, os vínculos de autoridade e subordinação –Definir as funções e atribuições –Estabelecer os sistemas de comunicação e controle

11 ETAPAS DA IMPLANTAÇÃO - II 2)Econômico-financeiro e Contábil Visa assegurar as fontes de recursos, capital, patrimônio e suas formas de controle

12 CONCEPÇÃO DA ESTRUTURA a)Parte-se do instrumento legal que criou o organismo (lei, decreto, regulamento, estatuto, etc.) e, baseando-se nele, estrutura-se o organismo b)Estrutura-se o organismo de acordo com seus objetivos, funções e processos, estabelecendo-se hierarquias, vínculos e canais de comunicação, representando-os em organograma e só então se elabora o decreto, regulamento ou estatuto

13 Estabelecer a estrutura Representá-la em organograma Elaborar a documentação (Jurídico, Administrativa, etc.)

14 PASSOS PARA A ESTRUTURAÇÃO DE UM ÓRGÃO OU BIBLIOTECA Conhecer os objetivos, propósitos ou finalidades do organismo ao qual a biblioteca deverá servir e tomá-los como base na definição de seus propósitos e objetivos Decompor o trabalho a ser realizado para atingir tais objetivos em atividades, tarefas e rotinas, de modo a poder depois classificá-las e agrupá-las racionalmente

15 PASSOS PARA A ESTRUTURAÇÃO DE UM ÓRGÃO OU BIBLIOTECA - II Quantificar o propósito ou dimensionar o vulto das operações, a quantidade de executores para a efetiva realização dessas operações, a clientela, os requisitos de localização, de ambientação, de material, de equipamento, de recursos financeiros Definir as funções, descrevendo-as, para conhecer a seqüenciação e relacionamento das operações e atribuições e, daí, partir para a avaliação, que permitirá a classificação de cargos e as subdivisões do órgão

16 PASSOS PARA A ESTRUTURAÇÃO DE UM ÓRGÃO OU BIBLIOTECA - III Hierarquizar os órgãos e definir a autoridade: colocar, dentro de uma escala de valores estabelecida pela organização, os níveis ou categorias definidos no passo anterior. (Obs.: Evitar excessos na criação de níveis hierárquicos, que só dificultam o controle direto)

17 PASSOS PARA A ESTRUTURAÇÃO DE UM ÓRGÃO OU BIBLIOTECA - IV Agregar os órgãos de acordo com os propósitos e objetivos a serem atingidos: reunir as funções relacionadas em um mesmo grupo (A agregação de microestruturas deve ser sempre pela semelhança de objetivos a atingir, necessidade de apoio entre si e seqüenciação das operações naquele fluxo)

18 PASSOS PARA A ESTRUTURAÇÃO DE UM ÓRGÃO OU BIBLIOTECA - V Estabelecer a rede de comunicações administrativas –Centrífugas ou Descendentes (da cúpula para os escalões mais baixos, por meio de informações, diretrizes, recomendações, etc.) –Centrípetas ou Ascendentes (de baixo para cima; constituem-se em dados e fatos como acontecidos nos escalões intermediários, sob a forma de relatórios)

19 PASSOS PARA A ESTRUTURAÇÃO DE UM ÓRGÃO OU BIBLIOTECA - VI Controlar através de um sistema que centraliza o fluxo de informações, determinando os canais de comunicação, o tratamento, conteúdo e forma de apresentação das informações, de modo a possibilitar o controle indireto pela orientação da seqüencia operacional Elaborar o organograma e o fluxograma, que são feitos em etapas sucessivas e revistas.

20 ERROS OU PROBLEMAS A EVITAR NA ESTRUTURAÇÃO Macrocefalia administrativa (excesso de níveis hierárquicos) Microcefalia administrativa (poucos níveis hierárquicos) Diluição de poder: conseqüência da macrocefalia, gerando uma estrutura informal

21 ERROS OU PROBLEMAS A EVITAR NA ESTRUTURAÇÃO - II Excesso de contatos funcionais: conseqüência da microcefalia, gerando muitos subordinados para um único chefe Incidência de autoridade: Incorreta delimitação de áreas, atribuições, competências e procedimentos, normas e diretrizes Integração ilógica: elementos com características diferentes no sistema

22 Tipos de estrutura Linear Funcional Comissional Mista

23 Estrutura linear Mais simples e antiga, baseada na autoridade linear (decorrente da unidade de comando). Tem suas origens na organização dos antigos exércitos e na organização eclesiástica dos tempos medievais. Entre o superior e os supordinados existem linhas diretas e únicas de autoridade

24 ESTRUTURA FUNCIONAL Aplica o princípio funcional ou princípio da especialização das funções Proposta por Taylor

25 Estrutura mista Insere, na hierarquia, posições de assessoria ou aconselhamento, sem autoridade hierárquica Muito utilizada em instituições públicas

26 Estrutura Comissional Considera prioritário o compartilhamento de decisões e responsabilidade Prevê instâncias de deliberação coletivas, espalhadas por toda a estrutura organizacional


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