1 www.redeecologicario.org Curso de Captação de Novos Grupos de Compras Agroecológicas 6º Encontro – 22 de agosto de 2015.

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1 1 www.redeecologicario.org Curso de Captação de Novos Grupos de Compras Agroecológicas 6º Encontro – 22 de agosto de 2015

2 1 GESTÃO FINANCEIRA Transparência Confiança Respeito Compromisso Responsabilidade

3 1 GESTÃO FINANCEIRA Histórico Visão Social x Visão empresarial Informalidade x Formalidade

4 1 GESTÃO FINANCEIRA Um componente chave para a sustentabilidade financeira de organizações sem fins lucrativos, como a Rede, é o orçamento detalhado e atualizado. Essa ferramenta de gestão de contabilidade traz um controle efetivo das despesas e dos recursos captados.

5 Fluxos Materiais e de Valores da Rede Cestantes Núcleo Encomendas Produtores Entregas nos núcleos Mutirão de Secos Produtos disponíveis Pedido Pedidos Encomenda Fluxo de informaçãoFluxo físico Pagamento de pedidos e associação Responsável Núcleo Responsável financeiro Pagamento Produtos disponíveis Feira da Glória Produtos R$

6 1 A Comissão de Finanças, composta por 7 associados, é responsável pela administração dos recursos financeiros da Rede. Isso significa assessorar a Rede como um todo, no sentido de fazer com que os recursos por ela obtidos sejam suficientes para cobrir todos os gastos. Comissão de Finanças

7 1 Fazem parte da Comissão de Finanças, os seguintes associados: Aline Almeida (Núcleo de Santa Teresa): titular da conta da Rede; Brígida Ruchleimer ( Núcleo de Humaitá): responsável pelo Setor Financeiro; Paloma Medina (Núcleo de Santa Teresa): suplente do Responsável pelo Setor financeiro; Miatã Guedes (Núcleo da Urca): verificação dos relatórios dos núcleos semanais da Urca e Santa Teresa;

8 1 Aline Machado (Núcleo de Vila Isabel): verificação dos relatórios dos núcleos semanais de Humaitá e Niterói; Paula Franca (Núcleo de Vila Isabel): verificação dos relatórios do núcleo semanal de Botafogo e o núcleo quinzenal de Vila Isabel; Marina Berthet (Núcleo de Niterói): verificação dos relatórios dos núcleos mensais de Campo Grande, Freguesia, Itaipava, Nova Iguaçu e Vargem Grande.

9 1 1.Recebimento das notas dos produtores; 2.Recebimento dos relatórios e dos depósitos dos núcleos; 3.Verificação dos relatórios dos núcleos; 4.Pagamentos dos produtores; 5.Conferência dos extratos bancários; 6.Repasse aos responsáveis pelos núcleos dos problemas detectados nos extratos: devolução de cheques depositados, não identificação de depósitos; 7.Elaboração do relatório consolidado da Rede, do movimento bancário e do quadro de cestantes. Atividades da Comissão de Finanças

10 1 ABERTURA DE CONTA BANCÁRIA O primeiro passo para a implantação de um setor Financeiro é a abertura de uma conta corrente comum com cheque que é movimentada com cartão ou cheques. Esta conta deverá ser conjunta com a participação de 2 associados, sendo que, preferencialmente, um deles deverá estar a frente do financeiro.

11 1 Está conta deve ter acesso aos seguintes Serviços Bancários: Fornecimento de folhas de cheques; Transferência bancária entre contas da mesma instituição e de outros bancos; Saques; Fornecimento de extratos bancários.

12 1 Os recursos da Rede provém de 3 diferentes entradas: Encomendas dos produtos Associações Margem de 3% sobre o valor dos produtos

13 1 Os recursos provenientes das encomendas dos produtos são repassados para os produtores, sendo incluídos nesses valores os fretes até a Feira da Glória e Mutirão no Santo Cristo. Recursos provenientes das encomendas

14 1 Os pagamentos efetuados aos produtores levam em consideração, por ordem de importância: Produtos secos: Notas Fiscais, Notas de Pedido e Relatório do Mutirão; Produtos Frescos: Notas de Pedidos e os Relatórios dos Núcleos. Os pagamentos são efetivados em até 7 dias após as entregas, caso não haja emissão de boletos bancários com data de vencimento ( no caso dos produtos secos).

15 1 A Rede pratica o preço justo, acreditando que além de cobrir os custos de produção e permitir uma produção socialmente justa e ambientalmente racional, também garante que as condições de vida dos produtores melhorem. O relacionamento entre produtor e consumidor sempre deve ser baseado na confiança, na transparência e no respeito, como forma de manter relações comerciais fieis e duradouras.

16 1 No Termo de Compromisso da Rede, vimos que os associados devem participar voluntariamente na promoção de diversas atividades, tais como: educação ambiental, agroecologia, economia solidária e consumo consciente. Recursos provenientes das associações Projeto Alimentos Saudáveis nos Mercados Locais Agricultura Urbana e Educação Alimentar compostagem escolar

17 1 Excepcionalmente, os trabalhos diretamente ligados às compras coletivas, por serem mais constantes, sistemáticos e de muita responsabilidade, são remunerados: responsáveis pelas entregas dos núcleos responsável pelo Sistema; Responsável pelas encomendas; responsável pela logística; responsável financeiro.

18 1 A Rede remunera 14 pessoas, sendo 11 responsáveis pelos núcleos, 1 responsável pela logística, 1 responsável pelas finanças e 1 responsável pela encomenda. Ressaltamos que somos aproximadamente 230 famílias, distribuídas por várias comissões e atividades, conforme podemos ver no nosso Termo de Compromisso. Isto significa que a maior parte das atividades da Rede é feita através do trabalho voluntário/militante, sem o qual a Rede não existiria. Estes responsáveis remunerados são acompanhados e apoiados por voluntários em suas tarefas.

19 1 Os associados garantem o funcionamento da Rede, através das mensalidades: Rs 70,00 para entregas semanais Rs 60,00 para entregas quinzenais Rs 40,00 para entregas mensais Rs 17,00 para produtores Teto: compras de produtos a preço de produtor até R$ 700,00 por mês

20 1 Assim, os recursos provenientes das associações são usados no: custeio de cada núcleo: pagamentos ao responsável das entregas, frete dos produtos encomendados da Feira da Glória e/ou mutirão no Santo Cristo até cada núcleo e ; Transporte dos produtos Núcleo de Santa Teresa

21 1 no rateio dos custos comuns a toda Rede (responsável pelas encomendas, responsável pelo financeiro, pelo sistemas, aluguel do espaço do mutirão, faxina desse espaço e responsável pelo recebimento de produtos na Feira da Glória). Separação dos secos no mutirão em Santo Cristo Separação dos frescos na Feira da Glória

22 1 Os custos comuns da Rede são: Sistemas: R$ 205,00 Encomendas: R$ 635,00 Logística: R$ 635,00 Financeiro: R$ 635,00 Aluguel do Mutirão: R$ 500,00 Faxina do Mutirão: R$ 50,00 Auxilio Telefônico: R$ 120,00 Responsável pela Feira da Gloria:R$ 155,00 Total dos Custos Comuns: R$ 2.935,00

23 1 Quanto ao rateio dos custos, ele é feito da seguinte maneira: A Rede está composta por 11 núcleos, sendo 5 com 4 ou 5 entregas semanais, 1 com 2 entregas quinzenais e 5 com 1 entrega mensal; Se estivermos num mês de 4 semanas, teremos um total de 27 entregas; Os custos fixos mensais da Rede, totalizam R$ 2.935,00; Para efetuar o rateio de forma justa, dividimos o valor total dos custos pelo número de entrega no mês ( R$ 2.935,00/27= R$ 108,70) e teremos o valor de R$ 108,70 por entrega.

24 1 Assim para o custeio das despesas em comum da Rede: os núcleos mensais contribuem com R$ 108,70 (R$ 108,70 X 1 entrega); o núcleo quinzenal contribui com R$ 217,40 (R$ 108,70 X 2 entregas), e os núcleos semanais contribuem com R$ 434,80 ( R$ R$ 108,70 X 4 entregas).

25 1 No momento que um núcleo mensal com os pagamentos de suas associações consiga pagar o rateio ( R$ 108,70), as despesas com transporte dos produtos, impressão das planilhas de pedidos e ainda restar um saldo, nada mais justo do que remunerar uma pessoa que fique com a grande responsabilidade de receber o pagamento e depois repassá-lo a Rede. Os responsáveis pelas entregas nos núcleos devem ter um conhecimento desejável das planilhas do Excel.

26 1 “O que é margem? É lucro? É muito comum confundir margem com lucro. Mas margem não é lucro. Margem é uma previsão que precisa ser calculada para fazer face a eventuais perdas e reservas. É um conjunto de custos, todos tipicamente de venda, cujo cálculo só se consegue fazer a partir do preço de venda. Por isso são expressos como um percentual do preço de venda ou da quantidade vendida que, no caso, é a mesma coisa.” (Práticas de Comercialização: uma proposta de formação para economia solidária e a agricultura familiar – Instituto Kairós e Capina)

27 1 Os recursos provenientes da margem de 3% sobre o preço de venda dos produtos formam um fundo de reserva para despesas extraordinárias, tais como: perdas no transporte; perdas por atraso na entrega; perdas por devoluções (associado insatisfeito); perdas por descontos concedidos; perdas por deterioração ou vencimento do prazo de validade; reserva para doações de valores e de produtos a instituições e pessoas; Recursos provenientes da margem de 3%

28 1 reserva para produção de material impresso e visual visando as campanhas de conscientização da agroecologia, de políticas sociais, ambientais e da economia solidária; reserva para despesas com acompanhamento dos produtores e da SPG;. Visita ao Rio da Prata – Tira Caqui Campanha Xô Saco Plástico

29 1 reserva para empréstimos sem juros aos nossos parceiros ( produtores e motoristas). Ressaltamos que grande parte da nossa estabilidade financeira se deve a existência dessa margem. MotoristasFrancisco – produtor de bananas - Agrovargem

30 1 Aqui é interessante informar que esses pequenos empréstimos sem juros que a Rede está concedendo, também tem participação direta dos seus associados na disponibilidade de recursos. O tomador do empréstimo tem, geralmente, 60 dias como prazo de carência e só após desse tempo que inicia o pagamento das parcelas de acordo com a sua capacidade financeira.

31 1 Está em estudo na Rede a criação de um fundo rotativo, possibilitando uma maior agilidade e ampliação na concessão dos empréstimos.

32 1 Resumindo... As funções da Comissão de Finanças se dividem em: contas a pagar; contas a receber; controle bancário ; planejamento financeiro.

33 1 Contas a Pagar: controla todos os pagamentos a serem realizados pela Rede, tais como: produtores, serviços de fretes, responsáveis pelas entregas, pelas encomendas, aluguel e faxina do local do mutirão, etc.; a maioria desses pagamentos são realizados pela internet; Contas a Receber: controla todo o recebimento das receitas (associações e encomendas); Controle Bancário: realiza toda a conciliação bancária da Rede, como: extratos bancários, pagamentos, cheques emitidos, tarifas cobradas, etc.;

34 1 Planejamento financeiro: tem como objetivo, de modo geral, fazer com que as metas estabelecidas pela Comissão Gestora da Rede sejam alcançadas. Para que isso aconteça, é preciso definir: como, quando, por quem e quanto vai custar. Cabe à comissão de finanças analisar as várias alternativas, observando qual delas é a menos onerosa e estabelecendo o montante de recursos que será necessário.

35 1 Conhecer o ponto e a margem de equilíbrio da Rede é tão importante quanto conhecer o ponto de equilíbrio de um núcleo que lhe está integrado. Quanto maior a margem de sustentação da Rede, mais confortável é a situação dos núcleos que a integram. Temos um estudo que chamamos ponto de equilíbrio, onde constatamos quando o núcleo já pode remunerar a pessoa responsável pela entrega de produtos.

36 1 Estudo do Ponto de Equilíbrio de um Núcleo O equilíbrio de um núcleo se dá quando temos: DESPESAS=RECEITAS As receitas de um núcleo provém das associações e as despesas são compostas pelos custos diretos do núcleo ( responsável, transporte, impressão, etc) e o rateio dos custos comuns da Rede.

37 1 Exemplo de um Núcleo Mensal: Nova Iguaçu Receitas: R$ 494,00 Despesas: R$ 432,70 Rateio dos custos fixos Rede R$ 108,70 Responsável pela entregasR$ 120,00 Transporte dos produtosR$ 180,00 ImpressãoR$ 24,00 Saldo:R$ 61,30

38 1 Exemplo de um Núcleo Quinzenal: Vila Isabel Receitas: R$ 780,00 Despesas: R$ 726,40 Rateio dos custos fixos Rede R$ 217,40 Responsável pela entregasR$ 240,00 Transporte dos produtosR$ 215,00 Impressão, Lan House, PassagensR$ 54,00 Saldo:R$ 53,60

39 1 Exemplo de um Núcleo Semanal: Botafogo Receitas: R$ 1.505,00 Despesas: R$ 1.424,80 Rateio dos custos fixos Rede R$ 434,80 Responsável pela entregasR$ 480,00 Transporte dos produtosR$ 405,00 Impressão, celular, passagensR$ 105,00 Saldo:R$ 80,20

40 1 A Comissão de Finanças tem a responsabilidade de apresentar mensalmente: Relatório Financeiro consolidado Movimento Bancário Quadro de Cestantes

41 1 RELATÓRIO FINANCEIRO

42 1

43 1 MOVIMENTO BANCÁRIO

44 1 QUADRO DE CESTANTES

45 1 REDE ECOLÓGICA: COOPERAÇÃO E SOLIDARIEDADE

46 1 REDE ECOLÓGICA: GERMINANDO NOVAS ESCOLHAS

47 1 Brígida Ruchleimer– Núcleo Humaitá Miriam Langenbach – Núcleo Urca Paloma Medina – Núcleo Santa Teresa Elaboração