SIADAP – Sistema Integrado de Avaliação do Desempenho na Administração Pública REFLEXÃO Abrantes, 21 Outubro 2005 – Carla Gonçalves Pereira.

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1 SIADAP – Sistema Integrado de Avaliação do Desempenho na Administração Pública
REFLEXÃO Abrantes, 21 Outubro 2005 – Carla Gonçalves Pereira

2 Qualidade, Ambiente, Segurança, Responsabilidade Social
Apresentação da SInASE Consultores desde 1968 Sistemas de Gestão Projectos de Investimento e Formação Qualidade, Ambiente, Segurança, Responsabilidade Social Certificação NP EN ISO 9001:2000; Acreditação NP EN ISO 17025:2000; NP EN ISO 14001:1999 e Regime EMAS OHSAS 18001:1999 e NP 4397:2001 SA 8000 Acreditação Hospitalar Joint Commission International CAF / EFQM Estrutura Comum de Avaliação – Administração Pública Avaliação do Desempenho SIADAP e PCI-SIGA; Gestão por Objectivos Projectos Co-Financiados POEFDS, Eixo III – Administração Pública, PORLVT, POSAÚDE XXI, FORAL, PRODEP, POSI Projectos de Formação Diagnóstico de necessidades, Planos de Formação e Avaliação da Formação. E-Learning, Blended Learning Asturias Valladolid Salamanca C. Real Toledo Granada Málaga Murcia Sevilla Cáceres Pontevedra La Coruña Barcelona Valência Cuenca Madrid Cádiz Castellón Zaragoza Navarra S. Sebastián Santander Bilbao Orense Lisboa Porto PARCERIA SInASE & BUROTEC Rede de Serviços

3 Apresentação da SInASE Referências
Ministério do Trabalho e Solidariedade Social: Secretaria Geral Caixa de Previdência do Pessoal dos TLP Direcção Geral da Segurança Social, Família e Criança Secretariado Nacional para a Reabilitação e Integração de Pessoas com Deficiência Ministério da Saúde IPO FG CROL – Lisboa; IPO FG CROC – Coimbra; Hospital Garcia da Orta; Hospital Pulido Valente; Centro Hospitalar do Alto Minho – Viana do Castelo; Centro Hospitalar da Cova da Beira – Covilhã; Centro Hospitalar do Baixo Alentejo - Beja Hospital de São Teotónio – Viseu; Hospital de São João de Deus – Famalicão Hospital Distrital da Figueira da Foz Hospital de Nossa Sra. Rosário – Barreiro Hospital de Sto. André - Leiria Centro Hospitalar das Caldas da Rainha Centro Hospitalar de Cascais Hospital de São Marcos de Braga Hospital Sousa Martins – Guarda Hospital Dr. José Maria Grande – Portalegre Hospital Distrital de Faro Hospital Reynaldo dos Santos – Vila Franca Xira Maternidade Dr. Alfredo da Costa Instituto Nacional de Saúde Dr. Ricardo Jorge Instituto da Qualidade em Saúde Associações APAH – Ass Portuguesa dos Administradores Hospitalares APMCG – Ass. Portuguesa dos Médicos de Clínica Geral ATAM – Ass. Técnicos Administrativos Municipais Ministério das Finanças: Secretaria Geral; Departamento de Prospectiva e Planeamento, Direcção Geral dos Assuntos Europeus e Relações Internacionais; Direcção-Geral de Estudos e Planeamento; Serviços Sociais. Ministério da Administração Interna: Secretaria-Geral; Gabinete de Estudos e Planeamento de Instalações; Governo Civil de Lisboa Governo Civil de Faro Governo Civil do Porto Governo Civil de Coimbra Direcção Geral de Viação Serviço Nacional de Bombeiros e Protecção Civil Ministério do Ambiente, Ordenamento do Território Desenvolvimento Regional: Secretaria-Geral Ministério da Defesa Nacional: Direcção Geral do Armamento e Equipamentos de Defesa Ministério da Agricultura do Desenv. Rural e das Pescas: Ministério da Cultura: Instituto do Cinema, Audiovisual e Multimédia Gabinete de Relações Internacionais Culturais Ministério da Educação:

4  1ª Reflexão O que o SIADAP “diz”… Sistema de AVALIAÇÃO
Instrumento de GESTÃO Gestão por Objectivos Mede RESULTADOS do desempenho do Serviço em relação à Missão do contributo das Pessoas

5 Instrumentos e Metodologias
O Enquadramento Desafios na Administração Pública Instrumentos e Metodologias POAP CAF / EFQM / SGQ Plano de Melhorias SIADAP Áreas de Actuação Operacional Gestão por Objectivos Revisão das Atribuições e Orgânica Melhoria da Qualidade Formação e Valorização   

6 Processo de Avaliação do Desempenho Componentes
Ferramenta de Gestão Auxiliar nas decisões da organização e gestão das pessoas; Gestão por Objectivos Mobilizar os colaboradores em torno da Missão essencial do Serviço, orientando a actividade em função dos Objectivos; Permitir uma clarificação do contributo individual para a prossecução dos objectivos da Equipa e do Grupo; Cultura de Meritocracia Reconhecer o mérito, assegurando a diferenciação e valorização dos diversos níveis de desempenho; Desenvolvimento das Pessoas Fomentar o desenvolvimento profissional dos colaboradores através da elaboração de um Plano de Formação, que vá ao encontro das reais necessidades de desenvolvimento identificadas. Processo É necessário planear, coordenar, motivar, responsabilizar, envolver e desenvolver.

7 Todos os colaboradores, independentemente do tipo de vinculo laboral
Sistema de Avaliação do Desempenho Aplicação ANO 2004 ANO 2005 Funcionários públicos: regime geral Regulamentos de Adaptação - Funcionários, agentes e demais trabalhadores da administração local através de decreto regulamentar (Art 2º) - Carreiras de Regime especial e Corpos especiais (Art 21º) Adaptação das competências comportamentais; Requisitos de progressão/promoção; Outras especificidades Art 21º nº 1 da Lei nº 10/2004 O sistema de avaliação do desempenho estabelecido na presente lei poderá ser adaptado …. desde que observados os princípios e objectivos constantes da presente lei e as regras essenciais ao controlo e normalização de procedimentos. Art 7º DR nº 19-A/2004 A adaptação desta escala a corpos especiais e carreiras de regime especial não pode prever ponderação inferior a 40% no caso dos objectivos, ou inferior a 30% no caso das competências. Todos os colaboradores, independentemente do tipo de vinculo laboral

8 Sistema de Avaliação do Desempenho Aplicação - Orientações
ANO 2004 ANO 2005 Fonte: Sessão de Esclarecimentos da DGAP (18 Fev 2005 – IDN) Orientações da Secretária de Estado da Administração Pública que serão objecto de consagração legislativa Os funcionários que não tenham tido objectivos fixados para o 2º semestre de 2004 não serão avaliados, sendo que a nota que venham a obter em 2005 valerá para 2004. Os funcionários que não tenham tido avaliação relativamente ao ano de 2004 e que em 2005 venham a reunir os requisitos de tempo para promoção ou progressão deverão requerer o suprimento da avaliação consoante o caso, ao júri de concurso ou ao dirigente máximo do Serviço. Os funcionários que tenham tido objectivos fixados para o 2º semestre do ano de 2004 serão objecto de avaliação nos termos do SIADAP podendo, no entanto, fazer substituir essa nota pela que vierem a obter na avaliação do ano de 2005. CIRCULAR Nº 1 / DGAP/ 2005 (29 de Março) Não obstante, muitos organismos e serviços da Administração Pública não fixaram ainda os objectivos para o corrente ano de 2005, o que inviabiliza a futura avaliação do desempenho dos seus trabalhadores e dirigentes intermédios. Encarrega-me Sua Excelência o Senhor Secretário de Estado da Administração Pública de  reafirmar que o SIADAP se encontra em vigor e que é imprescindível dar-lhe completa e cabal execução. CIRCULAR Nº 3 / DGAP/ 2005 (27 de Maio) O Decreto Regulamentar nº 19-A/2004, de 14 de Maio, diploma que regulamenta o SIADAP, instituiu no nº 5 do seu artº 41º um prazo para a adaptação do sistema de avaliação do desempenho nos serviços que dispusessem de um sistema de avaliação específico, prazo esse que, encontrando-se nalgumas situações ultrapassado, não deverá inviabilizar a aplicação do sistema de avaliação no corrente ano.

9 Sistema Informático de Apoio (SGU)
Processo de Avaliação do Desempenho SIADAP Sistema Integrado de Avaliação do Desempenho da Administração Pública Harmonização (entre 21 e 31 Jan) Conselho de Coordenação da Avaliação Avaliação Prévia (entre 5 e 20 Jan) Avaliador Auto-Avaliação (a partir de 5 Jan) Avaliado Processo de Avaliação do Desempenho – Lei nº 10/2004 Factores influentes para a realização dos objectivos; Destacar as competências; Identificar oportunidades de desenvolvimento pessoal Monitorização e Controlo Relatório anual de actividades e Relatório Síntese Conhecimento dos parâmetros, objectivos e impacto da avaliação; atribuição dos níveis da escala de avaliação Harmonização das avaliações; Apreciação global; Diferenciação de desempenhos; Validação das propostas de avaliação final (Quotas - muito bom (20%) e excelente (5%)) Entrevista (Fevereiro) Avaliador e avaliado Analisar a auto-avaliação do avaliado; Dar conhecimento da avaliação feita; Estabelecer objectivos; Acordar o plano de formação Homologação (até 15 Mar) Dirigente máximo do Serviço Aprovação do Dirigente, em caso de discordância com a classificação poderá recusar através de despacho fundamentado Reclamação / Recurso (Decisão 15 dias úteis apósreclamação/recurso) Possibilidade de reclamação por escrito (5 dias após homologação); Parecer do CCA; Recurso hierárquico para o membro do governo (5 dias após decisão de reclamação) Auditorias Publicitação (Encerramento a 30 Abril) Pelo Serviço/Organismo Sistema Informático de Apoio (SGU)

10 Gestão por objectivos? 2ª Reflexão Metodologia…
Como poderemos demonstrar desempenho? Medindo… Se quiser alguma coisa, meça-a, se não conseguir medir, esqueça-a! Peter Druker

11 Relatório de Actividades
Gestão Estratégica Ciclo Anual de Gestão (SIADAP) Ciclo Anual de Gestão Objectivos em Cascata Plano de Actividades Objectivos Estratégicos Programa 1 Programa 2 Programa … Objectivos dos Serviços (Unidade Orgânica) Objectivos Individuais: Equipas/Colaboradores Relatório de Actividades Resultados do Desempenho Grelha de Indicadores/Objectivos Registos de monitorização

12 Processo de Avaliação do Desempenho Tipologia dos Indicadores
Produtividade e Gestão da Despesa Qualidade de Serviço e Impacto na Sociedade Motivação e Gestão de Recursos Humanos Âmbito de Avaliação Tableau de Bord de Indicadores    Resulta-dos Objectivos da Instituição (3 a 5) Quantitativos ou Qualitativos Relacionados com a estratégia – Plano de Actividades Objectivos das Unidades Orgânicas (3 a 5)    Quantitativos e Qualitativos Relacionados com os resultados do Serviço O que faz: objectivos Objectivos Individuais (3 a 5) Quantitativos – relacionados com as actividades Como faz: compe-tências Competências Comportamentais (4 a 6) Qualitativos Relacionados com o conjunto de comportamentos, capacidades e atitudes METAS

13 Competências? A competência é o saber em acção

14 Competências Comportamentais (SIADAP)
Dirigentes Técnicos Sup e Técnicos Técnicos Profissionais e Administrativos Auxiliares Operários Orientação para resultados e qualidade do serviço  Capacidade de liderança e orientação de pessoas  Capacidade de promover a mudança e melhoria contínua  Capacidade de análise, planeamento e organização   Capacidade de desenvolvimento e motivação das pessoas  Visão estratégica  Aptidões e conhecimentos especializados     Capacidade de realização e orientação para resultados  Capacidade de adaptação e melhoria contínua     Espírito de equipa e capacidade de coordenação  Responsabilidade e compromisso com o serviço     Capacidade de organização e concretização  Espírito de equipa    Capacidade de coordenação    Capacidade de realização  

15 Avaliação dos Resultados do Desempenho na concretização da Missão
Processo de Avaliação do Desempenho Avaliação de Objectivos e Competências Avaliação dos Resultados do Desempenho na concretização da Missão O que faz Como faz Avaliação de Competências e Atitude Pessoal - refere-se à forma COMO o colaborador actua. Avaliação dos Objectivos – o que foi alcançado A avaliação do desempenho é um instrumento que mede a eficiência e eficácia dos colaboradores.

16 3ª Reflexão O Papel do Avaliador…
SIADAP Conservadores - Especificidades AVALIADOR (DR nº 19-A) Nº1 Art 12º A avaliação é da competência do superior hierárquico imediatos ou do funcionário que possua responsabilidades de coordenação sobre o avaliado, cabendo ao avaliador: a) Definir objectivos dos seus colaboradores directos de acordo com os objectivos fixados para o organismo e para a respectiva unidade orgânica. b) Avaliar anualmente os seus colaboradores directos, cumprindo o calendário da avaliação Nº3 Art 12º Nos casos em que não estejam reunidas as condições previstas no número anterior é avaliador o superior hierárquico de nível seguinte ou, na ausência deste, o conselho coordenador da avaliação. Nº1 Art 14º Para efeitos de aplicação do presente diploma, considera-se dirigente máximo do serviço o titular do cargo de direcção superior de 1º grau ou outro dirigente responsável pelo serviço ou organismo directamente dependente do membro do Governo Art 21º DL nº 519-F2/79 Considera os conservadores e os notários pessoal dirigente…inaplicabilidade tout court … assumem a direcção da repartição de que são titulares, cabendo-lhes a orientação e fiscalização de todo o serviço Art 2º Lei nº 2/2004 São cargos dirigentes, os cargos de direcção, gestão, coordenação e controlo dos serviços e organismos público abrangidos pela presente lei Art 5º Lei nº 2/2004 Os titulares dos cargos dirigentes devem promover uma gestão orientada para resultados, de acordo com os objectivos anuais a atingir, definindo os recursos a utilizar e os programas a desenvolver, aplicando de forma sistemática mecanismos de controlo e avaliação dos resultados Art 7º Lei nº 2/2004 Compete aos titulares dos cargos de direcção superior de 1º grau, no âmbito da gestão geral do respectivo serviço ou organismo a) elaborar os planos anuais e plurianuais de actividades, com identificação dos objectivos a atingir pelos serviços, os quais devem contemplar medidas de desburocratização, qualidade e inovação Art 8º Lei nº 2/2004 Compete aos titulares dos cargos de direcção intermédia de 1º grau a) definir os objectivos da unidade orgânica que dirigem tendo em conta os objectivos gerais estabelecidos

17 Processo de Avaliação do Desempenho Aspectos relevantes a considerar
AVALIADO AVALIADOR Análise conjunta dos factores considerados para a avaliação e da auto-avaliação (entrevista anual) Direito Dever Proceder à auto-avaliação Dever OS DIRIGENTES DOS SERVIÇOS são responsáveis pela aplicação e divulgação em tempo útil do sistema de avaliação, garantindo o cumprimento dos princípios e a diferenciação do mérito É garantida a divulgação dos objectivos, fundamentos, conteúdo e sistema de funcionamento e de classificação Direito É garantido o direito à reclamação e recurso Direito Todos os intervenientes à excepção do avaliado, ficam obrigado ao dever de sigilo sobre a matéria Dever A atribuição de percentagens máximas deve ser do conhecimento de todos os avaliados Direito Nota: As Fichas de Avaliação constituem um documento confidencial pelo que o acesso deverá ser reservado. Propõe-se que os originais sejam mantidos na área de Recursos Humanos/Pessoal

18 Processo de Comunicação
A mensagem a passar, deve ser clara e compreendida por todos, ou... Todos devem estar bem conscientes de quais as regras!

19 Objectivos SMART MENSURÁVEIS AMBICIOSOS REALISTAS TEMPORIZADOS
ESPECIFICOS Concretos, claros e precisos MENSURÁVEIS Associados a formas de medição – indicadores AMBICIOSOS Difíceis de atingir, criando desafios, inovação e melhoria REALISTAS Possíveis de atingir TEMPORIZADOS Associados a períodos de tempo, prazos

20 Alteração do resultado da avaliação
Processo de Avaliação do Desempenho Avaliação Prévia por parte do Avaliador AVALIADOR Realizar a Avaliação prévia dos colaboradores Submeter os resultados da Avaliação prévia ao CCA 1. Nº colaboradores avaliados/não avaliados; 2. Necessidades de formação (Temáticas, nº horas/colaborador); 3. Resultado global das avaliações: % Insuficiente % Necessita de desenvolvimento % Bom % Muito Bom e fundamentação que evidencie os factores que contribuíram para o resultado final % Excelente e identificar os contributos relevantes para o serviço, tendo em vista a sua inclusão na base de dados sobre boas práticas Alteração do resultado da avaliação Apresenta o resultado da Avaliação ao colaborador Sim CCA Analisar os resultados da Avaliação prévia dos colaboradores: Factores de diferenciação apresentados e Harmonização Não CCA aprova?

21 Processo de Mudança 4ª Reflexão Como desenvolver…
Não se pode gerir a mudança. Só se pode antecipá-la ou liderá-la. A mudança é coisa para empreendedores, não para gestores. Peter Drucker

22 Sistema de Avaliação do Desempenho ESTRATÉGIA
Qual é a Missão da Conservatória? Em alinhamento com a DGRN / MJ Em função do Plano de Actividades Em função das necessidades da comunidade Em conformidade com os recursos disponíveis (instalações, materiais, equipamentos, pessoas e competências) Quais as prioridades? Quais os factores externos? Quais as condicionantes? Qual a evolução esperada? (estrutura evolutiva da comunidade, tecnologia, competências) Quais as necessidades de suporte organizacional? Estratégia de Melhoria?

23 1. 2. Sistema de Avaliação do Desempenho DEFINIÇÃO DE OBJECTIVOS
Corrigir Melhorar 1. 2. Análise inicial: Quais as actividades chave? Quais as dificuldades? Qual o nível de cumprimento? Análise de melhoria: Quais as expectativas em relação ao serviço? Qual a envolvente? Quais as necessidades? Objectivos orientados para resultado, não para a tarefa Objectivos partilhados Necessidade de coordenação e comunicação entre serviços Definição de Indicadores Necessidade de conhecer o ponto de partida e estabelecer comparação; Cultura e registo; Benchmarking para melhoria. Cultura de evidência Necessidade de registar a evolução dos indicadores, os factores críticos e as acções correctivas Compromisso entre Avaliado, Avaliador e Instituição

24 MONOTORIZAÇÃO PERMANENTE
Sistema de Avaliação do Desempenho MONITORIZAÇÃO DE INDICADORES AVALIAÇÃO ANUAL MONOTORIZAÇÃO PERMANENTE Definição dos objectivos Selecção dos indicadores Melhoria do Desempenho Recolha dos dados Desenvolvimento de medidas de melhoria Registos dos resultados monitorização Registo e análise periódica da informação A evolução é positiva? Sim Não Avaliação dos objectivos - Resultados

25 Desdobramento dos Objectivos Estratégicos e Plano de Actividades
Sistema de Avaliação do Desempenho - Instrumentos OBJECTIVOS DA UNIDADE ORGÂNICA Desdobramento dos Objectivos Estratégicos e Plano de Actividades Qualidade de Serviço e Impacto na Sociedade Tipologia Objectivos Metas Indicadores de Medida Produtividade e Gestão da Despesa Motivação e Gestão de Recursos Humanos 1. Melhorar a qualidade dos serviços através da aplicação de instrumentos de Melhoria da Qualidade 1.1 Cumprimento do plano de melhorias em 80% 1.2 Redução das reclamações em 5% 1.1.1 Nº acções desenvolvidas e Tx de desvio ao planeamento 1.2.1 Nº reclamações e % redução 2. Implementação do Programa de Gestão Informática. 3. Aumento da capacidade de resposta nos actos de registo predial 2.1 Garantir a implementação a 100% 3.1 Diminuição de 5% no tempo de resposta 2.1.1 Nº acções desenvolvidas; Tx de Implementação; Análise comparativa dos resultados/custos 3.1.1 Tempo médio por acto; % diminuição 4. Assegurar a concretização do plano de formação, conforme as necessidades identificadas 5. Promover reuniões mensais sobre a melhoria das actividades e respectivas iniciativas 4.1 Cumprimento de 70% das acções propostas 5.1 Controlo e tratamento de 60% dos aspectos críticos 3.1.1 Nº acções formação propostas vs realizadas; Nº horas 3.2.1 Tx participação; Nº iniciativas concretizadas vs aspectos críticos identificados Tableau de Bord Acompanhamento Jan-Fev Mar-Abr Mai-Jun Jul-Ago Set-Out Nov-Dez Meta 10 7 Indicador 1 5 6 2 4 3 Indicador 2 Total 9 8 Desvio -1 1 -3 Acção ACP12 ACP13 ACP14 Registos 2 4 6 8 10 12 14 16 18 20 1 3t 5 Meta Pré-analitica Analitica Pós-analitica Total

26 Sistema de Avaliação do Desempenho - Instrumentos OBJECTIVOS INDIVIDUAIS
Desdobramento dos Objectivos da UO Objectivos e Indicadores de Medida Competências Registos 40% 20% Garantir a capacidade média de resposta aos actos de registo predial em 9 dias 20% Coordenar a aplicação do sistema de informação, garantindo o cumprimento de 80% do planeamento previsto 30% 20% Garantir o controlo das reclamações, assegurando a análise mensal da evolução do processo 30% 20% 20% Jan Fev Mar Abr Mai Jun Jul Ago Set Out Nov Dez 9 7 15 8 10 11 Objectivo 1 Objectivo 2 1 1 + 1 Objectivo 3 Legenda: Cumpriu Superou Não Cumpriu

27 Avaliação do Desempenho – Registo de Informação (DGAP) SGU – Sistema de Informação: 1º Preenchimento/Actualização BDAP – Base de Dados da Administração Pública 2º Pedido de Password – Administrador SIADAP (Informática e/ou RH) 3º Preenchimento da estrutura do Organismo 4º Interligação de informação BDAP-SGU 5º Pedido de Password para Avaliadores – registo dos dados da avaliação 6º Pedido de Password para Avaliados – consulta dos dados da avaliação

28 Informar, formar, para ajudar a mudar…
Esclarecer a abordagem da avaliação do desempenho de modo claro e aberto formar, Formação dirigida aos avaliadores sobre métodos e instrumentos de avaliação para ajudar a mudar… Uma Organização aprendente é uma Organização capaz de criar, adquirir e transferir conhecimentos e modificar o seu comportamento para que este reflicta novos conhecimentos e saberes. David A. Garvin

29 5ª Reflexão Melhoria do Desempenho…
CAF/EFQM SIADAP Auto-avaliação CAF - Diagnóstico Ciclo Anual de Gestão Plano de Melhorias Priorização das Acções de Melhoria Objectivos Estratégicos Acções de Melhoria Organizacional – Sistema Gestão Objectivos Operacionais Unidades Orgânicas Objectivos por funcionário Auto-Avaliação CAF - Avaliação de Desempenho: resultados organizacionais Avaliação de Desempenhos Relatório de Actividades

30 Agradecemos a Colaboração!
Sem medição não há controlo, sem controlo não há evolução, sem avaliação não há melhorias. Juran Rua da Estrela, Lisboa Tel: Contacto: Dr. Paulo Aguiar -