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2 Gestão de Portfólio de Projetos
Módulo 3 – Gestão de Projetos Aluno: Carlos Henrique R. Alexandria Professores: Hermano Perrelli e Alexandre Vasconcelos 19 de outubro de 2009 2

3 Agenda Índice do capítulo Introdução Portfólio de Projetos
Estratégia Corporativa e Gestão de Portfólio Gestão de Portfólio versus Gestão de Projetos/Programas Métricas em Gestão de Portfólio Gerente de Portfólio Modelos e Padrões de Gestão de Portfólio Estudo de Caso Sugestões de Leitura Tópicos de Pesquisa Referências Bibliográficas

4 Índice do Capítulo 15.1 Introdução 15.2 Definição de Portfólio
15.3 Estratégia Corporativa e Gestão de Portfólio 15.4 Gestão de Portfólio versus Gestão de Projetos/Programas 15.5 Métricas em Gestão de Portfólio 15.6 Gerente de Portfólio 15.7 Modelos e Padrões de Gestão de Portfólio Padrão de Gestão de Portfólio [PMI 2006] Portfolius: Um Modelo de Gestão de Portfólio de Projetos de Software [Correia 2005] Processo Stage-Gate [Cooper et al 2001] Processo de Seleção e Priorização de Projetos [Archer and Ghasemzadeh 1999] 15.8 Principais Atividades da Gestão de Portfólio 15.9 Estudo de Caso 15.10 Sugestões de Leitura 15.11 Tópicos de Pesquisa 15.12 Exercícios 15.13 Referências Bibliográficas

5 Introdução Como definir e manter a melhor combinação de projetos em uma Organização?

6 Introdução Organização
Combinação de esforços individuais com finalidade de realizar propósitos coletivos, orientados a um objetivo comum. Exemplo: Empresas, associações, fundações, órgãos do governo, ... Compostas por: Estrutura física Estrutura tecnológica Recursos financeiros Pessoas. Fonte: [Montana 2003]

7 Introdução Projeto Trabalho temporário
Gera resultado exclusivo (produto ou serviço) Consome recursos(humanos, físicos e financeiros) Opera sob pressões de prazo, custo e qualidade Fonte: [Kerzner 2004] [PMI 2004]

8 Introdução Como definir e manter a melhor combinação de projetos em uma Organização? Através de processos de trabalho Sustentados por parâmetros claros e coerentes Acompanhados periodicamente Proporcionem ações de correção e melhorias

9 Portfólio de projetos Coleção de projetos, programas e outros trabalhos (Componentes) Agrupados para facilitar a gestão Cumprir objetivo determinando Componentes Competem por recursos físico financeiros humanos Obs: Recursos insuficientes para executar todas as demandas existentes na organização. Fonte: [PMI 2006] [Archer and Ghasemzadeh 1999]

10 Estratégia Corporativa e Gestão de Portfólio
Desenvolvimento estratégico empresarial Análise estratégica Formulação da estratégia Implementação da estratégia Características da formulação de uma estratégia: Baseada nos resultados da análise do meio envolvente e da análise da empresa; Criar vantagem competitiva; Ser viável e compatível com os recursos da empresa; Promover o envolvimento e compromisso das pessoas envolvidas; Obedecer aos princípios/valores da empresa; Ser criativa e inovadora. Fonte: [Luecke 2008]

11 Estratégia Corporativa e Gestão de Portfólio
Análise SWOT Forças (Strengths) Fraquezas (Weaknesses) Oportunidades (Opportunities) Ameaças (Threats) Fonte: [Tarapanoff 2001]

12 Estratégia Corporativa e Gestão de Portfólio
Balanced Scorecard (Metodologia de gestão estratégica) Componentes: Mapa estratégico: Estratégia da empresa através de objetivos relacionados entre si e distribuídos nas quatro dimensões (Financeira, Clientes, Processos internos, Aprendizado e crescimento) Objetivo estratégico: O que deve ser alcançado e o que é crítico para o sucesso da organização Indicador: Como será medido e acompanhado o sucesso do alcance do objetivo Meta: O nível de desempenho ou a taxa de melhoria necessária Plano de ação: Programas de ação-chave necessários para se alcançar os objetivos Fonte: [Kaplan and Norton 1996]

13 Contexto organizacional onde o portfólio de projetos está inserido
Estratégia Corporativa e Gestão de Portfólio Contexto organizacional onde o portfólio de projetos está inserido Fonte: [PMI 2006]

14 Estratégia Corporativa e Gestão de Portfólio
Gestão de Portfólio de Projetos Identificação Priorização Autorização Monitoração e Controle Objetivo: Assegurar que os investimentos alcancem os objetivos estratégicos definidos pela organização “A gestão de portfólio permite interligação harmoniosa entre os projetos e os objetivos estratégicos através da divisão e alocação de recursos” [PMI 2006] Fonte: [PMI 2006]

15 Gestão de Portfólio versus Gestão de Projetos/Programas
Relacionamentos entre a Gestão de Portfólio e a Gestão de Projetos/Programas Determinação dos critérios de encerramento das ações Avaliação para determinar se um projeto/programa deve ou não ser cancelado Planejamento da capacidade das ações - afetará a distribuição dos recursos(humanos, físicos e financeiros) Administração da distribuição dos recursos (humanos, físicos e financeiros) aos componentes do portfólio Fonte: [PMI 2006] [Kerzner 2004]

16 Métricas em Gestão de Portfólio
Medidas sobre a capacidade de recursos disponíveis Desempenho do portfólio de uma forma geral Descrevem o valor do portfólio para a organização Fonte: [PMI 2006]

17 Métricas em Gestão de Portfólio
Disponibilidade e os tipos de recursos necessários para suportar os componentes do portfólio como planejado e durante a execução Andamento do progresso dos componentes em direção as metas estabelecidas Medidas financeiras, tais como, rentabilidade total do investimento, valor presente líquido e a diversidade de apoio financeiro entre os objetivos estratégicos. Orçamento gastos versus orçamento planejado Índices de satisfação do cliente Desempenho de lançamento do produto Fonte: [PMI 2006]

18 Gerente de Portfólio Papel desempenhado por um gerente sênior ou uma equipe de gerentes seniores Responsável por monitorar o portfólio Buscar o constante alinhamento dos componentes Coletar e distribuir informações sobre o desempenho dos componentes Coletar e distribuir informações sobre os atuais e potenciais problemas Tomar decisões com base em relatórios de desempenho Medir o valor do portfólio através de instrumentos de investimento: Retorno sobre o investimento Valor presente líquido (net present value – NPV) Período de retorno (payback period – PP), ... Fonte: [PMI 2006]

19 Gerente de Portfólio Medir o valor do portfólio através de instrumentos de investimento: Retorno sobre o investimento Relação entre o dinheiro ganho ou perdido através de um investimento, e o montante de dinheiro investido Valor presente líquido (net present value – NPV) Determinar o valor presente de pagamentos futuros descontados a uma taxa de juros apropriada, menos o custo do investimento inicial Período de retorno (payback period – PP) Período de tempo necessário para que o retorno de um investimento para cubra o investimento inicial Fonte: [PMI 2006]

20 Gerente de Portfólio Conhecimentos necessários Visão Estratégica
Boa compreensão da visão, missão e estratégia corporativa Métodos e Técnicas de Gerenciamento de Projetos e Programas Conhecimento avançado dos métodos e técnicas de gerenciamento de projetos e programas. Desenvolvimento e Melhoria Contínua do Processo Entender o desenvolvimento e melhoria contínua do processo de gestão de portfólio Competências Gerais Comunicação, liderança, persuasão, criatividade, fácil relacionamento com os executivos da organização... Conhecer o negócio, a base de clientes, as normas e leis Fonte: [PMI 2006]

21 Modelos e Padrões de Gestão de Portfólio
Propostas de processos de trabalho Objetivos Sistematizar a dinâmica decisória do portfólio Garantir a melhor distribuição e utilização dos recursos(humanos, físicos e financeiros) Alinhamento dos componentes as estratégias da organização Componentes com maior valor agregado Modelos e padrões Padrão de Gestão de Portfólio [PMI 2006] Processo Stage-Gate [Cooper et al 2001]

22 Modelos e Padrões de Gestão de Portfólio
Padrão de Gestão de Portfólio [PMI 2006] Grupo Processo Alinhamento O que será gerenciado no portfólio, Quais as categorias Quais o componentes que serão avaliados e escolhidos, ou não, para fazerem parte do portfólio. Grupo Processo Monitoração e Controle Monitoração periódica dos componentes Alinhamento às estratégias da organização Fonte: [PMI 2006]

23 Modelos e Padrões de Gestão de Portfólio
Padrão de Gestão de Portfólio [PMI 2006] Grupo Processo Alinhamento Identificação Categorização Avaliação Seleção Priorização Balanceamento do Portfólio Autorização Grupo Processo Monitoração e Controle Revisão e Relato Periódico do Portfólio, Mudança Estratégica Fonte: [PMI 2006]

24 Processo de Gestão de Portfólio – Ilustração de Alto Nível [PMI 2006]
Modelos e Padrões de Gestão de Portfólio Processo de Gestão de Portfólio – Ilustração de Alto Nível [PMI 2006] Fonte: [PMI 2006]

25 Modelos e Padrões de Gestão de Portfólio
Identificação Comparar os atuais componentes e as novas propostas de componentes com os direcionamentos da organização; Rejeitar os componentes não alinhados; Classificar os componentes identificados em classes pré- definidas, tais como projeto, programa, portfólio, entre outros. Fonte: [PMI 2006]

26 Modelos e Padrões de Gestão de Portfólio
Categorização Identificar categorias estratégicas com base no plano estratégico; Comparar os componentes identificados com os critérios de categorização; Agrupar os componentes em apenas uma categoria. Fonte: [PMI 2006]

27 Modelos e Padrões de Gestão de Portfólio
Avaliação Avaliar os componentes do portfólio através da aplicação de modelos de pontuação que inclui critérios-chave; Produzir representações gráficas para facilitar a tomada de decisão no processo de seleção; Fazer recomendações para o processo de seleção. Fonte: [PMI 2006]

28 Modelos e Padrões de Gestão de Portfólio
Seleção Selecionar componentes com base nos resultados da avaliação e da capacidade da organização; Definir os recursos humanos, financeiros e capacidade de ativos da organização; Fazer recomendações para o processo de priorização. Fonte: [PMI 2006]

29 Modelos e Padrões de Gestão de Portfólio
Priorização Confirmar a classificação dos componentes nas categorias estratégicas previamente determinadas; Estabelecer e aplicar critérios de pontuação nos componentes, gerando assim a classificação dos mesmos; Determinar quais os componentes que devem receber máxima prioridade dentro do portfólio. Fonte: [PMI 2006]

30 Modelos e Padrões de Gestão de Portfólio
Balanceamento do Portfólio Adição de novos componentes que foram selecionados e priorizados para autorização; Identificar os componentes que não estão autorizados com base no processo de revisão; Eliminar componentes suspensos, re-priorizados ou cancelados com base no processo de revisão. Fonte: [PMI 2006]

31 Modelos e Padrões de Gestão de Portfólio
Autorização Comunicar as decisões tomadas no balanceamento do portfólio (informações referentes aos componentes selecionados ou não) Autorizar as decisões referentes a componentes selecionados, inativos e finalizados; Realocar os recursos dos componentes inativos ou finalizados; Alocação recursos para executar os componentes selecionados; Fonte: [PMI 2006]

32 Modelos e Padrões de Gestão de Portfólio
Revisão e Relato Periódico do Portfólio Revisar o patrocínio e financiamento do componente; Revisar e acompanhar a prioridade, dependências, escopo, retorno esperado, riscos e desempenho financeiro do componente em relação aos critérios de portfólio; Analisar o impacto das previsões referentes ao negócio, a utilização de recursos e as limitações da capacidade no desempenho do portfólio; Fonte: [PMI 2006]

33 Modelos e Padrões de Gestão de Portfólio
Revisão e Relato Periódico do Portfólio (Cont.) Determinar a continuidade, a inclusão ou o cancelamento de um componente, assim como, re-priorizar e re-alinhar determinado componente com os objetivos estratégicos; Fazer recomendações e/ou fornecer orientação para a gestão de um determinado componente Propor alterações, se necessário, na forma como o portfólio é administrado. Fonte: [PMI 2006]

34 Modelos e Padrões de Gestão de Portfólio
Mudança Estratégica Permitir que o processo de gestão de portfólio responda às mudanças estratégicas organizacionais Fornecer informações para novas categorizações de componentes e novo rebalanceamento. Fonte: [PMI 2006]

35 Processo de Gestão de Portfólio – Ilustração de Alto Nível [PMI 2006]
Modelos e Padrões de Gestão de Portfólio Processo de Gestão de Portfólio – Ilustração de Alto Nível [PMI 2006] Fonte: [PMI 2006]

36 Modelos e Padrões de Gestão de Portfólio
Processo Stage-Gate [Cooper et al 2001] Processo de desenvolvimento de novos produtos Fragmenta o desenvolvimento do produto em estágios pré- determinados Cada estágio consiste de um conjunto de atividades pré- definidas. Fornece informações para a gestão do portfólio Fonte: [Cooper et al 2001]

37 Processo Stage-Gate [Cooper et al 2001]
Modelos e Padrões de Gestão de Portfólio Processo Stage-Gate [Cooper et al 2001] Fonte: [Cooper et al 2001]

38 Modelos e Padrões de Gestão de Portfólio
Descoberta descoberta da idéia de um novo produto ou otimização em um já existente Portão 1 – Exame da Idéia Se a decisão for de iniciar, nascerá o projeto, havendo o comprometimento de recursos Estágio 1 – Definição do Escopo Estabelecer os méritos técnicos e de mercado do projeto. Portão 2 – Segundo Exame da Idéia O projeto é reavaliado, com base nas informações fornecidas pelo Estágio 1 Fonte: [Cooper et al 2001]

39 Modelos e Padrões de Gestão de Portfólio
Portão 3 – Vai para o Desenvolvimento Último ponto onde o projeto pode ser cancelado antes de se iniciar grandes gastos Estágio 3 – Desenvolvimento Este estágio envolve basicamente o desenvolvimento do produto Portão 4 – Vai para Teste Verificação do progresso e da contínua atratividade do projeto e do produto. Fonte: [Cooper et al 2001]

40 Modelos e Padrões de Gestão de Portfólio
Estágio 4 – Teste e Validação Avalia a viabilidade global do projeto, em termos do produto, do processo de produção, da aceitação do consumidor e de questões econômicas do projeto Portão 5 – Vai para Lançamento Abre as portas para a comercialização do produto. É feita uma avaliação da qualidade da fase anterior e dos resultados obtidos. Fonte: [Cooper et al 2001]

41 Modelos e Padrões de Gestão de Portfólio
Estágio 5 – Lançamento Implementação do plano de marketing para lançamento e do plano de produção do produto. Revisão pós Lançamento Revisão do projeto (pontos fortes e fracos, lições aprendidas ) Marca do fim do projeto. Fonte: [Cooper et al 2001]

42 Estudo de Caso SERPRO Sistema informatizado de cadastro e controle de projetos Portfólios separados por área e por tipo de recurso crítico Processo de gestão de portfólio inspirado no padrão PMI Avaliação de projetos baseada em Complexidade e Importância Estratégica Monitoração e controle baseada na classificação do projeto Acompanhamento dos portfólios administrado pelos Escritórios de Projetos Envolvimento da alta administração no acompanhamento dos projetos prioritários

43 Sugestões de Leitura Padrão de Gestão de Portfólio de Projetos do PMI ler: The Standards For Portfolio Management [PMI 2006] Portfolio Management For New Products [Cooper et al 2002] Gestão de Projetos ler: A Guide to the Project Management Body of Knowledge [PMI 2004] Advanced Project Management: Best Practices on Implementation [Kerzner 2004] Project Management: A Systems Approach to Planning, Scheduling, and Controlling [Kerzner 2006] 43

44 Tópicos de Pesquisa O Impacto da Gestão de Portfólio de Projetos em Projetos de Tecnologia da Informação [Reyck et al 2005] Correspondência entre a utilização de processos de Gestão de Portfólio e as melhorias no desempenho dos projetos Portfolius: Um Modelo de Gestão de Portfólio de Projetos de Software [Correia 2005] Proposto um processo, que é um modelo de gestão de portfólio de projetos de software Seleção de Projetos em um Portfólio para Apoio a Tomada de Decisão [Ghasemzadeh and Archer 2000] Seleção de projetos em um portfólio através de um Sistema de Apoio Tomada de Decisão Um Processo Integrado para Seleção de Projetos em um Portfólio [Archer and Ghasemzadeh 1999] Processo integrado para seleção de projetos na gestão de um portfólio 44

45 Referências [PMI 2004] PMI - Project Management Institute. (2004) A Guide to the Project Management Body of Knowledge Project Management Institute. Four Campus Boulevard. Newtown Square. USA. [PMI 2006] PMI - Project Management Institute. (2006) The Standards For Portfolio Management Project Management Institute. Four Campus Boulevard. Newtown Square. USA. [Archer and Ghasemzadeh 1999] Archer, N. P., Ghasemzadeh, F. An Integrated Framework for Project Portfolio Selection, International Journal of Project Management, Vol. 17, No. 4, pp , ON, 1999. [Correia 2005] Correia, B. C. S. Portfolius: Um Modelo de Gestão de Portfólio de Projetos de Software, Dissertação de Mestrado, UFPE, 2005. [Kerzner 2006] Kerzner, H. Project Management: A Systems Approach to Planning, Scheduling, and Controlling. 9th ed, John Wiley & Sons, Inc., Hoboken, New Jersey. USA. [Kerzner 2004] Kerzner, H. Advanced Project Management: Best Practices on Implementation. 2th ed, John Wiley & Sons, Inc., Hoboken, New Jersey. USA. [Reyck et al 2005] Bert De Reyck, Yael Grushka-Cockayne, Martin Lockett, Sergio Ricardo Calderini, Marcio Moura, Andrew Sloper. The impact of project portfolio management on information technology projects. International Journal of Project Management, Volume 23, Issue 7, October 2005, Pages 45 45

46 Referências [Archer and Ghasemzadeh 1999] N. P Archer, F Ghasemzadeh. An integrated framework for project portfolio selection. International Journal of Project Management, Volume 17, Issue 4, August 1999, Pages [Ghasemzadeh and Archer 2000] F. Ghasemzadeh, N. P. Archer. Project portfolio selection through decision support. Decision Support Systems, Volume 29, Issue 1, July 2000, Pages 73-88 [Blomquist and Muller 2006] Blomquist, Tomas; Muller, Ralf. Practices, Roles, and Responsibilities of Middle Managers in Program and Portfolio Management. Project Management Journal v. 37 no. 1 (March 2006) p [Cooper et al 2002] Robert G. Cooper, Scott J. Edgett, and Elko J. Kleinschmidt. Portfolio Management For New Products: Second Edition (Hardcover - Jan 3, 2002) [Cooper et al 2001] Cooper, R. G., Edgett, S. J. and Kleinschmidt, E. J. Portfolio Management for New Products, 2dn edn, Perseus Publishing, NY, 2001. [Montana 2003] Montana, Patrick J. Administração. 2. ed. São Paulo: Saraiva, 2003. [Kaplan and Norton 1996] Kaplan, Robert S., Norton, David P. The Balanced Scorecard: Translating Strategy into Action by Robert S. Kaplan and David P. Norton, Hardcover - Sep 1, 1996. [Tarapanoff 2001] Tarapanoff, K. Inteligência Organizacional e Competitiva. Brasília: Editora UNB, 2001. [Luecke 2008] Luecke, Richard. Estratégia, Harvard Business Essentials, Record, 2008 46 46

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