Sistema de Gerenciamento de Atividades e Projetos Elaborado por: Fernando Sampaio, PMP, ITIL

OBJETIVO Compartilhar o conhecimento na ferramenta Redmine, que permite o controle e gestão de projetos de forma simples e colaborativa.

PLATAFORMA > Web > MySQL > Ruby and Rails > Apache > Instalador BitNami Redmine Stack (https://bitnami.com/stack/redmine) > OpenSource (www.redmine.org)

FUNCIONALIDADES > Gestão de Atividades de forma individualizada > Controle do tempo gasto em cada atividade (Projeto x Recurso) > Agrupamento\Controle de versões\milestones > Relatório de Roadmap > Relatório no formato Gantt > Calendário de Atividades > Gestão de Documentos e arquivos relacionados ao projeto > Wiki por projeto > Controle de acesso e permissão por perfil > Rastreabilidade de todas as atividades executadas pelos recursos do projeto > Notificações por email > Fórum > Área de Notícias para notificações da equipe > Suporte para RSS - Feeds > Personalização e criação de novos campos de dados

Criando o projeto ...

Selecionando os módulos... > Você pode selecionar apenas os módulos que você deseja utilizar no seu projeto. > Vamos passar por cada um deles nos próximos slides.

Selecionando as pessoas (membros) > Agora vamos selecionar as pessoas e qual será a função delas no projeto. > Selecione a pessoa (1) e depois o papel (2), em seguida, pressione adicionar (3). 1 2 3

Definindo versões / milestones (1) Indique o nome da etapa/fase/milestone do seu projeto. 1 2 3 4 5 (2) Descreva o que essa etapa fará. 6 (3) A Situação inicial é sempre aberta, se criar como Fechada, você não conseguirá abrir nenhuma tarefa para essa fase. (4) Você pode criar uma página Wiki para descrever melhor o que essa fase fará. (5) Defina a data limite para alcançar essa fase/milestone ou mesmo meta. (6) Você pode compartilhar essa fase com outros projetos ou com a hierarquia do projeto. O sugerido por mim é não compartilhar, pois cada projeto tem suas metas definidas e com datas limites.

Definindo categorias das tarefas Categorias auxiliam a definir melhor as atividades/tarefas. O uso pode variar de acordo com a natureza/objetivo do projeto. Veja que no projeto utilizado nessa apresentação, foram criadas as categorias ao lado para facilitar o filtro e controle. Note que é possível definir um responsável por cada categoria.

Definindo páginas Wiki > Uma Web Wiki permite que os documentos sejam editados coletivamente com uma linguagem de marcação muito simples e eficaz, através da utilização de um navegador web. > Na área de projetos, como sugestão, você pode utilizar para fazer o registro periódico do andamento do projeto, manter um registro de ocorrências para manter um diário de bordo, muito útil quando fechamos o projeto e analisamos as lições aprendidas.

Definindo um Repositório > Para projetos de desenvolvimento de software, você pode utilizar alguns sistemas de versionamento, já integrados ao REDMINE, facilitando assim a análise das alterações.

Definindo Fórum \ Grupo Discussão > No REDMINE você pode habilitar o módulo de Fórum, com isso é possível ter uma interação maior com alguns usuários. Por exemplo, imagine que você tem uma versão nova lançada no mercado, seus usuários/clientes, poderiam interagir diretamente com o seu time de desenvolvimento ou suporte, mantendo assim uma base centralizada de informações, reclamações, melhorias etc...

Definindo Atividades \ Registro hora > Por fim, você deve selecionar quais Atividades serão permitidas para registro de horas gastas no projeto. > Você pode criar várias Atividades no menu principal do REDMINE e utilizar apenas as que serão úteis em seu projeto. > IMPORTANTE definir aqui as atividades para que você possa extrair relatórios de desempenho no final dos períodos de trabalho.

Tela de Boas Vindas > Assim que você estiver logado no sistema, você visualizará as últimas notícias relacionadas ao projeto (aqui vem novamente um pilar muito importante na área de Gerenciamento de Projetos = COMUNICAÇÃO). > Você visualizará também os últimos projetos criados, mas note que você visualizará apenas os projetos que esteja participando.

Visão Geral do Projeto > Clicando sobre o link do projeto, você será direcionado para a página do mesmo. Veja no exemplo abaixo.

Resumo de Atividades > Aqui você pode visualizar rapidamente quem fez o que no projeto, como: > quais tarefas foram atualizadas, > edições no Wiki, > Atualização de Documentos etc...

Planejamento \ Roadmap > Aqui você pode visualizar quais são as tarefas realizadas e a serem realizadas em cada fase\versão definida para o projeto:

Consultando as Tarefas > No link Tarefas, você visualizará as atividades que estão abertas no seu projeto. Você pode alterar as colunas que estão dispostas nessa tela, para isso, vá até o menu principal > Configurações > Tarefas > Você pode fazer diversos filtros e exportar para CSV ou PDF

Criando Tarefas > Veja abaixo como é simples criar uma tarefa. > Lembre-se que você pode customizar essa tela, criando novos campos.

Gráfico de Gantt > Veja abaixo a visualização do gráfico e note que é possível gerar uma imagem PNG ou um arquivo PDF para encaminhar para outras pessoas.

Calendário do Projeto > O calendário auxilia na visualização de quais atividades e milestones estão planejadas para o dia ou semana. DICA: Você pode customizar a sua página pessoal no REDMINE para exibir o seu calendário com todas as suas tarefas dos projetos em que você atua.

Comunicação com o time > Nesse área você pode se comunicar com o time, veiculando notícias importantes sobre o seu projeto ou área em que o projeto atuará, dessa forma, o time fica alinhado sobre o que está acontecendo no projeto.

Gestão de Documentos > Nessa área você pode organizar por categoria de documento, todas os registros importantes para o projeto. Veja que você pode criar novos tipos de documentos no menu principal do REDMINE > Administração > Tipos & Categorias

Gestão de Informações - WIKI > Outra parte muito importante do REDMINE na minha opinião é a possibilidade de criar páginas WIKI, essa funcionalidade permite o registro diário ou periódico das informações do projeto, o que auxilia muito a comunicação e colaboração do time no projeto.

Interação – Fórum > A utilização de Fórum pode agregar muito em determinados projetos, já que pode dinamizar a comunicação e colaboração do time, permitindo assim o registro das idéias, sugestões e demais informações.

Gestão de Arquivos > Utilize essa área para registrar arquivos relevantes no projeto, mas que não estejam ligados aos documentos gerenciais do projeto. > Por exemplo, você pode utilizar para subir diversos fotos tiradas durante o mapeamento de um processo. Os arquivos podem ser referenciados em tarefas e páginas WIKI.

Exemplo de Relatórios > Com os dados gerados no sistema, é possível extrair os dados no formato CSV e as métricas podem ser geradas de acordo com a necessidade do cliente ou definidas em contrato de ANS (Acordo de Nível de Serviço)