BPM Day Serra Gaúcha 2013

Implantação do Escritório de Processos e Iniciativas BPM na Universidade de Passo Fundo UPF José Luís de Freitas Executivo Administrativo e Financeiro UPF jfreitas@upf.br Kely Dorigoni Escritório de Processos UPF kelydorigoni@upf.br

Escritório de Processos FUPF Conselho Diretor UPF (Reitor) VRADM Gestão Executiva TI Escritório de Processos RH CONTAB FINANC ADM COMPRAS PATRIMÔNIO ORÇAMENTO VREAC, VRPPG, VRGRAD UPF Idiomas Integrado UPF Estrutura Funcional

Implantação do Escritório de Processos Pessoas Tecnologia Fev / 2012 Estruturação do Escritório de Processos Ago / 2013 Transferência para DTI Dez / 2011 Criação do Escritório de Processos - Reitoria Fev / 2013 Reestruturação da Equipe

Metodologia de Gerenciamento de Processos de Negócio UPF Ferramentas de Apoio Orquestra BPM – Cryo BizAgi Modeler OpenProj

Apresentação dos Cases Case 1 – Automação e Integração de Processos com o ERP Case 2 – Melhoria e Documentação de Processos Case 3 – Análise de Processos: Gargalos Solucionados pelo ERP

Case 1: Planejamento Orçamentário Institucional Automação e Integração do Processo com ERP Escopo: Reestruturação do Processo de Planejamento Orçamentário Institucional.

Case 1: Planejamento Orçamentário Institucional Automação e Integração do Processo com ERP Diagnóstico Falta de planejamento e cumprimento de prazos; Falta de ferramenta adequada às necessidades; Falta de conhecimento sobre gestão orçamentária; Gerenciamento precário de solicitações de suplementações; Utilização de “verdinhos”.

Case 1: Planejamento Orçamentário Institucional O “Verdinho”

Case 1: Planejamento Orçamentário Institucional Automação e Integração do Processo com ERP Desafios Cumprimento de prazos; Cultura do planejamento de necessidades; Cultura do papel (“verdinho”).

Case 1: Planejamento Orçamentário Institucional Automação e Integração do Processo com ERP Processos Planejamento Orçamentário Institucional Ajustes e Suplementações Orçamentárias

Case 1: Planejamento Orçamentário Institucional Automação e Integração do Processo com ERP Melhorias Implementadas Definição do Processo e Regras de Negócio; Definição dos responsáveis de cada centro de custo.

Case 1: Planejamento Orçamentário Institucional Automação e Integração do Processo com ERP Melhorias Implementadas Reestruturação do software de orçamento e integração com automação; Orçamento distribuído em 12 meses.

Case 1: Planejamento Orçamentário Institucional Automação e Integração do Processo com ERP Outras Melhorias Implementadas Definição de períodos controlados automaticamente a partir de um cronograma; Inserção automática dos valores de suplementações aprovadas.

Case 1: Planejamento Orçamentário Institucional Automação e Integração do Processo com ERP Melhorias Implementadas Gerenciamento do total de suplementações solicitadas.

Case 2: Aquisição de Equipamentos UPF Parque Melhoria e Documentação de Processos Escopo: Processos que envolvem a disponibilização do recurso financeiro pela Prefeitura Municipal de Passo Fundo e a necessidade de aquisição de equipamentos do UPF Parque.

Case 2: Aquisição de Equipamentos UPF Parque Melhoria e Documentação de Processos Diagnóstico Problemas de comunicação interna; Falta de conhecimento dos envolvidos em relação ao processo; Muitos handoffs desnecessários; Não cumprimento de prazos e falta de informações.

Case 2: Aquisição de Equipamentos UPF Parque Melhoria e Documentação de Processos Desafio Atender aos prazos cumprindo todos os requisitos e alinhando o envolvimento de uma instituição de ensino superior de grande porte e um órgão público.

Case 2: Aquisição de Equipamentos UPF Parque Melhoria e Documentação de Processos Processos Aquisição de Equipamentos do UPF Parque Orçamento de Equipamentos Licitação Modalidade Pregão Melhorias Implementadas Definição dos processos, padronização da documentação e checklist de informações; Eliminação de áreas com envolvimento desnecessário; Diminuição do tempo e adequação do orçamento; Diminuição do ruído na comunicação com aproximação das áreas envolvidas.

Case 2: Aquisição de Equipamentos UPF Parque Melhoria e Documentação de Processos

Case 3: Conferência e Pagamento de Contas Análises de Processos: Gargalos Solucionados pelo ERP Escopo: Identificar gargalos e dificuldades nos processos de pagamento de contas em espécie, cheques ou qualquer outro meio não informatizado.

Case 3: Conferência e Pagamento de Contas Análises de Processos: Gargalos Solucionados pelo ERP Diagnóstico O processo operacional de conferência de dados e efetivação de pagamentos é maduro e de baixa variação, no entanto, não existem ferramentas suficientes e adequadas de apoio.

Case 3: Conferência e Pagamento de Contas Análises de Processos: Gargalos Solucionados pelo ERP Entregas para Seção de Desenv. de Sistemas 10 processos mapeados de conferência e pagamento de contas; Identificados os principais problemas e necessidades de sistemas de cada processo; Priorização e detalhamento das demandas de desenvolvimento de sistemas e manutenções evolutivas.

Case 3: Conferência e Pagamento de Contas Análises de Processos: Gargalos Solucionados pelo ERP PROCESSO MAPEADO NECESSIDADE DETALHADA PARECER JURÍDICO LAYOUT BANCO

Alguns Números Número de Projetos: 13 Processos Mapeados: 110 Fev / 2012 Dez / 2013 Número de Projetos: 13 Processos Mapeados: 110 Processos Redesenhados: 30 Aproximadamente 50 áreas envolvidas

Desafios do Escritório de Processos UPF Amadurecer e viabilizar melhorias na relação de trabalho entre a área de Desenvolvimento de Sistemas e o Escritório de Processos; Evoluir e garantir a implementação das auditorias internas de processos; Definição de indicadores por processos; Eliminar a Cultura do “Verdinho”!!!

Obrigado! José Luís de Freitas Kely Dorigoni jfreitas@upf.br kelydorigoni@upf.br Obrigado!