Guía para Gerentes de Proyectos GERÊNCIA DE PROJETOS NA OPS.

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1 Guía para Gerentes de Proyectos GERÊNCIA DE PROJETOS NA OPS

2 Guía para Gerentes de Proyectos O CICLO DE PROJETO Enfoque Lógico DESENHO AVALIAÇÃOEXECUÇÃO

3 Guía para Gerentes de Proyectos O CLICLO DO PROJETO/AVALIAÇÃO Situação Desejada Avaliação Avaliação expost Execução Seguimento Desenho Avaliação ex-ante Situação Atual

4 Guía para Gerentes de Proyectos O s projetos não se relacionam com as prioridades nacionais: Sobrecustos /custos inadequados Calendários não realistas Não se atingem os objetivos Falta de objetivos claros Falta de indicadores de desempenho Falta de supostos sólidos PROBLEMAS FREQÜENTES

5 Guía para Gerentes de Proyectos Definições insuficientes acerca de papéis e de responsabilidades Pouca participação dos níveis operativos no desenho do projeto Projetos que são intermináveis e com muitas extensões Problemas freqüentes (Cont.)

6 Guía para Gerentes de Proyectos Gerência orientada a resultados Método científico Enfoque de sistemas Acordos contratuais Gerência participativa ENFOQUE LÓGICO PARA A GESTÃO DE PROJETOS

7 Guía para Gerentes de Proyectos Objetivos: Claros e acordados Boa relação entre causa e efeito Indicadores Alcançáveis Quantidade, qualidade e tempo (QQT) Relação com fatores externos Supostos conhecidos ENFOQUE LÓGICO (Cont.)

8 Guía para Gerentes de Proyectos Identifica a responsabilidade gerencial de: Produzir resultados Objetivos superiores (efeito/impacto) Determinar a fatibilidade do projeto Melhora o desenho, execução e avaliação ENFOQUE LÓGICO (Cont.)

9 Guía para Gerentes de Proyectos Inclui os requisitos para uma boa gerência de projetos Estabelece as bases para executar e avaliar É um processo contínuo de aprendizagem Reduz tempo e esforço a longo prazo ENFOQUE LÓGICO (Cont.)

10 Guía para Gerentes de Proyectos O QUE É UM OBJETIVO? É um resultado específico que desejamos Expressa uma intenção descrita como uma mudança proposta É observável e mesurável ETAPA ANALÍTICA

11 Guía para Gerentes de Proyectos Utilizar verbos fortes para descrever objetivos OBJETIVOS DÉBIL Coordenar Participar Contribuir Assistir Apoiar Melhorar Integrar Fomentar Colaborar Aumentar Organizar Aconselhar Harmonizar FORTE Estabelecer Organizar Instalar Erradicar Fazer Dirigir Realizar Reduzir do X ao Y Aumentar do X ao Y ETAPA ANALÍTICA

12 Guía para Gerentes de Proyectos ÁRVORE DE OBJETIVOS Baixa incidência de doenças imunopreveníveis Cobertura de serviços de saúde adequada Cobertura de imunização adequada Cadeia de frio operacional Pessoal de saúde treinado Comunidade bem informada Vacinas disponíveis Menos Crianças deficientes Baixa Morbi- mortalidade infantil ETAPA ANALÍTICA

13 Guía para Gerentes de Proyectos Preparar rascunho da Análise de Situação Reunir-se com contrapartes nacionais Análise dos Problemas Análise dos interessados Atualização da Análise de Situação Preparar rascunho da Estratégia de Intervenção Reunir-se com contrapartes nacionais Atualizar a Estratégia de Intervenção RESUMO: ETAPA ANALÍTICA ETAPA ANALÍTICA

14 Guía para Gerentes de Proyectos Objetivos do Projeto Indicadores e Acontecimentos Meios de Verificação Supostos ETAPA DO PLANEJAMENTO ETAPA DE PLANEJAMENTO

15 Guía para Gerentes de Proyectos HIERARQUIA DE OBJETIVOS DE PROJETOS FIM- POR QUÊ? FIM- POR QUÊ? Razão do projeto. Objetivo superior para o qual contribui. Exemplo: Mudanças na Situação Nacional na Saúde. PROPÓSITO - POR QUÊ? PROPÓSITO - POR QUÊ? O impacto (efeito imediato) do Projeto. Exemplo: Mudanças nas Capacidades Nacionais. RESULTADOS ESPERADOS – O QUÊ? RESULTADOS ESPERADOS – O QUÊ? Resultados (produtos) específicos produzidos pelo projeto. Responsabilidade Gerencial. Listagem de 10 da OPS. ATIVIDADES - COMO? ATIVIDADES - COMO? Ações e recursos que o projeto deve executar para produzir o resultado. Responsabilidade Gerencial. ETAPA DE PLANEJAMENTO

16 Guía para Gerentes de Proyectos A LÓGICA DE UM PROJETO: UM CONJUNTO DE HIPÓTESES VINCULADAS A FIM DE........ SERÁ NECESSÁRIO... A FIM DE........ SERÁ NECESSÁRIO... SIM.... ENTÃO.... SIM.... ENTÃO.... FIM PROPÓSITO RESULTADOS ESPERADOS ATIVIDADES ETAPA DE PLANEJAMENTO

17 Guía para Gerentes de Proyectos - FIM Foram eliminadas doenças produzidas por água contaminada - PROPÓSITO A população rural adotou práticas higiênicas - PRODUTOS 1. Trabalhadores da saúde capacitados 2. A comunidade informada sobre técnicas de tratamento de água - ATIVIDADES 1.1 Desenvolver o currículo 1.2 Realizar cursos para os trabalhadores da saúde sobre tratamento de água 2.1 Disseminar técnicas de tratamento de água. 2.2 Realizar oficinas com a comunidade ETAPA DE PLANEJAMENTO

18 Guía para Gerentes de Proyectos INDICADORES NOS AJUDAM A DETERMINAR COMO RECONHECER O SUCESSO OBRIGAM-NOS A ESCLARECER O QUE QUEREMOS DIZER NOS OBJETIVOS SUBMINISTRAM UMA BASE MESURÁVEL PARA A AVALIAÇÃO ETAPA DE PLANEJAMENTO

19 Guía para Gerentes de Proyectos OBJETIVO INDICADOR MELHOROU A GESTÃO DOS SERVIÇOS DE SAÚDE 1. O TEMPO DE ESPERA DOS PACIENTES SE REDUZIU EM 50% PARA FINS DE 2000 NO HOSPITAL CENTRAL. 2. A SATISFAÇÃO DOS USUÁRIOS AUMENTOU EM 50% INDICADOR ETAPA DE PLANEJAMENTO

20 Guía para Gerentes de Proyectos TRÊS ATRIBUTOS DE UM BOM INDICADOR PRÁTICO INDEPENDENTE ESPECÍFICO ETAPA DE PLANEJAMENTO

21 Guía para Gerentes de Proyectos PRÁTICO MEDE O QUE É IMPORTANTE EM UM PROJETO: Objetivo: Foram construídas melhores casas Indicador mau: Casas vermelhas e brancas Indicador melhor: 500 casas de 3 dormitórios MEDE MUDANÇAS ATRIBUÍVEIS AO PROJETO: Objetivo: Melhorou a administração do serviço de taxas Indicador mau: Aumento das taxas coletadas É CUSTO-EFETIVO : Implica em coleta e análise de dados simples INDICADORES ETAPA DE PLANEJAMENTO

22 Guía para Gerentes de Proyectos INDEPENDENTE NÃO UTILIZAR OBJETIVOS DE UM NÍVEL COMO INDICADOR PARA MEDIR RESULTADOS DE OUTRO OBJETIVO INDICADORES NOVA POLÍTICA DE RECURSOS HUMANOS ADOTADA NO PAÍS. 1. CONTRATAÇÃO DE UM CONSULTOR EXTERNO 2. DISSEMINAÇÃO DA BIBLIOGRAFIA 3. CONGRESSO NACIONAL PARA VALIDAR A POLÍTICA MELHORES INDICADORES? INDICADORES ETAPA DE PLANEJAMENTO

23 Guía para Gerentes de Proyectos ESPECÍFICO QUE QUANTIDADE? DE QUE QUALIDADE? PARA QUANDO? (TEMPO) ONDE? (ÀS VEZES) INDICADORES LEMBRE-SE: QQT ETAPA DE PLANEJAMENTO

24 Guía para Gerentes de Proyectos Estabelecem o nível de desempenho necessário para atingir o objetivo Especificam os elementos necessários para determinar se o fim, o propósito e os resultados esperados foram atingidos INDICADORES ETAPA DE PLANEJAMENTO

25 Guía para Gerentes de Proyectos _Mostrar, em relação aos objetivos: Quantidade Quanto? Qualidade De que nível? Tempo Quando? _ Enfatizar as características importantes dos objetivos a serem alcançados _ Estabelecer a linha base para o monitoramento e a avaliação _ Número de indicadores: o mínimo necessário para esclarecer o objetivo INDICADORES (cont.) ETAPA DE PLANEJAMENTO

26 Guía para Gerentes de Proyectos ACONTECIMENTOS (Indicadores Intermediários) _Indicador: 80% da população rural na província de Sta Clara com acesso à água potável em dois anos _Linha base a partir da árvore do problema: No início do projeto apenas 50% da população tem acesso à água potável. _Acontecimentos: - 60% após o primeiro ano - 80% após o segundo ano ETAPA DE PLANEJAMENTO

27 Guía para Gerentes de Proyectos HIERARQUIA DE OBJETIVOS INDICADORES E ACONTECIMENTOS MEIOS DE VERIFICAÇÃO ENUNCIADO DO OBJETIVO ESCLARECIMENTO DO OBJETIVO QUANTIDADE - QUANTIDADE - QUALIDADE - TEMPO FONTES E TIPO DE EVIDÊNCIA NECESSÁRIA PARA VERIFICAR O INDICADOR MEIOS DE VERIFICAÇÃO k Os indicadores nos ajudam a refinar e esclarecer o que desejamos dizer no objetivo k A utilidade do indicador depende da disponibilidade e validez dos dados ETAPA DE PLANEJAMENTO

28 Guía para Gerentes de Proyectos OS SUPOSTOS SOBRE FATORES EXTERNOS TAMBÉM DEVEM SER EXPLÍCITOS SUPOSTOS ETAPA DE PLANEJAMENTO

29 Guía para Gerentes de Proyectos IDÉIAS-CHAVE: _Os supostos devem incluir as condições/fatores externos ao projeto _Um bom desenho de projeto deve incluir todas as condições necessárias e suficientes para alcançar os objetivos do projeto. SUPOSTOS ETAPA DE PLANEJAMENTO

30 Guía para Gerentes de Proyectos SUPOSTOS SÃO AS CONDIÇÕES QUE DEVEM EXISTIR PARA O SUCESSO DO PROJETO, MAS QUE ESTÃO FORA DO CONTROLE DO PROJETO OBJETIVO: AUMENTO DA PRO- DUÇÃO DE ARROZ 1. Plantar sementes de alta qualidade 2. Aplicar fertilizante SUPOSTO: 24 CM. DE CHUVA ANTES DE 30 JUNHO UMA CONDIÇÃO CRÍTICA SOBRE A QUAL O GERENTE DO PROJETO TEM POUCO CONTROLE ETAPA DE PLANEJAMENTO

31 Guía para Gerentes de Proyectos MANEJAR OS SUPOSTOS CRÍTICOS Não fazer nada: riscos e benefícios Mudar o desenho do projeto: acrescentar outro Resultado esperado e/ou atividades Acrescentar um novo projeto Abandonar o projeto: Implicações? Vigiar os supostos e utilizar as influências TOMAR UMA DECISÃO ETAPA DE PLANEJAMENTO

32 Guía para Gerentes de Proyectos A IMPORTÂNCIA DE ESCLARECER OS SUPOSTOS Melhor comunicação entre os interessados Identifica o que está além do controle do gerente do projeto Subministra uma opinião compartilhada sobre a probabilidade de sucesso do projeto ETAPA DE PLANEJAMENTO

33 Guía para Gerentes de Proyectos ORÇAMENTO Revisar e atualizar o custo das atividades Atualizar o projeto Ver os Resultados Esperados Revisar designações do pessoal ETAPA DE PLANEJAMENTO

34 Guía para Gerentes de Proyectos RESUMO: PASSOS NA ETAPA DE PLANEJAMENTO  Selecionar quatro níveis da árvore de objetivos  Revisar causa e efeito entre os níveis  Estabelecer a linha de base dos dados  Definir indicadores e ocorrências  Identificar meios de verificação ETAPA DE PLANEJAMENTO

35 Guía para Gerentes de Proyectos RESUMO: PASSOS NA ETAPA DE PLANEJAMENTO (Cont.)  Analisar supostos e identificar os críticos  Orçamentar fundos regulares e extraorçamentários  Orçamentar os recursos humanos  Revisar custos diretos e indiretos  Revisar as fontes de financiamento  Desenvolver um projeto de gestão ETAPA DE PLANEJAMENTO

36 Guía para Gerentes de Proyectos FATORES PARA O SUCESSO NA EXECUÇÃO DE PROJETOS DIREÇÃO CONTROLE COMUNICAÇÃO ETAPA DE EXECUÇÃO

37 Guía para Gerentes de Proyectos FATOR CRÍTICO: DIREÇÃO - Liderança - Projeto de trabalho (ver processos) - Ambiente de trabalho produtivo - Orientação para resultados - Conclusão de tarefas - Delegar autoridade e responsabilidades - Organização - Motivação ETAPA DE EXECUÇÃO

38 Guía para Gerentes de Proyectos - Avanço do trabalho - Custos - Entorno do projeto - Calendários, datas de limites - Supostos do projeto - Produtividade - Informação para a tomada de decisão - Avaliações ETAPA DE EXECUÇÃO FATOR CRÍTICO: CONTROLE

39 Guía para Gerentes de Proyectos A: Contrapartes nacionais Gerência Equipe do Projeto Instituições Financeiras/Doadores Sobre: Progresso Conquistas Problemas e alternativas de solução Via: Relatórios formais Mecanismos não formais ETAPA DE ExECUÇÃO FATOR CRÍTICO: COMUNICAÇÕES

40 Guía para Gerentes de Proyectos RESPONSABILIDADES DO GERENTE Gerenciar todos os recursos Produzir os resultados esperados (RE) Vigiar que os RE contribuam com o propósito e o fim Vigiar os supostos Advertir a alta gerência quando atingir os RE é incerto, quando há ameaças e os supostos sofrem mudanças Recomendar ações corretivas Desenvolver os membros de suas equipes ETAPA DE EXECUÇÃO

41 Guía para Gerentes de Proyectos SEMESTREPRIMEIROSEGUNDO TERCEIRO QUARTOTOTAL RE 01 ACT 01 Tarefa 01 Tarefa 02 ACT 02 Tarefa 01 Tarefa 02 $ 45,000 $ 20,000 $ 9,500 $ 10,500 $ 25,000 $ 12,000 $ 13,000 $ 5,000$ 3,000$ 1,500 $ 6,000$ 3,000 $ 4,000$ 3,000$ 5,000 $ 6,000$ 2,000 $ 3,000 Projetos Complexos: ORÇAMENTO OPERATIVO ETAPA DE EXECUÇÃO

42 Guía para Gerentes de Proyectos SEGUIMENTO Comparar insumos e resultados esperados (avaliação do processo) Registrar o progresso do trabalho Explicar discrepâncias Analisar o estado de progresso Facilitar a avaliação Relatórios PTS.01, BPB.18 ETAPA DE EXECUÇÃO

43 Guía para Gerentes de Proyectos SEGUIMENTO (Cont.) Seguimento de: - Execução de tarefas e atividades - Conquista dos resultados esperados Conhecer o entorno do projeto (supostos) Impacto dos RE sobre o propósito Informar os níveis superiores acerca de: - Problemas no projeto - Problemas no entorno (supostos) - Sugestões para resolver os problemas ETAPA DE EXECUÇÃO

44 Guía para Gerentes de Proyectos ÂMBITOS DE RESPONSABILIDADE FIM PROPÓSITO RESULTADO ATIVIDADES Responsabilidade dos proprietários do projeto Responsabilidade do gerente do projeto * No entanto, o gerente do projeto deveria comprometer- se com o propósito e o fim.