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ESTRUTURAS ORGANIZACIONAIS
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ESTRUTURA Ordenação e agrupamento de atividades e recursos, visando ao alcance de objetivos e resultados estabelecidos É o arranjo racional das partes de um organismo, obedecendo a interdependência dos órgãos e sua hierarquia funcional O processo de estruturar um organismo ou empresa é chamado de Estruturação
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ESTRUTURA - II A estrutura deve ser delineada de acordo com os objetivos e estratégias estabelecidos pela organização ou empresa É uma ferramenta básica para o alcance dos objetivos almejados Exemplos: um time de futebol, uma orquestra, etc.
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ESTRUTURAS ORGANIZACIONAIS
“A estrutura está para o organismo assim como o esqueleto está para o homem” É a estrutura organizacional que configura a instituição ou empresa
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OBJETIVOS DA ESTRUTURAÇÃO
Dividir racionalmente o trabalho Criar órgãos de acordo com as funções especializadas necessárias aos propósitos do organismo Estabelecer os limites, interrelações e atribuições de cada órgão e deles entre si Definir níveis funcionais, linhas de autoridade e subordinação Evitar uma estruturação que incorra em maior dispêndio de coordenação, mão de obra e manutenção
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BENEFÍCIOS DE UMA BOA ESTRUTURA
Identificação das tarefas necessárias Organização das funções e responsabilidades envolvidas no trabalho Esclarecimento de informações e recursos para os funcionários Estabelecimento de medidas de desempenho compatíveis com os objetivos desejados Criação de condições de trabalho motivadoras
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FASES DA ESTRUTURAÇÃO Para se chegar à estruturação, passou-se antes pelas seguintes fases: Previsão Verificação se é possível (viável) o objeto; Ação que antecede o planejamento (estudos preliminares ou exame das alternativas) Envolve todo um trabalho de busca de informações, tais como pesquisa bibliográfica, contatos e visitas para conhecimento de acontecimentos anteriores, não registrados, etc.
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FASES DA ESTRUTURAÇÃO - II
Planejamento Formulação sistemática de um conjunto de decisões que expressam os objetivos da empresa e condicionam os meios para alcançá-los
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FASES DA ESTRUTURAÇÃO - III
Implantação Fase na qual se torna real o plano definido na fase anterior. Vai desde a criação da estrutura ao estabelecimento de princípios e regras da organização
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ETAPAS DA IMPLANTAÇÃO Jurídico-Administrativa: ocorre em razão da documentação necessária para assegurar a existência legal do organismo através de leis, decretos, estatutos, regulamentos, etc., que visam: Definir os propósitos Distribuir e correlacionar os órgãos Estabelecer a hierarquia, os vínculos de autoridade e subordinação Definir as funções e atribuições Estabelecer os sistemas de comunicação e controle
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ETAPAS DA IMPLANTAÇÃO - II
Econômico-financeiro e Contábil Visa assegurar as fontes de recursos, capital, patrimônio e suas formas de controle
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CONCEPÇÃO DA ESTRUTURA
Parte-se do instrumento legal que criou o organismo (lei, decreto, regulamento, estatuto, etc.) e, baseando-se nele, estrutura-se o organismo Estrutura-se o organismo de acordo com seus objetivos, funções e processos, estabelecendo-se hierarquias, vínculos e canais de comunicação, representando-os em organograma e só então se elabora o decreto, regulamento ou estatuto
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Estabelecer a estrutura
Representá-la em organograma Elaborar a documentação (Jurídico, Administrativa, etc.)
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PASSOS PARA A ESTRUTURAÇÃO DE UM ÓRGÃO OU BIBLIOTECA
Conhecer os objetivos, propósitos ou finalidades do organismo ao qual a biblioteca deverá servir e tomá-los como base na definição de seus propósitos e objetivos Decompor o trabalho a ser realizado para atingir tais objetivos em atividades, tarefas e rotinas, de modo a poder depois classificá-las e agrupá-las racionalmente
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PASSOS PARA A ESTRUTURAÇÃO DE UM ÓRGÃO OU BIBLIOTECA - II
Quantificar o propósito ou dimensionar o vulto das operações, a quantidade de executores para a efetiva realização dessas operações, a clientela, os requisitos de localização, de ambientação, de material, de equipamento, de recursos financeiros Definir as funções, descrevendo-as, para conhecer a seqüenciação e relacionamento das operações e atribuições e, daí, partir para a avaliação, que permitirá a classificação de cargos e as subdivisões do órgão
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PASSOS PARA A ESTRUTURAÇÃO DE UM ÓRGÃO OU BIBLIOTECA - III
Hierarquizar os órgãos e definir a autoridade: colocar, dentro de uma escala de valores estabelecida pela organização, os níveis ou categorias definidos no passo anterior. (Obs.: Evitar excessos na criação de níveis hierárquicos, que só dificultam o controle direto)
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PASSOS PARA A ESTRUTURAÇÃO DE UM ÓRGÃO OU BIBLIOTECA - IV
Agregar os órgãos de acordo com os propósitos e objetivos a serem atingidos: reunir as funções relacionadas em um mesmo grupo (A agregação de microestruturas deve ser sempre pela semelhança de objetivos a atingir, necessidade de apoio entre si e seqüenciação das operações naquele fluxo)
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PASSOS PARA A ESTRUTURAÇÃO DE UM ÓRGÃO OU BIBLIOTECA - V
Estabelecer a rede de comunicações administrativas Centrífugas ou Descendentes (da cúpula para os escalões mais baixos, por meio de informações, diretrizes, recomendações, etc.) Centrípetas ou Ascendentes (de baixo para cima; constituem-se em dados e fatos como acontecidos nos escalões intermediários, sob a forma de relatórios)
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PASSOS PARA A ESTRUTURAÇÃO DE UM ÓRGÃO OU BIBLIOTECA - VI
Controlar através de um sistema que centraliza o fluxo de informações, determinando os canais de comunicação, o tratamento, conteúdo e forma de apresentação das informações, de modo a possibilitar o controle indireto pela orientação da seqüencia operacional Elaborar o organograma e o fluxograma, que são feitos em etapas sucessivas e revistas.
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ERROS OU PROBLEMAS A EVITAR NA ESTRUTURAÇÃO
Macrocefalia administrativa (excesso de níveis hierárquicos) Microcefalia administrativa (poucos níveis hierárquicos) Diluição de poder: conseqüência da macrocefalia, gerando uma estrutura informal
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ERROS OU PROBLEMAS A EVITAR NA ESTRUTURAÇÃO - II
Excesso de contatos funcionais: conseqüência da microcefalia, gerando muitos subordinados para um único chefe Incidência de autoridade: Incorreta delimitação de áreas, atribuições, competências e procedimentos, normas e diretrizes Integração ilógica: elementos com características diferentes no sistema
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Tipos de estrutura Linear Funcional Comissional Mista
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Estrutura linear Mais simples e antiga, baseada na autoridade linear (decorrente da unidade de comando). Tem suas origens na organização dos antigos exércitos e na organização eclesiástica dos tempos medievais. Entre o superior e os supordinados existem linhas diretas e únicas de autoridade
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ESTRUTURA FUNCIONAL Aplica o princípio funcional ou princípio da especialização das funções Proposta por Taylor
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Estrutura mista Insere, na hierarquia, posições de assessoria ou aconselhamento, sem autoridade hierárquica Muito utilizada em instituições públicas
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Estrutura Comissional
Considera prioritário o compartilhamento de decisões e responsabilidade Prevê instâncias de deliberação coletivas, espalhadas por toda a estrutura organizacional
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