Treinamento Auditores 5S – 1ª fase agosto/07. REGRAS DE TRÂNSITO Sermos pontuais Sermos objetivos Sermos participativos, agregando novas idéias Evitar.

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1 Treinamento Auditores 5S – 1ª fase agosto/07

2 REGRAS DE TRÂNSITO Sermos pontuais Sermos objetivos Sermos participativos, agregando novas idéias Evitar conversas paralelas Saber ouvir Respeitar os diversos pontos de vista Evitar o uso de celular Não fumar Para maior êxito e qualidade no resultado dos nossos trabalhos, precisamos colaborar no sentido de:

3 PRATICANDO O 5S 1° S Liberação de Áreas 2° S Organização 3° S Higiene e Limpeza 4° S Saúde 5° S Disciplina

4 ESTRUTURA DO COMITÊ 5S

5 PORQUE ESTAMOS AQUI? Para sermos Auditores Internos do Programa 5S

6 MISSÃO DO AUDITOR INTERNO Certificar que a força de trabalho está realmente praticando o 5S e mantê-la ciente de que esta certificação oferece um peso maior na credibilidade daquilo que efetivamente está sendo realizado.

7 PERFIL DO AUDITOR Duplo compromissoTer o conhecimento sobre o Programa 5S associado ao conhecimento das atividades exercidas pela área a ser auditada. AtualizaçãoTer motivação para atualização permanente, face a rapidez das mudanças. Capacidade de coordenaçãoDispor da dinâmica necessária a condução do grupo na execução da auditoria bem como características de liderança. OrganizaçãoTer disciplina na coleta de informação, registrando seletivamente os aspectos observados. ObjetividadeSer atento, concentrado e observador. Capacidade de comunicaçãoFalada: ser sempre claro e usar linguagem simples. Procurar fazer-se entender; Escrita: buscar constantemente relatos simples e objetivos. Capacidade de análiseSaber separar o trivial do importante. Julgar os problemas com discernimento. PaciênciaSaber ouvir e esclarecer dúvidas sempre que necessário. SutilezaEvitar atitudes bruscas e não amistosas. Compreender as reações das pessoas. PersistênciaDar-se por satisfeito somente após a constatação da evidência objetiva. FlexibilidadeSaber retroceder, reconhecer seus próprios erros. MotivaçãoAcreditar na importância do trabalho de auditoria, engajando-se efetivamente. HumildadeObservar o aspecto que sempre há algo a aprender, e que os auditados são pessoas que trabalham no dia a dia das atividades que estão sendo auditadas. PontualidadeCumprir os horários e prazos planejados.

8 RESPONSABILIDADES DO AUDITOR cumprir os requisitos aplicáveis da auditoria; comunicar e esclarecer os requisitos da auditoria, caso o auditado necessite; planejar e realizar as atribuições sob sua responsabilidade, efetiva e eficientemente; documentar as observações; relatar os resultados da auditoria; manter-se dentro do escopo da auditoria; evitar extrapolar os critérios de auditoria;

9 RESPONSABILIDADES DO AUDITOR ser objetivo; coletar e analisar evidências relevantes e suficientes para permitir a formulação de conclusões relativas aos requisitos; atuar de forma ética durante toda a auditoria.

10 RESPONSABILIDADES DO AUDITOR LÍDER buscar o consenso na auditoria, conforme diretrizes do consenso; apresentar as conclusões da auditoria ao auditado; dirimir possíveis dúvidas finais em relação à pontuação dos auditados; executar suas atividades em tempo hábil; relatar ao Comitê de Avaliação qualquer obstáculo importante encontrado durante a execução da auditoria.

11 TABELA DE ÁREAS LOTEADAS

12 RESPONSABILIDADES DO GESTOR A qualquer momento, o Coordenador do Comitê de Facilitação deve ser acionado. O Gestor não deve se expor.

13 PLANILHA DO CARTÃO VERMELHO

14 RESPONSABILIDADES DA FORÇA DE TRABALHO São todos os Empregados, Estagiários e Terceirizados que freqüentam e/ou trabalham na Área Loteada. Responsável por colocar em prática os conceitos e técnicas do 5S continuamente.

15 CARTÃO VERMELHO A responsabilidade da aplicação do Cartão Vermelho é da Força de Trabalho, e deve estar disponível na área loteada em local visível.

16 É uma técnica para iniciar e manter o 5S total. Em tudo o que julgar desnecessário ou errado – não conformidade, afixar o Cartão Vermelho. Não há problema de excesso de Cartão Vermelho. Levar ao extremo, até transformar tudo o anormal, dentro da empresa, em vermelho.

17 A não conformidade acontece nas coisas e não com as pessoas. Por isso, não devemos ficar preocupados se alguma coisa for apontada como não conformidade. Ela aponta que existe uma possibilidade de melhorar a aplicação do programa. Portanto, a não conformidade é uma oportunidade de melhoria, e não o “fim do mundo”. NÃO CONFORMIDADE

18 A PRÁTICA DO CARTÃO VERMELHO 1° SENSO Para os itens que podem ser removidos imediatamente à área de descarte, não há necessidade de utilizar o cartão vermelho.

19 A PRÁTICA DO CARTÃO VERMELHO 2°, 3° e 4º SENSOS

20 AUDITORIA A palavra auditor vem do latim auditor-oris e quer dizer ouvinte. Isso significa, conceitualmente, que auditoria nada mais é que uma forma de ouvir a opinião das pessoas sobre como as ações estão sendo conduzidas. Objetivos da auditoria: detectar desvios apontar oportunidades de melhoria medir o desenvolvimento do trabalho padronizar a organização

21 CARACTERÍSTICAS DA AUDITORIA ser realizada por pessoas treinadas e comprometidas com o Programa; buscar, comparar as práticas reais e evidentes com as normas, regras e padrões estabelecidos; programadas com antecedências, feitas sistematicamente. Não devem ser realizadas somente em momentos de crise; abordar e discutir, francamente com os avaliados, os desvios revelados pela auditoria; utilizar os desvios encontrados com objetivo de orientar ações que garantam a não-reincidência dos problemas e nunca como elementos para punição.

22 HABILIDADES DO AUDITOR ser pontual nas auditorias; obter e avaliar a evidência objetiva de maneira imparcial; manter-se fiel ao objetivo da avaliação, sem temor ou favorecimento, evitando discussões subjetivas com o avaliado; lembrar sempre que evidência objetiva é uma constatação da veracidade de uma informação com base em fatos; tratar o pessoal envolvido de maneira que permita a atingir melhor os objetivos da auditoria, evitando uma postura "inquisidora" que cause constrangimento aos auditados;

23 HABILIDADES DO AUDITOR executar o processo de auditoria evitando desvios decorrentes de distrações, comentários sobre sua organização ou terceiros; empenhar-se em dar total atenção e apoio ao processo de auditoria; reagir efetivamente, em situações de tensão; chegar a conclusões geralmente aceitáveis, baseadas nas observações da auditoria; permanecer fiel a uma conclusão, apesar da pressão para mudar o que não está baseado na evidência objetiva; procurar ler, ver e ouvir atentamente tudo;

24 HABILIDADES DO AUDITOR utilizar constantemente as perguntas simples “o que?”, “quando?”, “quem?”, “onde?”, “como?” e “por quê?”; gerenciar o tempo estabelecido para a auditoria; reportar-se com facilidade, sob a forma verbal e escrita; portar-se de maneira ética e cortês, durante e após a auditoria; praticar a diplomacia, o bom senso de julgamento, o poder de análise, a honestidade e a disciplina além de demonstrar interesse e mente aberta para compreender o que está sendo auditado.

25 ETAPAS DA AUDITORIA Avaliação da auditoria Ações corretivas para as próximas auditorias Planejamento da auditoria Realização da auditoria lan o heck ction

26 PLANEJAMENTO DA AUDITORIA - P A dupla de auditores. O local a ser auditado. A data e horários. Quem será o líder da equipe. Qual o papel de cada um. Que documentação é necessária. Quem é o responsável pela área a ser auditada. Como será conduzida a auditoria.

27 As auditorias serão cruzadas entre as Subprefeituras, por Região, com data marcada pela Qualidade e divulgada previamente. Cada área loteada será auditada por uma dupla de auditores. Deverá ser realizada uma reunião inicial para apresentação dos auditores, gerente e coordenadores do comitê 5S, gestores e no mínimo um representante da liderança (Subprefeito, Chefe de Gabinete, Coordenador ou Supervisor). Os auditores deverão confirmar os objetivos da auditoria, acordar o melhor roteiro para verificação de campo e dar conhecimento aos auditados das normas e padrões a serem utilizados na condução da auditoria. REALIZAÇÃO DA AUDITORIA - D

28 Os gestores deverão apresentar aos auditores a documentação necessária: auto-auditoria, planilha do cartão vermelho, tabela das áreas loteadas e mapa de fronteira. Sem auto-auditoria a auditoria será abortada. O gestor deverá acompanhar a auditoria. Na ausência dele, outro servidor previamente avisado ou o coordenador do comitê de facilitação. Sem acompanhante a auditoria será abortada. Ao final das auditorias, as duplas de auditores deverão reunir-se para o fechamento do relatório de cada área loteada. Ao término dos relatórios da auditoria, deverá ser realizada a reunião de encerramento com os participantes da reunião inicial para a divulgação da nota final e avaliação da auditoria.

29 AVALIAÇÃO DA AUDITORIA - C Ao final de qualquer auditagem, os auditores devem se reunir e avaliar o planejamento e a condução da auditoria, sobre todos os aspectos. É importante buscar também a avaliação dos auditados. Isto contribui para o aperfeiçoamento do processo de auditoria e ajuda a estreitar as relações entre auditor e auditado.

30 AÇÕES CORRETIVAS - A Como em qualquer outro processo, as falhas, desvios e dificuldades observados durante a auditoria devem ser sempre analisados de tal forma que ações possam ser tomadas, procurando eliminar esse problema nas auditorias seguintes.

31 REALIZAÇÃO DA AUTO- AUDITORIA As auto-auditorias serão cruzadas entre as coordenadorias e gabinete, em período marcado pela Qualidade, data marcada pelos Comitês de Facilitação e Avaliação e divulgada previamente à toda força de trabalho. Cada área loteada será auto-auditada por um auditor e pelo respectivo gestor. A auto-auditoria só terá validade se realizada por esta dupla. Na realização da auto-auditoria, o auditor deverá preencher o formulário de Treinamento em Serviço e enviar para o Coordenador do Comitê de Avaliação. Após a auto-auditoria a força de trabalho da AL deverá conhecer o resultado e seguir com as providências necessárias.

32 PRÓXIMOS PASSOS

33 LISTA DE VERIFICAÇÃO 1º Senso 2º Senso 3º Senso 4º Senso 5º Senso