Escrituração Contábil Digital - ECD

Escrituração Contábil Digital - ECD
Belo Horizonte, 11 de julho de 2012

Sumário da apresentação
Livros constantes da ECD ECD - Legislação Básica Escrituração Contábil Digital – ECD – O que é Quem deve apresentar a ECD Prazos para Apresentação da ECD Quantidade e limites dos arquivos da ECD Assinatura dos Livros Digitais Contábeis Formas de Escrituração do SPED Contábil

Sumário da apresentação
A autenticação e substituição da ECD Leiaute da Escrituração Contábil Funcionalidades do SPED Contábil Termos de Abertura e Encerramento da ECD Demonstrações Contábeis na ECD Dispensa de obrigações acessórias com a ECD Multa por atraso na entrega da ECD 3

Escrituração Contábil Digital – ECD – O que é
O SPED Contábil é a substituição da escrituração contábil em papel pela Escrituração Contábil Digital – ECD. Essa substituição ocorre para todos os efeitos legais. A validade jurídica é assegurada pela assinatura digital. 4

Livros constantes da ECD
Os livros transmitidos digitalmente correspondem ao livro Diário e seus auxiliares, se existentes, e ao livro razão e os auxiliares, quando houver. Os Balancetes Diários são utilizados principalmente por instituições financeiras. No estágio atual do SPED Contábil, ainda depende de normatização a captação das fichas de lançamentos. 5

ECD - Legislação Básica
Decreto nº 6.022, de 22 de janeiro de 2007 – Ato instituidor do Sistema Público de Escrituração Digital - SPED. Departamento Nacional do Registro de Comércio - Instrução Normativa Nº 107, de 23 de maio de 2008 – Dispõe sobre a autenticação de instrumentos de escrituração dos empresários, sociedades empresárias, leiloeiros e tradutores públicos e intérpretes comerciais. 6

Conselho Federal de Contabilidade Resolução N° 1.299/10 – Aprova o Comunicado Técnico CT 04 que define as formalidades da escrituração contábil em forma digital para fins de atendimento ao Sistema Público de Escrituração Digital (SPED). Resolução N° 1.020/05 – Aprova a NBC T 2.8 – Das Formalidades da Escrituração Contábil em Forma Eletrônica. 7

Receita Federal Instrução Normativa RFB nº 787, de 19 de novembro de 2007 (com as alterações da IN RFB 825/08 e da IN RFB 926/09). Institui a Escrituração Contábil Digital (para fins fiscais e previdenciários). Seu anexo contém uma boa referência para entender a estrutura do arquivo da escrituração contábil, seu leiaute, o Manual de Orientação do Leiaute da Escrituração Contábil Digital – LECD. 8

Receita Federal Instrução Normativa RFB nº 926, de 11 de março de 2009 – Altera os arts. 2º, 3º, 5º , 6º e 7º da Instrução Normativa RFB nº 787/2007. Seu anexo mostra as alterações no leiaute do arquivo. Deve ser lido junto com o anexo da IN RFB nº 787/2007. Instrução Normativa RFB nº 1.139, de 28 de março de 2011 – Altera a Instrução Normativa RFB nº 787, de 19 de novembro de 2007, que institui a Escrituração Contábil Digital, no que diz respeito ao SPED Contábil. 9

Receita Federal Ato Declaratório Executivo Cofis nº 36, de 18 de dezembro de 2007 – Dispõe sobre as regras de validação e as tabelas de códigos aplicáveis à Escrituração Contábil Digital. O Anexo I traz as regras de validação associando-as com registros e campos do leiaute da ECD – LECD. É a referência fundamental para entender a estrutura do arquivo da escrituração contábil e as regras de validação pertinentes aos registros (incluindo sua existência) e campos. O Anexo II traz as tabelas de código utilizadas no sistema, incluindo o Plano Referencial. 10

Receita Federal Ato Declaratório Executivo Cofis nº 20, de 28/05/2009 – Dispõe sobre as regras de validação e as tabelas de códigos aplicáveis à Escrituração Contábil Digital. Alterado pelo Ato Declaratório Executivo Cofis nº 29, de 9 de junho de Seus dois anexos alteram os anexos do ADE COFIS nº 36, de 18 de dezembro de 2007. Ato Declaratório Executivo Cofis nº 29, de 09 de junho de 2010 – Altera o anexo II do Ato Declaratório Cofis nº 20, de 28 de maio de 2009. 11

Quem deve apresentar a ECD
O art. 3º da IN RFB nº 787, de 19 de novembro de 2007, com a redação dada pela IN RFB nº 926, de 11 de março de 2009, dispõe que são obrigadas a adotar a ECD, nos termos do art. 2º do Decreto nº 6.022, de 2007: “I - em relação aos fatos contábeis ocorridos a partir de 1º de janeiro de 2008, as sociedades empresárias sujeitas a acompanhamento econômico-tributário diferenciado, nos termos da Portaria RFB nº , de 7 de novembro de 2007, e sujeitas à tributação do Imposto de Renda com base no Lucro Real; 12

II - em relação aos fatos contábeis ocorridos a partir de 1º de janeiro de 2009, as demais sociedades empresárias sujeitas à tributação do Imposto de Renda com base no Lucro Real. A partir de 2009, e até o presente momento, estão obrigadas a entregar o SPED Contábil todas as sociedades empresárias tributadas pelo Lucro Real. 13

As sociedades simples e as microempresas e empresas de pequeno porte optantes pelo Simples Nacional estão dispensadas da entrega. Qualquer empresa pode apresentar a ECD facultativamente. No entanto, para efetuar a entrega da ECD é preciso ter registro na junta comercial e possuir um NIRE. Há previsão para que futuramente seja possível entregar a ECD sem fornecer um NIRE e, portanto, sem autenticação pela Junta Comercial. 14

O Decreto nº 6.022, de 22 de janeiro de 2007, que institui o Sistema Público de Escrituração Digital – SPED, utiliza, na definição do sistema, o termo “...dos empresários e das sociedades empresárias...”. Os usuários do SPED são, portanto, empresários e sociedades empresárias. O termo não é tão abrangente como “pessoa jurídica”. Sociedades cooperativas, por exemplo, não são englobadas. A ampliação do escopo do SPED Contábil passa pela modificação do termo “sociedades empresárias” no Decreto. 15

Prazos para Apresentação da ECD
O art. 5º da IN RFB nº 787, de 19 de novembro de 2007, com modificações subsequentes, institui os prazos de entrega da ECD para a RFB. A regra básica relativa ao prazo é a entrega dos dados referentes a determinado ano-calendário até junho do ano subsequente. Nos casos de extinção, cisão parcial, cisão total, fusão ou incorporação, a entrega dos dados relativos ao período desde o início do ano calendário até a data do evento deve ser realizada até o último dia útil do mês subsequente ao evento. 16

Prazos para Apresentação da ECD
No entanto, o art. 5º da Instrução Normativa RFB nº 787/2007 e suas modificações criaram muitas exceções. Os prazos de entrega são sumarizados para as situações normais e especiais em uma tabela, constante na pergunta 7 do FAQ (perguntas frequentes) da ECD no sítio do SPED (< 17

Quantidade e limites dos arquivos da ECD
Um arquivo da ECD é sempre um livro. Um arquivo não pode conter mais de um livro. A ECD pode ser entregue em apenas um arquivo relativo ao ano-calendário. No entanto, há várias exceções. Uma delas é relativa à escrituração resumida e os livros auxiliares. Nesse caso, a escrituração pode conter muitos livros: o principal ou resumido, e uma quantidade indefinida de livros auxiliares. 18

Os períodos da escrituração do livro principal (Diário ou Livro de Balancetes Diários e Balanços) e os auxiliares (Diário Auxiliar e/ou Razão Auxiliar) devem coincidir. Há ainda regras relativas ao tamanho e período dos livros. Como regra geral, o livro é mensal, mas pode conter mais de um mês, desde que o tamanho não ultrapasse 1 GB. Assim a escrituração anual pode conter 12 livros ou arquivos, um referente a cada mês. 19

Todos os meses da escrituração devem estar contidos em um mesmo ano-calendário. Um mês não pode ser partido, isto é, não pode haver frações de mês, exceto nos casos das situações especiais de cisão, fusão, incorporação ou extinção ou de início de atividade no decorrer do ano-calendário. Se a escrituração contém mais de um mês, não pode haver descontinuidades (isto é, em uma escrituração de janeiro a junho, não informar o mês de março). 20

Nos casos das situações especiais de cisão, fusão ou incorporação, podem ser geradas duas escriturações, uma desde o primeiro dia do ano-calendário (ou data posterior, se o contribuinte iniciou atividades no ano-calendário) até a data do evento e outra para o período remanescente (data imediatamente posterior ao evento até o fim do ano-calendário). 21

Exemplo Situação Especial
Um contribuinte iniciou atividades em 01/03 no ano Ocorreu um evento de cisão em 30/06/2010 e o contribuinte prosseguiu as atividades. Duas escriturações devem ser entregues. A primeira abrangendo o período de 01/03 até 30/06/2010, a data do evento. A segunda abrangendo o período de 01/07/2010 até o final do ano-calendário, 31/12/2010. A primeira escrituração deve ser entregue até o último dia útil do mês subsequente, 30/07/2010. A segunda escrituração deve ser entregue até 30/06/2011. 22

Assinatura dos Livros Digitais Contábeis
O processo de assinatura eletrônica garante a validade jurídica da escrituração contábil. Também possibilita a verificação de autenticidade (quem assinou o documento é quem alega ser) e a integridade (o PVA só permite a assinatura em um momento em que há certeza de que certas regras de integridades físicas e lógicas são atendidas). O certificado para a assinatura digital deve ter sido emitido pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira - ICP-Brasil, instituída pela MP 23

Duas pessoas, no mínimo, devem assinar a escrituração contábil: a pessoa que, conforme os documentos arquivados na Junta Comercial, tiver poderes para tal ato, e um contabilista. Não há limites para o número de representantes legais registrados na junta e contabilistas assinantes da escrituração. Devem ser utilizados somente certificados digitais e-PF ou e-CPF de segurança mínima A3 . Certificados de pessoa jurídica (e-CNPJ ou e-PJ) não podem ser utilizados. 24

A ECD pode ser assinada por procuração, mas ela deve ser arquivada na Junta Comercial, já que o SPED Contábil não efetua qualquer conferência da assinatura ou dos procuradores. Esta verificação é feita somente pela Junta Comercial. Desse modo, a procuração eletrônica da Receita Federal do Brasil não pode ser utilizada. Consta na IN DNRC nº 107/2008 a Tabela de Qualificação dos Assinantes da ECD. 25

Formas de Escrituração do SPED Contábil
No SPED Contábil, existem as seguintes formas de escrituração: G - Diário Geral; R - Diário com Escrituração Resumida (vinculado a livro auxiliar); A - Diário Auxiliar; Z - Razão Auxiliar; e B - Livro de Balancetes Diários e Balanços. 26

A escrituração G, Diário Geral, não pode conviver com nenhuma outra no mesmo período, pois: As escriturações principais (G, R ou B) não podem coexistir. Adicionalmente, a escrituração G não possui livros auxiliares (A ou Z), não podendo, portanto, conviver com esses tipos de escrituração. 27

A escrituração resumida R traz contas que são detalhadas nos livros auxiliares A ou Z. Algumas dessas contas típicas são Fornecedores e Clientes. Seguindo a regra geral, a escrituração R, como escrituração principal, não pode conviver com outra escrituração principal (G ou B), mas deve ser necessariamente acompanhada de escriturações auxiliares, A ou Z. 28

O livro auxiliar Z é utilizado quando o leiaute do livro A não se mostrar adequado para a apresentação das informações. É basicamente um tipo de tabela em que o usuário define as colunas e seus conteúdos. A escrituração Z é, então, um livro contábil auxiliar com o leiaute definido pelo titular da escrituração. Ela pode coexistir com a escrituração auxiliar A, com a escrituração resumida R e com o Livro de Balancetes Diários e Balanços, B. 29

A escrituração B encontra seu embasamento legal no art do Código Civil: "Art O empresário ou sociedade empresária que adotar o sistema de fichas de lançamentos poderá substituir o livro Diário pelo livro Balancetes Diários e Balanços, observadas as mesmas formalidades extrínsecas exigidas para aquele." 30

Como sua utilização foi regulamentada somente pelo Banco Central, o livro B é utilizado basicamente pelas instituições financeiras, embora possa ser utilizado por outras instituições. Não há nada na legislação que obste a utilização da escrituração B juntamente com as A e Z. 31

Regras de coexistência das escriturações
Em resumo, no que toca à utilização concomitante em uma escrituração contábil, o livro G deve ser único. O livro R deve conviver com os livros A ou Z (um ou mais deles). O livro B pode coexistir com os auxiliares A ou Z ou pode ser único. Livros A e Z são auxiliares de escriturações R (obrigatoriamente) ou B (facultativamente). Livros principais – G, R e B – não podem coexistir. 32

Funcionalidades do SPED Contábil
33

O empresário ou sociedade empresário gera um arquivo texto contendo as informações do livro digital, nos moldes do leiaute estabelecido por ato legal do sistema SPED, a partir das informações em seus bancos de dados. O PVA da ECD valida este arquivo, assegurando que condições mínimas de integridade e consistência sejam atingidas. Em seguida, a escrituração é assinada. 34

Nesse momento, torna-se disponível a função de gerenciar o requerimento. Poder ser preparado e assinado o Requerimento de Autenticação ou o Requerimento de Substituição de Livro Digital. Esses requerimentos são transmitidos ao SPED juntos com a escrituração. Algumas funcionalidades do sistema Sped Contábil são acessadas por meio do PVA da ECD, outras no sítio SPED. 35

Por exemplo, “Consultar Situação” é uma função disponível no PVA da EVC. Escolhe-se uma escrituração dentro do programa e é verificada sua situação no repositório nacional. Uma função criada recentemente no sítio SPED é “Consulta Situação de Escrituração Contábil”. O usuário informa o hash da escrituração ou aponta um documento que identifique a escrituração contábil (como Arquivo de recibo, Termo de Autenticação, Termo de Notificação, ou Arquivo de Dados Agregados), e o sítio informa a situação da escrituração contábil. 36

A funcionalidade de download das escriturações é provida por outro aplicativo, o ReceitanetBX, disponível gratuitamente no sítio do SPED. Por meio de um certificado digital, que assina digitalmente o pedido de baixa da escrituração, o responsável legal ou procurador da sociedade empresária pode baixar a ECD, o FCONT ou Dados Agregados. 37

Se por algum motivo a sociedade empresária “perdeu” o livro digital, ele pode ser baixado no ReceitanetBX e validado (importado) no PVA da ECD. Há um passo-a-passo que explica como baixar uma escrituração contábil e importá-la no Programa Validador e Assinador da ECD nas Perguntas Frequentes (FAQ) do SPED Contábil – ver pergunta 33 em < 38

Basicamente, o repositório nacional do SPED recebe as escriturações contábeis e as mantêm armazenadas. O repositório comunica-se com o PVA, o ReceitanetBX e o sítio SPED para fornecer os termos e as situações da escrituração, e permitir que ela seja baixada. O repositório também interage com a Junta Comercial (parte de baixo da figura) para enviar o resumo da escrituração e receber termos de Autenticação e Exigência. 39

Papel da Junta Comercial
A Junta Comercial recebe o resumo da escrituração, confere o pagamento da taxa de autenticação e verifica as exigências formais da escrituração, analisando o livro digital e o requerimento emitido pelo usuário. A junta pode exigir correções (por meio de um Termo de Exigência) ou autenticar a escrituração (emitindo um Termo de Autenticação). Esses termos e a situação da escrituração são fornecidos pela junta comercial ao repositório nacional, que faz a interface com o usuário. 40

A autenticação e substituição da ECD
O envio da escrituração contábil para o repositório do SPED é efetuado pelo PVA – Programa Validador e Assinador junto com um Requerimento de Autenticação. No Requerimento de Autenticação há dados como a identificação do contribuinte e da escrituração, o número da Guia de Recolhimento (exigido pela maioria das Juntas Comerciais) e a assinatura do requerente. Recepcionada no repositório do SPED Contábil, a escrituração segue um ciclo de vida, a seguir ilustrado. 41

Após a recepção no repositório, a escrituração aguarda processamento. Após a confirmação do pagamento, a Junta Comercial passa a escrituração para em análise. Há casos de “recepção parcial”, quando há livros auxiliares e resumido, e apenas alguns deles foram recebidos. Estando uma escrituração em análise, a Junta Comercial pode autenticá-la ou indeferi-la. 43

A substituição de uma escrituração pode ocorrer porque a Junta Comercial fez exigências de modificação ou por iniciativa do usuário, desde que a escrituração NÃO esteja em um dos seguintes estados: “Em análise” (pela Junta Comercial), “Autenticado” ou “Substituído”. Se a escrituração estiver em análise e o usuário quiser substituí-la, há a possibilidade de se requerer à Junta que coloque a escrituração em exigência. Se a escrituração estiver autenticada ou substituída, não é possível substituí-la atualmente. 44

De acordo com o Ofício Circular no 118/2009/SCS/DNRC/GAB, o Departamento Nacional de Registro de Comércio – DNRC recomenda que o requerimento para colocar o livro sob exigência deve conter: a identificação do livro, seu número, período a que a escrituração refere e a devida justificação. O sistema gera o termo com todas essas informações a partir dos dados fornecidos pela Junta Comercial. 45

Os livros G, R e B são equivalentes – todos são livros principais. Assim, a substituição entre tais tipos é livre. Por exemplo, um livro R pode substituir um livro G, e vice-versa. No entanto, ao substituir um livro R por um G, deve-se ter em mente que os livros auxiliares são automaticamente substituídos. Uma questão que sempre surge é: como se pode alterar a escrituração depois que ela foi autenticada? 46

Após a autenticação do livro, as retificações de lançamentos feitos com erro estão disciplinadas no art. 5º da IN DNRC 107/08 (existem normas do CFC no mesmo sentido): “Art. 5º A retificação de lançamento feito com erro, em livro já autenticado pela Junta Comercial, deverá ser efetuada nos livros de escrituração do exercício em que foi constatada a sua ocorrência, observadas as Normas Brasileiras de Contabilidade, não podendo o livro já autenticado ser substituído por outro, de mesmo número ou não, contendo a escrituração retificada." 47

A pergunta 15 do FAQ do Sped Contábil que contém um passo a passo para a retificação de livros digitais. Nos casos de retificação, o termo a ser emitido pelo usuário e transmitido junto com a escrituração é o Termo de Substituição. Uma questão que causa confusão é a opção de “Substituição de Livro Autenticado”, por motivos de extravio, deterioração ou destruição, existente no Termo de Autenticação. Esse é um caso de exceção. 48

A opção de substituição existente no Termo de Autenticação serve para o caso de uma escrituração que foi entregue originariamente em papel e sofreu extravio, deterioração ou destruição (nos moldes do art. 26 da Instrução Normativa DNRC 107/08 ). A escrituração é recomposta na forma digital e enviada para o repositório SPED. 49

Se a escrituração foi enviada originariamente em forma digital, a sociedade empresária deve obter cópia do arquivo digital junto à administração do SPED Contábil, enquanto existir uma via da escrituração mantida pelo sistema. O download da escrituração pode ser facilmente realizado utilizando-se o programa ReceitanetBX. 50

Leiaute da Escrituração Contábil
O leiaute pode ser consultado no Manual de Orientação do Leiaute da Escrituração Contábil Digital – LECD publicado pela IN RFB nº 787/ 2007 e alterado pela IN RFB nº 926/2009. O arquivo da escrituração contábil é arquivo no formato texto, codificado em ASCII. Os registros são organizados hierarquicamente, isto é, definido um registro “pai”, seguem-se registros hierarquicamente inferiores, os registros “filhos”. 51

Registro 10 - Nível hierárquico 1 Registro 20 - Nível hierárquico 1 Registro 30 - Nível hierárquico 2 Registro 40 - Nível hierárquico 3 Registro 50 - Nível hierárquico 3 Registro 60 - Nível hierárquico 2 Registro 70 - Nível hierárquico 1 52

Os registros são sempre iniciados na primeira coluna de cada linha do arquivo e têm tamanho variável. A linha do arquivo digital deve conter os campos na exata ordem em que estão listados nos leiautes dos respectivos registros. Ao início do registro e ao final de cada campo deve ser inserido o caractere delimitador "|”, que funciona, assim, como delimitador de campos que frequentemente têm tamanho variável. 53

Todos os registros devem conter no final de cada linha do arquivo digital, após o caractere delimitador pipe acima mencionado, os caracteres "CR" (Carriage Return) e "LF" (Line Feed) correspondentes a "retorno do carro" e "salto de linha" (CR e LF: caracteres 13 e 10, respectivamente, da tabela ASCII). Uma fonte comum de erros na validação dos arquivos é a não existência dos dois caracteres no final de cada linha, já que arquivos textos gerados no sistema UNIX têm somente LF no final da linha, e os gerados em sistemas de computadores MAC têm apenas CR. 54

O arquivo da ECD é dividido em blocos do seguinte modo: 55

O bloco 0 contém o importante registro 0000, que abre a escrituração digital, informando seu período e identifica o empresário ou a sociedade empresária. Além disso, o bloco 0 engloba outras inscrições cadastrais do empresário ou sociedade empresária, informações sobre escrituração contábil descentralizada, tabela de cadastro dos participantes e identificação do relacionamento com o participante. 56

Só no caso de escrituração descentralizada deve ser informado o respectivo registro (0020). Nele, consta a informação se a escrituração é da matriz ou filial. No caso de escrituração descentralizada, devem constar na escrituração da matriz os resultados da consolidação do resultado da empresa. 57

O registro referente à tabela de cadastro do participante (0150) deve ser preenchido, na escrituração contábil, somente quando se referir a participantes cujos códigos de relacionamento constem da tabela publicada pelo SPED (relativa ao campo 02 - COD_REL do registro 0180, filho do registro 0150, Tabela de Cadastro do Participante). Essa tabela, constante no Anexo 2 do ADE COFIS 36/2007, descreve os tipos de relacionamento que devem constar nos registros 0150 e 0180. 58

No bloco I constam os lançamentos contábeis. O registro I010 identifica a forma da escrituração contábil, G, R, A, B ou Z. Os registros I012 e I015 servem para efetuar a ligação entre os livros principais e os auxiliares. Quando o livro é resumido (R ou eventualmente, B), os registros I012 devem elencar os hashs dos livros auxiliares. Quando o livro é auxiliar (A ou Z), deve haver apenas uma ocorrência do registro I012, onde se informa o hash do livro principal. 59

O registro I015 identifica as contas da escrituração resumida a que se refere a escrituração auxiliar. Pode ocorrer em quantidade ilimitada, dependendo do número de contas resumidas, e só é informado para escriturações A, R ou Z. Campos adicionais ao final dos registros I050 a I355, não constantes do leiaute e necessários para manter a integridade e correção dos dados, podem ser informados nos registros I020, que identificam o campo adicional, seu conteúdo e o registro ao qual se acrescenta o campo. 60

O Termo de Abertura (registro I030, Bloco I) e o Termo de Encerramento (registro J900) localizam-se, respectivamente, no bloco dos lançamentos contábeis (bloco I) e no bloco das demonstrações contábeis (bloco J). O bloco I contém os registros centrais da contabilidade, isto é, o plano de contas contábeis (registro I050), os saldos das contas (registros I150 e I155) e os lançamentos contábeis (registros I200 e I250). 61

As contas contábeis são descritas no registo I050 fornecendo-se seu código e descrição, seu tipo (analítica ou sintética), o nível, o código da conta superior (pai) e um código da natureza da conta/grupo de contas, conforme tabela interna ao SPED constante no Anexo 2 do ADE COFIS 36/2007. O registro I051, filho do I050, informa uma conta do plano de contas referencial (da RFB ou do Bacen – COSIF, conforme a natureza do usuário, pessoa jurídica em geral ou financeira) que é vinculada à conta contábil do registro I050. 62

Os registros I150 e I155 informam os saldos das contas contábeis. Eles trazem os saldos e o total dos débitos e créditos mensais para contas patrimoniais e de resultado após o encerramento do período. Os saldos são informados para cada mês (um registro I150 por mês). Exceção a esta regras são os casos das situações especiais de cisão, fusão, incorporação ou extinção ou de início de atividade no decorrer do ano-calendário, quando pode ocorrer fração de mês. 63

Os registros I155 são filhos do registro I050 e informam para cada conta analítica–centro de custos no período discriminado no registro I050: · o valor do saldo inicial; · o indicador da situação do saldo inicial – D ou C; · o valor total dos débitos no período; · o valor total dos créditos no período; · o valor do saldo final do período; · o indicador da situação do saldo final – D ou C. · 64

Os lançamentos contábeis são descritos nos registros I200 e I250. O registro I200 é o cabeçalho do lançamento. Contém o número ou o código de identificação único do lançamento, a data do lançamento, o valor do lançamento e o tipo do lançamento – E para os lançamentos de encerramento de contas de resultados e N para os demais lançamentos, chamados normais. 65

Abaixo do cabeçalho do lançamento, vêm todas as contrapartidas, os registros I250. Cada contrapartida traz o centro de custos, o indicador D ou C (débito ou crédito), o valor da partida e o histórico, além de algumas outras informações. 66

Os registros I300 e I310 trazem os balancetes diários, isto é, os totais de débitos e créditos para cada conta contábil-centro de custos em determinada data. Esses registros são utilizados exclusivamente quando a forma da escrituração é B (Livro de Balancetes Diários e Balanços). Os registros I350 e I355 trazem os saldos das contas de resultado antes do encerramento. 67

O usuário da ECD pode informar quantas apurações de resultado desejar, bastando discriminar a data de cada uma das apurações no registro I350 e informar o saldo final das contas de resultado nos registros I355, filhos do I350. Os registros I500, I510, I550 e I555 são usados exclusivamente nas escriturações de tipo Z. 68

No Bloco J informam-se as demonstrações contábeis. Atualmente existem duas demonstrações na ECD: o Balanço Patrimonial – BP (registro J100) e a Demonstração do Resultado do Exercício – DRE (registro J150). Naturalmente, as demonstrações são consolidações de valores informados no bloco I, Lançamentos Contábeis. 69

A ECD faz o cotejamento por meio da emissão de advertências na verificação de pendências, etapa de validação da escrituração que ocorre antes da assinatura e transmissão da escrituração pelo PVA. Os totais são obtidos por meio dos códigos de aglutinação, que são vinculados a contas do plano de contas (registro I050) por meio do registro filho I052, onde constam os códigos. 70

Esses mesmos códigos são informados no Balanço e DRE (registros J100 e J150), possibilitando a comparação dos valores aglutinados com as linhas das demonstrações contábeis. A verificação do registro J100 é efetuada na data do Balanço, comparando-se os saldos com as totalizações obtidas do registro I155. No caso da Demonstração do Resultado do Exercício, os valores para comparação são obtidos do registro I355, que informa os saldos das contas de resultado antes do encerramento. Leiaute da Escrituração Contábil 71

Ainda no bloco J, o registro J800 permite a anexação na ECD de um arquivo em formato texto RTF (Rich Text Format), que se destina a receber informações que devam constar do livro, tais como outras demonstrações contábeis, pareceres, relatórios, etc. Antes do encerramento do Bloco J, localiza-se o registro J930, que identifica os signatários da escrituração (para detalhes veja a seção Assinatura dos Livros Digitais Contábeis). 72

Termos de Abertura e Encerramento da ECD
A IN DNRC nº 107/2008 preceitua que os instrumentos de escrituração dos empresários e das sociedades empresárias conterão Termos de Abertura e de Encerramento. Na ECD, os Termos de Abertura e Encerramento estão contidos nos registros I030 e J900. No Termo de Abertura identifica-se o usuário com seu nome empresarial, NIRE e CNPJ. O livro é identificado por meio de seu número de ordem e sua natureza, que é a finalidade a que se destina o livro. Termos de Abertura e Encerramento da ECD 73

A resposta 12 das Perguntas Frequentes da ECD, com base na IN DNRC nº 107/2008, esclarece que a numeração dos livros é sequencial, por tipo de livro, independente de sua forma (em papel, fichas, microfichas ou digital). Os livros auxiliares (A ou Z) devem ter numeração própria, sequencial, por espécie. Assim, se foram utilizados "Diário Auxiliar de Fornecedores" e "Diário Auxiliar de Clientes", cada um terá uma sequência distinta. Termos de Abertura e Encerramento da ECD 74

A natureza do livro é nome, a denominação do livro. Usualmente, os livros G e R recebem o mesmo nome, sendo os mais comuns Diário e Diário Geral. Os nomes mais utilizados de livros auxiliares são: "Diário Auxiliar de .....", "Razão Auxiliar de .....", "Livro Caixa", etc. O Termo de Abertura traz ainda duas datas. Uma delas é a data do arquivamento dos atos constitutivos. Em termos práticos, é a data do NIRE. A segunda data é data de arquivamento do ato de conversão de sociedade simples em empresária. Termos de Abertura e Encerramento da ECD 75

Uma das poucas validações efetuadas durante o momento da transmissão da ECD para o repositório SPED é a verificação de repetição de número de outro livro já enviado (com exceção dos substituídos e dos indeferidos) e a sobreposição do período em relação a outra ECD já enviada. A verificação da repetição de número leva em conta a forma da escrituração contábil e a natureza do livro (neste último caso apenas para escriturações contábeis auxiliares). Termos de Abertura e Encerramento da ECD 76

O controle da repetição de números de livros em um mesmo período é efetuado pelo sistema SPED, mas o controle da sequência correta é efetuado pela Junta Comercial, que pode não aceitar um número fora do ordenamento correto colocando a escrituração em exigência. O Termo de Encerramento redunda algumas informações contidas no Termo de Abertura, como o número e natureza do livro, nome empresarial, ou quantidade total de linhas do arquivo, mas contém alguns outros dados, como data de início e término da escrituração. 77

Demonstrações Contábeis na ECD
Como foi explanado na explicação do leiaute da ECD, as demonstrações contábeis constantes na ECD são o Balanço Patrimonial e a Demonstração do Resultado do Exercício, informadas, respectivamente, nos registros J100 e J150, bloco J, da ECD. O Código civil estabelece que o Balanço e a Demonstração do Resultado do Exercício devem elaborados no encerramento do exercício social e ser transcritos no Diário. Outras normas estabelecem prazos diferentes. 78

Assim, em cada escrituração (que pode ser mensal, ou corresponder a um período qualquer que não abrange todo o exercício social) pode não haver informação das demonstrações contábeis. Elas, usualmente, só constam uma vez para o exercício social. Entretanto, em caso de apuração trimestral do IRPJ, a legislação do imposto de renda determina que as demonstrações devam ser elaboradas (e transcritas na escrituração) na data da ocorrência do fato gerador. Desse modo, se a apuração for trimestral, elas também serão trimestrais. 79

O PVA do SPED Contábil valida as escriturações em dois pontos principais. Essas validações são advertências e não impedem a entrega da escrituração. O primeiro ponto são os totais e subtotais, cujo cálculo o PVA tenta verificar. O segundo ponto de verificação corresponde à coerência entre os saldos das demonstrações e os saldos constantes no bloco I da escrituração, o que foi discutido. 80

Dispensa de obrigações acessórias com a ECD
Automaticamente, com a entrega da ECD torna-se desnecessária a impressão e manuseio dos livros em papel. Além disso, a IN RFB nº 787/2007, com as alterações da IN RFB 926/09, estabelece as seguintes dispensas, com a adoção da ECD: 81

“Art. 6º A apresentação dos livros digitais, nos termos desta Instrução Normativa e em relação aos períodos posteriores a 31 de dezembro de 2007, supre: I - em relação às mesmas informações, a exigência contida na Instrução Normativa SRF nº 86, de 22 de outubro de 2001, e na Instrução Normativa MPS/SRP nº 12, de 20 de junho de 2006. 82

II - a obrigatoriedade de escriturar o Livro Razão ou fichas utilizados para resumir e totalizar, por conta ou subconta, os lançamentos efetuados no Diário (Lei nº 8.218, de 1991, art.14, e Lei nº 8.383, de 1991, art. 62). II - a obrigatoriedade de transcrever no Livro Diário o Balancete ou Balanço de Suspensão ou Redução do Imposto de que trata o art. 35 da Lei nº 8.981, de 1991 (Instrução Normativa SRF nº 93, de 1997, art. 12, inciso 5, alínea b). ” 83

Multa por atraso na entrega da ECD
A legislação prevê multa de R$ 5.000,00, por mês ou fração de atraso (inciso I do art. 57 da Medida Provisória /01). Se o prazo termina no dia 30/06 e o livro for entregue no dia 01/07, a multa é de R$ 5.000,00. O valor é mantido até o último dia do julho. Iniciado o mês de agosto, a multa passa para R$ ,00. E, assim, sucessivamente. Esse é o significado de “fração de mês“. A notificação não é automática, como ocorre no caso do FCONT. 84

José Jayme Moraes Junior
Supervisor Nacional do Sped Contábil e do Fcont

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