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Arquivos Pernamentes Aula 10. Guias, Inventários e Catálogos Os guias O Guia tem a missão específica de orientar, fazendo valorizações globais e destacando.

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1 Arquivos Pernamentes Aula 10

2 Guias, Inventários e Catálogos Os guias O Guia tem a missão específica de orientar, fazendo valorizações globais e destacando os elementos mais importantes. Não desce a uma particularização. Pode: –Assinala características gerais; –Estabelece relações; –Aponta bibliografias; –Pontualiza a história dos órgãos produtores.

3 Vários objetivos podem atribuir-se aos Guias: –Proporcionar informações gerais sobre um Arquivo (instituição) e seus fundos/sistemas; –Proporcionar informações gerais sobre um conjunto de fundos/sistemas unidos por um laço comum ou características similares Os Guias como instrumentos primários de informação situa os fundos/sistemas den- tro do conjunto de um arquivo, ou valora cada um dos arquivos dentro de uma rede mais ampla

4 Elaboração de Guias: 1.Capítulos introdutórios; 2.Descrição dos fundos; 3.Apêndices. Na primeira parte descreve-se questões prévias como dados práticos de identificação geral, incluindo-se informações sobre a natureza jurídica dos fundos e uma bibliografia básica. A segunda parte constitui o nú- cleo fundamental do Guia. E a terceira parte o seu conteú- do pode ser bastante variável.

5 Inventários É uma descrição global de cada uma das séries ou sub-séries documentais do fun- do/sistema, sem descer a particularização das peças ou unidades documentais. Concebido o inventário com reflexo mate- rial da organização quebramos com a con- sideração tradicional de inventário como simples relação ou lista. Inventariar é uma operação precisa e deli- mitada dentro da tarefa geral da descrição

6 Os elementos indispensáveis para a descri- ção de um inventário: –Datas-limites; –Tipologia documental; –Numeração sequencial; –Numeração do plano de classificação; –Localização da série no depósito.

7 Catálogos É o instrumento que descreve ordenada- mente e de forma individualizada da peça documental (simples ou composta) de uma série ou sub-série e de um fundo. Elementos essenciais da catalogação: –Dados internos; –Dados Externos; –Dados de localização

8 Dados Internos: –Data, tipologia, autor, destinatário, assunto. Dados Esternos: –Medidas, fólios, conservação, material utilizado na con- fecção do documento. Dados de Localização: –Arquivo, fundo, série ou sub-série, número de ordem, notação de localização. Ex: , Outubro, 6, Lisboa Carta do proprietário de ofício de porteiro da Secretaria do Conselho Ultramarino, João Antônio Botelho, à rainha [D. Maria I], solicitando capachos para serem colocados nas janelas do Conselho. AHU_ACL_CU_0889, Cx. 11, D.1000

9 InventárioCatálogo FinalidadeDescrição Objeto da DescriçãoSérie DocumentalPeça documental Campo de AçãoFundoSérie ou subsérie Lugar ocupado na programação descritiva 2º depois do Guia3º depois do Inventário Qualidade da informação SumáriaAnalítica Elemento da DescriçãoDatas-limites, tipologia autor, destinatário, as- sunto. Data completa, tipolo- gia, autor, destinatário, assunto, dados externos. FunçãoControle, orientaçãoInformação ComplementoÍndice alfabético


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