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Fundap Estudo sobre o Grau de Prontidão para a Inovação no Governo do Estado de São Paulo Resultados e Propostas 4 de dezembro de 2006.

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1 Fundap Estudo sobre o Grau de Prontidão para a Inovação no Governo do Estado de São Paulo Resultados e Propostas 4 de dezembro de 2006

2 Fundap Agenda do Seminário Welcome Coffee Apresentação de 2 vídeos – Incor e PM Abertura Metodologia Diagnóstico Apresentação dos casos Apresentação de 2 vídeos – STM e PPA Coffee Break Diretrizes Apresentação de 2 vídeos – Relógio da Economia e Amarelinhos Discussão e Encerramento

3 Fundap Agenda Abertura Metodologia Diagnóstico Comparação Internacional Relatos de Caso Desafios Diretrizes Debate e Encerramento

4 Fundap Objetivos do Projeto Sensibilizar gestores e servidores sobre os benefícios da Gestão do Conhecimento e da Inovação (GCI) Estimular o debate sobre as práticas da Administração Pública relacionadas ao tema Realizar diagnóstico amplo e identificar boas práticas relacionadas à Gestão do Conhecimento e da Inovação (GCI) em secretarias e órgãos do Governo do Estado de São Paulo Elaborar Relatos de Caso sobre as práticas de destaque identificadas Desenvolver diretrizes para a adoção sustentada da Gestão do Conhecimento e da Inovação no Governo do Estado de São Paulo Formatar Programas de Capacitação para melhoria da Gestão Pública do Estado

5 Fundap Agenda Abertura Metodologia Diagnóstico Comparação Internacional Relatos de Caso Desafios Diretrizes Debate e Encerramento

6 Fundap Metodologia Palestras internacionais para sensibilização – Etienne Wenger e Karl Wiig Preparação Diagnóstico Estudos de Casos e Audiovisuais Diretrizes Proposição de Diretrizes Avaliação de Maturidade do Governo do Estado em Gestão do Conhecimento e Inovação (21 secretarias do Governo do Estado de São Paulo) Seleção de Boas Práticas Elaboração de Relatos dos Casos Produção de Audiovisuais

7 Fundap Metodologia Avaliação de Maturidade: Participação de profissionais de 21 secretarias e órgãos do Governo do Estado Sessões de discussão estruturada apoiadas por software Duas rodadas de avaliação por sessão: os próprios profissionais avaliaram realidade de suas secretarias com base no Modelo de Maturidade em Gestão do Conhecimento e Inovação (GCI) Identificação de Boas Práticas: a partir dos argumentos relatados nas sessões de avaliação Relatos de Casos e Audiovisuais: casos de destaque selecionados a partir das boas práticas identificadas Diretrizes: discussões e proposições com base no diagnóstico de maturidade e práticas de destaque internacionais em Gestão do Conhecimento e Inovação na administração pública

8 Fundap Metodologia: Modelo de Maturidade A adoção de um Modelo de Maturidade proporciona: Uma plataforma para discussões estruturadas Um referencial para identificar e diagnosticar os fatores influenciadores Um referencial para identificar e diagnosticar as práticas inovadoras Critérios para direcionar estratégias e esforços de desenvolvimento

9 Fundap Modelo de Maturidade O Modelo de Maturidade utilizado contem seis dimensões 1. Governança 2. Cultura 3. Gestão da Informação 4. Redes de Colaboração 5. Aprendizado 6. Métricas

10 Fundap Modelo de Maturidade em Gestão do Conhecimento e Inovação GovernançaCulturaGestão da InformaçãoRedes de ColaboraçãoAprendizadoMétricas A Gestão do Conhecimento e da Inovação (GCI) está estruturada, com responsabilidades definidas e claramente vinculada aos objetivos e processos estratégicos da organização. A Gestão do Conhecimento e da Inovação (GCI) está incorporada aos valores fundamentais da organização. Líderes da organização suportam ativamente a GCI, a aprendizagem organizacional e a inovação. O portal corporativo está desenvolvido com perfis bem definidos, acesso fácil a documentos, e é a principal fonte de informação dos funcionários para o dia-a-dia de trabalho. As redes colaborativas formais são estratégicas e extrapolam a própria organização, envolvendo outras organizações, parceiros, clientes, fornecedores. Processos de aprendizagem e inovação são tratados como vitais para a organização. Pensamento sistêmico e visão de learning organization permeiam as decisões e as práticas gerenciais O modelo de gestão da organização incorpora métricas claramente associadas à Gestão do Conhecimento, da Inovação e do Capital Intelectual Gestão do Conhecimento e da Inovação (GCI) é formalizada com abrangência corporativa, com responsabilidades, metas e recursos bem definidos. Os conceitos e práticas de GCI estão amplamente disseminados. Falta de transparência e compartilhamento não são comportamentos aceitos na organização. Há processos definidos e disciplina para organizar, classificar e avaliar conteúdos e documentos ao nível das equipes, departamentos e da organização como um todo. Comunidades de prática estão alinhadas aos principais objetivos estratégicos da organização e têm uma governança formal dedicada. Aprendizado e melhoria contínua gerados nos projetos e processos de trabalho estão sistematizados e são incorporados por toda a organização. Avaliação de desempenho dos colaboradores está claramente associada à GCI e aos processos de aprendizagem individuais e organizacionais A GCI tem processos e/ou responsabilidades instituídos formalmente, com alcance limitado a uma área ou a questões táticas / operacionais Compartilhamento de conhecimentos acontece em diversos projetos ou atividades. Aprendizagem coletiva ocorre de forma estruturada com apoio da organização. Há processos contínuos para a Gestão de Conteúdo e de Documentos adotados em algumas áreas. Algumas redes e comunidades de aprendizagem estão formalizadas e apoiadas pela organização (inclusivamente tecnologicamente) Sistemas de informação, redes de aprendizagem e compartilhamento de conhecimentos fazem parte do aprendizado de indivíduos e equipes. Avaliações quantitativas e qualitativas formais são realizadas de forma regular, e incluem critérios relacionados à aprendizagem e inovação. O tema Gestão do Conhecimento e da Inovação (GCI) começa a aparecer em comunicados e documentos oficiais e/ou em projetos ou processos isolados Algumas ações de compartilhamento e formas de aprendizado além da sala de aula são apoiadas pela organização. Alguns tipos de informação (ex: Políticas, Normas, documentos oficiais, etc.) estão centralizados e bem organizados. Existem algumas redes e comunidades estabelecidas na organização para troca de informações e experiências. Aprendizado é estruturado a partir de modelo de competências, combinando sala de aula e outras atividades. Avaliações quantitativas e qualitativas formais são realizadas em alguns projetos, e consideram critérios de aprendizagem, compartilhamento de conhecimentos e inovação. Gestão do Conhecimento e da Inovação (GCI) ainda é um assunto disperso na organização, sem responsabilidades definidas e desvinculado dos objetivos estratégicos Conhecimento é poder. Aprendizagem é apenas individual, com foco operacional e de curto prazo Informação tem gerenciamento pouco estruturado e está dispersa nos arquivos e computadores dos indivíduos ou áreas Prevalecem as redes de contatos informais. Aprendizado é limitado aos treinamentos providos pela área de RH Avaliações de desempenho são informais e sem regularidade. Aprendizagem, compartilhamento de conhecimentos e inovação não são considerados

11 Fundap Agenda Abertura Metodologia Diagnóstico Comparação Internacional Relatos de Caso Desafios Diretrizes Debate e Encerramento

12 Fundap Nível 5 A Gestão do Conhecimento e da Inovação (GCI) está estruturada, com responsabilidades definidas e claramente vinculada aos objetivos e processos estratégicos da organização. Nível 4 Gestão do Conhecimento e da Inovação (GCI) é formalizada com abrangência corporativa, com responsabilidades, metas e recursos bem definidos. Nível 3 A GCI tem processos e/ou responsabilidades instituídos formalmente, com alcance limitado a uma área ou a questões táticas / operacionais Nível 2 O tema Gestão do Conhecimento e da Inovação (GCI) começa a aparecer em comunicados e documentos oficiais e/ou em projetos ou processos isolados Nível 1 Gestão do Conhecimento e da Inovação (GCI) ainda é um assunto disperso na organização, sem responsabilidades definidas e desvinculado dos objetivos estratégicos Governança Governança: Diagnóstico Definição: Sistema que estabelece claramente estruturas, normas, processos e responsáveis pela Gestão do Conhecimento e da Inovação na organização. Envolve papéis, objetivos, responsabilidades, rotinas, critérios, ferramentas e processos compartilhados de decisão. Média no diagnóstico: 2,3

13 Fundap Nível 5 A Gestão do Conhecimento e da Inovação (GCI) está incorporada aos valores fundamentais da organização. Líderes da organização suportam ativamente a GCI, a aprendizagem organizacional e a inovação. Nível 4 Os conceitos e práticas de GCI estão amplamente disseminados. Falta de transparência e compartilhamento não são comportamentos aceitos na organização. Nível 3 Compartilhamento de conhecimentos acontece em diversos projetos ou atividades. Aprendizagem coletiva ocorre de forma estruturada com apoio da organização. Nível 2 Algumas ações de compartilhamento e formas de aprendizado além da sala de aula são apoiadas pela organização. Nível 1 Conhecimento é poder. Aprendizagem é apenas individual, com foco operacional e de curto prazo. Cultura Organizacional Cultura Organizacional: Diagnóstico Definição: Forma predominante como as pessoas pensam, agem e se relacionam em uma organização. Abrange modelo mental, valores e crenças, regras e normas de conduta. Nesta discussão, nos referimos particularmente àqueles aspectos relacionados à Gestão do Conhecimento e da Inovação. Média no diagnóstico: 2,3

14 Fundap Nível 5 O portal corporativo está desenvolvido com perfis bem definidos, acesso fácil a documentos, e é a principal fonte de informação dos funcionários para o dia-a- dia de trabalho. Nível 4 Há processos definidos e disciplina para organizar, classificar e avaliar conteúdos e documentos ao nível das equipes, departamentos e da organização como um todo. Nível 3 Há processos contínuos para a Gestão de Conteúdo e de Documentos adotados em algumas áreas. Nível 2 Alguns tipos de informação (ex: Políticas, Normas, documentos oficiais, etc) estão centralizados e bem organizados. Nível 1 Informação tem gerenciamento pouco estruturado e está dispersa nos arquivos e computadores dos indivíduos ou áreas. Gestão da Informação Gestão da Informação: Diagnóstico Definição: Conjunto de normas, procedimentos, ferramentas e sistemas utilizados para o gerenciamento de dados e informações da organização. Abrange plataformas tecnológicas, software, sistemas e aplicativos de tecnologia de informação. Média no diagnóstico: 2,8

15 Fundap Nível 5 As redes colaborativas formais são estratégicas e extrapolam a própria organização, envolvendo outras organizações, parceiros, clientes, fornecedores. Nível 4 Comunidades de prática estão alinhadas aos principais objetivos estratégicos da organização e têm uma governança formal dedicada. Nível 3 Algumas redes e comunidades de aprendizagem estão formalizadas e apoiadas pela organização (inclusive tecnologicamente) Nível 2 Existem algumas redes e comunidades estabelecidas na organização para troca de informações e experiências. Nível 1 Prevalecem as redes de contatos informais. Redes de Colaboração Redes de Colaboração: Diagnóstico Definição: Conjunto organizado de múltiplos relacionamentos entre pessoas, equipes e organizações que colaboram compartilhando informações, conhecimentos e experiências e/ou atuando em conjunto com objetivos específicos. Média no diagnóstico: 2,4

16 Fundap Nível 5 Processos de aprendizagem e inovação são tratados como vitais para a organização. Pensamento sistêmico e visão de learning organization permeiam as decisões e as práticas gerenciais Nível 4 Aprendizado e melhoria contínua gerados nos projetos e processos de trabalho estão sistematizados e são incorporados por toda a organização. Nível 3 Sistemas de informação, redes de aprendizagem e compartilhamento de conhecimentos fazem parte do aprendizado de indivíduos e equipes. Nível 2 Aprendizado é estruturado a partir de modelo de competências, combinando sala de aula e outras atividades. Nível 1 Aprendizado é limitado aos treinamentos providos pela área de RH. Aprendizado Aprendizado: Diagnóstico Definição: Processo de internalização de conhecimentos por meio da observação, estudo e apreensão de significados e conteúdos relacionados a um tema ou processo específico. Abrange sistemas e processos de compartilhamento e incorporação de conhecimentos pelas pessoas, equipes e organização. Média no diagnóstico: 2,0

17 Fundap Nível 5 O modelo de gestão da organização incorpora métricas claramente associadas à Gestão do Conhecimento, da Inovação e do Capital Intelectual. Nível 4 Avaliação de desempenho dos colaboradores está claramente associada à GCI e aos processos de aprendizagem individuais e organizacionais. Nível 3 Avaliações quantitativas e qualitativas formais são realizadas de forma regular, e incluem critérios relacionados à aprendizagem e inovação. Nível 2 Avaliações quantitativas e qualitativas formais são realizadas em alguns projetos, e consideram critérios de aprendizagem, compartilhamento de conhecimentos e inovação. Nível 1 Avaliações de desempenho são informais e sem regularidade. Aprendizagem, compartilhamento de conhecimentos e inovação não são considerados. Métricas Métricas: Diagnóstico Definição: Conjunto de critérios e referências para medição de desempenho de indivíduos, equipes, processos ou de toda a organização. Compreende a quantificação e/ou qualificação da eficiência (forma de fazer) e da eficácia (resultados obtidos) relacionados às iniciativas e processos de Gestão do Conhecimento e da Inovação. Média no diagnóstico: 1,5

18 Fundap Nível de Maturidade do Governo do Estado de SP GovernançaCulturaGestão da InformaçãoRedes de ColaboraçãoAprendizadoMétricas A Gestão do Conhecimento e da Inovação (GCI) está estruturada, com responsabilidades definidas e claramente vinculada aos objetivos e processos estratégicos da organização. A Gestão do Conhecimento e da Inovação (GCI) está incorporada aos valores fundamentais da organização. Líderes da organização suportam ativamente a GCI, a aprendizagem organizacional e a inovação. O portal corporativo está desenvolvido com perfis bem definidos, acesso fácil a documentos, e é a principal fonte de informação dos funcionários para o dia-a-dia de trabalho. As redes colaborativas formais são estratégicas e extrapolam a própria organização, envolvendo outras organizações, parceiros, clientes, fornecedores. Processos de aprendizagem e inovação são tratados como vitais para a organização. Pensamento sistêmico e visão de learning organization permeiam as decisões e as práticas gerenciais O modelo de gestão da organização incorpora métricas claramente associadas à Gestão do Conhecimento, da Inovação e do Capital Intelectual Gestão do Conhecimento e da Inovação (GCI) é formalizada com abrangência corporativa, com responsabilidades, metas e recursos bem definidos. Os conceitos e práticas de GCI estão amplamente disseminados. Falta de transparência e compartilhamento não são comportamentos aceitos na organização. Há processos definidos e disciplina para organizar, classificar e avaliar conteúdos e documentos ao nível das equipes, departamentos e da organização como um todo. Comunidades de prática estão alinhadas aos principais objetivos estratégicos da organização e têm uma governança formal dedicada. Aprendizado e melhoria contínua gerados nos projetos e processos de trabalho estão sistematizados e são incorporados por toda a organização. Avaliação de desempenho dos colaboradores está claramente associada à GCI e aos processos de aprendizagem individuais e organizacionais A GCI tem processos e/ou responsabilidades instituídos formalmente, com alcance limitado a uma área ou a questões táticas / operacionais Compartilhamento de conhecimentos acontece em diversos projetos ou atividades. Aprendizagem coletiva ocorre de forma estruturada com apoio da organização. Há processos contínuos para a Gestão de Conteúdo e de Documentos adotados em algumas áreas. Algumas redes e comunidades de aprendizagem estão formalizadas e apoiadas pela organização (inclusivamente tecnologicamente) Sistemas de informação, redes de aprendizagem e compartilhamento de conhecimentos fazem parte do aprendizado de indivíduos e equipes. Avaliações quantitativas e qualitativas formais são realizadas de forma regular, e incluem critérios relacionados à aprendizagem e inovação. O tema Gestão do Conhecimento e da Inovação (GCI) começa a aparecer em comunicados e documentos oficiais e/ou em projetos ou processos isolados Algumas ações de compartilhamento e formas de aprendizado além da sala de aula são apoiadas pela organização. Alguns tipos de informação (ex: Políticas, Normas, documentos oficiais, etc.) estão centralizados e bem organizados. Existem algumas redes e comunidades estabelecidas na organização para troca de informações e experiências. Aprendizado é estruturado a partir de modelo de competências, combinando sala de aula e outras atividades. Avaliações quantitativas e qualitativas formais são realizadas em alguns projetos, e consideram critérios de aprendizagem, compartilhamento de conhecimentos e inovação. Gestão do Conhecimento e da Inovação (GCI) ainda é um assunto disperso na organização, sem responsabilidades definidas e desvinculado dos objetivos estratégicos Conhecimento é poder. Aprendizagem é apenas individual, com foco operacional e de curto prazo Informação tem gerenciamento pouco estruturado e está dispersa nos arquivos e computadores dos indivíduos ou áreas Prevalecem as redes de contatos informais. Aprendizado é limitado aos treinamentos providos pela área de RH Avaliações de desempenho são informais e sem regularidade. Aprendizagem, compartilhamento de conhecimentos e inovação não são considerados

19 Fundap Diagnóstico Geral Pouca interação estruturada entre os órgãos, limitando o compartilhamento do conhecimento Esforços embrionários de disseminação de aprendizados, práticas e melhorias Falta de diretrizes e responsabilidades claras relativas à Gestão do Conhecimento e à Inovação Cultura predominante não privilegia o compartilhamento de conhecimentos, as iniciativas de melhorias ou a colaboração em redes Identificação de alguns processos de gestão da informação para promover acesso e compartilhamento de conhecimentos e práticas Falta de métricas de avaliação relacionadas à criação, compartilhamento e aplicação do conhecimento, visando à eficácia e à inovação

20 Fundap...mas há muita coisa boa acontecendo também

21 Fundap Boas Práticas Identificadas SECRETARIAPRÁTICAS IDENTIFICADAS Economia e Planejamento Gestão de Informação: integração de informações de PPA e Orçamento. Redes: grupos setoriais de planejamento. Administração Penitenciária Diretrizes de informatização, Gestão de Unidades Prisionais (Governança); Reuniões de integração (Cultura); Rodízio de funcionários, Treinamento Contínuo e EAD (Aprendizado); Portal de integração de processos das unidades prisionais, Centralização de Emissão de Documentos (Gestão da Informação) Assistência e Desenvolvimento Social Planos Regionais de Assistência Social (CULTURA); Rede Social São Paulo (REDES) Agricultura e Abastecimento Apta / Grupos de Gestão Estratégica, TI, Ação Estratégica (GOVERNANÇA e REDES); Codasp / Plano Anual de Treinamento (APRENDIZADO) Casa CivilPrêmio Mario Covas; Prêmio Gestão (Aprendizado e Redes); Siap - sistema com dados funcionais de todos os servidores; Portal do Acervo Artístico e Cultural (Gestão da Informação e Redes) TransportesComitê de Gestão com reuniões radiais (Governança e Redes). HabitaçãoSistema de Gestão Documental (GOVERNANÇA) / Implantação do PIC (Portal de Inteligência Corporativa) com informações de produção e da área financeira (CULTURA) / Reformulação do Portal Intranet, com informações aos colaboradores da CDHU (CULTURA) / Sistema de Contratações (REDES)

22 Fundap Boas Práticas Identificadas SECRETARIAPRÁTICAS IDENTIFICADAS FazendaPrograma de Modernização (GOVERNANÇA) / Existe a Coordenadoria de Planejamento Estratégico e Modernização Fazendária (GOVERNANÇA)/ Prêmio de Melhores Práticas da Fiscalização (CULTURA) / Jornal da CAT (CULTURA) / Estruturas como Controle de Documentos (GDOC) e Datawahouse (DW) (GESTÂO DA INFORMAÇÃO) / FAZESP (Escola Fazendária) (APRENDIZADO) Emprego e Relações do Trabalho Comissões Municipais de Emprego, que envolvem troca de informações e experiências para a capacitação da população em um determinado município (REDES) / Redes vivas estruturadas em programas como Banco do Povo (REDES) Justiça e Defesa da Cidadania Programa CIC (Centros de Integração do Cidadão) governança, cultura e redes. Energia e Recursos Hídricos e Saneamento Câmaras Técnicas (como Câmaras de Saneamento, SIGRH -Sistema de Gestão Integrada de Recursos Hídricos) são exemplos de comunidades de prática e aprendizagem. Verificar Órgãos ou Empresas ligadas à Secretaria. EducaçãoNúcleos de Tecnologia, Oficina Pedagógica (distribuição de conhecimento disciplinar), Rede do Saber e Rede dos assistentes do planejamento (REDES). SIE - Sistema de Informação Escolar (Gestão da Informação).

23 Fundap Boas Práticas Identificadas SECRETARIAPRÁTICAS IDENTIFICADAS Meio AmbienteSistema Ecoturismo, Comitês de Gestão Estratégica, de Capacitação, de Gestão de Informática (Governança); Plano de Capacitação Bianual, Comitês de Capacitação com compartilahmento de aprendizado (Aprendizado); CetesbNet (Gestão da Informação); Redes de Gerenciamento Costeiro, Licenciamento Ambiental, Guarani, Matas Ciliares etc; Fóruns Eletrônicos (Redes); Cetesb: avaliação de capacitação, aplicabilidade, manutenção de competências (Métricas). Procuradoria Geral do Estado Portal da Procuradoria (Gestão da informação); Modelo de gestão da Secretaria (Governança). TurismoJornada de Desenvolvimento do Turismo Paulista, Criação de Macrorregiões, com Conselhos Regionais (Governança) SaúdePortal do Conhecimento em Saúde, Portal dos Medicamentos, Portal Corporativo da Saúde (Gestão da Informação); Biblioteca SES (Aprendizado); Programa de Saúde da Família (Redes). CulturaGED, redes do governo, integração das informações de museus (Gestão da Informação); grupos e comissões temáticos (dança, cinema, teatros, literatura etc) (Governança).

24 Fundap Boas Práticas Identificadas SECRETARIAPRÁTICAS IDENTIFICADAS Segurança PúblicaModelo de gestão (Governança e Redes); Integração PMESP e Polícia Civil (gestão da Informação); Programas de Educação PMESP (Aprendizado e Métricas). Transportes Metropolitanos Intranet e portal Metrô (Gestão da Informação); Grupos formais e informais para compartilhamento de conhecimento e experiências (Redes e Aprendizado); Comitê de Grandes Operadoras de Metros (COMET), Associacção Latino Americana de Metros y Suterraneos (Alamys), União Internacional de Transporte Publico (UITP), Grupo de Software do GETIC, Grupo tecnico de Teleprocessamento, Observatório da Demanda (Redes e Gesão da Informação).

25 Fundap Reflexão: Gestão do Conhecimento e Inovação na Administração Pública Por que as organizações devem colocar aprender e inovar como prioridades de agenda? Qual o potencial existente à medida que o compartilhamento de boas práticas seja institucionalizado? Quais os mitos que devem ser quebrados sobre o potencial e motivação do servidor público? Quais as conseqüências para as organizações que ignorarem os novos desafios da sociedade do conhecimento? Quais as recentes experiências mais significativas quanto à GCI na administração pública no mundo?

26 Fundap Agenda Abertura Metodologia Diagnóstico Comparação Internacional Relatos de Caso Desafios Diretrizes Debate e Encerramento

27 Fundap KM Practices in 140 government organizations (Ministries/Departments/Agencies of Central Government), OECD, GOV/PUMA (2003)1, 27 th Session of the Public Management Committee, 3-4 April, 2003 Gestão do Conhecimento nos Governos dos países da OCDE

28 Fundap Source: KM Practices in 140 government organizations )Ministries/Departments/Agencies of Central Government), OECD, GOV/PUMA (2003)1, 27 th Session of the Public Management Committee, 3-4 April, 2003 Gestão do Conhecimento nos Governos dos países da OCDE Importantes Fatores que Motivam a Implementação de GC Melhoria de eficiência do trabalho e produtividade Aumento da transparência: agilidade no compartilhamento externo de informações Aumento da horizontalidade e descentralização de autoridade Promoção do conceito de lifelong learning Melhoria dos relacionamentos e confiança dentro da organização e entre diferentes organizações Tornar as organizações públicas mais atrativas para talentos

29 Fundap Source: KM Practices in 140 government organizations )Ministires/Departments/Agencies of Central Government), OECD, GOV/PUMA (2003)1, 27 th Session of the Public Management Committee, 3-4 April, 2003 Gestão do Conhecimento nos Governos dos países da OCDE

30 Fundap Source: KM Practices in 140 government organizations )Ministries/Departments/Agencies of Central Government), OECD, GOV/PUMA (2003)1, 27 th Session of the Public Management Committee, 3-4 April, 2003 Gestão do Conhecimento nos Governos dos países da OCDE

31 Fundap Source: KM Practices in 140 government organizations )Ministries/Departments/Agencies of Central Government), OECD, GOV/PUMA (2003)1, 27 th Session of the Public Management Committee, 3-4 April, 2003 Gestão do Conhecimento nos Governos dos países da OCDE

32 Fundap Source: KM Practices in 140 government organizations )Ministries/Departments/Agencies of Central Government), OECD, GOV/PUMA (2003)1, 27 th Session of the Public Management Committee, 3-4 April, 2003 Gestão do Conhecimento nos Governos dos países da OCDE Responsabilidade pela Gestão da Informação e do Conhecimento e Práticas de Transferência de Conhecimento

33 Fundap Banco Mundial The Knowledge Sharing (KS) Program, located in the World Bank Institute (WBI): assists World Bank staff, clients, and partners in capturing and organizing systematically their wealth of knowledge and experiences; making this knowledge easily available to a wide audience both internally and externally; creating linkages between individuals and groups working to address similar development challenges.

34 Fundap Banco Mundial The benefits of knowledge sharing include: Speed responding faster to client needs; Quality delivering to clients the experiences of development experts and practitioners all over the world, and adapting them to local conditions; Innovation not only improving our current work, but also introducing new products and services, and testing innovative ideas.

35 Fundap Alguns Comparação Internacional Globais [1] Photo by Formulax © 2005 Formulax. Released uner Creative Commons. [2] Photo by Adrian Whitehead, Released under Creative Commons. [3] Photo by Chris 73, March Released under Creative Commons. 1 Cingapura (cidade-estado) 3 Lyon - França 2 Dublin - Irlanda

36 Fundap Cingapura – uma Cidade do Conhecimento Alta tecnologia Indústrias baseadas no conhecimento Ênfase em criar condições para atrair e integrar trabalhadores do conhecimento Listada pelo Fórum Econômico Mundial como n.o 1 em competitividade Nomeada pela Forbes como o 2. o melhor lugar para se fazer negócios no mundo depois dos EUA Padrão de vida e integração de tecnologia no dia-a-dia semelhantes ou superiores aos EUA e Suíça

37 Fundap Cingapura – alguns fatos 90% da população com acesso doméstico à Internet. Evolução e inovação 1960 – início do processo 1970 – principais diretrizes atrair multinacionais oferecendo um ambiente flexível orientado para o crescimento; progresso para uma administração municipal competente, transparente e responsável; exercícios estratégicos de cenários para se preparar para o futuro.

38 Fundap Dublin – um exemplo de Inovação 1980 PIB: 60% abaixo da média européia Desemprego: 16% Indústria intensiva em mão de obra Baixo nível de educação 1998 PIB: acima da média européia e britânica Desemprego: 0% Cidade do Conhecimento Colaboração com o Governo Atração de investimentos em tecnologia Incentivos para estabelecimento de multinacionais Investimentos em capacitação e desenvolvimento urbano

39 Fundap For education policy-makers, the challenge is to rise above the tendency to compartmentalise policy. We must fully recognise the connections that bind together the various public policies which have an impact on learners of all ages, and we must be externally focused and alert to positive initiatives and developments which take place in other policy areas. Noel Dempsey, Ministro da Educação da Irlanda

40 Fundap Lyon – desenvolvimento da cidade Conselho de Desenvolvimento de Lyon 5 áreas estratégicas de atuação Abertura para as culturas globais Uma cidade prazerosa de se viver Promoção do empreendedorismo Promoção do aprendizado contínuo Produzir uma democracia mais participativa

41 Fundap Agenda Abertura Metodologia Diagnóstico Comparação Internacional Relatos de Caso Desafios Diretrizes Debate e Encerramento

42 Fundap Relatos de Caso Governança: Planejamento e Acompanhamento de Programas e Ações do PPA Cultura Organizacional: Ações Integradas InCor Gestão de Informação: Portal Agência STM Redes de Colaboração: Comunidade dos Amarelinhos Aprendizado: Educação Corporativa na Polícia Militar Métricas: Relógio da Economia

43 Fundap Caso de Destaque - Governança Desafios: Conferir abordagem integrada e multidisciplinar ao PPA; Garantir transparência, participação e responsabilização. Planejamento e Acompanhamento de Programas e Ações do PPA Solução: Articulação entre o planejamento e o orçamento; Interligação entre a elaboração dos programas e ações e sua execução; Criação de uma estrutura de governança simples e eficaz para viabilizar o processo (Gestor de Programas e Ações); Criação de processos e sistemas (inclusive tecnológicos) integrando informações e facilitando acompanhamento (SIMPA, SIAFEM, SIGESP etc). Resultados: Integração PPA, LDO e LOA, facilitando monitoramento e acesso a informações Maior confiabilidade e transparência no processo, permitindo aprendizagem Maior eficácia na gestão, com atribuição clara de responsabilidades

44 Fundap Caso de Destaque – Cultura Organizacional Desafios: Funcionários não cuidam bem da própria saúde, com reflexos no atendimento; Problemas de saúde, auto-estima, processos e ambiente de trabalho. Ações Integradas InCor Solução: Gestão da organização como um Ecossistema; Criação do Programa Ações Integradas, com iniciativas nas áreas de: saúde das pessoas; saúde do ambiente; auto-estima individual e profissional; e processos de trabalho; Organização de grupos de trabalho envolvendo novas e antigas lideranças para planejamento e execução das Ações. Resultados: Mudança cultural em evolução Nova relação dos funcionários com sua própria saúde, com o trabalho e com o usuário; Melhoria nos indicadores de qualidade do atendimento.

45 Fundap Caso de Destaque – Gestão da Informação Desafios: Aprimorar fluxo de informações na secretaria e entre as empresas coligadas Permitir a integração entre funcionários e o intercâmbio de soluções comuns Portal Agência STM Solução: Criação de um Portal como a principal fonte de informações dos funcionários Envolvimento dos funcionários em todo o processo, da concepção à manutenção do Portal Apoio explícito das lideranças ao longo de duas gestões Premissas: propiciar a integração das pessoas e gerar benefícios perceptíveis aos usuários no curto e no longo prazos Resultados: Portal disponível para 120 usuários, com média de 300 acessos por dia Comunicação facilitada e acesso fácil e ágil a informações Melhoria nos processos administrativos e atividades-fim

46 Fundap Caso de Destaque – Redes de Colaboração Desafios: Viabilizar a aprendizagem continuada, colaborativa e cooperativa via Internet Possibilitar o compartilhamento de conhecimentos e experiências entre os servidores Comunidade dos Amarelinhos Solução: Criação de uma comunidade virtual de aprendizagem associada ao curso à distância de Licitação e Gestão de Contratos Ambiente on-line para discussões e troca de informações entre servidores Mediadores técnicos e pedagógicos para orientar as discussões Eventos e encontros presenciais para fomentar relacionamentos e continuidade Resultados: Mais de participantes Mais de 46 mil mensagens em 5 anos Rede de colaboração e aprendizagem aprimorando continuamente processos de licitações e gestão de contratos

47 Fundap Caso de Destaque – Aprendizado Desafios: Novas demandas sociais e novas formas de ameaça à segurança dos cidadãos Novas responsabilidades e formas de atuação e organização Educação Corporativa na Polícia Militar Solução: Modelo de educação corporativa alinhado aos propósitos e à estratégia da instituição Governança e estruturas respaldando processos educacionais de qualidade Incorporação da tecnologia da informação aos processos de aprendizagem Educação continuada, integração com a comunidade e parcerias institucionais Resultados: Mais de 39 mil profissionais capacitados entre 1996 e 2006 Currículos continuamente atualizados nos processos de formação, especialização, requalificação e aperfeiçoamento profissional Incorporação de novas técnicas e procedimentos ao processo de aprendizagem

48 Fundap Caso de Destaque – Métricas Desafios: Identificar, mensurar e explicitar os benefícios proporcionados pelas melhorias realizadas na gestão pública estadual Definir métricas para permitir maior transparência, propiciar a aprendizagem e orientar inovações Relógio da Economia Solução: Adoção de nova metodologia de medição de custos e benefícios por atividade nos serviços públicos Tangibilização de custos e benefícios para o Estado e para o Cidadão Publicação e monitoramento de indicadores via Internet: BEC, Pregão, IPVA, Poupatempo e outros Resultados: Maior transparência aos benefícios das inovações do Governo do Estado de São Paulo, com mais de 128 mil acessos desde 2004 Reconhecimento da iniciativa pela OEA e Banco Mundial, com adoção por parte de diversos estados e países

49 Fundap Agenda Abertura Metodologia Diagnóstico Comparação Internacional Relatos de Caso Desafios Diretrizes Discussão e Encerramento

50 Fundap Desafios Como potencializar os processos de criação, compartilhamento e utilização do conhecimento para aprimorar a gestão pública e os serviços ao cidadão? Como estabelecer responsabilidades e papéis relacionados à geração, compartilhamento e desenvolvimento de conhecimentos no âmbito do Governo do Estado? Como introduzir a Gestão de Conhecimento e a Inovação na pauta dos gestores públicos? Como valorizar a aprendizagem, o compartilhamento de conhecimentos e experiências e a inovação no âmbito do Governo do Estado? Como garantir que o foco dos esforços atuais em gestão de informação estejam direcionados para aprimorar processos e compartilhamento de informações, e não apenas a sistemas e equipamentos?

51 Fundap Desafios Como as redes de colaboração podem contribuir para processos de aprendizagem e melhorias dentro e entre secretarias do Governo? Como estimular o auto-aprendizado contínuo e pró-ativo, buscando inseri-lo na rotina do trabalho dos servidores, tanto no âmbito individual como na dimensão organizacional? Como estabelecer métricas simples e relevantes para a aprendizagem e a inovação no âmbito do Governo e das Secretarias? Como abordar a Gestão do Conhecimento e a Inovação de forma sistêmica, e não fragmentada, no Governo do Estado de São Paulo?

52 Fundap Agenda Abertura Metodologia Diagnóstico Comparação Internacional Relatos de Caso Desafios Diretrizes Discussão e Encerramento

53 Fundap Adaptado do modelo de Foundations and Activities of a Knowledge City – European Cities in the Knowledge City Fundações Comprometimento com a sociedade Atuação em rede Base de Conhecimento Base EconômicaQualidade de vida Diversidade Capacidade Organizacional Criar conheciment o Aplicar o conhecimento Desenvolver plataformas de conhecimento Atrair e motivar os trabalhadores do conhecimento Acessibilidade Atividades Modelo de Gestão do Conhecimento na Administração Pública

54 Fundap Nível 5 A Gestão do Conhecimento e da Inovação (GCI) está estruturada, com responsabilidades definidas e claramente vinculada aos objetivos e processos estratégicos da organização. Nível 4 Gestão do Conhecimento e da Inovação (GCI) é formalizada com abrangência corporativa, com responsabilidades, metas e recursos bem definidos. Nível 3 A GCI tem processos e/ou responsabilidades instituídos formalmente, com alcance limitado a uma área ou a questões táticas / operacionais Nível 2 O tema Gestão do Conhecimento e da Inovação (GCI) começa a aparecer em comunicados e documentos oficiais e/ou em projetos ou processos isolados Nível 1 Gestão do Conhecimento e da Inovação (GCI) ainda é um assunto disperso na organização, sem responsabilidades definidas e desvinculado dos objetivos estratégicos Governança Governança: Diretrizes Estabelecer um modelo de governança que oriente a gestão do conhecimento e fomente a inovação no âmbito do Governo do Estado Criar grupos setoriais de inovação e criatividade Criar Laboratório de Inovação em Gestão Pública, para suporte às ações dos grupos setoriais Criar Fábrica de Inovação na prestação de serviços públicos

55 Fundap Cultura Organizacional: Diretrizes Implementar iniciativas que valorizem os princípios fundamentais da gestão pública, tais como a ética, a transparência, a universalização dos serviços, a qualidade e o desenvolvimento Incentivar o estabelecimento de um ambiente de trabalho que valorize o indivíduo e estimule o desenvolvimento de suas potencialidades Fomentar projetos e processos que privilegiem o trabalho em equipe e a aprendizagem coletiva Registrar a trajetória de evolução dos servidores públicos com a criação do Memorial do Servidor Elaborar e divulgar estudos de caso Nível 5 A Gestão do Conhecimento e da Inovação (GCI) está incorporada aos valores fundamentais da organização. Líderes da organização suportam ativamente a GCI, a aprendizagem organizacional e a inovação. Nível 4 Os conceitos e práticas de GCI estão amplamente disseminados. Falta de transparência e compartilhamento não são comportamentos aceitos na organização. Nível 3 Compartilhamento de conhecimentos acontece em diversos projetos ou atividades. Aprendizagem coletiva ocorre de forma estruturada com apoio da organização. Nível 2 Algumas ações de compartilhamento e formas de aprendizado além da sala de aula são apoiadas pela organização. Nível 1 Conhecimento é poder. Aprendizagem é apenas individual, com foco operacional e de curto prazo. Cultura Organizacional

56 Fundap Gestão da Informação: Diretrizes Desenvolver um ambiente virtual que possibilite o acesso e o compartilhamento de informações e práticas (Intranets, Portais, padrões abertos, integração de bases, Interoperabilidade) Propor e implementar políticas de organização e gestão de conteúdos e documentos nos processos críticos de cada secretaria, envolvendo diversas áreas além da Tecnologia da Informação Treinar equipes em métodos de taxonomia, arquitetura de informação e usabilidade Nível 5 O portal corporativo está desenvolvido com perfis bem definidos, acesso fácil a documentos, e é a principal fonte de informação dos funcionários para o dia-a-dia de trabalho. Nível 4 Há processos definidos e disciplina para organizar, classificar e avaliar conteúdos e documentos ao nível das equipes, departamentos e da organização como um todo. Nível 3 Há processos contínuos para a Gestão de Conteúdo e de Documentos adotados em algumas áreas. Nível 2 Alguns tipos de informação (ex: Políticas, Normas, documentos oficiais, etc) estão centralizados e bem organizados. Nível 1 Informação tem gerenciamento pouco estruturado e está dispersa nos arquivos e computadores dos indivíduos ou áreas. Gestão da Informação

57 Fundap Redes de Colaboração: Diretrizes Identificar, apoiar e estimular iniciativas existentes relativas a redes de aprendizagem e comunidades de prática Criar condições para a interação e colaboração no serviço público, inclusive por meio de meios eletrônicos (banda larga e para todos servidores) Valorizar o papel exercido por moderadores de comunidades e redes formais e informais Nível 5 As redes colaborativas formais são estratégicas e extrapolam a própria organização, envolvendo outras organizações, parceiros, clientes, fornecedores. Nível 4 Comunidades de prática estão alinhadas aos principais objetivos estratégicos da organização e têm uma governança formal dedicada. Nível 3 Algumas redes e comunidades de aprendizagem estão formalizadas e apoiadas pela organização (inclusive tecnologicamente) Nível 2 Existem algumas redes e comunidades estabelecidas na organização para troca de informações e experiências. Nível 1 Prevalecem as redes de contatos informais. Redes de Colaboração

58 Fundap Aprendizado: Diretrizes Orientar e estimular o aprendizado individual e organizacional Estimular o aprendizado continuado, proativo, autônomo e orientado para o trabalho Capacitar servidores para o uso de ferramentas de colaboração e de educação à distância Capacitar equipes para a produção de novos conteúdos de educação à distância Integrar as escolas setoriais de governo para atuação em rede, visando a implantação do conceito de Universidade de Governo Nível 5 Processos de aprendizagem e inovação são tratados como vitais para a organização. Pensamento sistêmico e visão de learning organization permeiam as decisões e as práticas gerenciais Nível 4 Aprendizado e melhoria contínua gerados nos projetos e processos de trabalho estão sistematizados e são incorporados por toda a organização. Nível 3 Sistemas de informação, redes de aprendizagem e compartilhamento de conhecimentos fazem parte do aprendizado de indivíduos e equipes. Nível 2 Aprendizado é estruturado a partir de modelo de competências, combinando sala de aula e outras atividades. Nível 1 Aprendizado é limitado aos treinamentos providos pela área de RH. Aprendizado

59 Fundap Métricas: Diretrizes Introduzir diretrizes, programas, projetos e ações de inovação no PPA Estabelecer métricas e indicadores condizentes com essas novas diretrizes Aplicar técnicas de benchmarking interno e externo de forma sistemática Desenvolver mecanismos de aferição dos processos e serviços públicos Implementar sistemática de monitoramento continuado Nível 5 O modelo de gestão da organização incorpora métricas claramente associadas à Gestão do Conhecimento, da Inovação e do Capital Intelectual. Nível 4 Avaliação de desempenho dos colaboradores está claramente associada à GCI e aos processos de aprendizagem individuais e organizacionais. Nível 3 Avaliações quantitativas e qualitativas formais são realizadas de forma regular, e incluem critérios relacionados à aprendizagem e inovação. Nível 2 Avaliações quantitativas e qualitativas formais são realizadas em alguns projetos, e consideram critérios de aprendizagem, compartilhamento de conhecimentos e inovação. Nível 1 Avaliações de desempenho são informais e sem regularidade. Aprendizagem, compartilhamento de conhecimentos e inovação não são considerados. Métricas

60 Fundap Agenda Abertura Metodologia Diagnóstico Comparação Internacional Relatos de Caso Desafios Diretrizes Debate e Encerramento

61 Fundap Comitê Estratégico de Inovação Comitês Setoriais de Inovação - Multidisciplinares Laboratório de Inovação em Gestão Pública Unidade de Prototipação Novos Serviços Ambiente de Inovação Propostas de Inovação - Visão Esquemática Simplificada

62 Fundap Debate e Encerramento Esta apresentação estará disponível no site da FUNDAP a partir do dia 05/12/06 Comentários, críticas, propostas e/ou sugestões para serem incorporadas no relatório final: enviar para: até 15 / 12 / Publicação do documento final com Diagnóstico, Boas Práticas, Casos de Destaque e Diretrizes no site da FUNDAP a partir de fevereiro de Aberto para debate


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