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Recuperação da dívida ativa: um projeto da Procuradoria Geral do Estado de São Paulo com apoio técnico da PRODESP BPM –Uma nova abordagem para desenvolvimento.

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1 Recuperação da dívida ativa: um projeto da Procuradoria Geral do Estado de São Paulo com apoio técnico da PRODESP BPM –Uma nova abordagem para desenvolvimento de Sistemas

2 BPM - Origem Michael Porter Vantagem competitiva, o livro Visão hierárquica de uma organização Cadeia de valores Sistema de valores Atividades/processos de negócio

3 Sistemas de informação O grande sistema de processos corporativo  Foco no negócio  Resolução de problemas estruturais Operação de negócioOperação de negócio  Não prescindem de desenvolvimento de sistemas  Investimento massivo em negócio e tecnologia  EAI  O erro estava no sistema O grande sistema de banco de dados  Foco na tecnologia  Resolução de problemas estruturais Integridade do parqueIntegridade do parque  Desenvolvimento de sistemas massivo  Investimento massivo em tecnologia  Não muda o método, o conceito  O erro estava na ferramenta O contexto histórico

4 Gestão do processo de negócio Visão atual –Estabelecer a capacidade de Implementar Gerenciar Um fluxo contínuo de inovações de processos de negócio Um processo completo possui PARTICIPANTES, ATIVIDADES e ARTEFATOS com foco no próprio processo Um processo completo possui PARTICIPANTES, ATIVIDADES e ARTEFATOS com foco no próprio processo

5 Gestão do processo de negócio BPM (Business Process Management) –Um processo para gestão de processos de negócio –Abordagem para levantamento, modelagem, simulação, análise, otimização, integração, monitoração, publicação e interface –Concepção de processos de forma dinâmica com tecnologia que suporta sua implementação

6 Integração do processo de negócio EAI (Enterprise Application Integration) SOA (Service Oriented Architecture)

7 Integração do processo de negócio BPEL (Business Process Execution Language)

8 Monitoração do processo de negócio BAM (Business Activity Monitoring) –Tecnologia para captura de informações de execução de processos de negócio –Dados para tomada de decisão Contexto operacional Contexto de processo de negócio –Comparação entre instâncias e modelo

9 Plano de trabalho 1.Processo primário (Cadeia de valores) –Modelo “as is” 2.Mudanças 3.Simulação/análise 4.Otimização/modelos “to be” 1.Curto prazo 2.Médio prazo 3.Longo prazo 5.Implementação –Treinamento –Tecnologia de informação

10 Fases do Projeto Definiç ão da Abrangência e Metas Definiç ão da Abrangência e Metas Treinamento, Implem. Tecnol ó gica, Gestão da Implem. Treinamento, Implem. Tecnol ó gica, Gestão da Implem. Desenvolver Alternativas Desenvolver Alternativas Documentaç ão/Modelagem do Processo Atual (AS-IS) Documentaç ão/Modelagem do Processo Atual (AS-IS) 5 % 15 % 25 % 55 % Esfor ço Conteúdo Fases Analisar Processo Atual (AS-IS) Analisar Processo Atual (AS-IS) Design do Novo Processo (TO-BE) Design do Novo Processo (TO-BE) Implementaç ão Implementaç ão Iniciar Projeto Iniciar Projeto Definiç ão da Abrangência e Metas Definiç ão da Abrangência e Metas Treinamento, Implem. Tecnol ó gica, Gestão da Implem. Treinamento, Implem. Tecnol ó gica, Gestão da Implem. Desenvolver Alternativas Desenvolver Alternativas Documentaç ão/Modelagem do Processo Atual (AS-IS) Documentaç ão/Modelagem do Processo Atual (AS-IS) 5 % 15 % 25 % 55 % Esfor ço Conteúdo Fases Analisar Processo Atual (AS-IS) Analisar Processo Atual (AS-IS) Design do Novo Processo (TO-BE) Design do Novo Processo (TO-BE) Implementaç ão Implementação Iniciar Projeto Iniciar Projeto

11 Um exemplo prático: Atendimento a reclamações sobre faturas

12 Processo atual Premissas: –Número de funcionários No Escritório - 10 No Centro de Atendimento - 30 –Carga 200 chamadas por dia –Custos Variáveis: $ 20 / h Fixo : $ 5 / chamada

13 Características do Processo Atual Utilização de diversos sistemas Processo complexo e desestruturado Processo manual Muitos gargalos

14 Novo processo Parametros para a simulação: –Manter fixos: Número de Chamadas Número de Funcionários Custos –Diferenças Processos otimizados Aplicação padronizada Automatização

15 Características do Novo Processo Uso de sistema padronizado Processo transparente e estruturado Distribuição otimizada de carga Zero gargalos

16 Resultados da otimização Redução do custo total em 61 %  Otimização de recursos  Redução do custo operacional Duração reduzida em 91%

17 Projeto Dívida Ativa PGE-SP

18 Toda ação deve ter o objetivo de tornar o pagamento da dívida uma prioridade para o devedor. Diretrizes do Projeto Alinhar o Processo de Negócio à Missão Institucional. O produto final da cadeia de valores da Dívida Ativa é o Crédito Recuperado. Cada atividade deve agregar valor ao produto final. Adequar a quantidade de execuções à capacidade de processamento e cobrança.

19 Premissas do Projeto Gestão de Processos de Negócio Rastreamento de Requisitos Arquitetura Orientada a Serviços Execução de Workflows baseados em BPM

20 Modelo atual Gestão de Processo de Negócio Metodologia empregada –Levantamento do Processo atual –Padrões, Questionários, Diferenças, Confirmações –Revisão e Validação Estrutura Corporativa –Papéis, Cargos, Gerências, Organograma Estrutura de Processo –Tarefas, Capacidade, Carga, Duração, Sistemas envolvidos –Fluxo de Informações, Recursos, Meios de Comunicação

21 Modelo atual - Principais problemas Atividades dos Procuradores –Falta de tempo Quantidade de processos –Excesso de tarefas burocráticas Logística nas comarcas –Entrega e recebimento de processos Infra-estrutura das regionais –Carência de estrutura e instalações para novo setor de Inscrição Funcionários de apoio –Carência, falta de preparo/capacitação Ferramental –Ausência de ferramentas adequadas à Seleção, Consolidação e Depuração dos débitos inscritos

22 Novo modelo - Principais objetivos Alinhar processo de negócio à Missão institucional Controle completo da Dívida Ativa pela PGE –Inscrição e Ajuizamento Centralizadas Automatizadas –Gerenciamento da conta corrente de débitos Máquina de estado –Gerenciamento do Cadastro de Empresas –Ferramentas de proatividade Alarmes Monitoração

23 Novo modelo - Principais objetivos Administração do ajuizamento –Filtros de seleção eficazes –Indicações das Bancas de Procuradores –Transparência nas ações –Aplicação de estratégias de seleção parâmetros e prioridades Gerenciamento do estoque de débitos –Depuração e redução de ajuizamentos –Introdução da Cobrança Administrativa –Promover a depuração dos débitos na origem –Recepção do débito Consistência e completeza –Favorecer execução mais eficiente

24 Novo modelo - Principais objetivos Agregar valor a atividade dos procuradores –Ferramentas de automação e de informação –Racionalização –Redução do tempo Estratégias e métricas –Rastrear e medir resultados –Refinamento –Casos de sucesso Identificação Disseminação –Possíveis metas para o Contencioso Informações externas dos devedores –Acesso Ferramentas para pagamento – Parcelamento direto e simplificado

25 Novo Modelo - Participantes –Coordenadoria da Dívida Ativa –Procuradoria da Dívida Ativa [PDA] –Prodesp –Unidades e Bancas de Procuradores –Secretarias de Estado e outros Órgãos da Administração Pública –Secretaria da Fazenda –Judiciário –Devedores –Fontes Externas de Informações sobre os –Devedores –Oficiais de Justiça –Couriers (Correios e transportadores de malotes)

26 Novo Modelo - Processos primários –Recepção e inscrição de débitos –Cobrança Administrativa –Seleção de Débitos para Ajuizamento –Ajuizamento –Acompanhamento da Execução Fiscal –Finalização –Planejamento de Estratégias –Interação com Devedores –Interação com Secretarias e outros Órgãos

27 Novo Modelo - Macro Processos Cobrança Administ. Execução Fiscal PlanejamentoRH Recepção & Inscrição Seleção para Ajuizamento Interação com Devedores Finalização Conta Corrente

28 Recepção e Inscrição Única porta de entrada: automatizada. Transforma Todos os débitos em Débitos Eletrônicos. Reduz a dependência de mão de obra. Saneamento na origem: rejeição de débitos inválidos ou incompletos. Comunicação padronizada com todos os Órgãos da APE Economia de tempo Controle de Acesso

29 Recepção e Inscrição PGE Débitos Eletrônicos Débitos Eletrônicos Intranet Extranet Intranet Extranet Interface Web Login Captura Validação Inscrição Usuários Gabaritos Regras de Negócio Rastreamento Cadastro Dívida Ativa Cadastro Devedores

30 Cobrança Administrativa Recuperar créditos após a inscrição e antes do Ajuizamento. Estimular a apresentação de impugnações e alegação de pagamentos antes do Ajuizamento Cobrança Amigável – Seleção e Notificação – Indução ao Parcelamento e Pagamento – Processo Automatizado Protesto da CDA, convênio com Serasa e CRDA como ferramentas de pressão.

31 Cobrança Administrativa Cadastro Dívida Ativa Seleção Filtros Débitos Selecionados Notificação Protesto Gabaritos de Notificação

32 Seleção para Ajuizamento Ajuizar segundo a capacidade de acompanhamento pela PGE e de processamento pelo Judiciário Planejamento estratégico: – Coordenadoria: Filtros, Parâmetros e Prioridades – Procuradores: Indicações – Seleção por Tipo do Débito / Região / Valor / Indústria /... –... Situação da Empresa / Primário ou Contumaz /... Ambiente interativo de Simulação – Avaliação da seleção – Alteração da estratégia

33 Seleção para Ajuizamento Parâmetros Cadastro Dívida Ativa Seleção Indicações Débitos Selecionados Consulta Filtros

34 Ajuizamento Integração com sistemas do Judiciário Possibilidade de Autuação centralizada Impressão centralizada ou descentralizada Petição Inicial melhor instruída – Relação de todos os Débitos da empresa – Informações sobre a empresa, sócios, bens,... Planejamento antecipado das Bancas – Participação do Procurador em operações táticas

35 Ajuizamento Cadastro Dívida Ativa Validação Conjuntos Ajuizamento Emissão de Conjuntos de Ajuizamento Emissão de Conjuntos de Ajuizamento Débitos Selecionados Transferência para o Judiciário Transferência para o Judiciário Impressão Conjuntos de Ajuizamento Impressão Conjuntos de Ajuizamento Atualização Num Processo Atualização Num Processo Cadastro Processos Autuação Diligências BDs Externas Parâmetros Gabaritos

36 Apoio à Execução Fiscal Oferecer ferramentas de apoio à cobrança – Acesso a Bases de dados – Alarmes Possibilidade de indicação de prioridades de ajuizamento Informações imediatas sobre eventos externos Oferecer ferramentas para subsidiar o trabalho dos Oficiais de Justiça

37 Apoio à Execução Fiscal BEC Jucesp Detran SIAFEM Cadastro Dívida Ativa Registro de Ações Cadastro Processos Cálculos Consulta Conta Corrente Débitos Indicações Alarmes Registro de Diligências Emissão de Mapas SEF Pagamento de Oficiais Just. e-CRDA Consulta BDs Externas GIA ITCMD DECA

38 Planejamento de Estratégias Oferecer ferramentas para a Coordenadoria – para Configuração e Parametrização de operações – para Apuração de Resultados Definição de Regras e Normas para relacionamento – com Clientes – e Devedores Simplificar aplicação de procedimentos de exceção – anistias

39 Planejamento de Estratégias Filtros de Cobrança Administrativa Definição de Estratégias Filtros de Seleção Ajuizamento Regras para Anistia Parâmetros Estratégicos Gabaritos Notificação e Gares Gabarito e Regras para Parcelamento Gabarito Documentos Ajuizamento Apuração de Resultados Cadastro Dívida Ativa

40 Interação com Contribuintes Oferecer ferramentas de parcelamento e pagamentos de Dívida Ativa adequados às possibilidades do devedor, com novas regras para – Pedido de Parcelamento (desburocratização) e – Retomada do Parcelamento Rompido Promover Notificações amigáveis e de advertência Manter os Procuradores (e Judiciário) imediatamente informados dos eventos ocorridos Instituir a CRDA e o CADESP

41 Interação com Contribuintes e-Parcelamento Identifica Devedor Consulta Débitos Simulações Assina e Emite Termo de Acordo Emite Gare Cadastro Dívida Ativa e-CRDA Verifica Situação Emite CRDA CRDA Pagamentos Parcelamento Regras CRDA Gares Parcelamento Gabaritos Cadastro Devedores Internet e-Pagamentos Consulta Débitos Simulações Emite Gare

42 Finalização Automatizar procedimentos de consolidação Manter a Conta Corrente de Débitos atualizada Manter os Procuradores (e Judiciário) imediatamente informados dos eventos ocorridos Informar a finalização da cobrança ao órgão de origem

43 Finalização PGE SEFAZ Importa Pagamentos Cadastro Dívida Ativa Verifica Liquidação Cálculos Emite Petições Gabaritos Alarmes Petições Verifica tipo Pagamento Sistema de Arrecadação SeFaz

44 Metodologia e Processo Unificado BPM Modelagem Levantamento Integração ProtótipoProtótipo/ComponentesComponentes Aplicação Testes Modelo de Negócio Requisitos de Negócio Business Workflow MUC UCS MC TR Sistemas Pontos de Integração Requisitos Funcionais UCS Briefing Requisitos Suplementares Telas Usabilidade Módulos Funcionais UCI Diagramas de Integração Componentes Interfaces Organograma Diagramas BPEL MC UCS BPEL MC UCS TR Briefing Telas Relatório de Erros

45 Obrigado Bruno Jean Birepinte – Prodesp


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