Caracterização de Projeto Universidade de Brasília Faculdade de Economia, Administração, Contabilidade e Ciência da Informação e Documentação Departamento de Ciência da Informação e Documentação Disciplina: Projeto de Implementação de Sistemas Arquivísticos Prof.: Lillian Alvares Caracterização de Projeto

Etimologia Vem do latim projectus que significa  ação de lançar para a frente, de se estender, extensão. (1680)

Características Projeto é um esforço temporário empreendido para criar um produto ou serviço único, com início e fim definidos Resulta em um produto ou serviço de alguma forma diferente de todos os outros anteriormente produzidos

Característica: Temporário Começo e fim definidos O ciclo de vida Não significa necessariamente que seja curto

Característica: Temporário O fim é alcançado quando: Os objetivos são atingidos Fica claro que os objetivos não podem ou não serão atingidos A necessidade que originou o projeto não existe mais

Característica: Único A singularidade: algo que nunca havia sido feito (Inovação) O produto ou serviço deve ser único

Característica: Metodologia A metodologia de desenvolvimento

Característica Fundamental Envolvem um certo grau de incerteza.

Fatores fundamentais A elaboração de qualquer projeto depende de dois fatores fundamentais: A capacidade de construir uma imagem mental de uma situação futura. A capacidade de conceber um plano de ação a ser executado em um tempo determinado que vai permitir sua realização.

Definição É um empreendimento não repetitivo (temporário), com uma seqüência bem definida de eventos com início e fim, conduzido por pessoas, para se obter um novo produto ou serviço (único) que se caracteriza por:

Definição Possuir objetivo e requisitos claramente definidos (Escopo) Obedecer ao orçamento aprovado (Custo) Ser concluído em prazo especificado (Tempo)

Projetos X Atividades ATIVIDADES PROJETOS Permanente Repetitivo Funcional Resultado previsível Foco na disciplina PROJETOS Temporário Original Multifuncional Resultado é incerto Foco na integração

Exemplos de projetos Projetos pessoais Projetos corporativos Projetos de pesquisa e desenvolvimento Projetos de infra-estrutura Projetos de marketing e vendas Projetos administrativos em geral, etc...

Concepção de projeto Identificação do problema Determinação das necessidades Determinação das características principais do produto Estudo de viabilidade Técnica Econômico/financeira / Comercial Gerencial

Resultados Esperados Podem ter resultados tangíveis ou resultados intangíveis Um objeto produzido, quantificável Pode ser um item final ou Item componente de uma parte maior Um serviço ou uma capacidade de realizar um serviço Um documento

Anteprojeto

Primeiro Passo: Anteprojeto Antes do projeto, é comum fazer a preparação de um anteprojeto que é o estudo preparatório do projeto.

Anteprojeto Identificação do problema Determinação das necessidades Determinação das características principais do produto Estudo Preliminar de viabilidade Escopo Custo Tempo

Projeto Básico

Segundo Passo: Projeto Básico É o conjunto de elementos: Necessários Suficientes Com nível de precisão adequado

Projeto Básico Que assegurem a: Viabilidade técnica Adequado tratamento do impacto socioambiental Avaliação do custo Definição dos métodos Prazo de execução

Projeto Básico - Solução Desenvolvimento da solução escolhida de forma a fornecer visão global e identificar todos os seus elementos com clareza;

Projeto Básico - Tecnologia Soluções técnicas suficientemente detalhadas, de forma a minimizar a necessidade de reformulação durante as fases de elaboração do projeto executivo e de realização;

Projeto Básico - Recursos Identificação dos recursos a incorporar, bem como suas especificações que assegurem os melhores resultados para o empreendimento, sem frustrar o caráter competitivo para a execução;

Projeto Básico - Informações Informações que possibilitem seu desenvolvimento.

Projeto Básico - Subsídios Subsídios para a gestão, compreendendo programação, estratégia, controle e outros dados necessários;

Projeto Básico - Orçamento O orçamento detalhado do custo global do projeto, fundamentado em estimativas de quantitativos de serviços e despesas diversas.

Planejamento, Execução, Controle e Encerramento

Planejamento Especificação detalhada do produto Definição da estrutura organizacional Plano do Projeto Política de acompanhamento e controle Especificações para instalação e operação

Execução e Controle Operacionalização do Projeto Acompanhamento e controle periódico

Encerramento Aceitação Transferência de resultados Avaliação dos resultados (efeitos e impactos) Desmobilização e dissolução da equipe Pode envolver uma subfase de operação/utilização

Metodologia 5 W 2H

O Que Fazer? What ? Definir o escopo, o objetivo geral e os objetivos específicos.

Por Que Fazer? Why ? (1/3) Justificativa A justificativa consiste em uma exposição sucinta, porém completa, da importância para a realização do projeto.

Por Que Fazer? Why ? (2/3) Justificativa De suma importância, geralmente é o elemento que contribui mais diretamente na aceitação do projeto pela(s) pessoa(s) ou entidade(s) que vai financiá-la.

Por Que Fazer? Why ? (3/3) Deve Enfatizar: a) O estágio em que se encontra a área a ter a contribuição do projeto b) As contribuições que o projeto pode trazer. c) A importância do projeto do ponto de vista geral. d) A importância do projeto para casos particulares.

Onde Fazer? Where? Ambiente onde será realizado o projeto.

Quem Vai Fazer? Who ? Quem são os responsáveis pela condução do projeto.

Quando Fazer? When ? Cronograma O projeto deve ser dividido em partes, fazendo- se a previsão do tempo necessário para passar de uma fase a outra.

Como Fazer? How Many ? Método de Trabalho O modo para a realização do projeto, o método de trabalho. Que técnicas, que ferramentas serão utilizadas.

Quanto Custa? How Much ? Orçamento O orçamento distribui os gastos por vários itens, que devem necessariamente ser classificados para melhor entendimento da execução do projeto.   

Ciclo de Vida

Ciclo de Vida do Projeto Para que se tenha um melhor controle do projeto e se crie interdependência entre as atividades, dividem-se os projetos em algumas fases, constituindo o chamado CICLO DE VIDA DO PROJETO

Ciclo de Vida do Projeto O ciclo de vida do projeto define, por exemplo: Que técnicas de trabalho serão utilizadas em cada fase. Quais pessoas estarão envolvidas em cada fase.

Ciclo de Vida do Projeto Cada fase do projeto é caracterizada por completar um ou mais “marcos”. Os marcos são resultados de trabalhos que podem ser Verificados Medidos

Ciclo de Vida do Projeto Por exemplo, um estudo de viabilidade ou a elaboração de um protótipo. Determina se o projeto terá continuidade ou terá que corrigir os desvios.

Ciclo de Vida do Projeto Existem diferentes versões para o ciclo de vida do projeto, desde que as que contêm poucas fases até aqueles que contém mais de uma dezena, dependendo do que se considera como uma fase distinta ou um componente delas.

Ciclo de Vida do Projeto Além disso, depende do tipo de projeto e da complexidade envolvida, o que gera a necessidade de um detalhamento minucioso das fases do projeto.

Tendências

Tendências (1/4) Aumento do volume de projetos de natureza intangível

Tendências (2/4) Necessidade de justificar investimentos vultosos

Tendências (3/4) Criação de modelos de avaliação de projetos adequados à nova economia do conhecimento

Tendências (4/4) Consideração do valor do capital intelectual nos projetos de conhecimento

Sucesso do Projeto

Sucesso do Projeto É aquele em que os objetivos previstos são alcançados: Dentro do cronograma planejado Dentro do custo previsto Com nível desejado de desempenho e de tecnologia Utilizando recursos alocados de forma efetiva e eficiente E aceito pelo cliente

Os 7 passos do gerenciamento de projetos 1. Escolher e adotar uma metodologia 2. Comunicar-se 3. Conhecer os envolvidos e monte sua equipe 4. Desenvolver o cronograma junto com quem põe a mão na massa 5. Monitorar os riscos e ser pró-ativo 6. Formalizar o início e o encerramento do projeto