PROJETO Dimensionamento da Força de Trabalho Superintendência de Tecnologia da Informação – SEF/MG 03 de dezembro de 2013.

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1 PROJETO Dimensionamento da Força de Trabalho Superintendência de Tecnologia da Informação – SEF/MG 03 de dezembro de 2013

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3 Objetivos Duração do Projeto
Identificar o quantitativo de pessoal, efetivo e terceirizado, necessário para atender as demandas da Superintendência de Tecnologia da Informação - STI, no momento atual; Fornecer subsídios e sedimentar a metodologia para futuras atualizações do quantitativo de pessoal da STI. Deixar claro que ter bem definido o objetivo de um projeto é imprescindível para o sucesso deste. Em nosso caso, esperamos obter, ao final do Projeto, o quantitativo de pessoal adequado às demandas de cada uma das diretorias da STI. Vale ressaltar que, a partir desse trabalho, outras atividades podem ser desenvolvidas como por exemplo o estudo de realocação de pessoas. Duração do Projeto Outubro 2013 – Abril 2014

4 Por que a STI? ÁREA ESTRATÉGICA - STI -
Impacta em vários processos do negócio da SEF Possui grande número de profissionais terceirizados, detentores do conhecimento estratégico do negócio Atende a um grande volume de demandas A STI foi escolhida pela alta gerência da SEF por: ser uma área estratégica que suporta importantes processos de negócio; possuir processos mapeados e ser uma área muito demandada na SEF.

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6 Dimensionamento da Força de Trabalho
Adequação da quantidade de horas disponíveis e a quantidade de horas necessárias, bem como dos perfis de profissionais e das atribuições para execução dos processos da organização, garantindo que os recursos humanos sejam qualificados e alinhados com os objetivos previstos na Gestão Estratégica e com a dinâmica de crescimento do negócio. Conhecer a CAPACIDADE de produção Se manifesta de muitas formas: espaço, força de trabalho, equipamento, tecnologia e materiais Conhecer a NECESSIDADE de produção Demanda por atividades e serviços aproveitar melhor os recursos a fim de: usar os recursos de forma eficiente produzir mais e melhor

7 Férias regulamentares e prêmio
Força de Trabalho Equivalente (FTE) É o número de horas úteis que, em média, os profissionais se dedicam às suas atividades por mês. Considera: Faltas e atrasos Dias úteis Férias regulamentares e prêmio O cálculo do FTE leva em consideração todas as possibilidades de afastamento e ausências do profissional ao trabalho. Para o cálculo do FTE converte-se o total de pessoas em horas úteis utilizadas na execução dos processos. A STI e a SRH são unidades responsáveis por fornecer essas informações. Afastamentos

8 Superdimensionamento da CAPACIDADE Subdimensionamento da CAPACIDADE
FTE FTE Superdimensionamento da CAPACIDADE Subdimensionamento da CAPACIDADE

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10 Construção da metodologia SEF para desenvolvimento do trabalho de DFT
Informação sobre as metodologias já aplicadas na SEF SRH STE Benchmarkings externos à SEF e capacitação da AGEI Grupo de Estudos AGEI Método TOTVS Capacitação ELO Group Consolidação e customização da metodologia Elaboração da metodologia SEF A partir de uma demanda advinda do C. de Governança em 08/10/12, a AGEI criou um grupo de estudos com o objetivo de entender um pouco mais sobre o tema Dimensionamento da Força de Trabalho. O grupo analisou teses acadêmicas com o objetivo de conhecer as metodologias existentes e também buscou na SEF trabalhos já desenvolvidos sobre esse tema. Coincidentemente, neste mesmo período, o governo do Estado de Minas contratou uma reconhecida consultoria (TOTVS) para realizar um estudo da viabilidade da implantação do Centro de Serviços Compartilhados - CSC para as secretarias da CAMG. No escopo desse trabalho a consultoria realizou o dimensionamento da força de trabalho dos processos que seriam migrados para o CSC. A AGEI acompanhou de perto as atividades desenvolvidas pela consultoria. O próximo passo foi a capacitação do grupo de estudos pela empresa Elo Group. Com este arcabouço a SEF desenvolveu uma metodologia customizada para atender a sua demanda.

11 Em que consiste o trabalho?
Cálculo da CAPACIDADE da Força de Trabalho da STI, em horas/mês (FTE); Levantamento dos processos críticos da STI e medição das respectivas horas despendidas na execução de suas atividades; Identificação da NECESSIDADE (demanda das unidades da SEF por atividades e serviços de TI) – Informação fornecida pelos gerentes; Identificação das atividades que devem ser desenvolvida por servidores ou por profissionais terceirizados.

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13 SUPERINTENDENTE DIRETORES PROFISSIONAIS INTERLOCUTORES

14 SUPERINTENDENTE DIRETORES INTERLOCUTORES PROFISSIONAIS AGEI

15 Superintendente da STI
Quem são? Superintendente da STI Diretores da STI O que fazem? - Atuam como facilitadores do Projeto; - Analisam e validam todas as informações atinentes às atividades de suas Diretorias; - Analisam todas as informações produzidas no Projeto de Dimensionamento de Força de Trabalho e tomam as decisões pertinentes. SUPERINTENDENTE DIRETORES

16 Servidores da STI e terceirizados.
Quem são? Servidores da STI e terceirizados. O que fazem? - Preenchem a Matriz de Atividades referentes ao seu trabalho. PROFISSIONAIS

17 O que fazem? Quem são? INTERLOCUTORES
Servidores da STI. O ideal é que seja indicado um interlocutor por Diretoria da STI. O que fazem? - Atuam como um canal de comunicação entre a AGEI e a STI. - Garantem e coordenam a obtenção de todas as informações para o Projeto de Dimensionamento. INTERLOCUTORES

18 O que fazem? Quem são? AGEI - São os detentores da Metodologia de DFT;
Membros da equipe da Assessoria de Gestão Estratégica e Inovação - AGEI. O que fazem? - São os detentores da Metodologia de DFT; - Assessoram o interlocutor na obtenção das informações; - Calculam a Força de Trabalho Equivalente (FTE); - Consolidam todas as informações produzidas no Projeto de Dimensionamento de Força de Trabalho; - Propõem o quantitativo de pessoal IDEAL, após a análise das informações produzidas. AGEI

19 Etapas do projeto de Dimensionamento da Força de Trabalho
Planejamento e sensibilização para o trabalho Reunião de abertura; Escolha dos interlocutores; Definição das diretrizes para a coleta dos dados (reunião com a Superintendente da STI). Coleta e validação de informações Levantamento dos dados relacionados à força de trabalho para o cálculo da FTE da STI (servidores e terceirizados); Levantamento, por Diretoria, dos processos críticos; Coleta dos perfis de profissionais participantes nos processos; Reuniões entre AGEI e Superintendente/Diretores da STI Diagnóstico e análise das informações Consolidação dos dados; Análise do gap entre a CAPACIDADE e a NECESSIDADE de produção atual. A primeira etapa da metodologia - Planejamento e sensibilização para o trabalho - reúne as atividades de sensibilização e planejamento. Seu objetivo é contextualizar os envolvidos no objetivo e desenvolvimento do projeto. A segunda etapa – Coleta e validação de informações – é a fase de captação de dados de força de trabalho para a construção do FTE, de levantamento dos processos na unidade para conhecimento das atividades e dimensionamento do esforço gasto na sua execução, bem como da frequência de ocorrência dos processos. Nesta fase cada profissional da área deverá medir o tempo gasto na execução de suas atividades. A terceira etapa - Diagnóstico e análise das informações - é a etapa de produção de informações, culminando com a análise do gap entre a necessidade real e/ou futura de pessoal para a unidade. Os dados gerados permitem também a análise de distorções entre os perfis profissionais.

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21 Produto do Presente Projeto
Proposta do quantitativo de pessoal IDEAL para suprir a demanda por produtos e serviços de TI, no momento atual. (Produto a ser entregue pela AGEI)

22 Metodologia de DFT na STI
O presente projeto possibilitará à STI: Maior conhecimento sobre as atividades estratégicas da TI; Alocação de servidores estratégicos em atividades atinentes à inteligência do negócio; Alocação de profissionais conforme seus perfis; Identificação de gaps entre a NECESSIDADE e a CAPACIDADE atual da STI; Planejamento da Sucessão de profissionais; Futuras atualizações do quantitativo de pessoal da STI.

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24 Segunda Etapa – Levantamento de dados
Levantamento de dados relacionados: à força de trabalho para o cálculo da FTE da STI (servidores e terceirizados);

25 Segunda Etapa – Levantamento de dados
Levantamento de dados relacionados: à força de trabalho para o cálculo da FTE da STI (servidores e terceirizados);

26 Segunda Etapa – Levantamento de dados
Levantamento de dados relacionados: aos processos aos perfis de profissionais participantes nos processos.

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28 Levantamento dos processos das Diretorias da STI
Consolidação e análise dos dados Análise dos dados e elaboração do diagnóstico final

29 Cronograma Reunião de abertura (09/10/13)
Outubro Novembro Dezembro Janeiro Fevereiro Março Abril 2013 2014 1ª 2ª 3ª 4ª Reunião de abertura (09/10/13) Levantamento dos dados para cálculo da FTE Cálculo da FTE da STI (servidores e terceirizados) Levantamento dos processos Preparação das Matrizes de Atividades Capacitação dos interlocutores Preenchimento das matrizes pela STI Consolidação e análise dos dados Elaboração do documento final do projeto Reuniões de acompanhamento c/ Superintendente Reunião de encerramento do projeto

30 Equipe responsável pela coordenação da metodologia SEF
AGEI Contato Helenice Mendes Assessora-chefe ramal: 56500 Aline Chevrand Diretora NCE ramal: 56198 Amanda Guimarães NP/AGEI ramal: 56412 Michelle Pires NCE/AGEI ramal: 56217 Monica Costa ramal: 56441 Patrícia Melo ramal: 56275 Tânia Baracho NOR/AGEI ramal: 56242 SRH Contato Bruno Santos ramal: 56338

31 Equipe STI STI Interlocutores Soraya Naffah Superintendente STI
Helenice Alvarenga Diretora de Governança Tecnológica - DGV Cláudia Franca (Interlocutora Central) Antônio Raimundo Diretor de Soluções Tecnológicas - DIST Cláudia Franca e Fausto Roque Rogério Zupo Diretor de Infraestrutura e Operações - DIO Junia Gaudereto e Geannine Alves Eufrásio Cambuí Análise dos Negócios - DAN Guilherme Couto

32 Obrigada!