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EVENTO DIÁLOGO PÚBLICO: Avaliação da Gestão Pública – Modernização do Processo de Prestação de Contas TRIBUNAL DE CONTAS DA UNIÃO – TCU Auditório Ministro.

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1 EVENTO DIÁLOGO PÚBLICO: Avaliação da Gestão Pública – Modernização do Processo de Prestação de Contas TRIBUNAL DE CONTAS DA UNIÃO – TCU Auditório Ministro Pereira Lira Brasília – DF, 10 e 11 de agosto de 2004.

2 PAINEL Experiências na Avaliação da Gestão – Utilização do Processo de Contas para a Análise da Conformidade e Desempenho da Gestão

3 FOCO AS BOAS PRÁTICAS DE AUDITORIA DE GESTÃO E METODOLOGIAS DE APOIO À AVALIAÇÃO DA GESTÃO POR PARTE DO CONTROLE INTERNO E EXTERNO Como planejar e executar o controle de uma empresa do porte da Petrobras. As dimensões desse controle: financeiro, mercadológico, ambiental etc. Os relatórios produzidos para os acionistas – semelhanças e diferenças daqueles produzidos para o controle externo.

4 ATUAÇÃO DA PETROBRAS PERFIL A Petrobras é uma Sociedade Anônima de Capital Aberto, que atua no mercado brasileiro e internacional, de forma integrada e especializada nos seguintes segmentos relacionados à indústria de óleo, gás e energia: exploração e produção; refino, comercialização, transporte e petroquímica; distribuição de derivados; gás natural e energia.

5 LEGISLAÇÃO DE REGÊNCIA No Brasil - Lei de Lei das Sociedades por Ações Sujeição às Normas da CVM – Comissão de Valores Mobiliários (art. 235, § 1º) - Lei de 1998 – Novo Estatuto do Setor Petróleo Regulamenta a Emenda Constitucional nº 09, de

6 LEGISLAÇÃO DE REGÊNCIA Nos Estados Unidos - Lei Sarbanes – Oxley (SOX) – de julho de 2002 A SOX é de atuação sobre todas as Empresas que possuem ações listadas nas bolsas de valores norte-americanas e/ou outros títulos mobiliários registrados na Securities and Exchange Commission – SEC (equivalente à CVM). A Petrobras possui American Depositary Receipts, - ADRs nível 3, títulos negociados na Bolsa de Nova Iorque (NYSE). A Companhia está, portanto, se adaptando às inúmeras exigências da SOX. Em 2003, procedeu-se ao arquivamento na SEC do Formulário 20 F e das Certificações dos Controles e Procedimentos assinadas pelo Presidente e Diretor Financeiro.

7 ATUAÇÃO INTERNACIONAL DA PETROBRAS COLÔMBIA ESPANHA ESTADOS UNIDOS HOLANDA ILHAS CAYMAN ILHAS VIRGENS BRITÂNICAS TRINDADE E TOBAGO INGLATERRAMÉXICONIGÉRIA ANGOLA ARGENTINABOLÍVIA BRASIL BERMUDAS

8 ORGANOGRAMA

9 AUDITORIA INTERNA GERENCIAMENTO DE RECURSOS Auditoria Internacional Auditoria Interna Auditoria Corporativa e de Serviços Auditoria de Gás e Energia Auditoria de Finanças Auditoria de Abastecimento Auditoria de E&P

10 BRASIL – 5 empresas TOTAL DE EMPRESAS EXTERIOR – 35 empresas 40 Empresas em 2003 prestaram contas, com análise dos respectivos processos e conseqüente emissão de Parecer da Auditoria Interna da Petrobras, em atendimento ao disposto no Decreto nº 3.591/00 (art. 15, § 6º). Existência de outras Empresas (BR, PETROQUISA, GASPETRO, TRANSPETRO, etc.), que apresentam individualmente Prestação de Contas. PRESTAÇÃO DE CONTAS {

11 FOCO AS BOAS PRÁTICAS DE AUDITORIA DE GESTÃO E METODOLOGIAS DE APOIO À AVALIAÇÃO DA GESTÃO POR PARTE DO CONTROLE INTERNO E EXTERNO 1. Como planejar e executar o controle de uma empresa do porte da Petrobras. 2. As dimensões desse controle: financeiro, mercadológico, ambiental etc. 3. Os relatórios produzidos para os acionistas – semelhanças e diferenças daqueles produzidos para o controle externo.

12 1 - PLANEJAMENTO DE AUDITORIA PAAAI – PLANO ANUAL DE ATIVIDADES DE AUDITORIA INTERNA Objetivos Assessorar a Alta Administração na execução do controle das atividades do Sistema Petrobras; Avaliar os aspectos financeiros, contábeis, operacionais e tributários, contábeis, operacionais e tributários, considerando as premissas do plano estratégico da Petrobras.

13 1 - PLANEJAMENTO DE AUDITORIA A seleção das atividades contempladas para exame e as diretrizes consideradas na realização das auditorias resultam da conjugação do seguinte: Alinhamento com o Plano Estratégico do Sistema Petrobras; Materialidade; Riscos (financeiro, econômico, operacional e legal); Resultados das últimas auditorias; Informações recebidas da Alta Administração; Atendimento a solicitações especiais; Compromissos contratuais para realização de Auditorias Conjuntas em Blocos Não Operadores pela Petrobras, com base no Joint Operating Agreement (JOA) Acordo de Operações Conjuntas – Parcerias.

14 2 – DIMENSÕES DO CONTROLE DIRECIONAMENTO Áreas de negócios (exploração e produção, abastecimento, gás e energia e internacional) Áreas corporativas (recursos humanos, comunicação, etc.) Área de serviços (segurança meio ambiente e saúde, materiais, engenharia, serviços compartilhados, centro de pesquisa, etc.) Área financeira (contabilidade, finanças corporativas e tesouraria, administração tributária etc.)

15 TRATAMENTO DISPENSADO ÀS NÃO-CONFORMIDADES -OS FATOS CONSIDERADOS NÃO-CONFORMES E/OU OS QUE NECESSITEM DE APRIMORAMENTO SÃO APRESENTADOS E DISCUTIDOS COM OS RESPONSÁVEIS PELAS ATIVIDADES AUDITADAS DURANTE A REALIZAÇÃO DOS EXAMES. -POR OCASIÃO DO ENCERRAMENTO DA AUDITORIA, AS NÃO- CONFORMIDADES E/OU OS PROCEDIMENTOS DE CONTROLE QUE NECESSITEM DE APRIMORAMENTO SÃO APRESENTADOS À GERÊNCIA GERAL DA UNIDADE. -MINUTA DE RELATÓRIO É ENCAMINHADA À UNIDADE, PARA QUE ESTA POSSA INFORMAR AS AÇÕES QUE FORAM OU SERÃO IMPLEMENTADAS PARA A REGULARIZAÇÃO DOS FATOS QUE FICARAM PENDENTES POR OCASIÃO DO ENCERRAMENTO DA AUDITORIA, DE MODO A PREPARAR O RELATÓRIO DEFINITIVO. -O RELATÓRIO FINAL É ENCAMINHADO À UNIDADE AUDITADA, À GERÊNCIA CORPORATIVA E AO DIRETOR DE CONTATO, COM O PLANO DE AÇÃO DAS REGULARIZAÇÕES E/OU DOS APRIMORAMENTOS. 2 – DIMENSÕES DO CONTROLE

16 TRATAMENTO DISPENSADO ÀS NÃO-CONFORMIDADES (continuação) -QUANDO NECESSÁRIO, AS NÃO-CONFORMIDADES SÃO SUBMETIDAS ÀS UNIDADES NORMATIVAS (JURÍDICO, MATERIAIS, CONTABILIDADE, ADMINISTRAÇÃO TRIBUTÁRIA, ENTRE OUTRAS) PARA CONHECIMENTO E PROVIDÊNCIAS JULGADAS PERTINENTES NO ÂMBITO DA COMPANHIA. -DEPENDENDO DA SUA NATUREZA, AS NÃO-CONFORMIDADES PODERÃO RESULTAR EM REUNIÕES, PALESTRAS OU SEMINÁRIOS, COMISSÕES OU GRUPOS DE TRABALHO, VISANDO A BUSCAR O APRIMORAMENTO DOS PROCEDIMENTOS DE CONTROLE. -OS FATOS OBSERVADOS, AS RECOMENDAÇÕES E AS REGULARIZAÇÕES ADOTADAS OU A ADOTAR SÃO REGISTRADOS EM SISTEMA INFORMATIZADO. -OS ASSUNTOS PENDENTES DE REGULARIZAÇÃO APÓS A EMISSÃO DO RELATÓRIO DEFINITIVO SÃO ACOMPANHADOS, PERIODICAMENTE, JUNTO ÀS UNIDADES, ATÉ A SOLUÇÃO DEFINITIVA DA CADA CASO. -OS ASSUNTOS DE MAIOR DESTAQUE SÃO REGISTRADOS NO RELATÓRIO DAS ATIVIDADES DE AUDITORIA INTERNA (TRIMESTRAL), ENCAMINHADO À DIRETORIA EXECUTIVA, AO CONSELHO FISCAL E AO CONSELHO DE ADMINISTRAÇÃO. 2 – DIMENSÕES DO CONTROLE

17 RELATÓRIOS DE AUDITORIA CONTEÚDO OBJETIVO/ESCOPO DO TRABALHO; PERÍODO EXAMINADO; CONCLUSÃO SOBRE A ATIVIDADE AUDITADA; NÃO-CONFORMIDADES; RECOMENDAÇÕES DA AUDITORIA; AÇÕES ADOTADAS OU A ADOTAR - INFORMADAS PELOS AUDITADOS. 2 – DIMENSÕES DO CONTROLE

18 3 - RELATÓRIO PRODUZIDO PARA OS ACIONISTAS (LEI 6.404/76, ART. 133, I) O Relatório Anual da Administração, consoante exigido pela legislação societária, e divulgado para todos os acionistas, inclusive a União, contém informações detalhadas e relevantes sobre os negócios e operações praticadas ao longo do exercício social, como segue: Resumo Operacional por Segmento de Negócio (E&P, Refino, Comercialização, Transporte, Petroquímica, Distribuição, Energia, Gás Natural e Internacional) Informações Corporativas (Governança, Pesquisa e Desenvolvimento, Desempenho Empresarial, Gerenciamento de Riscos, Estratégia, Segurança Operacional, Meio Ambiente e Saúde, Materiais, Recursos Humanos, Mercado de Capitais, Financiamentos e Ativos Intangíveis) Análise Financeira, a partir das Demonstrações Contábeis (Receita Operacional do Sistema Petrobras, Resultado Consolidado, Resultado Por Área de Negócio, Exposição Cambial, Estoques, Investimentos, Endividamento, Valor Adicionado, Balanço Social e Patrimônio Liquido e Dividendo)

19 Demonstrações Contábeis da Controladora e Consolidado (Balanço Patrimonial, Demonstração do Resultado, Demonstração das Origens e Aplicações de Recursos, e Demonstração das Mutações do Patrimônio Liquido da Controladora) Informações Adicionais às Demonstrações Contábeis (Demonstração do Fluxo de Caixa, Demonstração do Valor Adicionado e Demonstração da Segmentação de Negócios) Notas Explicativas às Demonstrações Contábeis 3 - RELATÓRIO PRODUZIDO PARA OS ACIONISTAS (LEI 6.404/76, ART. 133, I)

20 3 - RELATÓRIO DE GESTÃO LEGISLAÇÃO DE REFERÊNCIA TCU - IN nº 12/96, art. 17, Inciso II, I a VII; e alíneas a a h; MF/SFC – IN nº 02/00, art. 19, § 2º, Incisos e CGU/SFC - Norma de Execução nº 002/03, Anexo II – Estrutura Referencial do Relatório de Atividades do Gestor. 1.Gestão Operacional / Finalistica 1.1 – Competências Legais e Regimentais – Missão Institucional 1.2 – Público Alvo dos Processos Gerenciais 1.3 – Vinculações com o Plano Plurianual – Vinculação Programática 1.4 – Indicadores Relevantes - Indicadores de Desempenho Social - Indicadores de Desempenho Econômico - Indicadores de Desempenho Financeiro

21 1.5 – Demonstrativos do Comportamento das Metas Anuais - Programação de Metas - Execução das Metas 1.6 – Resultados – Incidência Social 2 – Gestão Orçamentária – Metas Fiscais Causas de Inexecuções / Medidas Implementadas Ocorrência na Programação Ocorrências na Execução 3 - RELATÓRIO DE GESTÃO

22 3 – Gestão Financeira Causas de Inexecuções / Medidas Implementadas 3.1 – Situação dos Recursos Disponíveis Situação dos Recursos Realizáveis Situação dos Recursos Exigíveis Situação dos Recursos Externos 4 – Gestão Patrimonial Causas de Inexecuções / Medidas Implementadas / Dados Situacionais 4.1 – Adequação de Perfil e dos Quantitativos 4.2 – Atualização Tecnológica 3 - RELATÓRIO DE GESTÃO

23 5 – Gestão de Pessoas Causas de Inexecuções / Medidas Implementadas / Dados Situacionais 5.1 – Gastos com Remuneração/Manutenção 5.2 – de Ações de Valorização do Servidor 5.3 – Terceirização de Mão Obra 5.4 – Ações Disciplinares – Correcionais 3 - RELATÓRIO DE GESTÃO

24 6 – Gestão do Suprimento de Bens e Serviços Causas de Inexecuções / Medidas Implementadas / Dados Situacionais 6.1 – Custos / Gastos com Contratações Obras Compras Serviços 6.2 – Custos / Gastos com Convênios e Parcerias 6.3 – Gestão dos Estoques 3 - RELATÓRIO DE GESTÃO

25 7- Processos de Controle 7.1 – Processos do Controle Parlamentar (atuação do TCU) 7.2 – Processos dos Controles Internos (atuação da CGU/PR) 3 - RELATÓRIO DE GESTÃO

26 3 - RELATÓRIO ANUAL X RELATÓRIO DE GESTÃO (Lei Societária) (Controle Interno e Externo) Diferenças Principais: 1 – Gestão Orçamentária – Metas Fiscais Programa de Dispêndio Global – PDG Orçamento Anual de Investimentos - OAI 2 – Processos de Controle Interno e Externo

27 PROCESSO DE PRESTAÇÃO DE CONTAS OUTRAS OBSERVAÇÕES: Demonstração dos Lucros ou Prejuízos Acumulados – Informações incluídas na Demonstração das Mutações do Patrimônio Liquido. Demonstração da Composição Acionária do Capital Social – Informações incluídas em Nota Explicativa específica. Prazo de Apresentação do Processo – 75 dias após exercício social ( + / - 15 de março). Nesta data ainda não foi instalada a Assembléia Geral Ordinária (AGO), que toma as contas anuais dos Administradores, examina, discute e vota as Demonstrações Contábeis (Lei 6.404/76, art. 132, Inciso I). O prazo legal para a instalação da AGO é de até o final do mês de abril (art. 132).

28 CONCLUSÕES 1)O Relatório Anual da Administração, elaborado em atendimento à Lei Societária, contempla, em sua quase totalidade, as informações requeridas pelos órgãos de Controle Interno e Externo para o Relatório de Gestão; 2)O Relatório Anual da Administração acrescido das informações relacionadas à Gestão Orçamentária (execução dos Programas de Trabalho e a execução e avaliação dos Programas de Governo) e aos Processos de Controle podem constituir o Relatório de Gestão requerido pelos Órgãos de Controle ; 3)Alguns demonstrativos exigidos pela IN nº 02/00, para as Sociedades de Economia Mista, poderiam ser suprimidos: a) Lucros ou Prejuízos Acumulados – por estar incluído na Demonstração das Mutações do Patrimônio Liquido e b) Demonstração da Composição Acionária do Capital Social – por já fazer parte das Notas Explicativas.

29 CONCLUSÕES 4) O prazo para apresentação do Processo de Prestação de Contas das Sociedades de Economia Mista poderia ser compatibilizado com o prazo da Lei Societária (AGO realizada em até 4 meses após o término do exercício social – art. 132, inciso I). 5) As Demonstrações Contábeis anuais poderiam ser transmitidas eletronicamente, a exemplo do procedimento adotado para com a CVM; 6)Estudar mecanismos para permitir, para Grupos Empresariais, a apresentação do Processo na forma consolidada, nos moldes da legislação societária. Os Mercados de Capitais, brasileiro e estrangeiros, analisam a Petrobras como um Sistema Integrado por diversas Empresas e não apenas como uma empresa isolada;

30 CONCLUSÕES 7)Outro aspecto merecedor de reflexão, por estar intimamente ligado a este evento, é a Lei Sarbanes-Oxley (SOX) - lei estrangeira que, no caso especial da Petrobras, defende interesses de acionistas que não detêm a preponderância nas decisões da Companhia. Esta lei vem a reforçar, sobremaneira, um tema de grande interesse a todos nós – Controles Internos. A SOX obriga o comprometimento, com tal temática, dos principais Executivos e, conseqüentemente, dos demais Gestores Nunca, nas organizações que possuem títulos e valores mobiliários negociados no mercado estadunidense, se debateu, de forma tão intensa, a função Controle.

31 Obrigado

32 JOSÉ RICARDO ALMEIDA DA ROSA Tel.: (55 21)


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