REALINHAMENTO ESTRATÉGICO DA CODEVASF REGISTRO INTEGRAL DOS PRODUTOS E RELATÓRIOS DO PROJETO DE REALINHAMENTO ESTRATÉGICO 21 de novembro de 2006 CONTRATO.

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1 REALINHAMENTO ESTRATÉGICO DA CODEVASF REGISTRO INTEGRAL DOS PRODUTOS E RELATÓRIOS DO PROJETO DE REALINHAMENTO ESTRATÉGICO 21 de novembro de 2006 CONTRATO Nº 007 – 05 0054/00 PROCESSO Nº 59500.001538/2005-66

2 Este CD-Rom apresenta todos os produtos desenvolvidos pela Consultoria para o Projeto de Realinhamento Estratégico da Codevasf. ABERTURA

3 OBJETIVO DO PROJETO Realinhamento estratégico da Codevasf, por meio do detalhamento e implantação de seu novo modelo de gestão e estrutura organizacional; do detalhamento e implantação dos novos processos de gestão e planejamento; da implantação dos projetos estratégicos de gestão e capacitação dos recursos humanos; e, da revisão e melhoria dos processos organizacionais priorizados.

4 MÓDULOS DO PROJETO O projeto de realinhamento estratégico da Codevasf foi organizado em 5 módulos: I.Implantação do novo modelo de gestão e detalhamento da nova estrutura organizacional II.Detalhamento e implantação dos novos processos de gestão e planejamento III.Detalhamento e implantação dos projetos estratégicos de gestão dos recursos humanos IV.Construção de novos processos e revisão dos atuais processos V.Desenvolvimento de programa de capacitação para o desenvolvimento regional

5 INSTRUÇÕES Para cada Módulo, apresentaremos uma breve descrição e o histórico dos trabalhos realizados. Cada produto ou relatório descrito está vinculado ao documento correspondente, por hiperlink. Para acessar os respectivos documentos: 1. Clicar com o botão direito do mouse sobre o nome (sublinhado) do produto ou relatório e escolher Abrir hiperlink – OU; 2. Identificar o documento por seu nº (entre parênteses) no subdiretório arquivos anexados do diretório CD.

6 PRODUTOS GERENCIAIS DO PROJETO RELATÓRIO INICIAL_ PLANO DE TRABALHO REVISTO (00) :PLANO DE TRABALHO REVISTO Registra as ações preliminares do Projeto referentes à revisão do planejamento e da mobilização para execução de seus módulos, entregue em 28/11/2005. ABERTURA DO PROJETO_ APRESENTAÇÃO INICIAL (00_1) :APRESENTAÇÃO INICIAL Realizada em novembro e dezembro de 2005, para apresentar o Projeto de Realinhamento Estratégico para a Empresa e o processo de seleção dos Consultores Internos.

7 PRODUTOS GERENCIAIS DO PROJETO PREPARAÇÃO DOS CONSULTORES INTERNOS_ REALIZADA EM 14 E 15/12/2005, ESTRUTURADO EM 7 BLOCOS: A transformação organizacional (00_2) ; A transformação organizacional Visão geral do projeto e gestão de pessoas (00_3) ; Visão geral do projeto e gestão de pessoas Introdução à Consultoria (00_4) ; Introdução à Consultoria O ciclo do desenvolvimento (00_5) ; O ciclo do desenvolvimento Gestão por processos (00_6) ; Gestão por processos Levantamento de processos (00_7) ; Levantamento de processos O novo modelo de gestão e árvore de macrocessos da Codevasf (00_8). O novo modelo de gestão e árvore de macrocessos da Codevasf

8 PRODUTOS GERENCIAIS DO PROJETO FATOS RELEVANTES (00_9) : FATOS RELEVANTES Parte do Relatório Produto 02, entregue em 23/08/2006, refere-se ao capítulo no qual a Consultoria destaca as mudanças ocorridas na metodologia e no cronograma programado para execução do Projeto, inclusive com a não-utilização dos Consultores Internos escolhidos. SESSÕES DE TRABALHO (00_10) : SESSÕES DE TRABALHO Registra todas as sessões de trabalho realizadas pelo Projeto de Realinhamento Estratégico, em todos seus Módulos.

9 MÓDULO I PRODUTOS INTERMEDIÁRIOS, PRODUTOS FINAIS E ADICIONAIS DO MÓDULO I

10 PRODUTOS DO MÓDULO I PRODUTOS INTERMEDIÁRIOS: Proposição dos instrumentos legais para implantação das novas instâncias colegiadas; Proposição da macroestrutura; Proposição da estrutura para a Administração Central e Regionais; Proposição das unidades organizacionais – competências e responsabilidades da Administração Central e Regionais; Proposição das minutas dos instrumentos legais para estrutura: Estatuto, Regimento Interno etc.; Proposição do plano de implantação da nova estrutura. PRODUTO FINAL: Relatório Produto: Detalhamento e implantação do novo modelo de gestão e estrutura organizacional. PRODUTOS ADICIONAIS: Realização de atividades e eventos não previstos na metodologia inicialmente contratada para definição da nova estrutura organizacional.

11 PRODUTOS DO MÓDULO I PRODUTO INTERMEDIÁRIO_ DETALHAMENTO DAS INSTÂNCIAS COLEGIADAS DAS SUPERINTENDÊNCIAS REGIONAIS (01) :DETALHAMENTO DAS INSTÂNCIAS COLEGIADAS DAS SUPERINTENDÊNCIAS REGIONAIS Entregue em 11/04/2006, o Relatório contém os fundamentos que embasam a definição dos colegiados e seu detalhamento, inclusive com a proposição de todos os instrumentos legais necessários para sua implantação; O trabalho da Consultoria seguiu o cronograma definido pelo Plano de Trabalho Revisto e foi finalizado em 26/01/2006, ajustado em 03/03/2006, mas somente implantado junto com a nova estrutura organizacional, em outubro de 2006.

12 PRODUTOS DO MÓDULO I PRODUTO INTERMEDIÁRIO 01_ A NOVA MACROESTRUTURA DA CODEVASF (02) (entregue em 11/04):A NOVA MACROESTRUTURA DA CODEVASF Entre 15 de fevereiro ao início de março de 2006, foram geradas outras 7 versões para a macroestrutura (03), finalmente consolidada em 03/03/2006 (04) ;7 versões para a macroestrutura03/03/2006 Em 09/03/2006, a proposta de macroestrutura foi apresentada ao Ministério da Integração Nacional (05) ;Ministério da Integração Nacional Concomitantemente foram produzidas também todas as minutas dos instrumentos legais para formalização da mudança estrutural (06).formalização da mudança estrutural

13 PRODUTOS DO MÓDULO I PROPOSIÇÃO DE ALTERNATIVAS DE ESTRUTURA PARA A ADMINISTRAÇÃO CENTRAL E SUPERINTENDÊNCIAS REGIONAIS: De 19/04 a 17/05/2006, foram produzidas outras 13 alternativas estruturais (07) para a Codevasf;13 alternativas estruturais No mesmo período, praticamente o mesmo volume de versões do Regimento Interno foi produzido pela Consultoria; aqui, apresentamos apenas duas delas a título de ilustração, uma versão de abril de 2006 (08) e outra, de maio de 2006 (09).abril de 2006maio de 2006

14 ATIVIDADES NÃO PREVISTAS NA METODOLOGIA INICIALMENTE CONTRATADA PARA DEFINIÇÃO DA NOVA ESTRUTURA ORGANIZACIONAL: De 06/06 a 09/08/2006, a partir de evento realizado com técnicos (10) escolhidos pela Diretoria Executiva, foram desenvolvidas outras 5 avaliações de alternativas estruturais (11), com as considerações técnicas da Consultoria em relação às propostas e mudanças apresentadas por técnicos e gestores da Codevasf.evento realizado com técnicos5 avaliações de alternativas estruturais PRODUTOS DO MÓDULO I

15 PRODUTO FINAL_ DETALHAMENTO DA ESTRUTURA ORGANIZACIONAL (12) :DETALHAMENTO DA ESTRUTURA ORGANIZACIONAL Entregue em 23/08/2006, parte do Relatório Produto 02, contendo a estrutura resultante das discussões ocorridas em 06 e 07 de julho de 2006 com técnicos da Codevasf e demais considerações produzidas até a data. PRODUTOS DO MÓDULO I

16 ATIVIDADES NÃO PREVISTAS NA METODOLOGIA INICIALMENTE CONTRATADA PARA DEFINIÇÃO DA NOVA ESTRUTURA ORGANIZACIONAL: De 11/08 a 01/09/2006, em decorrência de decisão da Presidência, foram modificadas as diretrizes orientadoras da estrutura organizacional, que já haviam sido validadas e aplicadas para a definição da macroestrutura; PRODUTOS DO MÓDULO I

17 Consequentemente, outras 10 alternativas estruturais (13) foram produzidas, em parte propostas de técnicos das Áreas e outras, definidas pela Diretoria Executiva;10 alternativas estruturais Em 16/08/2006, a Consultoria apresentou seu parecer técnico (14) resgatando as diretrizes originalmente adotadas e os principais pontos de atenção frente à proposta definida por técnicos e Diretores das Áreas Finalísticas em 09/08/2006 (15) ;parecer técnico09/08/2006 PRODUTOS DO MÓDULO I

18 Foi realizada reunião em 17/08/2006 (16) com a Diretoria Executiva para definição da estrutura organizacional, que resultou em uma nova proposta de estrutura;reunião em 17/08/2006 No mesmo dia 17/08/2006 (17), a estrutura definida pela Diretoria Executiva foi apresentada a técnicos, gestores e Superintendentes Regionais, evento no qual foram realizadas outras adequações.17/08/2006 PRODUTOS DO MÓDULO I

19 PROPOSIÇÃO DO PLANO DE IMPLANTAÇÃO DA NOVA ESTRUTURA: Foram apresentadas à Presidência dois planos de implantação para a nova estrutura: uma delas em 15/08/2006 (18) e a outra em 28/08/2006 (19). 15/08/200628/08/2006 PRODUTOS DO MÓDULO I

20 ORGANOGRAMAS E REGIMENTO INTERNO DEFINIDOS PARA A ADMINISTRAÇÃO CENTRAL E SUPERINTENDÊNCIAS REGIONAIS: Em 14/09/2006, a Diretoria Executiva da Codevasf definiu a estrutura final da Administração Central e das Superintendências Regionais, conforme apresentações realizadas tanto em Brasília (20) quanto nas Regionais (21) ;BrasíliaRegionais O Regimento Interno da Codevasf (22), de sua Diretoria Executiva (23) e do Comitê Regional de Gestão Executiva (24) também foram formalizados apenas em 14/09/2006.Regimento Interno da CodevasfDiretoria ExecutivaComitê Regional de Gestão Executiva PRODUTOS DO MÓDULO I

21 MÓDULO II PRODUTOS INTERMEDIÁRIOS, FINAIS E ADICIONAIS DO MÓDULO II

22 PRODUTOS DO MÓDULO II PRODUTOS INTERMEDIÁRIOS: Consolidação das fichas dos processos dos macroprocessos de gestão e planejamento, com apontamento das interfaces; Proposição do plano de implantação dos macroprocessos de gestão e planejamento. PRODUTO FINAL: Relatório Produto: Detalhamento e Implantação dos Novos Macroprocessos de Gestão e Planejamento. PRODUTOS ADICIONAIS: Assessoramento na implantação dos processos de planejamento e da Área de Gestão Estratégica.

23 PRODUTO INTERMEDIÁRIO: NOVOS MACROPROCESSOS DE GESTÃO E PLANEJAMENTO (25) :NOVOS MACROPROCESSOS DE GESTÃO E PLANEJAMENTO Entregue em 11/04/2006, o Relatório contém o detalhamento em processos dos macroprocessos de planejamento e gestão da empresa; Inclue também o Plano de Implantação (PLIMP), com as atividades necessárias para a implantação dos processos detalhados; Lembramos que a implantação dos processos nas SRs deverá ser realizada pela Gerência de Planejamento e Estudos Estratégicos, uma vez que a direção da empresa interrompeu o trabalho previsto no Projeto nas Regionais. PRODUTOS DO MÓDULO II

24 PRODUTO FINAL_ DETALHAMENTO E IMPLANTAÇÃO DOS MACROPROCESSOS DE GESTÃO E PLANEJAMENTO (26) (entregue em 23/08/2006):DETALHAMENTO E IMPLANTAÇÃO DOS MACROPROCESSOS DE GESTÃO E PLANEJAMENTO Em 09/11/2006 foi entregue o banco de dados do ARIS Easy Design contendo os processos de planejamento e gestão, e, informações da nova estrutura organizacional, atualizado em reuniões JAD realizadas em conjunto com a Gerência de Planejamento e Estudos Estratégicos entre agosto e novembro de 2006; A gestão deste banco de dados é de responsabilidade da Unidade de Gestão de Processos. PRODUTOS DO MÓDULO II

25 PRODUTO ADICIONAL_ ASSESSORAMENTO NA IMPLANTAÇÃO DOS PROCESSOS DE PLANEJAMENTO E DA ÁREA DE GESTÃO ESTRATÉGICA (27) :ASSESSORAMENTO NA IMPLANTAÇÃO DOS PROCESSOS DE PLANEJAMENTO E DA ÁREA DE GESTÃO ESTRATÉGICA Com os seus resultados formalizados em 09/11/2006, o assessoramento constou da atualização do plano de implantação proposto, inclusive com a incorporação das atividades para implantação da nova Gerência de Planejamento e Estudos Estratégicos; Também compôs o assessoramento, a atualização das Diretrizes Políticas da empresa e a discussão dos fundamentos para a elaboração de cenários; PRODUTOS DO MÓDULO II

26 Acrescentamos ao Produto Adicional o Plano de Trabalho para a implantação dos processos de planejamento e gestão nas SRs, aperfeiçoado e detalhado pelos técnicos da Gerência de Planejamento e Estudos Estratégicos. APRESENTAÇÃO DA GERÊNCIA DE PLANEJAMENTO E ESTUDOS ESTRATÉGICOS (28) : APRESENTAÇÃO DA GERÊNCIA DE PLANEJAMENTO E ESTUDOS ESTRATÉGICOS Destacamos o trabalho de implantação dos processos de planejamento conduzidos pela Gerência, pois o mesmo concretiza a continuidade dos trabalhos da Consultoria, conduzidos por técnicos da Empresa.

27 MÓDULO III PRODUTOS FINAIS E ADICIONAIS DO MÓDULO III

28 PRODUTOS FINAIS: Relatório Produto: Sistemática de Avaliação dos Empregados; Relatório Produto: Mapa dos Conhecimentos (com relatórios consolidados da pesquisa de competências da Empresa); Relatório Produto: Plano de Desenvolvimento Técnico e Gerencial; Relatório Produto: Plano de Cargos, Carreiras e Salários; Relatório Produto: Plano de Participação nos Resultados. PRODUTOS ADICIONAIS: Plano de Capacitação Emergencial para a implantação da nova estrutura organizacional e processos de trabalho; Proposição de medidas de curto prazo para aperfeiçoamento do atual PCSC; Assessoramento a evento, com uso de metodologia para discussão e consenso em grupo. PRODUTOS DO MÓDULO III

29 NO MÓDULO III FORAM DESENVOLVIDOS 5 PRODUTOS: SISTEMÁTICA DE AVALIAÇÃO DO EMPREGADO (29) entregue em 23/08/2006; SISTEMÁTICA DE AVALIAÇÃO DO EMPREGADO MAPA DOS CONHECIMENTOS (30) entregue em 23/08/2006; MAPA DOS CONHECIMENTOS PLANO DE DESENVOLVIMENTO TÉCNICO E GERENCIAL (31) entregue em 11/04/2006; PLANO DE DESENVOLVIMENTO TÉCNICO E GERENCIAL PLANO DE CARGOS, SALÁRIOS E CARREIRAS (32) entregue em 23/08/2006; PLANO DE CARGOS, SALÁRIOS E CARREIRAS PARTICIPAÇÃO EM RESULTADOS (33) entregue em 09/11/2006. PARTICIPAÇÃO EM RESULTADOS PRODUTOS DO MÓDULO III

30 PRODUTOS ADICIONAIS: Plano de Capacitação Emergencial (34), para atender às necessidades criadas pela implantação da estrutura organizacional (entregue em 11/04/2006); Plano de Capacitação Emergencial Medidas de Curto Prazo para o PCSC (35) (entregue em 23/08/2006); Medidas de Curto Prazo para o PCSC Por solicitação da Presidência, a Consultoria apoiou a realização do Ciclo de Paletras – Bioenergia (36) realizada em 18 e 19 de julho de 2006, com o uso da metodologia de discussão e consenso em grupo.Ciclo de Paletras – Bioenergia PRODUTOS DO MÓDULO III

31 MÓDULO IV PRODUTOS FINAIS E ADICIONAIS DO MÓDULO IV

32 PRODUTOS DO MÓDULO IV PRODUTO FINAL: Relatório Produto: Revisão e Melhoria dos Processos Organizacionais da CODEVASF (com a consolidação das informações, fluxogramas, procedimentos e plano de implantação dos macroprocessos e processos de suporte e finalísticos priorizados). PRODUTOS ADICIONAIS: Consolidação do Sistema Normativo da Codevasf; Detalhamento do processo Viabilizar Convênios de Revitalização; Treinamento no uso da ferramenta BPM (Business Process Management) Aris easy design adotada pela Codevasf.

33 PRODUTOS DO MÓDULO IV PRODUTO FINAL_ REVISÃO E MELHORIA DOS PROCESSOS ORGANIZACIONAIS (37) :REVISÃO E MELHORIA DOS PROCESSOS ORGANIZACIONAIS Entregue em 23/08/2006, este relatório apresenta o detalhamento dos processos de suporte e finalísticos priorizados pelos gestores da empresa, com suas respectivas fichas de análise; Os fluxos dos processos redesenhados encontram-se no banco de dados da ferramenta ARIS Easy Design, atualizado com a cadeia de valor agregado da Codevasf (para simples consulta, os referidos fluxos constam como anexo ao relatório).

34 PRODUTOS DO MÓDULO IV Como relatado no Fato Relevante, este é o módulo que mais impactos negativos sofreu em função da não participação dos Consultores Internos previstos no Plano de Trabalho, principalmente na Administração Central; Ainda em função da não participação dos Consultores Internos, não puderam ser desenvolvidos todos os procedimentos de trabalho dos processos redesenhados.

35 PRODUTOS DO MÓDULO IV PRODUTOS ADICIONAIS (38) _ entregues no relatório final do projeto, em 09/11/2006, contendo: PRODUTOS ADICIONAIS Atualização do Sistema Normativo da Empresa e apresentação da Norma 01 (norma de fazer norma); Proposta do texto-base para o processo de gestão dos convênios com foco na Revitalização das Bacias Hidrográficas, desenvolvido a partir de reuniões JAD com a participação de técnicos e gestores da Área de Revitalização, Gestão Estratégica, Assessoria Jurídica e da Auditoria Interna;

36 PRODUTOS DO MÓDULO IV Treinamento do pessoal da Gerência de Gestão da Tecnologia da Informação no uso do ARIS Easy Design; Levantamento e formatação de novos processos de atendimento e desenvolvimento de soluções de Tecnologia de Informação, desenvolvido a partir de reuniões JAD com técnicos da Gerência de Gestão da Tecnologia da Informação.

37 MÓDULO V REGISTRO DA ORGANIZAÇÃO E RESULTADOS DO MÓDULO V

38 CURSO DE CAPACITAÇÃO PARA O DESENVOLVIMENTO REGIONAL (39) : CURSO DE CAPACITAÇÃO PARA O DESENVOLVIMENTO REGIONAL Executado de acordo com o plano de trabalho inicial, encerrou-se em julho de 2006, tendo sido transformado em um dos módulos de um curso MBA, de acordo com decisão da direção da Empresa. MÓDULO V

39 Suely Komatsu Coordenadora do Módulo I e IV skomatsu@uol.com.br Marcelo Elia de Marsillac Coordenador do Módulo II e IV memarsillac@uol.com.br EQUIPE TÉCNICA DO PROJETO (principais integrantes) Luiz Antônio de Almeida Melo Coordenador do Módulo III laamelo@yahoo.com Cláudia Souza Passador Coordenador do Projeto e do Módulo V cspassador@usp.br