CURSO PARA FORMAÇÃO DE AUDITORES INTERNOS ref.: 19001

Apresentação em tema: "CURSO PARA FORMAÇÃO DE AUDITORES INTERNOS ref.: 19001"— Transcrição da apresentação:

1 CURSO PARA FORMAÇÃO DE AUDITORES INTERNOS ref.: 19001

2 OBJETIVOS DA AUDITORIA
Permitir uma maior competitividade no mercado Entender qual a situação do próprio negócio Garantir a sobrevivência da empresa no mercado Atender as leis e regulamentações que impactam o negócio Servir como ferramenta de gerenciamento para determinar a eficácia do Sistema de Gestão da Qualidade

3 AUDITORIA INTERNA DA QUALIDADE
A ISO 9001/2000 e a ISO estabelecem que a empresa tenha um procedimento para as atividades de auditoria interna. É necessário: O procedimento da auditoria A qualificação dos auditores Definir a freqüência O tratamento dos relatórios de auditoria e das solicitações de ações corretivas A tomada de ações corretivas Os modelos padronizados para relatórios de auditoria, solicitação de ações corretivas; lista de verificações A definição das responsabilidades pelas diversas atividades A relação entre a atividade de auditoria e a análise crítica pela Administração que deve ser realizada em função dos resultados da auditoria.

4 PDCA PLANEJAMENTO DESENVOLVIMENTO OU PREPARAÇÃO CONTROLE OU REALIZAÇÃO
FASES DE UMA AUDITORIA PLANEJAMENTO DESENVOLVIMENTO OU PREPARAÇÃO CONTROLE OU REALIZAÇÃO ACOMPANHAMENTO DAS AÇÕES. PDCA

5 PREPARAÇÃO DA AUDITORIA
ANÁLISE DA DOCUMENTAÇÃO INTINERÁRIO DA AUDITORIA DEFINIÇÃO DE DATA E LOCAL ELABORAR LISTA DE VERIFICAÇÃO

6 PREPARAÇÃO DA AUDITORIA
Unidades organizacionais a serem auditadas Data de início da auditoria Duração da Auditoria Requisitos de confidencialidade Lista de distribuição do relatório ( 3ºparte) Previsão de conclusão dos trabalhos

7 EXECUÇÃO DA AUDITORIA Reunião de Abertura: - Objetivo:
Preparar caminhos para uma boa comunicação, cooperação e receptividade - Pauta Lista de Presença Objetivos da Auditoria Escopo Relato da análise documental Metodologia da auditoria Natureza do relatório e acompanhamento Visita às instalações Confidencialidade Classificação das não conformidades Programação e Itinerário Acompanhantes Reunião de Fechamento

8 EXECUÇÃO DA AUDITORIA Abordagem - explicar o objetivo da auditoria
- falar de forma clara e cuidadosa Exame - Obtenção de evidências através de entrevistas análises, observações, medições e registros - Procurar por informações clara, completas e exatas.

9 EXECUÇÃO DA AUDITORIA Técnicas de Questionamento
O que, Quando, Onde, Quem, Porquê, Como Fazer perguntas abertas e eficientes Extrair as informações principais Estimular o auditado a produzir respostas sobre fluxo de documentação Estimular a apresentação de evidências perguntando “mostre-me” Evitar julgamentos e escutar Não duvide, interrompa ou menospreze o auditado

10 SABER OUVIR É MAIS IMPORTANTE DO QUE SABER FALAR
COMUNICAÇÃO EFICAZ Nas atitudes e gestos Nas conversações Nos relatórios DICAS Expressão da Face Reação Pensamentos “Escute” a resposta “não falada” Comece a conhecer o auditados na reunião de abertura SABER OUVIR É MAIS IMPORTANTE DO QUE SABER FALAR

11 Controlando a Auditoria ( Justiça e Profissionalismo)
EXECUÇÃO DA AUDITORIA Controlando a Auditoria ( Justiça e Profissionalismo) O auditor deve: estar preparado ser pontual deixar o auditado responder por si falar o mínimo possível evitar mal entendido ser calmo e polido O auditor não pode e não deve: desviar-se do objetivo ser mal conduzido ficar “atolado” deixar o auditado impor o ritmo da auditoria Circunstâncias Adversas agressividade e timidez do auditado pessoal falante amostragem previamente selecionada Chantagem emocional

12 É proibido: “... Eu penso que...” “... Eu acho que...”
FATOS X JULGAMENTOS É proibido: “... Eu penso que...” “... Eu acho que...” “... A minha opinião é...” É permitido: “... O gráfico gerencial mostrou..” “... O registro do dia 25...” “... O resultado do teste...” “... A revisão do desenho 428,6...” “... A ficha de calibração ...” “... O relatório X do dia Y ...”

13 Cuidados ao decifrar posteriormente
EXECUÇÃO DA AUDITORIA Documentos verificados: Qual o titulo, revisão, número, outros dados pertinentes Quem forneceu a informação, nunca com o intuito de punição Qual o equipamento, produto, local, número de registro e dados Cuidados ao decifrar posteriormente

14 EXECUÇÃO DA AUDITORIA Reunião de Fechamento - Objetivo Entendimento
Aceitação das observações Conscientização do auditado *Desenvolvimento da Qualidade *Função Construtiva e não punitiva Acontecimento: ao final da auditoria Antes da elaboração do relatório (3º parte) Participação da alta administração e áreas envolvidas Apresentar resultados das auditoria Auditor líder apresenta resultados Registros devem ser mantidos

15 Reunião de Fechamento - Postura
EXECUÇÃO DA AUDITORIA Reunião de Fechamento - Postura Sem surpresas Citar também aspectos positivos (conformidades) Linguagem correta, simples e objetiva Não mencionar culpados Permanecer calmo Recusar provocações e “presentes” Agradecimentos

16 Relatório Final – Conteúdo (3º parte)
EXECUÇÃO DA AUDITORIA Relatório Final – Conteúdo (3º parte) Deve refletir o clima e o conteúdo da auditoria: Escopo Objetivo Detalhes do plano de auditoria Membros da equipe auditora, assinatura do líder Representantes do auditado Documentos de referência

17 Relatório Final – Não deve conter (3º parte)
EXECUÇÃO DA AUDITORIA Relatório Final – Não deve conter (3º parte) Informações confidenciais dadas nas entrevistas Assuntos não abordados Opiniões subjetivas Sentenças ambíguas

18 RESULTADO DA AUDITORIA
Motivador para a implantação das ações corretivas e aceitação de novas auditorias MOTIVAÇÃO DO AUDITADO A CURTO PRAZO: - Palestras de conscientização - Seminários - Auditores bem quistos na empresa A MÉDIO/LONGO PRAZO: - Bons resultados de auditorias anteriores - Idéias implantadas/reconhecimento - Não ocorrência de punições - Postura adequada dos auditores O AUDITOR É O CATALISADOR DA MOTIVAÇÃO DO AUDITADO

19 ATRIBUTOS PESSOAS DESEJÁVEIS NO AUDITOR
Ético Cordial Sensível Imparcial Paciente Bom senso Diplomático Planejador Independente Analítico Tenaz Bom ouvinte

20 ATRIBUTOS PESSOAS DESEJÁVEIS NO AUDITOR
Observador Pontual Inquisidor Organizado Líder Comunicativo e Objetivo Interessado e Persistente Saber enfrentar tensões Concentrado nas atividades Não tem medo de ser impopular

21 ATRIBUTOS PESSOAS INDESEJÁVEIS NO AUDITOR
Dominador Tendencioso Inflexível Mau planejador Burocrático Fácil de Influenciar Opina sobre o que não sabe Precipitado Não comunicativo Não profissional Parecer pessoal

22 ATRIBUTOS PROFISSIONAIS
CONHECIMENTO DO SGQ INDEPENDÊNCIA EXPERIÊNCIA QUALIFICAÇÃO DOMÍNIO DAS NORMAS

23 Técnicas de Questionamento
EXECUÇÃO DA AUDITORIA Técnicas de Questionamento WHAT ? WHEN ? WHERE ? WHO ? WHY? HOW ? O QUE? QUANDO ? ONDE ? QUEM ? POR QUÊ ? COMO ? SHOWE-ME MOSTRE-ME

24 EXECUÇÃO DA AUDITORIA Ambiente para entrevista
Métodos de Execução Entrevista Ambiente para entrevista Sensibilidade do Auditor Mínima hostilidade possível Perguntas simples e demonstrar sinceridade Abordagem conservadora até conhecer o auditado Conversa preliminar: começar com “quebra-gelo”

25 EXECUÇÃO DA AUDITORIA Formular Questões Avaliação Técnica Objetivo
Aplicação Formular Questões - Conceber e escolher o tipo certo de questões - Desenvolvimento construtivo do pensamento e forma de exigir uma resposta, estimulando e motivando o auditado Avaliação Entendimento da atividade Posicionamento do auditor Formulação de Perguntas Evidenciar a situação

26 NÃO CONFORMIDADES Não atendimento de um requisito especificado
Falhas de: Conformidade com norma aplicável a empresa; Implementação do N.Q. , procedimentos com os requisitos especificados pela empresa Implementação do código de prática, regulamentação, contrato etc. SAC Formulário que descreve uma não conformidade e solicita Ações Corretivas

27 CLASSIFICAÇÃO DAS NÃO-CONFORMIDADES
Caracterizada por constituir uma quebra de sistema Deve ser corrigida o mais rápido possível Ausência total de um procedimento Pequenas falhas que juntas sugerem uma ruptura importante Indicar um dano imediato à qualidade do produto/serviço MAIOR Caracterizada por constituir uma falha isolada no sistema Pode ser corrigida em um prazo flexível MENOR OBSERVAÇÕES Falhas esporádicas no sistema Boas práticas que podem beneficiar a organização Situações que podem gerar uma futura ação corretiva

28 AÇÃO DE ACOMPANHAMENTO
Responsabilidades: RA, Gerência do Auditado e Auditor Líder Ações: Investigar o problema Propor um programa de ação corretiva Definir data para implementação Verificar a eficácia das ações tomadas Notificar o cumprimento da ação corretiva

29 ENCAMINHAMENTO DAS AÇÕES
Verificação da eficácia da ação corretiva RNC Verificação da implantação das ações corretivas Remover os Sintomas Plano de ação para bloquear as causas Analisar a extensão do problema Analisar as causas potenciais