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Escrituração Contábil Digital - ECD Belo Horizonte, 11 de julho de 2012.

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Apresentação em tema: "Escrituração Contábil Digital - ECD Belo Horizonte, 11 de julho de 2012."— Transcrição da apresentação:

1 Escrituração Contábil Digital - ECD Belo Horizonte, 11 de julho de 2012

2 Sumário da apresentação 1.Livros constantes da ECD 2.ECD - Legisla ç ão B á sica 3.Escritura ç ão Cont á bil Digital – ECD – O que é 4.Quem deve apresentar a ECD 5.Prazos para Apresenta ç ão da ECD 6.Quantidade e limites dos arquivos da ECD 7.Assinatura dos Livros Digitais Cont á beis 8.Formas de Escritura ç ão do SPED Cont á bil

3 Sumário da apresentação 9.A autentica ç ão e substitui ç ão da ECD 10.Leiaute da Escritura ç ão Cont á bil 11.Funcionalidades do SPED Cont á bil 12.Termos de Abertura e Encerramento da ECD 13.Demonstra ç ões Cont á beis na ECD 14.Dispensa de obriga ç ões acess ó rias com a ECD 15.Multa por atraso na entrega da ECD

4 Escrituração Contábil Digital – ECD – O que é O SPED Cont á bil é a substitui ç ão da escritura ç ão cont á bil em papel pela Escritura ç ão Cont á bil Digital – ECD. Essa substitui ç ão ocorre para todos os efeitos legais. A validade jur í dica é assegurada pela assinatura digital.

5 Livros constantes da ECD Os livros transmitidos digitalmente correspondem ao livro Di á rio e seus auxiliares, se existentes, e ao livro razão e os auxiliares, quando houver. Os Balancetes Di á rios são utilizados principalmente por institui ç ões financeiras. No est á gio atual do SPED Cont á bil, ainda depende de normatiza ç ão a capta ç ão das fichas de lan ç amentos.

6 ECD - Legislação Básica Decreto n º 6.022, de 22 de janeiro de 2007 – Ato instituidor do Sistema P ú blico de Escritura ç ão Digital - SPED. Departamento Nacional do Registro de Com é rcio - Instru ç ão Normativa N º 107, de 23 de maio de 2008 – Dispõe sobre a autentica ç ão de instrumentos de escritura ç ão dos empres á rios, sociedades empres á rias, leiloeiros e tradutores p ú blicos e int é rpretes comerciais.

7 ECD - Legislação Básica Conselho Federal de Contabilidade Resolu ç ão N° 1.299/10 – Aprova o Comunicado T é cnico CT 04 que define as formalidades da escritura ç ão cont á bil em forma digital para fins de atendimento ao Sistema P ú blico de Escritura ç ão Digital (SPED). Resolu ç ão N° 1.020/05 – Aprova a NBC T 2.8 – Das Formalidades da Escritura ç ão Cont á bil em Forma Eletrônica.

8 ECD - Legislação Básica Receita Federal Instru ç ão Normativa RFB n º 787, de 19 de novembro de 2007 (com as altera ç ões da IN RFB 825/08 e da IN RFB 926/09). Institui a Escritura ç ão Cont á bil Digital (para fins fiscais e previdenci á rios). Seu anexo cont é m uma boa referência para entender a estrutura do arquivo da escritura ç ão cont á bil, seu leiaute, o Manual de Orienta ç ão do Leiaute da Escritura ç ão Cont á bil Digital – LECD.

9 ECD - Legislação Básica Receita Federal Instru ç ão Normativa RFB n º 926, de 11 de mar ç o de 2009 – Altera os arts. 2 º, 3 º, 5 º, 6 º e 7 º da Instru ç ão Normativa RFB n º 787/2007. Seu anexo mostra as altera ç ões no leiaute do arquivo. Deve ser lido junto com o anexo da IN RFB n º 787/2007. Instru ç ão Normativa RFB n º 1.139, de 28 de mar ç o de 2011 – Altera a Instru ç ão Normativa RFB n º 787, de 19 de novembro de 2007, que institui a Escritura ç ão Cont á bil Digital, no que diz respeito ao SPED Cont á bil.

10 ECD - Legislação Básica Receita Federal Ato Declarat ó rio Executivo Cofis n º 36, de 18 de dezembro de 2007 – Dispõe sobre as regras de valida ç ão e as tabelas de c ó digos aplic á veis à Escritura ç ão Cont á bil Digital. O Anexo I traz as regras de valida ç ão associando-as com registros e campos do leiaute da ECD – LECD. É a referência fundamental para entender a estrutura do arquivo da escritura ç ão cont á bil e as regras de valida ç ão pertinentes aos registros (incluindo sua existência) e campos. O Anexo II traz as tabelas de c ó digo utilizadas no sistema, incluindo o Plano Referencial.

11 ECD - Legislação Básica Receita Federal Ato Declarat ó rio Executivo Cofis n º 20, de 28/05/2009 – Dispõe sobre as regras de valida ç ão e as tabelas de c ó digos aplic á veis à Escritura ç ão Cont á bil Digital. Alterado pelo Ato Declarat ó rio Executivo Cofis n º 29, de 9 de junho de Seus dois anexos alteram os anexos do ADE COFIS n º 36, de 18 de dezembro de Ato Declarat ó rio Executivo Cofis n º 29, de 09 de junho de 2010 – Altera o anexo II do Ato Declarat ó rio Cofis n º 20, de 28 de maio de 2009.

12 Quem deve apresentar a ECD O art. 3 º da IN RFB n º 787, de 19 de novembro de 2007, com a reda ç ão dada pela IN RFB n º 926, de 11 de mar ç o de 2009, dispõe que são obrigadas a adotar a ECD, nos termos do art. 2 º do Decreto n º 6.022, de 2007: “ I - em rela ç ão aos fatos cont á beis ocorridos a partir de 1 º de janeiro de 2008, as sociedades empres á rias sujeitas a acompanhamento econômico-tribut á rio diferenciado, nos termos da Portaria RFB n º , de 7 de novembro de 2007, e sujeitas à tributa ç ão do Imposto de Renda com base no Lucro Real;

13 Quem deve apresentar a ECD II - em rela ç ão aos fatos cont á beis ocorridos a partir de 1 º de janeiro de 2009, as demais sociedades empres á rias sujeitas à tributa ç ão do Imposto de Renda com base no Lucro Real. A partir de 2009, e at é o presente momento, estão obrigadas a entregar o SPED Cont á bil todas as sociedades empres á rias tributadas pelo Lucro Real.

14 Quem deve apresentar a ECD As sociedades simples e as microempresas e empresas de pequeno porte optantes pelo Simples Nacional estão dispensadas da entrega. Qualquer empresa pode apresentar a ECD facultativamente. No entanto, para efetuar a entrega da ECD é preciso ter registro na junta comercial e possuir um NIRE. H á previsão para que futuramente seja poss í vel entregar a ECD sem fornecer um NIRE e, portanto, sem autentica ç ão pela Junta Comercial.

15 Quem deve apresentar a ECD O Decreto n º 6.022, de 22 de janeiro de 2007, que institui o Sistema P ú blico de Escritura ç ão Digital – SPED, utiliza, na defini ç ão do sistema, o termo “...dos empres á rios e das sociedades empres á rias... ”. Os usu á rios do SPED são, portanto, empres á rios e sociedades empres á rias. O termo não é tão abrangente como “ pessoa jur í dica ”. Sociedades cooperativas, por exemplo, não são englobadas. A amplia ç ão do escopo do SPED Cont á bil passa pela modifica ç ão do termo “ sociedades empres á rias ” no Decreto.

16 Prazos para Apresenta ç ão da ECD O art. 5 º da IN RFB n º 787, de 19 de novembro de 2007, com modifica ç ões subsequentes, institui os prazos de entrega da ECD para a RFB. A regra b á sica relativa ao prazo é a entrega dos dados referentes a determinado ano-calend á rio at é junho do ano subsequente. Nos casos de extin ç ão, cisão parcial, cisão total, fusão ou incorpora ç ão, a entrega dos dados relativos ao per í odo desde o in í cio do ano calend á rio at é a data do evento deve ser realizada at é o ú ltimo dia ú til do mês subsequente ao evento.

17 Prazos para Apresenta ç ão da ECD No entanto, o art. 5 º da Instru ç ão Normativa RFB n º 787/2007 e suas modifica ç ões criaram muitas exce ç ões. Os prazos de entrega são sumarizados para as situa ç ões normais e especiais em uma tabela, constante na pergunta 7 do FAQ (perguntas frequentes) da ECD no s í tio do SPED ( ).

18 Quantidade e limites dos arquivos da ECD Um arquivo da ECD é sempre um livro. Um arquivo não pode conter mais de um livro. A ECD pode ser entregue em apenas um arquivo relativo ao ano-calend á rio. No entanto, h á v á rias exce ç ões. Uma delas é relativa à escritura ç ão resumida e os livros auxiliares. Nesse caso, a escritura ç ão pode conter muitos livros: o principal ou resumido, e uma quantidade indefinida de livros auxiliares.

19 Quantidade e limites dos arquivos da ECD Os per í odos da escritura ç ão do livro principal (Di á rio ou Livro de Balancetes Di á rios e Balan ç os) e os auxiliares (Di á rio Auxiliar e/ou Razão Auxiliar) devem coincidir. H á ainda regras relativas ao tamanho e per í odo dos livros. Como regra geral, o livro é mensal, mas pode conter mais de um mês, desde que o tamanho não ultrapasse 1 GB. Assim a escritura ç ão anual pode conter 12 livros ou arquivos, um referente a cada mês.

20 Quantidade e limites dos arquivos da ECD Todos os meses da escritura ç ão devem estar contidos em um mesmo ano-calend á rio. Um mês não pode ser partido, isto é, não pode haver fra ç ões de mês, exceto nos casos das situa ç ões especiais de cisão, fusão, incorpora ç ão ou extin ç ão ou de in í cio de atividade no decorrer do ano-calend á rio. Se a escritura ç ão cont é m mais de um mês, não pode haver descontinuidades (isto é, em uma escritura ç ão de janeiro a junho, não informar o mês de mar ç o).

21 Quantidade e limites dos arquivos da ECD Nos casos das situa ç ões especiais de cisão, fusão ou incorpora ç ão, podem ser geradas duas escritura ç ões, uma desde o primeiro dia do ano- calend á rio (ou data posterior, se o contribuinte iniciou atividades no ano-calend á rio) at é a data do evento e outra para o per í odo remanescente (data imediatamente posterior ao evento at é o fim do ano-calend á rio).

22 Exemplo Situa ç ão Especial Um contribuinte iniciou atividades em 01/03 no ano Ocorreu um evento de cisão em 30/06/2010 e o contribuinte prosseguiu as atividades. Duas escritura ç ões devem ser entregues. A primeira abrangendo o per í odo de 01/03 at é 30/06/2010, a data do evento. A segunda abrangendo o per í odo de 01/07/2010 at é o final do ano-calend á rio, 31/12/2010. A primeira escritura ç ão deve ser entregue at é o ú ltimo dia ú til do mês subsequente, 30/07/2010. A segunda escritura ç ão deve ser entregue at é 30/06/2011.

23 Assinatura dos Livros Digitais Cont á beis O processo de assinatura eletrônica garante a validade jur í dica da escritura ç ão cont á bil. Tamb é m possibilita a verifica ç ão de autenticidade (quem assinou o documento é quem alega ser) e a integridade (o PVA s ó permite a assinatura em um momento em que h á certeza de que certas regras de integridades f í sicas e l ó gicas são atendidas). O certificado para a assinatura digital deve ter sido emitido pela Infraestrutura de Chaves P ú blicas Brasileira - ICP-Brasil, institu í da pela MP

24 Assinatura dos Livros Digitais Cont á beis Duas pessoas, no m í nimo, devem assinar a escritura ç ão cont á bil: a pessoa que, conforme os documentos arquivados na Junta Comercial, tiver poderes para tal ato, e um contabilista. Não h á limites para o n ú mero de representantes legais registrados na junta e contabilistas assinantes da escritura ç ão. Devem ser utilizados somente certificados digitais e-PF ou e-CPF de seguran ç a m í nima A3. Certificados de pessoa jur í dica (e-CNPJ ou e-PJ) não podem ser utilizados.

25 Assinatura dos Livros Digitais Cont á beis A ECD pode ser assinada por procura ç ão, mas ela deve ser arquivada na Junta Comercial, j á que o SPED Cont á bil não efetua qualquer conferência da assinatura ou dos procuradores. Esta verifica ç ão é feita somente pela Junta Comercial. Desse modo, a procura ç ão eletrônica da Receita Federal do Brasil não pode ser utilizada. Consta na IN DNRC n º 107/2008 a Tabela de Qualifica ç ão dos Assinantes da ECD.

26 Formas de Escrituração do SPED Contábil No SPED Cont á bil, existem as seguintes formas de escritura ç ão: G - Di á rio Geral; R - Di á rio com Escritura ç ão Resumida (vinculado a livro auxiliar); A - Di á rio Auxiliar; Z - Razão Auxiliar; e B - Livro de Balancetes Di á rios e Balan ç os.

27 Formas de Escrituração do SPED Contábil A escritura ç ão G, Di á rio Geral, não pode conviver com nenhuma outra no mesmo per í odo, pois: As escritura ç ões principais (G, R ou B) não podem coexistir. Adicionalmente, a escritura ç ão G não possui livros auxiliares (A ou Z), não podendo, portanto, conviver com esses tipos de escritura ç ão.

28 Formas de Escrituração do SPED Contábil A escritura ç ão resumida R traz contas que são detalhadas nos livros auxiliares A ou Z. Algumas dessas contas t í picas são Fornecedores e Clientes. Seguindo a regra geral, a escritura ç ão R, como escritura ç ão principal, não pode conviver com outra escritura ç ão principal (G ou B), mas deve ser necessariamente acompanhada de escritura ç ões auxiliares, A ou Z.

29 Formas de Escrituração do SPED Contábil O livro auxiliar Z é utilizado quando o leiaute do livro A não se mostrar adequado para a apresenta ç ão das informa ç ões. É basicamente um tipo de tabela em que o usu á rio define as colunas e seus conte ú dos. A escritura ç ão Z é, então, um livro cont á bil auxiliar com o leiaute definido pelo titular da escritura ç ão. Ela pode coexistir com a escritura ç ão auxiliar A, com a escritura ç ão resumida R e com o Livro de Balancetes Di á rios e Balan ç os, B.

30 Formas de Escrituração do SPED Contábil A escritura ç ão B encontra seu embasamento legal no art do C ó digo Civil: "Art O empres á rio ou sociedade empres á ria que adotar o sistema de fichas de lan ç amentos poder á substituir o livro Di á rio pelo livro Balancetes Di á rios e Balan ç os, observadas as mesmas formalidades extr í nsecas exigidas para aquele."

31 Formas de Escrituração do SPED Contábil Como sua utiliza ç ão foi regulamentada somente pelo Banco Central, o livro B é utilizado basicamente pelas institui ç ões financeiras, embora possa ser utilizado por outras institui ç ões. Não h á nada na legisla ç ão que obste a utiliza ç ão da escritura ç ão B juntamente com as A e Z.

32 Regras de coexistência das escriturações Em resumo, no que toca à utiliza ç ão concomitante em uma escritura ç ão cont á bil, o livro G deve ser ú nico. O livro R deve conviver com os livros A ou Z (um ou mais deles). O livro B pode coexistir com os auxiliares A ou Z ou pode ser ú nico. Livros A e Z são auxiliares de escritura ç ões R (obrigatoriamente) ou B (facultativamente). Livros principais – G, R e B – não podem coexistir.

33 Funcionalidades do SPED Cont á bil

34 O empres á rio ou sociedade empres á rio gera um arquivo texto contendo as informa ç ões do livro digital, nos moldes do leiaute estabelecido por ato legal do sistema SPED, a partir das informa ç ões em seus bancos de dados. O PVA da ECD valida este arquivo, assegurando que condi ç ões m í nimas de integridade e consistência sejam atingidas. Em seguida, a escritura ç ão é assinada.

35 Funcionalidades do SPED Cont á bil Nesse momento, torna-se dispon í vel a fun ç ão de gerenciar o requerimento. Poder ser preparado e assinado o Requerimento de Autentica ç ão ou o Requerimento de Substitui ç ão de Livro Digital. Esses requerimentos são transmitidos ao SPED juntos com a escritura ç ão. Algumas funcionalidades do sistema Sped Cont á bil são acessadas por meio do PVA da ECD, outras no s í tio SPED.

36 Funcionalidades do SPED Cont á bil Por exemplo, “ Consultar Situa ç ão ” é uma fun ç ão dispon í vel no PVA da EVC. Escolhe-se uma escritura ç ão dentro do programa e é verificada sua situa ç ão no reposit ó rio nacional. Uma fun ç ão criada recentemente no s í tio SPED é “ Consulta Situa ç ão de Escritura ç ão Cont á bil ”. O usu á rio informa o hash da escritura ç ão ou aponta um documento que identifique a escritura ç ão cont á bil (como Arquivo de recibo, Termo de Autentica ç ão, Termo de Notifica ç ão, ou Arquivo de Dados Agregados), e o s í tio informa a situa ç ão da escritura ç ão cont á bil.

37 Funcionalidades do SPED Cont á bil A funcionalidade de download das escritura ç ões é provida por outro aplicativo, o ReceitanetBX, dispon í vel gratuitamente no s í tio do SPED. Por meio de um certificado digital, que assina digitalmente o pedido de baixa da escritura ç ão, o respons á vel legal ou procurador da sociedade empres á ria pode baixar a ECD, o FCONT ou Dados Agregados.

38 Funcionalidades do SPED Cont á bil Se por algum motivo a sociedade empres á ria “ perdeu ” o livro digital, ele pode ser baixado no ReceitanetBX e validado (importado) no PVA da ECD. H á um passo-a-passo que explica como baixar uma escritura ç ão cont á bil e import á -la no Programa Validador e Assinador da ECD nas Perguntas Frequentes (FAQ) do SPED Cont á bil – ver pergunta 33 em.

39 Funcionalidades do SPED Cont á bil Basicamente, o reposit ó rio nacional do SPED recebe as escritura ç ões cont á beis e as mantêm armazenadas. O reposit ó rio comunica-se com o PVA, o ReceitanetBX e o s í tio SPED para fornecer os termos e as situa ç ões da escritura ç ão, e permitir que ela seja baixada. O reposit ó rio tamb é m interage com a Junta Comercial (parte de baixo da figura) para enviar o resumo da escritura ç ão e receber termos de Autentica ç ão e Exigência.

40 Papel da Junta Comercial A Junta Comercial recebe o resumo da escritura ç ão, confere o pagamento da taxa de autentica ç ão e verifica as exigências formais da escritura ç ão, analisando o livro digital e o requerimento emitido pelo usu á rio. A junta pode exigir corre ç ões (por meio de um Termo de Exigência) ou autenticar a escritura ç ão (emitindo um Termo de Autentica ç ão). Esses termos e a situa ç ão da escritura ç ão são fornecidos pela junta comercial ao reposit ó rio nacional, que faz a interface com o usu á rio.

41 A autentica ç ão e substitui ç ão da ECD O envio da escritura ç ão cont á bil para o reposit ó rio do SPED é efetuado pelo PVA – Programa Validador e Assinador junto com um Requerimento de Autentica ç ão. No Requerimento de Autentica ç ão h á dados como a identifica ç ão do contribuinte e da escritura ç ão, o n ú mero da Guia de Recolhimento (exigido pela maioria das Juntas Comerciais) e a assinatura do requerente. Recepcionada no reposit ó rio do SPED Cont á bil, a escritura ç ão segue um ciclo de vida, a seguir ilustrado.

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43 A autentica ç ão e substitui ç ão da ECD Ap ó s a recep ç ão no reposit ó rio, a escritura ç ão aguarda processamento. Ap ó s a confirma ç ão do pagamento, a Junta Comercial passa a escritura ç ão para em an á lise. H á casos de “ recep ç ão parcial ”, quando h á livros auxiliares e resumido, e apenas alguns deles foram recebidos. Estando uma escritura ç ão em an á lise, a Junta Comercial pode autentic á -la ou indeferi-la.

44 A autentica ç ão e substitui ç ão da ECD A substitui ç ão de uma escritura ç ão pode ocorrer porque a Junta Comercial fez exigências de modifica ç ão ou por iniciativa do usu á rio, desde que a escritura ç ão NÃO esteja em um dos seguintes estados: “ Em an á lise ” (pela Junta Comercial), “ Autenticado ” ou “ Substitu í do ”. Se a escritura ç ão estiver em an á lise e o usu á rio quiser substitu í -la, h á a possibilidade de se requerer à Junta que coloque a escritura ç ão em exigência. Se a escritura ç ão estiver autenticada ou substitu í da, não é poss í vel substitu í -la atualmente.

45 A autentica ç ão e substitui ç ão da ECD De acordo com o Of í cio Circular no 118/2009/SCS/DNRC/GAB, o Departamento Nacional de Registro de Com é rcio – DNRC recomenda que o requerimento para colocar o livro sob exigência deve conter: a identifica ç ão do livro, seu n ú mero, per í odo a que a escritura ç ão refere e a devida justifica ç ão. O sistema gera o termo com todas essas informa ç ões a partir dos dados fornecidos pela Junta Comercial.

46 A autentica ç ão e substitui ç ão da ECD Os livros G, R e B são equivalentes – todos são livros principais. Assim, a substitui ç ão entre tais tipos é livre. Por exemplo, um livro R pode substituir um livro G, e vice-versa. No entanto, ao substituir um livro R por um G, deve-se ter em mente que os livros auxiliares são automaticamente substitu í dos. Uma questão que sempre surge é : como se pode alterar a escritura ç ão depois que ela foi autenticada?

47 A autentica ç ão e substitui ç ão da ECD Ap ó s a autentica ç ão do livro, as retifica ç ões de lan ç amentos feitos com erro estão disciplinadas no art. 5 º da IN DNRC 107/08 (existem normas do CFC no mesmo sentido): “ Art. 5 º A retifica ç ão de lan ç amento feito com erro, em livro j á autenticado pela Junta Comercial, dever á ser efetuada nos livros de escritura ç ão do exerc í cio em que foi constatada a sua ocorrência, observadas as Normas Brasileiras de Contabilidade, não podendo o livro j á autenticado ser substitu í do por outro, de mesmo n ú mero ou não, contendo a escritura ç ão retificada."

48 A autentica ç ão e substitui ç ão da ECD A pergunta 15 do FAQ do Sped Cont á bil que cont é m um passo a passo para a retifica ç ão de livros digitais. Nos casos de retifica ç ão, o termo a ser emitido pelo usu á rio e transmitido junto com a escritura ç ão é o Termo de Substitui ç ão. Uma questão que causa confusão é a op ç ão de “ Substitui ç ão de Livro Autenticado ”, por motivos de extravio, deteriora ç ão ou destrui ç ão, existente no Termo de Autentica ç ão. Esse é um caso de exce ç ão.

49 A autentica ç ão e substitui ç ão da ECD A op ç ão de substitui ç ão existente no Termo de Autentica ç ão serve para o caso de uma escritura ç ão que foi entregue originariamente em papel e sofreu extravio, deteriora ç ão ou destrui ç ão (nos moldes do art. 26 da Instru ç ão Normativa DNRC 107/08 ). A escritura ç ão é recomposta na forma digital e enviada para o reposit ó rio SPED.

50 A autentica ç ão e substitui ç ão da ECD Se a escritura ç ão foi enviada originariamente em forma digital, a sociedade empres á ria deve obter c ó pia do arquivo digital junto à administra ç ão do SPED Cont á bil, enquanto existir uma via da escritura ç ão mantida pelo sistema. O download da escritura ç ão pode ser facilmente realizado utilizando-se o programa ReceitanetBX.

51 Leiaute da Escritura ç ão Cont á bil O leiaute pode ser consultado no Manual de Orienta ç ão do Leiaute da Escritura ç ão Cont á bil Digital – LECD publicado pela IN RFB n º 787/ 2007 e alterado pela IN RFB n º 926/2009. O arquivo da escritura ç ão cont á bil é arquivo no formato texto, codificado em ASCII. Os registros são organizados hierarquicamente, isto é, definido um registro “ pai ”, seguem-se registros hierarquicamente inferiores, os registros “ filhos ”.

52 Leiaute da Escritura ç ão Cont á bil Registro 10 - N í vel hier á rquico 1 Registro 20 - N í vel hier á rquico 1 Registro 30 - N í vel hier á rquico 2 Registro 40 - N í vel hier á rquico 3 Registro 50 - N í vel hier á rquico 3 Registro 60 - N í vel hier á rquico 2 Registro 70 - N í vel hier á rquico 1

53 Leiaute da Escritura ç ão Cont á bil Os registros são sempre iniciados na primeira coluna de cada linha do arquivo e têm tamanho vari á vel. A linha do arquivo digital deve conter os campos na exata ordem em que estão listados nos leiautes dos respectivos registros. Ao in í cio do registro e ao final de cada campo deve ser inserido o caractere delimitador "| ”, que funciona, assim, como delimitador de campos que frequentemente têm tamanho vari á vel.

54 Leiaute da Escritura ç ão Cont á bil Todos os registros devem conter no final de cada linha do arquivo digital, ap ó s o caractere delimitador pipe acima mencionado, os caracteres "CR" (Carriage Return) e "LF" (Line Feed) correspondentes a "retorno do carro" e "salto de linha" (CR e LF: caracteres 13 e 10, respectivamente, da tabela ASCII). Uma fonte comum de erros na valida ç ão dos arquivos é a não existência dos dois caracteres no final de cada linha, j á que arquivos textos gerados no sistema UNIX têm somente LF no final da linha, e os gerados em sistemas de computadores MAC têm apenas CR.

55 Leiaute da Escritura ç ão Cont á bil O arquivo da ECD é dividido em blocos do seguinte modo:

56 Leiaute da Escritura ç ão Cont á bil O bloco 0 cont é m o importante registro 0000, que abre a escritura ç ão digital, informando seu per í odo e identifica o empres á rio ou a sociedade empres á ria. Al é m disso, o bloco 0 engloba outras inscri ç ões cadastrais do empres á rio ou sociedade empres á ria, informa ç ões sobre escritura ç ão cont á bil descentralizada, tabela de cadastro dos participantes e identifica ç ão do relacionamento com o participante.

57 Leiaute da Escritura ç ão Cont á bil S ó no caso de escritura ç ão descentralizada deve ser informado o respectivo registro (0020). Nele, consta a informa ç ão se a escritura ç ão é da matriz ou filial. No caso de escritura ç ão descentralizada, devem constar na escritura ç ão da matriz os resultados da consolida ç ão do resultado da empresa.

58 Leiaute da Escritura ç ão Cont á bil O registro referente à tabela de cadastro do participante (0150) deve ser preenchido, na escritura ç ão cont á bil, somente quando se referir a participantes cujos c ó digos de relacionamento constem da tabela publicada pelo SPED (relativa ao campo 02 - COD_REL do registro 0180, filho do registro 0150, Tabela de Cadastro do Participante). Essa tabela, constante no Anexo 2 do ADE COFIS 36/2007, descreve os tipos de relacionamento que devem constar nos registros 0150 e 0180.

59 Leiaute da Escritura ç ão Cont á bil No bloco I constam os lan ç amentos cont á beis. O registro I010 identifica a forma da escritura ç ão cont á bil, G, R, A, B ou Z. Os registros I012 e I015 servem para efetuar a liga ç ão entre os livros principais e os auxiliares. Quando o livro é resumido (R ou eventualmente, B), os registros I012 devem elencar os hashs dos livros auxiliares. Quando o livro é auxiliar (A ou Z), deve haver apenas uma ocorrência do registro I012, onde se informa o hash do livro principal.

60 Leiaute da Escritura ç ão Cont á bil O registro I015 identifica as contas da escritura ç ão resumida a que se refere a escritura ç ão auxiliar. Pode ocorrer em quantidade ilimitada, dependendo do n ú mero de contas resumidas, e s ó é informado para escritura ç ões A, R ou Z. Campos adicionais ao final dos registros I050 a I355, não constantes do leiaute e necess á rios para manter a integridade e corre ç ão dos dados, podem ser informados nos registros I020, que identificam o campo adicional, seu conte ú do e o registro ao qual se acrescenta o campo.

61 Leiaute da Escritura ç ão Cont á bil O Termo de Abertura (registro I030, Bloco I) e o Termo de Encerramento (registro J900) localizam-se, respectivamente, no bloco dos lan ç amentos cont á beis (bloco I) e no bloco das demonstra ç ões cont á beis (bloco J). O bloco I cont é m os registros centrais da contabilidade, isto é, o plano de contas cont á beis (registro I050), os saldos das contas (registros I150 e I155) e os lan ç amentos cont á beis (registros I200 e I250).

62 Leiaute da Escritura ç ão Cont á bil As contas cont á beis são descritas no registo I050 fornecendo-se seu c ó digo e descri ç ão, seu tipo (anal í tica ou sint é tica), o n í vel, o c ó digo da conta superior (pai) e um c ó digo da natureza da conta/grupo de contas, conforme tabela interna ao SPED constante no Anexo 2 do ADE COFIS 36/2007. O registro I051, filho do I050, informa uma conta do plano de contas referencial (da RFB ou do Bacen – COSIF, conforme a natureza do usu á rio, pessoa jur í dica em geral ou financeira) que é vinculada à conta cont á bil do registro I050.

63 Leiaute da Escritura ç ão Cont á bil Os registros I150 e I155 informam os saldos das contas cont á beis. Eles trazem os saldos e o total dos d é bitos e cr é ditos mensais para contas patrimoniais e de resultado ap ó s o encerramento do per í odo. Os saldos são informados para cada mês (um registro I150 por mês). Exce ç ão a esta regras são os casos das situa ç ões especiais de cisão, fusão, incorpora ç ão ou extin ç ão ou de in í cio de atividade no decorrer do ano-calend á rio, quando pode ocorrer fra ç ão de mês.

64 Leiaute da Escritura ç ão Cont á bil Os registros I155 são filhos do registro I050 e informam para cada conta anal í tica – centro de custos no per í odo discriminado no registro I050: · o valor do saldo inicial; · o indicador da situa ç ão do saldo inicial – D ou C; · o valor total dos d é bitos no per í odo; · o valor total dos cr é ditos no per í odo; · o valor do saldo final do per í odo; · o indicador da situa ç ão do saldo final – D ou C. ·

65 Leiaute da Escritura ç ão Cont á bil Os lan ç amentos cont á beis são descritos nos registros I200 e I250. O registro I200 é o cabe ç alho do lan ç amento. Cont é m o n ú mero ou o c ó digo de identifica ç ão ú nico do lan ç amento, a data do lan ç amento, o valor do lan ç amento e o tipo do lan ç amento – E para os lan ç amentos de encerramento de contas de resultados e N para os demais lan ç amentos, chamados normais.

66 Leiaute da Escritura ç ão Cont á bil Abaixo do cabe ç alho do lan ç amento, vêm todas as contrapartidas, os registros I250. Cada contrapartida traz o centro de custos, o indicador D ou C (d é bito ou cr é dito), o valor da partida e o hist ó rico, al é m de algumas outras informa ç ões.

67 Leiaute da Escritura ç ão Cont á bil Os registros I300 e I310 trazem os balancetes di á rios, isto é, os totais de d é bitos e cr é ditos para cada conta cont á bil-centro de custos em determinada data. Esses registros são utilizados exclusivamente quando a forma da escritura ç ão é B (Livro de Balancetes Di á rios e Balan ç os). Os registros I350 e I355 trazem os saldos das contas de resultado antes do encerramento.

68 Leiaute da Escritura ç ão Cont á bil O usu á rio da ECD pode informar quantas apura ç ões de resultado desejar, bastando discriminar a data de cada uma das apura ç ões no registro I350 e informar o saldo final das contas de resultado nos registros I355, filhos do I350. Os registros I500, I510, I550 e I555 são usados exclusivamente nas escritura ç ões de tipo Z.

69 Leiaute da Escritura ç ão Cont á bil No Bloco J informam-se as demonstra ç ões cont á beis. Atualmente existem duas demonstra ç ões na ECD: o Balan ç o Patrimonial – BP (registro J100) e a Demonstra ç ão do Resultado do Exerc í cio – DRE (registro J150). Naturalmente, as demonstra ç ões são consolida ç ões de valores informados no bloco I, Lan ç amentos Cont á beis.

70 Leiaute da Escritura ç ão Cont á bil A ECD faz o cotejamento por meio da emissão de advertências na verifica ç ão de pendências, etapa de valida ç ão da escritura ç ão que ocorre antes da assinatura e transmissão da escritura ç ão pelo PVA. Os totais são obtidos por meio dos c ó digos de aglutina ç ão, que são vinculados a contas do plano de contas (registro I050) por meio do registro filho I052, onde constam os c ó digos.

71 Leiaute da Escritura ç ão Cont á bil Esses mesmos c ó digos são informados no Balan ç o e DRE (registros J100 e J150), possibilitando a compara ç ão dos valores aglutinados com as linhas das demonstra ç ões cont á beis. A verifica ç ão do registro J100 é efetuada na data do Balan ç o, comparando-se os saldos com as totaliza ç ões obtidas do registro I155. No caso da Demonstra ç ão do Resultado do Exerc í cio, os valores para compara ç ão são obtidos do registro I355, que informa os saldos das contas de resultado antes do encerramento.

72 Leiaute da Escritura ç ão Cont á bil Ainda no bloco J, o registro J800 permite a anexa ç ão na ECD de um arquivo em formato texto RTF (Rich Text Format), que se destina a receber informa ç ões que devam constar do livro, tais como outras demonstra ç ões cont á beis, pareceres, relat ó rios, etc. Antes do encerramento do Bloco J, localiza-se o registro J930, que identifica os signat á rios da escritura ç ão (para detalhes veja a se ç ão Assinatura dos Livros Digitais Cont á beis).

73 Termos de Abertura e Encerramento da ECD A IN DNRC n º 107/2008 preceitua que os instrumentos de escritura ç ão dos empres á rios e das sociedades empres á rias conterão Termos de Abertura e de Encerramento. Na ECD, os Termos de Abertura e Encerramento estão contidos nos registros I030 e J900. No Termo de Abertura identifica-se o usu á rio com seu nome empresarial, NIRE e CNPJ. O livro é identificado por meio de seu n ú mero de ordem e sua natureza, que é a finalidade a que se destina o livro.

74 Termos de Abertura e Encerramento da ECD A resposta 12 das Perguntas Frequentes da ECD, com base na IN DNRC n º 107/2008, esclarece que a numera ç ão dos livros é sequencial, por tipo de livro, independente de sua forma (em papel, fichas, microfichas ou digital). Os livros auxiliares (A ou Z) devem ter numera ç ão pr ó pria, sequencial, por esp é cie. Assim, se foram utilizados "Di á rio Auxiliar de Fornecedores" e "Di á rio Auxiliar de Clientes", cada um ter á uma sequência distinta.

75 Termos de Abertura e Encerramento da ECD A natureza do livro é nome, a denomina ç ão do livro. Usualmente, os livros G e R recebem o mesmo nome, sendo os mais comuns Di á rio e Di á rio Geral. Os nomes mais utilizados de livros auxiliares são: "Di á rio Auxiliar de.....", "Razão Auxiliar de.....", "Livro Caixa", etc. O Termo de Abertura traz ainda duas datas. Uma delas é a data do arquivamento dos atos constitutivos. Em termos pr á ticos, é a data do NIRE. A segunda data é data de arquivamento do ato de conversão de sociedade simples em empres á ria.

76 Termos de Abertura e Encerramento da ECD Uma das poucas valida ç ões efetuadas durante o momento da transmissão da ECD para o reposit ó rio SPED é a verifica ç ão de repeti ç ão de n ú mero de outro livro j á enviado (com exce ç ão dos substitu í dos e dos indeferidos) e a sobreposi ç ão do per í odo em rela ç ão a outra ECD j á enviada. A verifica ç ão da repeti ç ão de n ú mero leva em conta a forma da escritura ç ão cont á bil e a natureza do livro (neste ú ltimo caso apenas para escritura ç ões cont á beis auxiliares).

77 Termos de Abertura e Encerramento da ECD O controle da repeti ç ão de n ú meros de livros em um mesmo per í odo é efetuado pelo sistema SPED, mas o controle da sequência correta é efetuado pela Junta Comercial, que pode não aceitar um n ú mero fora do ordenamento correto colocando a escritura ç ão em exigência. O Termo de Encerramento redunda algumas informa ç ões contidas no Termo de Abertura, como o n ú mero e natureza do livro, nome empresarial, ou quantidade total de linhas do arquivo, mas cont é m alguns outros dados, como data de in í cio e t é rmino da escritura ç ão.

78 Demonstra ç ões Cont á beis na ECD Como foi explanado na explica ç ão do leiaute da ECD, as demonstra ç ões cont á beis constantes na ECD são o Balan ç o Patrimonial e a Demonstra ç ão do Resultado do Exerc í cio, informadas, respectivamente, nos registros J100 e J150, bloco J, da ECD. O C ó digo civil estabelece que o Balan ç o e a Demonstra ç ão do Resultado do Exerc í cio devem elaborados no encerramento do exerc í cio social e ser transcritos no Di á rio. Outras normas estabelecem prazos diferentes.

79 Demonstra ç ões Cont á beis na ECD Assim, em cada escritura ç ão (que pode ser mensal, ou corresponder a um per í odo qualquer que não abrange todo o exerc í cio social) pode não haver informa ç ão das demonstra ç ões cont á beis. Elas, usualmente, s ó constam uma vez para o exerc í cio social. Entretanto, em caso de apura ç ão trimestral do IRPJ, a legisla ç ão do imposto de renda determina que as demonstra ç ões devam ser elaboradas (e transcritas na escritura ç ão) na data da ocorrência do fato gerador. Desse modo, se a apura ç ão for trimestral, elas tamb é m serão trimestrais.

80 Demonstra ç ões Cont á beis na ECD O PVA do SPED Cont á bil valida as escritura ç ões em dois pontos principais. Essas valida ç ões são advertências e não impedem a entrega da escritura ç ão. O primeiro ponto são os totais e subtotais, cujo c á lculo o PVA tenta verificar. O segundo ponto de verifica ç ão corresponde à coerência entre os saldos das demonstra ç ões e os saldos constantes no bloco I da escritura ç ão, o que foi discutido.

81 Dispensa de obriga ç ões acess ó rias com a ECD Automaticamente, com a entrega da ECD torna- se desnecess á ria a impressão e manuseio dos livros em papel. Al é m disso, a IN RFB n º 787/2007, com as altera ç ões da IN RFB 926/09, estabelece as seguintes dispensas, com a ado ç ão da ECD:

82 Dispensa de obriga ç ões acess ó rias com a ECD “ Art. 6 º A apresenta ç ão dos livros digitais, nos termos desta Instru ç ão Normativa e em rela ç ão aos per í odos posteriores a 31 de dezembro de 2007, supre: I - em rela ç ão à s mesmas informa ç ões, a exigência contida na Instru ç ão Normativa SRF n º 86, de 22 de outubro de 2001, e na Instru ç ão Normativa MPS/SRP n º 12, de 20 de junho de 2006.

83 Dispensa de obriga ç ões acess ó rias com a ECD II - a obrigatoriedade de escriturar o Livro Razão ou fichas utilizados para resumir e totalizar, por conta ou subconta, os lan ç amentos efetuados no Di á rio (Lei n º 8.218, de 1991, art.14, e Lei n º 8.383, de 1991, art. 62). II - a obrigatoriedade de transcrever no Livro Di á rio o Balancete ou Balan ç o de Suspensão ou Redu ç ão do Imposto de que trata o art. 35 da Lei n º 8.981, de 1991 (Instru ç ão Normativa SRF n º 93, de 1997, art. 12, inciso 5, al í nea b). ”

84 Multa por atraso na entrega da ECD A legisla ç ão prevê multa de R$ 5.000,00, por mês ou fra ç ão de atraso (inciso I do art. 57 da Medida Provis ó ria /01). Se o prazo termina no dia 30/06 e o livro for entregue no dia 01/07, a multa é de R$ 5.000,00. O valor é mantido at é o ú ltimo dia do julho. Iniciado o mês de agosto, a multa passa para R$ ,00. E, assim, sucessivamente. Esse é o significado de “ fra ç ão de mês “. A notifica ç ão não é autom á tica, como ocorre no caso do FCONT.

85 José Jayme Moraes Junior Supervisor Nacional do Sped Contábil e do Fcont


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