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Orientações sobre a Aplicação do Plano de Classificação / Tabela de Temporalidade.

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Apresentação em tema: "Orientações sobre a Aplicação do Plano de Classificação / Tabela de Temporalidade."— Transcrição da apresentação:

1 Orientações sobre a Aplicação do Plano de Classificação / Tabela de Temporalidade

2 Coordenação: Casa Civil / Arquivo Público do Estado do Rio de Janeiro Objetivo: Padronizar os procedimentos de gestão de documentos na administração pública estadual Legislação: Lei Estadual n° 5.562, de 20/10/2009 (Lei Estadual de Arquivos), que dispõe sobre a política de arquivos públicos e privados.

3 Plano de Classificação de Documentos Instrumento técnico da classificação arquivística. Elaborado na perspectiva funcional, deve estar estruturado em 4 (quatro) classes subordinadas: competência, função, atividade e tipologia documental. Tabela de Temporalidade Instrumento técnico da avaliação arquivística. Determina por quanto tempo o documento deve ser guardado ou se pode ser eliminado. Determina ainda o seu grau de sigilo.

4 Estrutura do Plano de Classificação / Tabela de Temporalidade Competência Função Atividade Tipologia Documental

5 ATIVIDADES Tipologia documental Analisar direitos e vantagens dos servidores Apostila de alteração de informações administrativas e de organização de pessoal Ato de aposentadoria Ato de fixação de proventos 13 – Competência, planejamento, orçamento e coordenação da ação governamental Função: Gestão de políticas de administração de recursos humanos

6 Ativida- des Tipologia documental Classific ação de sigilo Prazo de Guarda Destinação Fundamentos legais/Obs. Processo Corrente Interme diário Elimi- nação Guarda permanente Apostila de alterações de informações administrativas e de organiza ção de pessoal Ostensivo 5 anos 95 anos x Abono permanência acumulação de cargos Adicional de qualificação Ato de aposenta- doria Ostensivo 5 anos 95 anos x Art. nº 40 da Const. Fed Art. 3º da emenda nº 47 de Ato de fixação de proventos Ostensivo 5 anos95 anos x Art. nº 40 da Const. Fed Art. 3º da emenda nº 47 de – Competência: Planejamento, orçamento e coordenação da ação governamental Função: Gestão de políticas de administração de recursos humanos

7 ATIVIDADES Tipologia documental Analisar as solicitações de licenciamento ambiental Ata de reunião do Conselho Diretor (Condir) Base de dados/banco de dados de manejo de resíduos Certidão Ambiental (CA) de Anuência para Corte de Vegetação Exótica 63 – Competência: execução das políticas de meio ambiente, de recursos hídricos e de recursos florestais Função: Condução de procedimentos de licenciamento ambiental

8 AtividadesTipologia documental Classifica ção de sigilo Prazo de GuardaDestinação Fundamen tos legais Obs. Processo corrente Interme diário Elimina ção Guarda perma nente Ata de reunião do Conselho Diretor - Condir Ostensivo Ano de exercício 50 anos x Decr. Est de 2009 Licenc. ambiental Base de dados/ban co de dados de manejo de resíduos Ostensivo Enquanto vigora Nenhum x Diretriz 1310 de 31/09/2004/C ontem dados pessoais... Licenc. ambiental Certidão ambiental (CA) de anuência para corte de vegetação exótica OstensivoEnquanto vigora 5 anos x Decr. Est de 2009/Em vigor até o cumpriment o... Licenc. ambiental 63 – Competência: execução das políticas de meio ambiente, de recursos hídricos e de recursos florestais Função: Condução de procedimentos de licenciamento ambiental

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10  Inserir a identificação na unidade de armazenamento de documentos (ex.: caixa, pasta, fichário, etc.) contendo: nome da tipologia documental, código de classificação e período de produção.

11  Aplicar a tabela de temporalidade nos períodos de março a maio;  Analisar os documentos cujos prazos expiraram; seleção de acordo com o caso a ser tratado: transferência/recolhimento/eliminação;  Elaborar listagem e enviar à Comissão de Gestão de Documentos para apreciação;  A Comissão autoriza a transferência: arquivo intermediário/recolhimento/guarda/eliminação.  Eliminação: Aguardar 45 dias após publicação no DOERJ;  A classificação deve ser feita pelo criador do documento;  O código de classificação deve ser o 1º item a constar no documento, sempre à esquerda, no alto da página;  Somente as vias do documento devem ser classificadas; cópias não têm valor probatório.

12  Verificar o cumprimento da aplicação do plano de classificação e da tabela de temporalidade pelos setores do Inea;  Acompanhar a atualização dos documentos das atividades-fim do Inea.  Encaminhar as atualizações dos documentos das atividades-fim à Presidência do Inea, que por sua vez, encaminhará ao Arquivo Público, para publicar no Diário Oficial do Estado do Rio de Janeiro.  Avaliar e enviar a listagem dos documentos que podem ser eliminados à Presidência do Inea, para que sejam encaminhados ao Arquivo Público para publicação no Diário Oficial do Estado do Rio de Janeiro;  Acompanhar a eliminação dos documentos;  Acompanhar as solicitações de documentos do público externo, considerando a Lei de Acesso à informação.

13  Josete Medeiros - presidente (VPres) – R.:  Nadja Carvalho (Aspres) – R.:  Graça (Aspres) – R.:  Pedro Silva (Audit) – R.:  Andrea Challoup (Dilam) – R.:  Manoela Soalheiro (Digat) – R.:  Nicole Mehdi (Dibap) – R.:  Claudia Braga (Diram) – R.:  Jeovan (Diafi) – R.:  Dimas Brandão (Dimfis) – R.:  Giovani Nascimento (Dimfis) – R.:  Eduardo Lamarca (Dimfis) – R.: Criada pela Portaria Inea nº 542, de 30/07/2014

14 Obrigada.


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