Gestão Farmacêutica – Administração de Recursos Materiais

Apresentação em tema: "Gestão Farmacêutica – Administração de Recursos Materiais"— Transcrição da apresentação:

1 Gestão Farmacêutica – Administração de Recursos Materiais
Professor: MSc. Eduardo Arruda

2 Introdução Administração de recursos materiais é intimamente ligada ao Farmacêutico Hospitalar; Medicamentos + correlatos = 75% $ no hospital; Não se limita a administração de estoque;

3 Introdução Suprimento de materiais e medicamentos, movimentação e controle de produtos, aquisição e padronização de itens, montagem de custos, estabelecimento de preço dos itens cobrados etc.;

4 Introdução Há atualmente uma forte tendência, em hospitais e clínicas, de transferir as responsabilidades de administração dos estoques para os distribuidores e fabricantes;

5 Controle de Estoque Hospital > Empresa> Lucro sobre o capital investido; A administração de estoque: reduzir ao mínimo o capital investido / elevar a qualidade e a segurança na prestação dos serviços;

6 Princípios Básicos do Controle de Estoque
Determinar o que deve permanecer em estoque (número de itens); Determinar quando se deve reabastecer o estoque (periodicidade); Determinar quanto do estoque será necessário para um período determinado;

7 Princípios Básicos do Controle de Estoque
Adicionar o departamento de compras para executar a aquisição de estoque; Receber, armazenar e atender os materiais estocados de acordo com as necessidades; Controlar os estoques em termos de quantidade e valor;

8 Princípios Básicos do Controle de Estoque
Manter inventários periódicos para avaliação da quantidade e do estado dos materiais estocados; Identificar e retirar do estoque os itens obsoletos ou danificados;

9 Princípios Básicos do Controle de Estoque

10 Níveis de Estoque Consumo Médio Mensal (Cmm): quantidade referente à média aritmética das retiradas mensais do estoque (mínimo 6 meses); Cmm = C1+C2+C3+...Cn n

11 Níveis de Estoque Estoque Mínimo (Emín): estoque de segurança/quantidade mínima do estoque/ garante o funcionamento, sem faltas; Emín = Cmm x K; K = fator de segurança arbitrário para garantia (em termos percentuais);

12 Níveis de Estoque Exemplo: Cmm = 60 caixas / K = 0,9 (90% do Cmm);
Emín = 60 x 0,9 = 54 caixas;

13 Níveis de Estoque Estoque Máximo (Emáx): É importante avaliar se a farmácia comporta a quantidade para o estoque máximo; Emáx = Cmm x T; T = tempo (em meses) de duração do estoque (variável);

14 Níveis de Estoque EXEMPLO:
O hospital vai fazer uma aquisição para 01 ano de diclofenaco de potássio. Se há o consumo médio de 100 caixas o estoque máximo deverá ser de: EMáx = 100 x 12  1200 caixas Espera-se que essa quantidade supra a farmácia por ano, sem perdas.

15 Níveis de Estoque Rotatividade: giro de estoque/ relação entre o consumo médio anual e o estoque médio; Rotatividade = consumo médio anual estoque médio

16 Níveis de Estoque Exemplo: Cma = 800 caixas / ano; Em = 100 caixas;
R = 800/ 100 = 8 vezes/ ano;

17 Níveis de Estoque Estoque Médio: nível médio de estoque em torno do qual as operações de compra e consumo se realizam; Intervalo de Suprimento: intervalo entre dois suprimentos;

18 Níveis de Estoque Ponto de pedido (PP): ponto em que se verifica se o saldo disponível está abaixo ou igual a certa quantidade, em que determina a necessidade de um novo suprimento. PP = Cmm x TR + Emín. TR = Tempo de reposição;

19 Níveis de Estoque Exemplo: Cmm = 20 caixas; TR = 2 meses; Emín = 18;
PP = (20x2) + 18 = = 58 caixas;

20 Níveis de Estoque Ruptura de estoque: estoque chega a zero e não se pode atender à necessidade de consumo; Oscilação de consumo; Atraso no tempo de reposição (aquisição/reposição); Diferença de inventário;

21 Classificação ABC Permitem identificar os itens que justificam atenção e tratamento adequados quanto à administração; Importância relativa / revisão periódica;

22 Classificação ABC Classe A: itens mais importantes, que devem ser tratados com atenção especial; Classe B: itens em situação intermediária entre A e C; Classe C: menos importantes no estoque;

23 Classificação ABC CLASSE % ITENS (QUANTIDADE) % VALOR DO ESTOQUE (R$)
10 – 15 65 – 70 B 20 – 30 C

24 Classificação ABC Objetivos:
Oferecer um tratamento especial para os itens mais importantes; Diagnosticar quais serão esses itens; Implantar estratégias para a gestão do estoque; Servir de indicador para gastos com produtos de alto custo;

25 Elaboração da ABC Passo 1 – coleta de dados:
Levantamento de todos os itens a serem classificados; Máxima atenção nas formas de apresentação dos medicamentos; O produto pode ser A na forma injetável e B na forma de cápsulas etc.;

26 Elaboração da ABC Passo 2 – levantamento de custos médios:
Custo médio = valor da última aquisição; Média das últimas aquisições; Penicilina Cristalina (Mês 1 = 1,50 / Mês 2 = 1,17 / Mês 3 = 1,39 / Mês 4 = 1,49 / Mês 5 = 1,35 / Custo médio = R$ 1,38);

27 Penicilina cristalina
Elaboração da ABC Passo 3 – inventário: Contagem de todo o estoque para, em seguida, multiplicar as quantidades existentes de cada item pelo seu custo médio; Medicamento Quantidade Custo Médio Total (R$) Penicilina cristalina 120 1,38 165,60 Clortalidona 0,19 22,80

28 Elaboração da ABC Passo 4 – classificação decrescente:
Organizar a tabela formulada no inventário e classificar os itens de forma decrescente, de acordo com o seu valor;

29 Elaboração da ABC Passo 5 – agrupamento e análise:
Agrupar os itens em A,B e C;

30 Elaboração da ABC

31 Elaboração da ABC OBS: Percentual estabelecido pelo hospital, pode sofre variações.

32 Elaboração da ABC A B C

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34 Classificação ABC Pode ser utilizada para determinar os setores mais importantes, do ponto de vista de custos (centro cirúrgico, UTI, clínica cirúrgica etc.); Auxilia na padronização de medicamentos, sugerindo a exclusão de itens com pouca ou nenhuma saída;

35 Fatores que alteram o consumo médio
Fatores extrínsecos: Epidemias; Variações climáticas; Descontinuidade (produto deixa de ser produzido);

36 Fatores que alteram o consumo médio
Fatores intrínsecos: Surto de infecção hospitalar; Obsoletismo (item considerado ultrapassado); Mudança de condutas; Marketing da indústria farmacêutica;

37 Custos de estoque Diretos (valor da mercadoria); Indiretos:
Custos de manutenção: seguros (1 – 3%), armazenamento (1 – 3%), obsoletismo/furto/deterioração (5 – 10%); Salários e encargos dos funcionários; Gastos com impressos, materiais de escritório, telefone, internet etc;

38 Custos de estoque Ideal: Pouca mercadoria (itens); Alto giro;
Baixo estoque; Maior capital disponível.

39 Armazenamento de materiais
Método adequado de estocagem = diminuir os custos de operação; CENTRAL DE ABASTECIMENTO FARMACÊUTICO (CAF);

40 Armazenamento de materiais
Cumprir três objetivos principais: Garantir a correta recepção, conservação e distribuição, dentro de padrões e normas técnicas específicas;

41 Armazenamento de materiais
Manter condições ambientais adequadas para assegurar o rendimento, a produtividade do trabalho, minimizar o risco de erros e possibilitar limpeza e manutenção; Dispor de meios materiais e humanos para conseguir os dois objetivos anteriores.

42 Recebimento do produto
Muito importante; Qualidade do produto; Recomendações básicas: Verificar as condições (aspectos gerais) do produto: embalagem, temperatura etc.; Nome, forma farmacêutica e dosagem (mesma solicitada);

43 Recebimento do produto
Preço unitário e total; Quantidade recebida; Data de validade (24 meses etc.); Produtos registrados no MS (número); Isentos; Órgãos públicos: “Proibida a venda no comércio”;

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45 Área de estocagem Área distinta para medicamentos e correlatos;
Área fechada a chave para psicotrópicos; Fácil acesso para os funcionários; Distribuição racional e adequada;

46 Área de estocagem Prateleiras amplas, claras e espaçadas;
Iluminação adequada; Extintores bem localizados;

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49 Formas de estocagem Depende da dimensão, do volume e de produtos a serem estocados, do espaço disponível e das condições de conservação exigidas;

50 Formas de estocagem Estrados/pallets – São plataformas horizontais de tamanhos variados, e fácil manuseio, utilizados na movimentação e estocagem de grandes volumes; Dimensões – Recomenda-se o padrão internacional, 1,10 X 1,10m, devendo manter determinada distância (altura) do solo para evitar acúmulo de poeira e sujidades.

51 Formas de estocagem Tipos – Podem ser de fibras, alumínio, borracha (madeira absorve muita umidade e poeira). Atualmente, os mais utilizados são os de borrachas, pela facilidade de limpeza, manuseio e diversidade de cores, o que pode proporcionar um diferente ¨layout¨ às áreas de estocagem;

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54 Formas de estocagem Prateleiras – Constituem o meio de estocagem mais simples e econômico para estocagem para produtos leves e estoque reduzidos; Devem ser arrumadas de costas entre si; Mantidas a uma certa distância das paredes e do teto, evitando formação de zonas de calor, facilitando uma boa circulação interna de ar;

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56 Formas de estocagem Armários – Em geral, recomenda-se o uso de armários para o armazenamento dos medicamentos sujeitos ao controle especial (Portaria, 344/98).

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58 Sistema de localização
Garantir a perfeita localização dos materiais estocados; Deve ser utilizada um simbologia (codificação) representativa de cada local de estocagem;

59 Sistema de localização
Para fins de armazenagem, os medicamentos podem ser classificados em: Grupo farmacológico; Ordem alfabética (nome genérico); Forma farmacêutica; Laboratório; Combinação das anteriores.

60 Sistema de localização
Exemplo: com 08 dígitos: XX.XX.XX.XX; Primeiro dígito: classe; (0) medicamento; (1) correlatos; (2) fios cirúrgicos; (3) alimentos.

61 Sistema de localização
Primeiro e segundo dígitos: grupo farmacológico; (01) SNC; (02) cardiovascular; (03) respiratório; (04) digestivo.

62 Sistema de localização
Terceiro e quarto: subdivisão do grupo farmacológico; (01.01) anestésico geral; (01.02) ansiolítico; (01.03) hipnótico; (01.04) antipsicótico (neuroléptico).

63 Sistema de localização
Quinto e sexto: princípio ativo; ( ) fentanila; ( ) eflurano; ( ) etomidato.

64 Sistema de localização
Sétimo e oitavo: forma farmacêutica; ( ) fentanila frasco ampola 20mL; ( ) fentanila ampola 2mL.

65 Inventário físico Toda movimentação de estoque deve ser registrada;
Periodicamente, deve- se efetuar contagens físicas dos itens em estoque;

66 Inventário físico Discrepância entre registros e o estoque físico (quantidade real nas prateleiras); Classificação ABC: Itens A: todos os meses; Itens B: a cada três meses; Itens C: a cada seis meses.

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