SEMINÁRIO SOBRE MAPEAMENTO DE PROCESSOS abordagem prática UNIVERSIDADE FEDERAL DE ITAJUBÁ - UNIFEI SEMINÁRIO SOBRE MAPEAMENTO DE PROCESSOS abordagem prática Maura Regina Renó Ferreira

Introdução Mapeamento de Processos Qualidade Serviço Público

Objetivos específicos para o objeto de estudo Analisar as atividades realizadas pelo departamento e as possíveis melhorias; Realizar o mapeamento dos processos; Implementar a padronização dos processos; Avaliar a evolução do desempenho através de auditoria interna.

Início do Mapeamento Para iniciar a fase de mapeamento de processo torna-se importante a elaboração de uma lista de atividades, através da realização de entrevistas semi-estruturadas, que permitam aos participantes do processo falarem aberta e claramente sobre as atividades desempenhadas. (Leal, 2003)

Cronograma 1) Verificação de acesso irrestrito ao Objeto de Estudo Apresentação dos objetivos e procedimentos de pesquisa em reunião realizada no dia 27/09/2011. 2) Estabelecimento do cronograma de atividades. Realização de entrevista com a Diretora do Departamento em 06/10/2011. Realização de entrevista com a Diretora de Ensino em 07/10/2011. Levantamento das atribuições de cada servidor em 10/10/2011. 3) Realização da Pesquisa de Satisfação dos Clientes: Com os Alunos de Graduação e de Pós-Graduação, através de envio de formulário de pesquisa via internet no dia 13/10/2011, com prazo para respostas até 31/10/2011.

Elaboração da listagem das Funções: Mapeamento de Processos da DRA Elaboração da listagem das Funções: Controlar e arquivar os documentos e processos relativos à vida acadêmica do aluno de graduação e de pós-graduação desde sua admissão até a conclusão ou saída; Montar os processos de confecção dos diplomas da graduação e pós-Graduação de Itajubá e de Itabira; Montar os processos de confecção dos certificados de pós-graduação; Confeccionar os certificados de capacitação dos servidores técnico-administrativos da UNIFEI; Realizar a matrícula dos alunos ingressantes de graduação e de pós-graduação;

Coordenar as atividades de recebimento dos alunos do Programa de Estudantes-Convênio de Graduação (PEC-G); Emitir históricos, declarações, planos de ensino, guias de transferência e atestados de vagas, solicitados pelos alunos; Receber os pedidos de colação de grau dos alunos de graduação; Preparar a colação de grau dos alunos de graduação; Recebimento e envio de pedidos de transferências; Recebimento e providências de lançamento de pedidos de equivalência de alunos de Graduação; Recebimento e providências de lançamento de pedidos de validação de créditos de alunos da pós-graduação;

Atender aos servidores de outros departamentos nas suas solicitações; Registrar os certificados de cursos realizados pela Pró-Reitoria de Cultura e Extensão Universitária (PRCEU); Realizar o processamento de matrícula em cursos de extensão; Realizar o processamento de correção de notas e frequências autorizadas pela Pró-Reitoria de Graduação (PRG) e pela Pró-Reitoria de Pesquisa e Pós-Graduação (PRPPG); Realizar o processamento do trancamento de matrícula de alunos de graduação e de pós-graduação; Realizar o processamento do desligamento de alunos de graduação e de pós-graduação;

Efetuar os registros de certificados de capacitação dos servidores técnico administrativos da UNIFEI; Emitir e registrar os certificados dos alunos de atualização em ciência e tecnologia; Emitir e registrar os certificados dos cursos de especialização do ensino à distância; Efetuar o registro dos diplomas de graduação e de pós-graduação de Itajubá e de Itabira; Gerenciar o processo de revalidação ou de reconhecimento de diplomas expedidos por instituições estrangeiras; Fazer a montagem das pastas de alunos de graduação e de pós-graduação; Responder oficialmente sobre a veracidade de diplomas ao Conselho Regional de Engenharia, arquitetura e Agronomia (CREA).

Uma função para exemplificar: Função 09 / 25 - Preparar a ata da Colação de Grau dos Alunos da Graduação

Análise do processo Detalhamento da função 09 e estimativa de tempo para executá-la: - Localizar o livro de atas de Graduação; - Receber a listagem dos formandos por curso; - Escrever a introdução da ata, mencionando os cursos e os nomes completos dos Alunos que colarão grau; - Fazer o encerramento da ata e numerar os espaços para assinaturas dos respectivos formandos, dos professores presentes, da Secretária e do Reitor. Tempo estimado para confecção da ata de colação de grau de aproximadamente 300 formandos : 03 horas

Mapeamento do processo Fluxograma – antes e depois: Confirmar Colação Confirmar Colação Localizar livro de Atas Gerar listagem dos Formandos no Sistema Receber a listagem Dos Formandos Por curso Atualizar data e horário Escrever a introdução Da ata com cursos e Formandos Imprimir Escrever o encerramento Registro dos Participantes Fim

Identificação das possíveis melhorias Definição das ações com melhorias: - Utilizar o Sistema Acadêmico para gerar a ata, com todos os dados de Alunos necessários; - Atualizar a data e horário da colação; - Imprimir a ata . Tempo estimado para confecção da ata de colação de grau de aproximadamente 300 formandos : 10 minutos.

Padronização dos Processos PROCEDIMENTO DA DIRETORIA DE REGISTRO ACADÊMICO   Título: Preparar a ata de colação de grau dos Alunos de Graduação Aprovado por:_______________________________________ Em: ____/____/____ Objetivo: Preparar a ata de colação de grau. Passos para a realização da atividade: - Acessar o sistema da Graduação no Portal Acadêmico; - Gerar a listagem dos Formandos no Sistema; - Atualizar data e horário nas telas de termo de colação de grau; - Imprimir a ata por curso. Sugestões de Melhoria na realização desta atividade: Descrição dos passos para a realização de cada função, gerando o procedimento;

Identificação das responsabilidades de cada um no processo   Matriz de Responsabilidade Diretora Geral Diretora de Ensino Secretária Servidora F Servidora C Servidora H Servidora E Servidor M Servidora Y Servidor N Funções Autoridade Função 01 A R Função 02 E N Função 03 Função 04 Função 05 Função 06 Função 07 Função 08 Função 09 Função 10 Função 11 Função 12 Função 13 Função 14 Função 15 C Função 16 Função 17 Função 18 Função 19 Função 20 Função 21 Função 22 Função 23 Função 24 Função 25 LEGENDA: C – Controla E – Elabora/Revisa A – Aprova R – Realiza/Implementa N – Não Participa

Avaliação dos resultados Plano de Ação para a Diretoria de Registro Acadêmico – UNIFEI   Nº Procedimentos Melhorias implementadas Situação 1 Controlar e arquivar os documentos e processos relativos à vida acadêmica do Aluno de Graduação e de Pós-Graduação desde sua admissão até a conclusão ou saída. Implantar a secretaria digital, para digitalização de todos os documentos e processos dos alunos – Arquivo ativo e inativo. 0% 2 Montar os processos de confecção dos Diplomas da Graduação e Pós-Graduação. O envio do pedido de confecção dos diplomas poderia ser feito somente por e-mail, Com envio dos comprovantes de pagamento por correio eletrônico. 100% 3 Montar os processos de confecção dos Certificados de Pós-Graduação. Desenvolver um sistema onde as listas poderiam ser geradas mais rapidamente, como exemplo, digitando o número de matrícula já apareceria o nome do aluno, orientador da monografia e só seria necessário digitar o título, data e nota da mesma. 50% 4 Confeccionar os certificados de capacitação dos Servidores Técnico-Administrativos da UNIFEI. Desenvolver um sistema onde as listas poderiam ser geradas com os nomes corretos dos funcionários para que não haja retrabalho por digitação errada. 5 Realizar a matrícula dos alunos ingressantes de Graduação e de Pós-Graduação. Solicitar ao DSI a autonomia para os Servidores do DRA fazerem as alterações nos dados que forem digitados incorretamente pelo aluno, no ato da confirmação da matrícula.

Agradeço a atenção e me coloco à disposição para orientações. Muito obrigada!