DAC – Departamento de Atendimento ao Cliente Processos de Início e Fim de Ano Letivo DAC – Departamento de Atendimento ao Cliente

1. Processo de Abertura de Período

O processo de abertura de período letivo está localizado no Módulo Administração. Acesse o mesmo, clique no menu Cadastro – Configurações – Aba Sistema – Aba Básicas. Os módulos que a instituição utiliza devem estar habilitados para que possa criar um novo período.

Para realizar a abertura de período, clique no menu Processos - Abertura de Período Básico. Na tela abaixo selecione: O Período Atual, a Data de Início e Fim do Ano Letivo, a Descrição do ano que aparecerá na tela de login do sistema, a data de início e fim do período de aulas e para quais das Unidades queres criar o período.

Será apresentada a mensagem abaixo, solicitando uma confirmação para criar o determinado período. Clicando em “Sim” você estará confirmando a abertura do novo ano letivo. Clicando em “Não”, você estará abortando o processo e não será gerado o novo ano letivo.

Se a opção foi sim na tela anterior, o sistema fará o processo e dará a informação de que o período letivo foi gerado. Clique no botão OK.

Ao abrir a tela de login do sistema, já estará disponível o novo período letivo.

2. Processo de Rematrículas

1º - Ajustar as datas das Etapas: Acesse o módulo secretaria no ano que foi aberto (Ex.: Ano Letivo de 2009). No menu Acadêmico – Estrutura Acadêmica – dentro do curso, clique na série e após na aba etapa; Posicione o cursor sobre a 1ª etapa, clique no botão editar e altere as datas, após clique no salvar. Repita esse processo para todas as etapas de cada série.

2º - Mudanças no novo ano letivo: Atualize toda a estrutura acadêmica, caso haja mudanças como, por exemplo: a inserção ou exclusão de uma turma, o número de alunos previstos, inclusão de uma nova disciplina, faça-as antes de iniciar os processos que envolvam matrículas. Verifique o sistema de avaliação, para cada uma das séries, caso haja alguma mudança no que diz respeito ao cálculo de notas, pesos das etapas, nomenclaturas, ajuste antes de iniciar o lançamento de qualquer avaliação no sistema.

Na aba Parâmetros Padrões dentro da estrutura acadêmica também é importante atualizar os parâmetros de cada série, quando for realizada a rematrícula os alunos serão matriculados automaticamente com os parâmetros da sua respectiva Série.

A seguir será explicado o processo de rematrícula para quando já foi calculado no sistema o resultado final dos alunos, ou seja, já está definido se é aprovado ou reprovado. Primeiramente é importante a verificação de alguns cadastros no ano letivo corrente.

No módulo Administração: Menu Cadastro – Status de Matrícula. Essa é a tela de cadastro dos status de matrícula, nela podemos cadastrar um status para ser atribuído ao aluno após ser calculado o seu resultado final. Essa opção deve estar marcada para que o aluno seja rematriculado.

Menu Cadastro - Resultados Módulo Secretaria: Menu Cadastro - Resultados Pode-se indicar um status de matrícula para ser automaticamente atribuído após ser calculado o resultado final. Ex: Se em todas as disciplinas o resultado for Aprovado, o status de matrícula será Aprovado. A opção “Trocar Status” trabalha em conjunto com a informação da coluna Status de Matrícula, marcando essa opção estamos indicando para qual status o aluno será trocado quando uma disciplina tiver o resultado indicado. Ex: Se uma disciplina estiver com o Resultado de Reprovado automaticamente o status de matrícula será alterado para Reprovado.

Iniciando o processo de Rematrículas: Acesse o módulo secretaria no ano letivo corrente;

Clique no menu Processos e em Rematrículas; Após, será exibida uma tela onde você poderá realizar uma limitação por Curso e Série, a seleção não é obrigatória, caso selecione um curso e/ou série, só aparecerá as turmas correspondentes àquela seleção. Indique a data de início e fim para a matrícula, essas devem contemplar, o período de emissão das mensalidades, por exemplo, se a geração de mensalidades para o novo período letivo se inicia no mês de janeiro, a data de início da matrícula deve contemplar esse mês e não apenas a partir de fevereiro ou março, quando normalmente iniciam-se as aulas.

Para prosseguir clique no botão Avançar No campo Status você deve indicar qual será o status de matrícula a ser utilizado na nova matrícula dos alunos. Para prosseguir clique no botão Avançar

Na grade Período Atual, selecione a 1ª turma que fará a rematrícula. No Novo Período (Não Aprovados), selecione a turma onde ficará os reprovados, geralmente a mesma. Na grade Período Atual, selecione a 1ª turma que fará a rematrícula. Novo Período (Aprovados), marque a turma que os aprovados irão cursar no próximo ano. Essas opções servem para auxiliar na visualização das turmas, veja que marcando as opções “Do mesmo curso” e “Da mesma série”, aparece somente as turmas de 2ª série do Curso cujo código é o 302. Nesta aparece a opção de visualizar somente as turmas da série posterior, veja que mostrou somente turmas a partir da 3ª série do mesmo curso.

Feitas as seleções, clique no botão Adicionar. Após adicionar todas as turmas, clique no botão Executar. Verifique os dados que apareceram em Turma Origem, Turma Destino (Não Aprovados) e Turma Destino (Aprovados), se ficaram corretos, faça a seleção da próxima turma e novamente clique no adicionar, repita o processo para todas as turmas. Obs.: Para as turmas de 8ª série do Ensino Fundamental e 3º ano do Ensino Médio na coluna de “Novo Período (Aprovados) deverá ser selecionada a turma “FORMADO”.

Aparecerá a seguinte mensagem: Para confirmar, clique no botão Sim desejando cancelar o processo, clique no Não. Após confirmar o sistema processa as informações... Terminado o processamento, mostrará a tela ao lado, clique em OK.

Feche o sistema, e entre novamente, mas agora no novo ano; Verifique se as matrículas e as concessões, no cadastro dos alunos ficaram corretas, havendo algum problema entre em contato com o suporte da Perseus. O processo de Rematrícula, está concluído.

Caso necessite executar o processo de rematrícula antes de calculado o resultado final do aluno, os procedimentos serão os mesmos, com a diferença de que todos os alunos Matriculados serão considerados como aprovados, ou seja, passarão para a série seguinte com o status de Matriculado. Obs.: Para que isso funcione é fundamental que no Módulo Administração - Menu Cadastro – Status de Matrícula. O status de matriculado esteja com a opção “Matriculado” marcada.

3. Processo de Encerramento

O processo de encerramento fará a geração dos históricos e a atribuirá o status de matrícula dos alunos no ano que está sendo encerrado. Portanto é necessário que todas as notas, conceitos, resultados e carga horária, estejam lançadas, pois esses dados serão exportados para os históricos. Aviso: Como o status de matrícula dos alunos será modificado, alguns outros processos e/ou relatórios podem não resultar nas informações desejadas, por isso, recomendamos que se realize um backup antes, com intuito de resguardar os dados consistentes.

Após, clique no botão Próximo. Acesse o Módulo Secretaria no ano que será encerrado. Clique no menu Processos – Encerramento de Período. Exibirá a janela abaixo com os filtros para seleção: Selecione o curso, caso desejar também poderá selecionar uma série e uma turma. Obs.: A 8ª série do E.F. e o 3º ano do E.M., deverá ser realizado o processo separado, pois o status de matrícula ficará formado. Após, clique no botão Próximo.

Marcando essa opção, você poderá propagar o status de matrícula para os alunos no ano que estás encerrando. Insira qual será o status de matrícula para os alunos que estão Aprovados, e para os Reprovados. OBS.: No encerramento das séries de Formandos é só alterar o status de aprovado para Formado. Se for marcada essa opção somente as disciplinas nativas (pertencentes ao Curso e Série que o aluno está matriculado) serão consideradas para a verificação do resultado do aluno (Aprovado ou Reprovado). Caso contrário tanto às nativas quanto as não nativas influenciarão no resultado. Marcando essa opção, as disciplinas não pertencentes à base curricular influenciarão na verificação do resultado do aluno.

Após, clique no botão Executar. A seleção deste item determina a transferência das notas dos alunos para os históricos. Se essa opção for marcada, as disciplinas não pertencentes à base curricular serão inseridas nos históricos. Indica que a carga horária das disciplinas não pertencentes a base curricular serão somadas a carga horária total da série. Marcando esta opção, somente as disciplinas nativas (pertencentes ao Curso e Série que o aluno está matriculado) serão consideradas na execução deste processo. Após, clique no botão Executar.

Após o processo será finalizado, clique no botão OK. Exibirá uma mensagem pedindo para aguardar. Após o processo será finalizado, clique no botão OK.

Terminamos os processos! Confira o status de matrícula e o histórico dos alunos, encontrando algum problema entre em contato com o nosso suporte.

Agradecemos sua atenção! Bom trabalho e conte conosco. www.i-school.com.br