A apresentação está carregando. Por favor, espere

A apresentação está carregando. Por favor, espere

1 2 OBJETIVOS DA AUDITORIA Permitir uma maior competitividade no mercado Entender qual a situação do próprio negócio Entender qual a situação do próprio.

Apresentações semelhantes


Apresentação em tema: "1 2 OBJETIVOS DA AUDITORIA Permitir uma maior competitividade no mercado Entender qual a situação do próprio negócio Entender qual a situação do próprio."— Transcrição da apresentação:

1

2 1

3 2 OBJETIVOS DA AUDITORIA Permitir uma maior competitividade no mercado Entender qual a situação do próprio negócio Entender qual a situação do próprio negócio Garantir a sobrevivência da empresa no mercado Garantir a sobrevivência da empresa no mercado Atender as leis e regulamentações que impactam Atender as leis e regulamentações que impactam o negócio o negócio Servir como ferramenta de gerenciamento para Servir como ferramenta de gerenciamento para determinar a eficácia do Sistema de Gestão da Qualidade determinar a eficácia do Sistema de Gestão da Qualidade

4 3 AUDITORIA INTERNA DA QUALIDADE A ISO 9001/2000 e a ISO estabelecem que a empresa tenha um procedimento para as atividades de auditoria interna. É necessário: O procedimento da auditoria A qualificação dos auditores D efinir a freqüência O tratamento dos relatórios de auditoria e das solicitações de ações corretivas A tomada de ações corretivas O s modelos padronizados para relatórios de auditoria, solicitação de ações corretivas; lista de verificações A definição das responsabilidades pelas diversas atividades A relação entre a atividade de auditoria e a análise crítica pela Administração que deve ser realizada em função dos resultados da auditoria.

5 4 FASES DE UMA AUDITORIA PLANEJAMENTO D DESENVOLVIMENTO OU PREPARAÇÃO CONTROLE OU REALIZAÇÃO ACOMPANHAMENTO DAS AÇÕES.

6 5 PREPARAÇÃO DA AUDITORIA ANÁLISE DA DOCUMENTAÇÃO INTINERÁRIO DA AUDITORIA INTINERÁRIO DA AUDITORIA DEFINIÇÃO DE DATA E LOCAL DEFINIÇÃO DE DATA E LOCAL ELABORAR LISTA DE VERIFICAÇÃO ELABORAR LISTA DE VERIFICAÇÃO

7 6 PREPARAÇÃO DA AUDITORIA Unidades organizacionais a serem auditadas Unidades organizacionais a serem auditadas Data de início da auditoria Data de início da auditoria Duração da Auditoria Duração da Auditoria Requisitos de confidencialidade Requisitos de confidencialidade Lista de distribuição do relatório ( 3ºparte) Lista de distribuição do relatório ( 3ºparte) Previsão de conclusão dos trabalhos Previsão de conclusão dos trabalhos Unidades organizacionais a serem auditadas D Data de início da auditoria uração da Auditoria R Requisitos de confidencialidade L Lista de distribuição do relatório ( 3ºparte) P Previsão de conclusão dos trabalhos

8 7 EXECUÇÃO DA AUDITORIA Reunião de Abertura: - Objetivo: P reparar caminhos para uma boa comunicação, cooperação e receptividade - Pauta L ista de Presença O bjetivos da Auditoria E scopo R elato da análise documental M etodologia da auditoria N atureza do relatório e acompanhamento V isita às instalações C onfidencialidade C lassificação das não conformidades P rogramação e Itinerário A companhantes R eunião de Fechamento

9 8 EXECUÇÃO DA AUDITORIA Abordagem - explicar o objetivo da auditoria - falar de forma clara e cuidadosa Exame - Obtenção de evidências através de entrevistas análises, observações, medições e registros - Procurar por informações clara, completas e exatas.

10 9 Técnicas de Questionamento Técnicas de Questionamento O que, Quando, Onde, Quem, Porquê, Como Fazer perguntas abertas e eficientes Extrair as informações principais Estimular o auditado a produzir respostas sobre fluxo de documentação Estimular a apresentação de evidências perguntando mostre-me Evitar julgamentos e escutar Não duvide, interrompa ou menospreze o auditado

11 10 COMUNICAÇÃO EFICAZ DICAS Nas atitudes e gestos Nas conversações Nos relatórios Escute a resposta não falada Expressão da Face Reação Pensamentos C omece a conhecer o auditados na reunião de abertura SABER OUVIR É MAIS IMPORTANTE DO QUE SABER FALAR

12 11 EXECUÇÃO DA AUDITORIA Controlando a Auditoria ( Justiça e Profissionalismo) O auditor não pode e não deve: - d- desviar-se do objetivo - ser mal conduzido - ficar atolado - deixar o auditado impor o ritmo da auditoria O auditor deve: - e- estar preparado - ser pontual - deixar o auditado responder por si - falar o mínimo possível - evitar mal entendido - ser calmo e polido Circunstâncias Adversas - a- agressividade e timidez do auditado - pessoal falante - amostragem previamente selecionada -C-Chantagem emocional

13 12 FATOS X JULGAMENTOS É proibido:... Eu penso que Eu acho que A minha opinião é... É permitido:... O gráfico gerencial mostrou..... O registro do dia O resultado do teste A revisão do desenho 428, A ficha de calibração O relatório X do dia Y...

14 13 EXECUÇÃO DA AUDITORIA D ocumentos verificados: Qual o titulo, revisão, número, outros dados pertinentes Q uem forneceu a informação, nunca com o intuito de punição Q ual o equipamento, produto, local, número de registro e dados Cuidados ao decifrar posteriormente

15 14 EXECUÇÃO DA AUDITORIA Reunião de Fechamento - Objetivo Entendimento Aceitação das observações Conscientização do auditado *Desenvolvimento da Qualidade *Função Construtiva e não punitiva Acontecimento: ao final da auditoria Antes da elaboração do relatório (3º parte) Participação da alta administração e áreas envolvidas Apresentar resultados das auditoria Auditor líder apresenta resultados Registros devem ser mantidos

16 15 EXECUÇÃO DA AUDITORIA Reunião de Fechamento - Postura S em surpresas C itar também aspectos positivos (conformidades) L inguagem correta, simples e objetiva N ão mencionar culpados P ermanecer calmo R ecusar provocações e presentes A gradecimentos

17 16 EXECUÇÃO DA AUDITORIA Relatório Final – Conteúdo (3º parte) Deve refletir o clima e o conteúdo da auditoria: E scopo O bjetivo D etalhes do plano de auditoria M embros da equipe auditora, assinatura do líder R epresentantes do auditado D ocumentos de referência

18 17 EXECUÇÃO DA AUDITORIA Relatório Final – Não deve conter (3º parte) I nformações confidenciais dadas nas entrevistas A ssuntos não abordados O piniões subjetivas S entenças ambíguas

19 18 RESULTADO DA AUDITORIA Motivador para a implantação das ações corretivas e aceitação de novas auditorias MOTIVAÇÃO DO AUDITADO A CURTO PRAZO: - Palestras de conscientização - Seminários - Auditores bem quistos na empresa A MÉDIO/LONGO PRAZO: - Bons resultados de auditorias anteriores - Idéias implantadas/reconhecimento - Não ocorrência de punições - Postura adequada dos auditores O AUDITOR É O CATALISADOR DA MOTIVAÇÃO DO AUDITADO

20 19 ATRIBUTOS PESSOAS DESEJÁVEIS NO AUDITOR Ético C ordial S ensível I mparcial P aciente B om senso Diplomático P lanejador I ndependente A nalítico T enaz B om ouvinte

21 20 ATRIBUTOS PESSOAS DESEJÁVEIS NO AUDITOR O bservador P ontual I nquisidor O rganizado L íder C omunicativo e Objetivo I nteressado e Persistente S aber enfrentar tensões C oncentrado nas atividades N ão tem medo de ser impopular

22 21 ATRIBUTOS PESSOAS INDESEJÁVEIS NO AUDITOR Dominador Tendencioso Inflexível Mau planejador Burocrático Fácil de Influenciar Opina sobre o que não sabe Precipitado Não comunicativo Não profissional Parecer pessoal

23 22 ATRIBUTOS PROFISSIONAIS CONHECIMENTO DO SGQ INDEPENDÊNCIA EXPERIÊNCIA QUALIFICAÇÃO DOMÍNIO DAS NORMAS

24 23 EXECUÇÃO DA AUDITORIA WHAT ? WHEN ? WHERE ? WHO ? WHY? HOW ? O QUE? QUANDO ? ONDE ? QUEM ? POR QUÊ ? COMO ? SHOWE-MEMOSTRE-ME Técnicas de Questionamento

25 24 EXECUÇÃO DA AUDITORIA Métodos de Execução Entrevista A mbiente para entrevista S ensibilidade do Auditor M ínima hostilidade possível P erguntas simples e demonstrar sinceridade A bordagem conservadora até conhecer o auditado C onversa preliminar: começar com quebra-gelo

26 25 EXECUÇÃO DA AUDITORIATécnicaObjetivoAplicação Formular Questões - Conceber e escolher o tipo certo de questões - Desenvolvimento construtivo do pensamento e forma de exigir uma resposta, estimulando e motivando o auditado Avaliação - Entendimento da atividade - Posicionamento do auditor - Formulação de Perguntas - Evidenciar a situação

27 26 NÃO CONFORMIDADES Não atendimento de um requisito especificado Falhas de: Falhas de: Conformidade com norma aplicável a empresa; Implementação do N.Q., procedimentos com os requisitos especificados pela empresa Implementação do código de prática, regulamentação, contrato etc. SAC SAC Formulário que descreve uma não conformidade e solicita Ações Corretivas

28 27 CLASSIFICAÇÃO DAS NÃO-CONFORMIDADES MAIOR Caracterizada por constituir uma quebra de sistema Deve ser corrigida o mais rápido possível Ausência total de um procedimento Pequenas falhas que juntas sugerem uma ruptura importante Indicar um dano imediato à qualidade do produto/serviço Caracterizada por constituir uma quebra de sistema Deve ser corrigida o mais rápido possível Ausência total de um procedimento Pequenas falhas que juntas sugerem uma ruptura importante Indicar um dano imediato à qualidade do produto/serviço MENOR Caracterizada por constituir uma falha isolada no sistema Pode ser corrigida em um prazo flexível Caracterizada por constituir uma falha isolada no sistema Pode ser corrigida em um prazo flexível OBSERVAÇÕES Falhas esporádicas no sistema Boas práticas que podem beneficiar a organização Situações que podem gerar uma futura ação corretiva Falhas esporádicas no sistema Boas práticas que podem beneficiar a organização Situações que podem gerar uma futura ação corretiva

29 28 AÇÃO DE ACOMPANHAMENTO Responsabilidades: RA, Gerência do Auditado e Auditor Líder Ações: I nvestigar o problema P ropor um programa de ação corretiva D efinir data para implementação V erificar a eficácia das ações tomadas N otificar o cumprimento da ação corretiva

30 29 Remover os Sintomas Analisar a extensão do problema Analisar as causas potenciais Plano de ação para bloquear as causas Verificação da eficácia da ação corretiva Verificação da implantação das ações corretivas


Carregar ppt "1 2 OBJETIVOS DA AUDITORIA Permitir uma maior competitividade no mercado Entender qual a situação do próprio negócio Entender qual a situação do próprio."

Apresentações semelhantes


Anúncios Google