Um líder global brasileiro

Apresentação em tema: "Um líder global brasileiro"— Transcrição da apresentação:

1 Um líder global brasileiro

2 A VALE Missão: Transformar recursos minerais em riqueza e desenvolvimento sustentável. Visão: Sermos a maior empresa de mineração do mundo e superarmos os padrões consagrados de excelência em pesquisa, desenvolvimento, implantação de projetos e operação de negócios. Valores: Ética e transparência; Excelência de desempenho; Espírito desenvolvimentista; Responsabilidade econômica, social e ambiental; Respeito à vida; Respeito à diversidade; Orgulho de ser Vale.

3 A fundação da VALE A VALE foi fundada em 1 de junho de 1942
67 anos depois é a maior empresa privada do Brasil, a maior companhia de mineração e metais das Américas e a segunda maior do mundo

4 A privatização Em 6 de maio de 1997 foram vendidas, por US$ 3,1 bilhões, ações que davam direito ao controle da VALE. A venda foi feita através de um leilão público na Bolsa de Valores do Rio de Janeiro. O leilão foi anunciado com antecedência de 2 meses no Brasil e em todo o mundo, com tempo suficiente para os interessados se credenciarem para participarem O comprador foi a Valepar, empresa cujo principal acionista era e continua a ser a Previ, o fundo de pensão dos funcionários do Banco do Brasil

5 Como ultrapassou os US$ 100 bilhões
O crescimento da VALE foi fruto de um enorme esforço de investimentos. Atualmente, é a empresa privada que mais investe no Brasil Em cinco anos, foi investido uma vez e meia o valor de tudo o que foi investido de 1943 a 1997, US$ 24,2 bilhões

6 Principais mudanças nas dimensões da Vale
Tornou-se o maior produtor de minério de ferro do mundo O segundo maior produtor mundial de níquel e de caulim O terceiro maior produtor mundial de manganês e ferro ligas Fortes investimentos para passar a ser um dos maiores em bauxita, alumina, cobre e carvão A VALE também é o maior operador de logística do Brasil

7 Contextualizando com a ESTRELA DECISÓRIA
A VALE é divida em unidades de negócios, ou seja, cada produto que a VALE desenvolve, tem sua célula de negócios dentro da empresa. Exemplos: cobre, níquel, ferrosos, fosfato, potássio, dentre outras. O trabalho será desenvolvido em uma dessas unidades de negócio, denominada DIOF – Diretoria de Operação de Ferrosos.

8 Um pouco da DIOF É uma unidade de negócios da VALE
Responsável pelos produtos de minério de ferro, pelotas e manganês. As principais atividades: pesquisa mineral, exploração de minas, beneficiamento, pelotização, valor agregado nas usinas, dentre outras atividades operacionais. A realização de algumas dessas atividades é feita por meio da execução de contratos. Exemplos: contratos para furo de sondagem, controle de qualidade física e química, serviços terceirizados, contratos de manutenção e de compra, dentre outros.

9 Um pouco da DIOF Dimensão DIOF: DIFN – Departamento de Ferrosos Norte
DIFL – Departamento de Ferrosos Sul DIPE – Departamento de Ferrosos e Pelotização DIFS – Departamento de Ferrosos Sudeste DIPF – Departamento de Planejamento de Ferrosos

10 PASSO 1: Especificar o problema
Através de brainstorming foi detectado o problema: Retrabalho gerado em 27% das atividades contratuais: O sistema de gestão de contratos da DIOF não atende às demandas da área, gerando retrabalho e onerando o departamento 40% das demandas não estão previstas nos contratos (inclui aditivos para as cláusulas contratuais e aditivos para prorrogação de prazos)

11 PASSO 1: Definir os objetivos a serem alcançados
Definir a melhor forma de reduzir em 95% o percentual de retrabalho Deve-se atender às necessidades de suporte de TI do processo de gestão de contratos Como forma de atingir a meta na redução deste retrabalho, deve-se eliminar 95% a prática dos aditivos contratuais.

12 PASSO 2: Seleção do fator de análise
Por meio de checklists, os seguintes fatores foram identificados como possíveis causas do problema: Controle dos processos Estratégia de contratação Orçamento de contratos Sistema

13 PASSO 2: Coletar dados e informações
Controle dos processos: O controle da emissão de requisições, da contratação e da gestão dos contratos de serviços está fluindo dentro do planejando pela diretoria do departamento. Este controle é feito através de relatórios, cadastros de contratos e ocorrências de erros Estratégia de contratação: Estratégia ligada ao físico e financeiro do contrato. (Exemplos). Responsável por estabelecer período de vigência do contrato. Analisa as cláusulas do contrato.

14 PASSO 2: Coletar dados e informações
Orçamento dos contratos: Trata do avanço financeiro do contrato. Define o perfil de contratos: tipo de contrato, objeto atividade do contrato, valor do contrato, tipo de compra, diretorias, natureza (custeio ou investimento), etc. Sistema: O sistema vigente contempla apenas 20% das atividades envolvidas no processo Cada departamento desta Diretoria possui seu sistema de gestão para informações sobre fornecedores, compradores, terceiros, principais parceiros, etc. Não há compartilhamento de informações

15 PASSO 3: Organizar e analisar dados e informações
27% das atividades contratuais apresentam retrabalho Média mensal de 1209 contratos e 30% deles sofrem aditivos e/ou modificações em suas cláusulas, gerando retrabalho Em média, 5% do total do custo de gestão de contratos são destinados a aditivos. (R$ MM/mês 8,5)

16 PASSO 3: Organizar e analisar dados e informações
Análise dos dados coletados. Foram feitos cruzamentos de informações e outras informações foram analisadas isoladamente. Controle dos processos: flui de acordo com o esperado. Orçamento de contratos: adequado às necessidades e demandas da área Os maiores indícios de causadores do problema são: a estratégia de contratação e sistema inadequado às necessidades da área

17 PASSO 3: Organizar e analisar dados e informações
Estratégia de contratação: Foi realizada uma simulação com a área responsável pela estratégia de contratação. Ao analisar o estabelecimento de período de vigência e as cláusulas do contrato, foi possível detectar fragilidade da área para a execução destas tarefas Período de vigência inadequado em 20% dos contratos Falta de cláusulas contratuais para cobrir determinados serviços em 30% dos contratos Alguns contratos apresentaram ambos problemas

18 PASSO 3: Organizar e analisar dados e informações
Sistema: Inviabiliza análise integrada das informações, pois cada departamento criou um sistema próprio (planilhas, Access, Excel) e trabalha com ele para obter e armazenar informações de fornecedores, compradores, terceiros, principais parceiros, etc. Isto ocasiona perda de 50% das informações Demora, em média, o dobro do tempo para o andamento das contratações. Não há banco de dados para compartilhamento das informações e do conhecimento

19 Funcionários do setor de estratégia contratual
PASSO 4: Estabelecer as causas do problema Por meio da análise realizada no passo anterior, juntamente com a ferramenta diagrama de causa e efeito foi possível elaborar o seguinte diagrama: Mão de obra Funcionários do setor de estratégia contratual Método Sistema Falha de análise Não compartilha informações Máquina Computador Material Normas e regulamentos Não há problemas Retrabalho

20 PASSO 4: Estabelecer as causas do problema
Mão de obra: Funcionários do setor de estratégia contratual apresentaram dificuldades para estabelecer: O período de vigência dos contratos Criação de clausulas coerentes com a necessidade contratual da empresa. Máquina: Computadores – Não havia problemas com os computadores

21 PASSO 4: Estabelecer as causas do problema
Método e sistemas: O sistema atinge apenas 20% das atividades contratuais: Cada célula dentro da DIOF trabalha com seu próprio sistema. Não há padronização. Não há banco de dados para compartilhamento das informações e do conhecimento. Material: Normas e regulamentos - Estas não apresentaram problemas.

22 PASSO 5: Elaborar possíveis soluções
Causa: 2. Sistema Soluções possíveis: 2.1 Possibilitar a análise integrada de informações dos contratos, auxiliando no planejamento antecipado das demandas das áreas, evitando processos de aditivos. 2.2 Implementação de um sistema pacote que atenda aos benefícios esperados. Trata-se da contratação de uma consultoria que irá implementar uma solução (pacote) já existente no mercado. 2.3 Oportunidade de TI na Vale, analisada: Conversão das soluções Access/Excel atualmente utilizadas nos núcleos de administração de contratos.

23 PASSO 5: Elaborar possíveis soluções
Causa: 1. Mão-de-obra Soluções possíveis: 1.1 Para redução de aditivos, treinar e capacitar os funcionários, para que estejam aptos a estabelecerem prazos adequados e que possam realizar uma análise correta das necessidades das cláusulas contratuais. 1.2 Criação de um novo processo: Otimizar os Processos, que contempla os seguintes sub-processos: 1.2.1 Diagnosticar a necessidade da desmobilização do contrato – foi evidenciado que na DIOF é um costume refazer contratos existentes, gerando os aditivos. Este sub- processo irá verificar o custo benefício de prosseguir com um contrato já existente ou desmobilizá-lo para criação de outro 1.2.2 Diagnosticar melhorias em contratos – não havia informações sobre as melhorias contratuais. Este sub-processo existe para que possam ser identificadas, guardadas em um banco de dados e divulgadas as informações. Dessa forma, poderão ser aplicadas à outros contratos de mesmo perfil.

24 PASSO 5: Elaborar possíveis soluções
MACROPROCESSO PROCESSO SUBPROCESSO GERIR DE CONTRATOS Identificar a demanda Planejar a demanda Especificar o escopo Validar o escopo Contratar Emitir e analisar a requisição. Mobilizar o contrato Gerir a execução do contrato Gerir a operacao de contratos Gerir a administrativa e financeiramente os contratos Gerir tributária/ fiscal/ juridicamente os contratos AS-IS

25 PASSO 5: Elaborar possíveis soluções
MACROPROCESSO PROCESSO SUBPROCESSO GERIR DE CONTRATOS Identificar demanda Planejar a demanda Especificar o escopo Validar o escopo Contratar Emitir e analisar requisição. Mobilizar o Contrato Gerir a execução do contrato Gerir a parte operacional de contratos Gerir administrativa/ financeiramente contratos Gerir tributária/ fiscal/ juridicamente contratos Otimizar os processos Diagnosticar a necessidade da desmobilização do contrato Diagnosticar melhorias em contratos TO BE

26 PASSO 6: Avaliar as possíveis soluções
Critério para inviabilização das possíveis soluções: 1 Não elimina Soluções Tecnológico Econômico Tempo Político Resumo da Análise S N S N S N 1.1 TREINAR E CAPACITAR FUNCIONÁRIOS X Os funcionários possuem competências necessárias para desenvolver o trabalho, mas nunca foram treinados. 1.2 OTIMIZAR OS PROCESSOS (1.2.1 e 1.2.2) DIAGNOSTICAR MELHORIAS E NECESSIDADE DE DESMOBILIZAÇÃO DOS CONTRATOS O novo processo apresenta excelente custo x benefício, pois não há um processo que atenda plenamente às necessidades da área. Irá melhorar a árvore de processos

27 PASSO 6: Avaliar as possíveis soluções
Tecnológico Econômico Tempo Político Resumo da Análise S N S N S N 2.1 ANÁLISE INTEGRADA DAS INFORMAÇÕES X Facilita na elaboração dos contratos. Promove fluxo de informações. Agiliza os processos 2.2 SISTEMA PACOTE Implementação imediata. Tecnologia de acordo com as tendências do mercado. A solução é customizada pela consultoria. 2.3 CONVERSÃO DAS SOLUÇÕES ACCESS/ EXCEL Alta aderência aos processos. Não há necessidade de treinamento. Demora à ser implementada. Utiliza ferramentas da própria organização e estas nem sempre são as melhores e mais modernas do mercado.

28 PASSO 7: Decidir - escolher as soluções a serem implementadas
1.1 Realizar o treinamento e capacitação dos funcionários 1.2 Implementar um novo processo que otimize a realização das atividades que compõe a gestão de contratos. Diagnosticar as melhorias contratuais que podem ser perpetuadas. Diagnosticar a necessidade de desmobilizar o contrato 2.1 Análise integrada de informações 2.2 Implementação do sistema pacote

29 PASSO 8: Implementar as soluções escolhidas
1.1 Realizar o treinamento e capacitação dos funcionários What - Treinar e capacitar todos os funcionários sobre a necessidade da melhora da criação e análise dos contratos; Who - Departamento de Recursos Humanos irá treinar, por meio da contratação de terceiros especializados em criação e análise de contratos; Where - Auditório da empresa. Com todos os recursos necessários; When - Na semana seguinte à aprovação da proposta de treinamento, Previsão início: 01/07/ Término: 30/09/2009; Why - Para solucionar os problemas existentes em gestão de contratos. Para que os funcionários fiquem aptos à a estabelecerem prazos adequados e para que possam realizar uma análise correta das necessidades das cláusulas contratuais. How - Departamento de RH elabora um programa de treinamento. Contrata terceiros especializados, acompanha a execução das atividades e relata os resultados do treinamento, após 3 meses de observação. How much - O treinamento completo custa R$ 2000,00 por funcionário, com previsão de durar três meses. São 40 funcionários. Total: R$ ,00

30 PASSO 8: Implementar as soluções escolhidas
1.2 Implementar um novo processo que otimize a realização das atividades que compõe a gestão de contratos. What - Implementar um novo processo que Otimize a Gestão de Contratos da DIOF Who - A Diretoria da DIOF irá selecionar um Gerente Geral que com sua equipe irá desenvolver, implementar o processo e alocar recursos. Where - No escritório da empresa foi criado um espaço com 5 baias para desenvolvimento deste trabalho When - Imediato à aprovação da proposta de criação do novo processo. Previsão de início: 22/06/2009; Término: 14/08/2008 Why - O novo processo apresenta excelente custo x beneficio e irá beneficiar a árvore de processos How - Por meio da criação de dois sub-processos: “Diagnosticar melhorias contratuais” e “Diagnosticar a necessidade de desmobilização de contratos”. How much - Mobilização de equipe que ficará responsável pelos sub-processos R$ ,00. Recursos para desenvolvimento do trabalho R$ ,00. Total R$ ,00

31 PASSO 8: Implementar as soluções escolhidas
2.1 Proporcionar análise integrada das informações (informações de fornecedores, compradores, terceiros, etc.) What - Possibilitar a análise integrada das informações (fornecedores, compradores, terceiros, etc.) Who - Departamento de Tecnologia da Informação irá disponibilizar um banco de dados que irá integrar as informações Where - Dentro do Departamento de Tecnologia da Informação When - Implementação imediata (iniciará com uma Pré-autorização). Previsão de início: 17/06/2009 Término: 17/07/2009 Why - Facilita na elaboração dos contratos, promove o fluxo de informações e agiliza os processos. Promove acessibilidade à informações importantes How - Por meio da ferramenta de sistema implantada – banco de dados, que atualiza as informações para toda a DIOF em tempo real. How much -Serão dois funcionários da TI envolvidos. Já existe a solução, que será exportada para a DIOF (o que minimiza custos). Total: R$ ,00

32 PASSO 8: Implementar as soluções escolhidas
2.2 Implementação de um sistema pacote What - Implementar sistema pacote Who - A DIOF irá contratar uma empresa de consultoria que irá levar a solução pronta para a área. Serão 3 consultores envolvidos neste processo. Where - No Centro de Processamento de Dados (CPD) do Núcleo de administração de processos When - A execução desta atividade inicia na semana seguinte à aprovação. Previsão início: 24/06/2009 Término: 23/12/2009 Why - Para que o sistema possa abranger todas as atividades da Gestão de Contratos de forma compartilhada. Compilar dados e compartilhar informações contratuais. Eliminar a possibilidade que o sistema funcione em silos (como foi observado que ocorre) How - A DIOF irá elaborar um relatório de suas necessidades. Contratará uma empresa de consultoria especializada, que irá implementar uma solução moderna e que atenda à área a fim de eliminar o atual problema da Gestão de Contratos. A DIOF irá acompanhar a execução das atividades e avaliará os resultados. How much -Preço do pacote comprado da consultoria, com os terceiros e recursos alocados. Total R$ 1 milhão de reais

33 CRONOGRAMA E ORÇAMENTO TOTAL

34 OBRIGADO!