Projeto Fusion ECM Suite Companhia Águas de Joinville Case de Sucesso

Apresentação em tema: "Projeto Fusion ECM Suite Companhia Águas de Joinville Case de Sucesso"— Transcrição da apresentação:

1 Projeto Fusion ECM Suite Companhia Águas de Joinville Case de Sucesso
Paulo Oliveira Gerente de TI

2 Institucional O que é a CIA Água de Joinville? Empresa local de economia mista, responsável pelo fornecimento de águas e saneamento a toda população Joinvillense. Fundada em 2005, substituindo a antiga CASAN, hoje é a maior empresa do município de Joinville.

3 “PROCESSOS E GESTÃO DE DOCUMENTOS”
Fusion ECM Suite PROJETO FUSION ECM SUITE “PROCESSOS E GESTÃO DE DOCUMENTOS”

4 Fusion ECM Suite Motivação: - O recém nascimento da CIA necessitava de maiores controles do ponto de vista de gestão - Falta de controle das informações não-estruturadas (Documentos, Planilhas, etc.) - Processo de suprimentação específico para o negócio - Necessidade de informações gerenciais para a prestação de contas e sustentabilidade ao negócio

5 Fusion ECM Suite Mercado: - Em 2006 fomos ao mercado buscar tecnologias para subsidiar o nosso negócio - Desenvolvemos uma RFP (Request For Proposal) de uma solução de Workflow/BPM e GED + Serviço de Consultoria - Abrimos as portas para as empresas fornecedoras destas soluções

6 Fusion ECM Suite Avaliação das Ofertas: - Solução com facilidade na modelagem dos processos - 100% Web - Compatível com MS SQL Server - Integração nativa com MS Office - Capacidade de integração com os atuais sistemas da CIA - Know-how da empresa em consultoria de implantação do negócio na solução

7 Fusion ECM Suite ESCOPO DEFINIDO: Automatização da área de suprimetos
Gestão das informações eletrônicas DURAÇÃO DOS PROJETOS: - Gestão Eletrônica de Documentos: 10/07/2006 – 20/10/2006 Workflow/BPM + Consultoria na Automatização da área de Suprimentos: 25/10/2006 – 15/03/2007

8 Fusion ECM Suite Informações Gerais - Mais de 80 usuários ativos
Aproximadamente 65 tipos e documentos definidos Dois processos 100% implantados Mais de 120 licitações efetuadas Mais de solicitações de compras

9 Cenário Atual

10 GESTÃO ELETRÔNICA DE DOCUMENTOS
Fusion ECM Suite GESTÃO ELETRÔNICA DE DOCUMENTOS

11 Tipos de Documentos Gerenciados (Total 67 tipos):
Fusion ECM Suite Tipos de Documentos Gerenciados (Total 67 tipos): Procedimento Sistêmico Protocolo de Entrega Qualidade Recibo Resolução RH - Autorização e Ocorrência RH - Controle Hora Extra RH - Requisição de Pessoal Solicitação de Adiantamento para Viagem Solicitação de Compras ou Serviços Solicitação de Pagamento Documento Genérico Documento Recebido Edital Dados Operacionais AMAE Declaração de Treinamento Documento de Homologação e Adjudicação Documento Emitido Edital de Concorrência Pública Edital de Convite para Compra Edital de Convite para Serviços Edital de Pregão para Compra Edital de Pregão para Serviços Estudo de Viabilidade Técnica ETA - Laudo Gráfico de Controle dos Reservatórios Instrução de Trabalho Lista de Presença Memorando Normas de Trabalho Ofício Ofício Pagamentos Ofício Transferências Parecer Pesquisa de Vazamentos Petição Portaria Portaria - Licitação Acervo Digital Acervo Físico Aprovação de Projetos Ata de Abertura das Propostas Ata de Julgamento: Habilitação Ata de Julgamento: Propostas Ata de Reunião Ata de Julgamento das Propostas Comerciais Ata de Julgamento das Propostas Técnicas Atestado de Capacidade Técnica Autorização para Abastecimento Autorização para Lavação Autorização para Saída de Veículo Aviso Aviso - Convite Aviso - Publicação Certidão Circular Contrato Controle VT e PROJ Controle de Abastecimento por Caminhão-Pipa Controle Diário dos Reservatórios Convocação para Treinamento

12 Controle da Estrutura Documental
Fusion ECM Suite Controle da Estrutura Documental (Taxonomia) (1) Gestão dos Documentos (2)

13 Publicação de um novo documento.
Fusion ECM Suite Publicação de um novo documento. Tipo Oficio.

14 Preenchimento automático de informações de formulário.
Fusion ECM Suite

15 Consulta por tipo de documento.
Fusion ECM Suite

16 WORKFLOW/BPM GESTÃO DE SUPRIMENTOS
Fusion ECM Suite WORKFLOW/BPM GESTÃO DE SUPRIMENTOS

17 Fusion ECM Suite Processo de Compras e Contratações:  Envolvidos: - Assessoria Contábil, Gerentes e Diretores de Área, Gerência Adm. E Fin., Presidência, Área de Suprimentos Fluxo: 43 atividades. Integrações: - Verifica se a verba está orçada no ERP - Reposição da verba no caso de cancelamento - Implantação da ordem de compras no ERP

18 Fluxo Definido: Fusion ECM Suite

19 Fusion ECM Suite

20 Fusion ECM Suite Processo de Licitações:  Envolvidos: - Responsável por Compras, Diretoria, Ger. Adm e Financeira, Presidência Atividades: 49 atividades

21 Fusion ECM Suite Fluxo Definido:

22 Fusion ECM Suite

23 Fusion ECM Suite Business Performance

24 Fusion ECM Suite Ambiente Colaborativo

25 Fusion ECM Suite Ganho por Comprador

26 Fusion ECM Suite Negociações

27 Fusion ECM Suite Performance de Execução

28 paulo.oliveira@aguasdejoinville.com.br Obrigado Paulo Oliveira
Gerente de TI