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SIGARRA UM SISTEMA DE INFORMAÇÃO ACADÉMICO INTEGRADO
Apresentação dos Formadores Apresentação dos Formandos Horário de Funcionamento Gabriel David Faculdade de Engenharia da Universidade do Porto
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Sumário Objectivos do SIGARRA Contexto Método Resultados Conclusões
Processo pedagógico O sistema: três pontos de vista Relatórios Conclusões Faculdade de Engenharia da Universidade do Porto
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Objectivos Informação administrativa é património comum da instituição
Agilizar a sua produção e disseminação Aumentar a comunicação interna e a divulgação Modernização dos processos administrativos e obtenção de indicadores de gestão Bases para sistema de gestão da qualidade Reduzir papel Informação sempre actualizada Acesso remoto Faculdade de Engenharia da Universidade do Porto
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A FEUP em 1996 Formalização dos procedimentos dispersa
Redundante, insuficiente, excepções Baixo nível de automatização Desarticulação dos subsistemas automatizados Modelos de dados, tecnologias e metodologia Grande autonomia das unidades orgânicas e de muitos dos actores em presença Faculdade de Engenharia da Universidade do Porto
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Método (1) Plano global Suporte Profissional Desenvolvimento interno
Desenvolvimento no Centro de Informática Função de Gestão de Informação na equipa, durante fase intensa do desenvolvimento Desenvolvimento interno Mínimo de alterações nos procedimentos Faculdade de Engenharia da Universidade do Porto
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Método (2) Diálogo com os utilizadores Apoio da Direcção Interface Web
Plano Implantação Interface Web Assente em BD Concentração tecnológica Modelo global, registo em ferramenta de apoio Disseminação pelos serviços Faculdade de Engenharia da Universidade do Porto
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Arquitectura Acesso Dados Navegador Web Application Server
Estruturados BD relacional (Oracle) Não estruturados HTML Cliente Web Página da disciplina HTML <TITLE> Página Pessoal </TITLE> <BODY> skdflkds fsfd orurm dkly kfd fdkdfkdf </BODY> Servidor Web BD Nome Curso Discip. Doc. Categ. URL Nome. Faculdade de Engenharia da Universidade do Porto
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Organização Estrutura central com informação “mínima” garantida
produtores zelam pela qualidade dos dados, não pela forma Páginas “oficiais” para cada unidade orgânica membro da comunidade académica curso disciplina projecto Existem ligações para páginas “complementares” criatividade diversidade Faculdade de Engenharia da Universidade do Porto
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Espaço de informação recursos produtores leitores
Produtores são responsáveis pelos recursos Produtores reconhecidos Diferentes níveis de acesso Faculdade de Engenharia da Universidade do Porto
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Resultados Variedade de módulos que acompanham todo o processo pedagógico Possibilidade de obtenção de relatórios automatizados Faculdade de Engenharia da Universidade do Porto
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Preparação de um ano Secretaria Director curso Director departamento
Jan Abr Mai Jun Jul Set Disciplinas ano seguinte [planos de estudo] Secretaria Número de turmas [distribuição de serviço] Director curso Atribuir docentes [distribuição de serviço] Director departamento Planeamento da disciplina, [fichas, sumários] Professor Horários das turmas [horários] Escolher disciplinas [inscrições em disciplinas] Escolher turmas [inscrições em turmas] Aluno Faculdade de Engenharia da Universidade do Porto
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Decurso das aulas Professor Pessoal Aluno Director de curso
Set/ Dez Fev Temas das aulas [sumários] Professor Pessoal Comunicação [mail dinâmico, fora] Inquéritos pedagógicos [inquéritos] Aluno Director de curso Mapas de avaliação [exames, vigilâncias] Director departamento Registo de resultados [lançamentos] Professor Faculdade de Engenharia da Universidade do Porto
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Divulgação e análise dos resultados
Set Dez Fev Resultados académicos [ficha do aluno] Certificados académicos [certidões] Aluno Estatísticas do curso [estatísticas] Secretaria Relatório da disciplina [relatório disciplina] Professor Relatórios de curso [relatório anual, acreditação] Director de curso Faculdade de Engenharia da Universidade do Porto
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Recursos humanos Faculdade de Engenharia da Universidade do Porto
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Assiduidade Faculdade de Engenharia da Universidade do Porto
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Comunicação Faculdade de Engenharia da Universidade do Porto
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Outras funcionalidades
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Relatórios Variedade de relatórios Guião Avaliação externa (CNAVES)
Acreditação (Ordem dos Engenheiros) Relatório anual do curso (com CIPES) Relatórios ad hoc (Reitoria, Direcção, etc) Guião Listagens e gráficos automatizados Apoio ao registo de análises e comentários Faculdade de Engenharia da Universidade do Porto
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Modo de funcionamento Variabilidade abordagem de protótipo
1 guião para cada categoria Estrutura e índice Interrogações SQL Gráficos Cópia para cada relatório concreto Possibilidade de adaptar Armazenado no SI, com controlo de acessos Versão em papel, CD e URL Faculdade de Engenharia da Universidade do Porto
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Sumário de um relatório
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Evolução das candidaturas
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Médias dos admitidos Faculdade de Engenharia da Universidade do Porto
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Balanço global da população
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Distribuição por ano curricular
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Médias das disciplinas
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Disciplinas com insucesso
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Responsabilidade dos departamentos
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Dados de gestão Gráficos produzidos automaticamente a partir da informação presente no SI, para todos os cursos ao longo dos anos Parâmetros ajustáveis Conceitos precisos e métricas significativas Repetibilidade e mensurabilidade destes indicadores torna a instituição mais previsível Facilita um dimensionamento ajustado de recursos Faculdade de Engenharia da Universidade do Porto
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Principais obstáculos ultrapassados
Falta de cultura para a informação Este é o principal obstáculo para o sucesso na transposição para outras instituições Tendências para a “balcanização” do funcionamento interno Procedimentos administrativos complexos Volatilidade dos procedimentos legais Redefinição de prioridades Faculdade de Engenharia da Universidade do Porto
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Factores de sucesso Concepção integrada Operação distribuída
“Uma instituição – um SI” Interligação favorece espírito de corpo Operação distribuída Módulos são instrumentos do trabalho diário Não confinar o SI num Departamento de Qualidade ou num Centro de Informática Não o tornar num registo secundário de actividades primordialmente desempenhadas com outras ferramentas Faculdade de Engenharia da Universidade do Porto
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Factores de sucesso Desenvolvimento in-house
Equipa profissional e competente Unidade de SI do Centro de Informática Comprometimento da Direcção Sistema integrado ao nível da FEUP Conceito de produtor de informação Envolvimento dos interessados Flexibilidade para acolher evoluções Não está à espera de especificar um sistema completo para começar a agir Faculdade de Engenharia da Universidade do Porto
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Sistema de qualidade Primeiro colocar em produção os módulos de registo primário de dados Só depois se avançou para os relatórios Módulo em uso num Observatório do Conselho Pedagógico Aumento de eficiência + mudança qualitativa pela criação de múltiplas malhas de realimentação Sistema mais controlável Faculdade de Engenharia da Universidade do Porto
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Modelo Hierárquico Faculdade de Engenharia da Universidade do Porto
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Modelo em Anel Faculdade de Engenharia da Universidade do Porto
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Sistema integrado SIGARRA Sistema de informação GAUP Gestão de alunos
FEUP SIGARRA Sistema de informação GAUP Gestão de alunos POC Gestão financeira Aleph Gestão de bibliotecas GRHUP Gestão de pessoal Empresa Empresa Reitoria UP Reitoria UP Faculdade de Engenharia da Universidade do Porto
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Expansão à Universidade
Está já instalado em 14 faculdades Imagem com alguma personalização Conteúdos configuráveis Grupos de utilizadores flexíveis permitem variações nos processos Possibilidade de cedência a outras instituições IPSetúbal ISSSPorto Faculdade de Engenharia da Universidade do Porto
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Conclusões Sistema em produção há 12 anos Sistema modular e flexível
Principais módulos planeados em produção Contacto permanente com os utilizadores Novos desenvolvimentos Sistema modular e flexível Organizar, aceder, comunicar e pesquisar recursos Impacto significativo na FEUP e, cada vez mais, na UP Modernização administrativa Suporte à decisão dos gestores sistema de referência para a organização comum a todos os sectores Base para a montagem de sistemas de qualidade Faculdade de Engenharia da Universidade do Porto
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