1 GERENCIAMENTO FINANCEIRO PARA SERVIÇOS DE TI Seminário da Disciplina “Sistemas de Informação” Centro Tecnológico / Pós-graduação em Engenharia de Produção.

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1 1 GERENCIAMENTO FINANCEIRO PARA SERVIÇOS DE TI Seminário da Disciplina “Sistemas de Informação” Centro Tecnológico / Pós-graduação em Engenharia de Produção BRUNO BARBOSA CONFORT Professor: HEITOR LUIZ MURAT DE MEIRELLES QUINTELLA, D.Sc. Niterói - 2004

2 2 1- INTRODUÇÃO 2 - ORÇAMENTO 3 – SIST. DE CONT. DE TI 4 - SIST. DE CUSTOS 5 -PLANEJ. DE CONT. E CUSTOS 6 - IMPLEMENT. Autor: Bruno Barbosa ConfortDezembro / 2004 7- GER. DA OPERAÇÃO SUMÁRIO 1 - Introdução 2 – Processo de orçamento 3 – Desenvolvimento do sistema contabilidade de TI 4 – Desenvolvimento do sistema de custos 5 – Planejamento de contabilidade de TI e controle de custos 6 – Implementação 7 – Gerenciamento da operação

3 3 1- INTRODUÇÃO 2 - ORÇAMENTO 3 – SIST. DE CONT. DE TI 4 - SIST. DE CUSTOS 5 -PLANEJ. DE CONT. E CUSTOS 6 - IMPLEMENT. Autor: Bruno Barbosa ConfortDezembro / 2004 7- GER. DA OPERAÇÃO Introdução

4 4 1- INTRODUÇÃO 2 - ORÇAMENTO 3 – SIST. DE CONT. DE TI 4 - SIST. DE CUSTOS 5 -PLANEJ. DE CONT. E CUSTOS 6 - IMPLEMENT. Autor: Bruno Barbosa ConfortDezembro / 2004 7- GER. DA OPERAÇÃO MOTIVAÇÃO A implementação de processos de contabilização e orçamento em serviços de TI decorre da necessidade das organizações de TI em demonstrar aos seus clientes os custos e benefícios da implantação das soluções

5 5 1- INTRODUÇÃO 2 - ORÇAMENTO 3 – SIST. DE CONT. DE TI 4 - SIST. DE CUSTOS 5 -PLANEJ. DE CONT. E CUSTOS 6 - IMPLEMENT. Autor: Bruno Barbosa ConfortDezembro / 2004 7- GER. DA OPERAÇÃO CONCEITOS BÁSICOS Em uma organização de TI existem três processos principais: Orçamento: previsão e controle dos gastos pela organização Contabilidade de TI: processo que permite à organização observar a maneira como o dinheiro é gasto Controle de custos:conjunto de processos necessários para demonstrar aos clientes os custos dos serviços fornecidos

6 6 1- INTRODUÇÃO 2 - ORÇAMENTO 3 – SIST. DE CONT. DE TI 4 - SIST. DE CUSTOS 5 -PLANEJ. DE CONT. E CUSTOS 6 - IMPLEMENT. Autor: Bruno Barbosa ConfortDezembro / 2004 7- GER. DA OPERAÇÃO OBJETIVOS Contabilizar integralmente os gastos com serviços de TI e atribuir estes custos aos serviços fornecidos aos clientes Auxiliar decisões gerenciais em investimentos em TI, fornecendo dados para subsidiá-las

7 7 1- INTRODUÇÃO 2 - ORÇAMENTO 3 – SIST. DE CONT. DE TI 4 - SIST. DE CUSTOS 5 -PLANEJ. DE CONT. E CUSTOS 6 - IMPLEMENT. Autor: Bruno Barbosa ConfortDezembro / 2004 7- GER. DA OPERAÇÃO IMPACTOS NA ORGANIZAÇÃO A introdução de processo de gerenciamento financeiro é uma decisão estratégica Afeta o nível dos serviços e a percepção de valor e o uso dos serviços É essencial que a organização reconheça os custos e benefícios de sua implantação

8 8 1- INTRODUÇÃO 2 - ORÇAMENTO 3 – SIST. DE CONT. DE TI 4 - SIST. DE CUSTOS 5 -PLANEJ. DE CONT. E CUSTOS 6 - IMPLEMENT. Autor: Bruno Barbosa ConfortDezembro / 2004 7- GER. DA OPERAÇÃO BENEFÍCIOS Orçamento: Assegurar os fundos necessários à execução dos serviços de TI Assegurar a manutenção dos níveis de serviço de TI Alertar quanto à sub o sobre utilização do serviço Contabilidade: Embasar decisões sobre os serviços a ser disponibilizados Propiciar informação para justificar gastos em TI Planejar e orçar com precisão Demonstrar financeiramente sub e sobre utilização de serviços Controle de custos: Planejar investimentos baseados no custo de recuperação Recuperar custos de TI de uma maneira justa Influenciar o comportamento do cliente

9 9 1- INTRODUÇÃO 2 - ORÇAMENTO 3 – SIST. DE CONT. DE TI 4 - SIST. DE CUSTOS 5 -PLANEJ. DE CONT. E CUSTOS 6 - IMPLEMENT. Autor: Bruno Barbosa ConfortDezembro / 2004 7- GER. DA OPERAÇÃO CUSTOS Os custos associados dividem-se em três categorias: Administração e organização: planejamento, implementação e gerenciamento do processo Recursos computacionais extras necessários à automação e para facilitar a contabilização e o controle de custos Compra e suporte de ferramentas requeridas para a realização dos processos

10 10 1- INTRODUÇÃO 2 - ORÇAMENTO 3 – SIST. DE CONT. DE TI 4 - SIST. DE CUSTOS 5 -PLANEJ. DE CONT. E CUSTOS 6 - IMPLEMENT. Autor: Bruno Barbosa ConfortDezembro / 2004 7- GER. DA OPERAÇÃO POSSÍVEIS PROBLEMAS Possibilidade de desenvolvimento de sistemas excessivamente complexos Atrasos nos projetos motivados pela indisponibilidade ou atraso na informação fornecida por outras áreas Não reconhecimento pela gerência da empresa dos benefícios do gerenciamento financeiro em TI O custo do sistema de gerenciamento financeiro pode superar o valor da informação produzida, em razão de sua complexidade As ferramentas de monitoramento produzem informação imprecisa, irrelevante ou que custa acima do que se pode manter

11 11 1- INTRODUÇÃO 2 - ORÇAMENTO 3 – SIST. DE CONT. DE TI 4 - SIST. DE CUSTOS 5 -PLANEJ. DE CONT. E CUSTOS 6 - IMPLEMENT. Autor: Bruno Barbosa ConfortDezembro / 2004 7- GER. DA OPERAÇÃO Orçamento

12 12 1- INTRODUÇÃO 2 - ORÇAMENTO 3 – SIST. DE CONT. DE TI 4 - SIST. DE CUSTOS 5 -PLANEJ. DE CONT. E CUSTOS 6 - IMPLEMENT. Autor: Bruno Barbosa ConfortDezembro / 2004 7- GER. DA OPERAÇÃO ORÇAMENTO É o processo que assegura a provisão correta de recursos dos serviços de TI e que durante o período do orçamento eles não sejam desperdiçados. Resulta nas seguintes implicações: Criação de limites de gastos de capital Criação de limites de gastos de operação Criação de limites na variação entre o gasto atual e o previsto

13 13 1- INTRODUÇÃO 2 - ORÇAMENTO 3 – SIST. DE CONT. DE TI 4 - SIST. DE CUSTOS 5 -PLANEJ. DE CONT. E CUSTOS 6 - IMPLEMENT. Autor: Bruno Barbosa ConfortDezembro / 2004 7- GER. DA OPERAÇÃO DEFINIÇÃO DOS VALORES Os valores definidos nos orçamentos são calculados: Com base em estimativas a partir dos valores de exercícios anteriores Previsão de custos a partir de estimativas da carga de trabalho a ser desenvolvido

14 14 1- INTRODUÇÃO 2 - ORÇAMENTO 3 – SIST. DE CONT. DE TI 4 - SIST. DE CUSTOS 5 -PLANEJ. DE CONT. E CUSTOS 6 - IMPLEMENT. Autor: Bruno Barbosa ConfortDezembro / 2004 7- GER. DA OPERAÇÃO Contabilidade

15 15 1- INTRODUÇÃO 2 - ORÇAMENTO 3 – SIST. DE CONT. DE TI 4 - SIST. DE CUSTOS 5 -PLANEJ. DE CONT. E CUSTOS 6 - IMPLEMENT. Autor: Bruno Barbosa ConfortDezembro / 2004 7- GER. DA OPERAÇÃO ESCOPO O sistema contábil em TI se propõe a: Monitorar os custos frente ao orçamento Suportar o desenvolvimento de estratégias de investimento que reconhece a avalia as opções e a flexibilidade disponível a partir da tecnologia atual Facilita a priorização do uso dos recursos Produz decisões diárias com completa compreensão de suas implicações Suporta a introdução do serviço de controle de custos

16 16 1- INTRODUÇÃO 2 - ORÇAMENTO 3 – SIST. DE CONT. DE TI 4 - SIST. DE CUSTOS 5 -PLANEJ. DE CONT. E CUSTOS 6 - IMPLEMENT. Autor: Bruno Barbosa ConfortDezembro / 2004 7- GER. DA OPERAÇÃO TIPOS DE CUSTOS Para definição dos custos dos ítens de orçamento, é útil categorizá-los para assegurar que sejam corretamente identificados e gerenciados. Esta categorização deve ser consistente e facilmente compreensível, como exemplificado abaixo: Custos de hardware Custos de software Custos de pessoal Custos de acomodação Custos de serviços externos (obtidos de terceiros) Custos de transferência (obtidos de outras áreas da organização)

17 17 1- INTRODUÇÃO 2 - ORÇAMENTO 3 – SIST. DE CONT. DE TI 4 - SIST. DE CUSTOS 5 -PLANEJ. DE CONT. E CUSTOS 6 - IMPLEMENT. Autor: Bruno Barbosa ConfortDezembro / 2004 7- GER. DA OPERAÇÃO CLASSIFICAÇÃO DOS CUSTOS Custos de capital: resultam em aumento do valor da empresa ex.: equipamentos, construção de prédios da empresa Custos operacionais: não resultam em aumento do valor da empresa ex.: manutenção de equipamentos, taxas de licença de software, custos de acomodação, etc.

18 18 1- INTRODUÇÃO 2 - ORÇAMENTO 3 – SIST. DE CONT. DE TI 4 - SIST. DE CUSTOS 5 -PLANEJ. DE CONT. E CUSTOS 6 - IMPLEMENT. Autor: Bruno Barbosa ConfortDezembro / 2004 7- GER. DA OPERAÇÃO DEPRECIAÇÃO Devem ser considerados três fatores na alocação da depreciação sobre os períodos contábeis de TI: O custo atual do ativo A expectativa de vida útil (econômica) do ativo O valor residual estimado do ativo no final de sua vida útil que pode ser: Pré determinado (no caso de arrendamento) Dependente da deterioração física e do tempo de utilização Reduzida por obsolescência econômica ou tecnológica

19 19 1- INTRODUÇÃO 2 - ORÇAMENTO 3 – SIST. DE CONT. DE TI 4 - SIST. DE CUSTOS 5 -PLANEJ. DE CONT. E CUSTOS 6 - IMPLEMENT. Autor: Bruno Barbosa ConfortDezembro / 2004 7- GER. DA OPERAÇÃO ANÁLISE DE INVESTIMENTOS Os diversos modelos de avaliação de custos, fornecem informações sobre a condição dos serviços de TI. Estes custos podem ser usados na análise de investimentos, que determina os benefícios das mudanças no serviço de TI em quantidade e qualidade. Dentre as técnicas utilizadas, as principais são: Retorno sobre o investimento: os projetos de TI são analisados da mesma maneira que os demais, sendo comparados sob os mesmos padrões Retorno sobre o capital empregado: proporciona a comparação de diferentes oportunidades de investimento de uma maneira justa e representa o quão efetivamente uma organização gera renda a partir de seus ativos (o capital empregado)

20 20 1- INTRODUÇÃO 2 - ORÇAMENTO 3 – SIST. DE CONT. DE TI 4 - SIST. DE CUSTOS 5 -PLANEJ. DE CONT. E CUSTOS 6 - IMPLEMENT. Autor: Bruno Barbosa ConfortDezembro / 2004 7- GER. DA OPERAÇÃO CUSTO TOTAL DE PROPRIEDADE Método criado pelo Gartner Group que considera os custos gerados por um produto ou serviço durante todo o seu ciclo de vida ao invés de considerar apenas o custo de aquisição do bem

21 21 1- INTRODUÇÃO 2 - ORÇAMENTO 3 – SIST. DE CONT. DE TI 4 - SIST. DE CUSTOS 5 -PLANEJ. DE CONT. E CUSTOS 6 - IMPLEMENT. Autor: Bruno Barbosa ConfortDezembro / 2004 7- GER. DA OPERAÇÃO Controle de Custos

22 22 1- INTRODUÇÃO 2 - ORÇAMENTO 3 – SIST. DE CONT. DE TI 4 - SIST. DE CUSTOS 5 -PLANEJ. DE CONT. E CUSTOS 6 - IMPLEMENT. Autor: Bruno Barbosa ConfortDezembro / 2004 7- GER. DA OPERAÇÃO ESCOPO Sistemas de controle de custos devem ser capazes de : Determinar a melhor política de controle para a organização Monitorar com precisão os custos associados aos serviços Formar o comportamento do usuário para assegurar o retorno ótimo do investimento em TI

23 23 1- INTRODUÇÃO 2 - ORÇAMENTO 3 – SIST. DE CONT. DE TI 4 - SIST. DE CUSTOS 5 -PLANEJ. DE CONT. E CUSTOS 6 - IMPLEMENT. Autor: Bruno Barbosa ConfortDezembro / 2004 7- GER. DA OPERAÇÃO CONDIÇÕES PARA O CONTROLE DE CUSTOS SER EFETIVO Ter orçamentos significativos nos quais os custos dos serviços de TI são tratados como custos reais a serem ajustados a outros ítens do orçamento Ter um elemento de escolha no seu nível de uso dos serviços proporcionados pela organização de serviço de TI

24 24 1- INTRODUÇÃO 2 - ORÇAMENTO 3 – SIST. DE CONT. DE TI 4 - SIST. DE CUSTOS 5 -PLANEJ. DE CONT. E CUSTOS 6 - IMPLEMENT. Autor: Bruno Barbosa ConfortDezembro / 2004 7- GER. DA OPERAÇÃO Planejamento

25 25 1- INTRODUÇÃO 2 - ORÇAMENTO 3 – SIST. DE CONT. DE TI 4 - SIST. DE CUSTOS 5 -PLANEJ. DE CONT. E CUSTOS 6 - IMPLEMENT. Autor: Bruno Barbosa ConfortDezembro / 2004 7- GER. DA OPERAÇÃO EQUIPE DE IMPLANTAÇÃO Comitê de gestão deve ser formado por: Diretor de serviços de informação da organização Diretor financeiro Um ou mais clientes Equipe do projeto: deverá ser composta por pessoal que compreenda a estrutura da organização, bem como a estrutura de serviços de TI para uma correta compreensão das opções disponíveis de gerenciamento.

26 26 1- INTRODUÇÃO 2 - ORÇAMENTO 3 – SIST. DE CONT. DE TI 4 - SIST. DE CUSTOS 5 -PLANEJ. DE CONT. E CUSTOS 6 - IMPLEMENT. Autor: Bruno Barbosa ConfortDezembro / 2004 7- GER. DA OPERAÇÃO ESTUDO DE VIABILIDADE Decisões sobre o escopo e objetivos do projeto são baseadas no estudo de viabilidade, que deve incluir: Avaliação dos custos e benefícios da implantação Recomendações de políticas de controle de custos Planos de implementação Identificação de recursos Especificação de interfaces financeiras para o resto da organização Avaliação das ferramentas de suporte Indicadores de performance para o sucesso da implementação

27 27 1- INTRODUÇÃO 2 - ORÇAMENTO 3 – SIST. DE CONT. DE TI 4 - SIST. DE CUSTOS 5 -PLANEJ. DE CONT. E CUSTOS 6 - IMPLEMENT. Autor: Bruno Barbosa ConfortDezembro / 2004 7- GER. DA OPERAÇÃO PLANO DE PROJETO O plano de projeto deve cobrir os seguintes ítens: Análise de custos e políticas de controle potenciais Desenho e desenvolvimento de sistema de contabilidade e controle Implementação Pós-implementação e acompanhamento

28 28 1- INTRODUÇÃO 2 - ORÇAMENTO 3 – SIST. DE CONT. DE TI 4 - SIST. DE CUSTOS 5 -PLANEJ. DE CONT. E CUSTOS 6 - IMPLEMENT. Autor: Bruno Barbosa ConfortDezembro / 2004 7- GER. DA OPERAÇÃO INDICADORES DE PERFORMANCE Devem ser monitorados os seguintes índices para avaliação da performance do projeto: Perfil de recuperação de custos e gastos Evolução dos rendimentos e lucros Comportamento dos usuários e mudanças de percepção Planos e orçamentos produzidos a tempo Relatórios especificados produzidos no tempo requerido

29 29 1- INTRODUÇÃO 2 - ORÇAMENTO 3 – SIST. DE CONT. DE TI 4 - SIST. DE CUSTOS 5 -PLANEJ. DE CONT. E CUSTOS 6 - IMPLEMENT. Autor: Bruno Barbosa ConfortDezembro / 2004 7- GER. DA OPERAÇÃO Implementação

30 30 1- INTRODUÇÃO 2 - ORÇAMENTO 3 – SIST. DE CONT. DE TI 4 - SIST. DE CUSTOS 5 -PLANEJ. DE CONT. E CUSTOS 6 - IMPLEMENT. Autor: Bruno Barbosa ConfortDezembro / 2004 7- GER. DA OPERAÇÃO PRAZO DE IMPLANTAÇÃO O tempo necessário para implantação de sistemas de contabilização e controle de custos de TI depende da informação disponível e ferramentas. A introdução completa de um sistema de controle de custos só é possível no início do exercício financeiro

31 31 1- INTRODUÇÃO 2 - ORÇAMENTO 3 – SIST. DE CONT. DE TI 4 - SIST. DE CUSTOS 5 -PLANEJ. DE CONT. E CUSTOS 6 - IMPLEMENT. Autor: Bruno Barbosa ConfortDezembro / 2004 7- GER. DA OPERAÇÃO DOCUMENTAÇÃO Define os aspectos operacionais do sistema e deve conter: Como e quando os usuários serão informados dos custos Como os dados contábeis são coletados Como o sistema de controle de custos funciona Como os orçamentos são monitorados

32 32 1- INTRODUÇÃO 2 - ORÇAMENTO 3 – SIST. DE CONT. DE TI 4 - SIST. DE CUSTOS 5 -PLANEJ. DE CONT. E CUSTOS 6 - IMPLEMENT. Autor: Bruno Barbosa ConfortDezembro / 2004 7- GER. DA OPERAÇÃO PREPARAÇÃO Definição dos centros de custo e unidades de custo Definição dos registros de dados Seleção e instalação de ferramentas de software

33 33 1- INTRODUÇÃO 2 - ORÇAMENTO 3 – SIST. DE CONT. DE TI 4 - SIST. DE CUSTOS 5 -PLANEJ. DE CONT. E CUSTOS 6 - IMPLEMENT. Autor: Bruno Barbosa ConfortDezembro / 2004 7- GER. DA OPERAÇÃO MONITORANDO O SISTEMA Com o objetivo de se ganhar experiência no uso dos sistemas, os recursos consumidos devem ser monitorados de três a seis meses após sua implementação

34 34 1- INTRODUÇÃO 2 - ORÇAMENTO 3 – SIST. DE CONT. DE TI 4 - SIST. DE CUSTOS 5 -PLANEJ. DE CONT. E CUSTOS 6 - IMPLEMENT. Autor: Bruno Barbosa ConfortDezembro / 2004 7- GER. DA OPERAÇÃO Gerenciamento da operação

35 35 1- INTRODUÇÃO 2 - ORÇAMENTO 3 – SIST. DE CONT. DE TI 4 - SIST. DE CUSTOS 5 -PLANEJ. DE CONT. E CUSTOS 6 - IMPLEMENT. Autor: Bruno Barbosa ConfortDezembro / 2004 7- GER. DA OPERAÇÃO ACOMPANHAMENTO PÓS IMPLANTAÇÃO Deverá ser implantada uma rotina de acompanhamento a fim de se proporcionar um ajuste fino dos sistemas devendo-se atentar para os seguintes pontos principais: Variações da carga de trabalho Variações de custos Variações de receitas

36 36 1- INTRODUÇÃO 2 - ORÇAMENTO 3 – SIST. DE CONT. DE TI 4 - SIST. DE CUSTOS 5 -PLANEJ. DE CONT. E CUSTOS 6 - IMPLEMENT. Autor: Bruno Barbosa ConfortDezembro / 2004 7- GER. DA OPERAÇÃO Ferramentas de Software

37 37 1- INTRODUÇÃO 2 - ORÇAMENTO 3 – SIST. DE CONT. DE TI 4 - SIST. DE CUSTOS 5 -PLANEJ. DE CONT. E CUSTOS 6 - IMPLEMENT. Autor: Bruno Barbosa ConfortDezembro / 2004 7- GER. DA OPERAÇÃO SOFTWARE PARA GERENCIAMENTO DE SERVIÇOS Questão chave: “É realmente necessário ?” R.: Depende da necessidade de serviços de TI e do tamanho da organização. Motivos para aquisição de software: Necessidades dos clientes mais sofisticadas Restrições de orçamento Dependência do negócio de serviços de TI Complexidade da infraestrutura de TI Surgimento de novos padrões internacionais

38 38 1- INTRODUÇÃO 2 - ORÇAMENTO 3 – SIST. DE CONT. DE TI 4 - SIST. DE CUSTOS 5 -PLANEJ. DE CONT. E CUSTOS 6 - IMPLEMENT. Autor: Bruno Barbosa ConfortDezembro / 2004 7- GER. DA OPERAÇÃO SOFTWARE PARA GERENCIAMENTO DE SERVIÇOS Ferramentas de software possibilitam: Centralização de funções chave Automação das principais funções de gerenciamento de serviços Análise de dados Identificação de tendências Implementação de medidas preventivas

39 39 1- INTRODUÇÃO 2 - ORÇAMENTO 3 – SIST. DE CONT. DE TI 4 - SIST. DE CUSTOS 5 -PLANEJ. DE CONT. E CUSTOS 6 - IMPLEMENT. Autor: Bruno Barbosa ConfortDezembro / 2004 7- GER. DA OPERAÇÃO TIPOS DE FERRAMENTAS CMDB e Service Desk: ferramentas sem bases de dados separadas e módulos para processos de gerenciamento de serviços Ferramentas integradas de gerenciamento de serviços, baseadas em arquitetura cliente-servidor

40 40 1- INTRODUÇÃO 2 - ORÇAMENTO 3 – SIST. DE CONT. DE TI 4 - SIST. DE CUSTOS 5 -PLANEJ. DE CONT. E CUSTOS 6 - IMPLEMENT. Autor: Bruno Barbosa ConfortDezembro / 2004 7- GER. DA OPERAÇÃO OUTROS TIPOS DE FERRAMENTAS Sistemas de resposta interativa Ferramentas de gerenciamento de redes (incluindo capacidade de suporte remoto) Monitoramento de sistema Monitoramento de segurança e controle (incluindo controle de senhas, detecção de violações e proteção contra vírus) Planejamento de capacidade Gerenciamento da continuidade de serviço (incluindo backups automáticos)

41 41 1- INTRODUÇÃO 2 - ORÇAMENTO 3 – SIST. DE CONT. DE TI 4 - SIST. DE CUSTOS 5 -PLANEJ. DE CONT. E CUSTOS 6 - IMPLEMENT. Autor: Bruno Barbosa ConfortDezembro / 2004 7- GER. DA OPERAÇÃO CONSIDERAÇÕES FINAIS Pontos a serem observados na aquisição de ferramentas: Credibilidade do supridor das ferramentas Custos de upgrade e suporte Adaptabilidade