União Europeia Delegação no Brasil Sessão de Informação Procedimentos Operacionais Brasília 10/04/2013 Apresentação: Denise Verdade

Documentos Aplicáveis ao contrato Condições Especiais Anexo I – Descrição da Ação Anexo II – Condições Gerais Anexo III – Orçamento Anexo IV – Procedimentos de Adjudicação do Contrato Anexo V – Pedido de Pagamento Anexo VI – Modelo de Relatório Narrativo e Financeiro Anexo VII – Modelo de Relatório de Verificação de Despesas

Encontros e Eventos Kick-Off Meeting Solenidade de Inauguração do Projeto Curso sobre a Metodologia do Quadro Lógico & Monitoramento Baseado em Resultados e troca de experiências Brasília – 4 dias (Agosto) A DUE vai arcar com as despesas de hospedagem e alimentação Passagens aéreas devem ser emitidas pelos beneficiários (pagas pela instituição ou pelo projeto)

Tipos de Relatórios Relatórios Técnicos Intercalar e Final (Anexo VI): parte narrativa e parte financeira Relatório de Verificação de Despesas (Anexo VII) * Artigo 2º das Condições Gerais

Relatórios Técnicos Apresentação: Acompanhado do pedido de pagamento original assinado e datado (Anexo V) 2 exemplares impressos + versão eletrônica (e-mail ou CD). Em português Anualmente (devem cobrir o mesmo período) * Notificar a Delegação caso não seja possível encaminhar o relatório dentro do prazo estabelecido.

Relatório Técnico O relatório técnico deve apresentar de forma objetiva os seguintes itens: Fornecer uma panorâmica geral da execução da ação Enumerar todas as atividades conforme indicado no Anexo I Descrever os resultados alcançados para cada atividade (Progresso alcançado para atingir as metas e os objetivos Listar as atividades que não se realizaram e explicar os motivos Apresentar uma avaliação dos resultados da ação, incluindo observações sobre o desempenho, realizações e impacto em relação aos objetivos específico e geral; Quantificar resultados tanto quanto possível através dos índices definidos no Quadro Lógico (importante o monitoramento interno contínuo, usar QL como ferramenta de monitoramento).

Relatório Técnico Enumerar contratos (obras, prestação de serviços, fornecimento) de valor superior a 10.000 Euros adjudicados durante o período do relatório indicando para cada contrato o montante, o procedimento de adjudicação e o nome do contratante Incluir uma avaliação da relação entre os parceiros formais da ação; Descrever a relação entre a sua organização e as entidades públicas. Como isso afeta a ação? Descrever sua relação com outras organizações (associados, subcontratantes, beneficiários finais e grupos-alvo, partes terceiras envolvidas)

Relatório Técnico Enviar o Quadro Lógico atualizado Incluir Plano de Ação atualizado Precisar de que forma foi assegurada e visibilidade da contribuição da EU para a ação (Plano de Comunicação e Visibilidade do projeto) Anexos: Lista de publicações e exemplares, recortes de imprensa (clippings), fotos digitais que poderão ser usadas para ilustrar a página web ou publicações da UE.

Relatório Técnico (Informações complementares) Dificuldades que afetaram o andamento do projeto e as soluções encontradas e ou sugeridas. Fatores de sucesso ou fracasso do projeto que estiverem para além do controle dos parceiros do projeto. Casos de sucesso - resumo descritivo de qualquer destaque especial ou de interesse para a dimensão humana que tenha ocorrido no período do projeto.

Relatório Técnico (Informações complementares) Resultados não esperados e lições aprendidas que não foram incluídas nos itens acima. Riscos para a sustentabilidade. Listar os equipamentos adquiridos e localização dos mesmos.

Relatório Técnico Final 6 meses ( Beneficiários sediados na Europa) 3 meses ( Beneficiários sediados no Brasil) Abranger todo o período da ação; Designar todas as atividades desenvolvidas; Apresentar sua avaliação dos resultados de acordo com os objetivos específicos e globais. Houve resultados imprevistos? Conter uma descrição minuciosa das condições em que foi realizada a ação (ou seja o projeto); Identificar as medidas tomadas para assegurar a visibilidade do financiamento da EU.

Relatório Técnico Final Enumerar os contratos adjudicados superiores a 10 mil Euros; Transferência de propriedade para parceiros locais ou beneficiários finais (equipamentos, veículos e materiais) (CG art.7.3); Identificar os elementos que permitam avaliar o impacto da ação; Como está previsto assegurar a sustentabilidade; Indicar aspectos transversais (gênero, direitos humanos, meio ambiente); Indicar como foi feito o controle e a avaliação da ação; Lições aprendidas.

Monitoramento Visitas aos projetos: Monitoramento interno do próprio projeto conforme indicadores do QL, estudos de caso, etc. Visitas dos gestores aos projetos (acompanhamento de campo + sede das instituições e seus parceiros). Informar à Delegação sobre os eventos importantes de cada projeto; Visitas de funcionários e Membros da Comissão, Parlamento em Bruxelas (p. ex. Comissários); Visitas de jornalistas e outros convidados da Comissão (p. ex. deputados dos Estados-Membros da UE ou do Parlamento Europeu).

Monitoramento Externo Externo e independente; Rápido e periódico; Pontual; Através de contrato-quadro específico de prestação de serviços especializados de consultoria (consultores europeus e brasileiros).

Monitoramento Externo ROM Monitoramento por resultado: instrumento útil em nível micro. Para informar os atores sobre a performance do projeto e ajudar os gestores de projeto “a pensar em termos de gestão por resultados” – principal objetivo do monitoramento. Apenas como informação manual do ROM: http://ec.europa.eu/europeaid/how/ensuring-quality/monitoring-projects/index_fr.htm

Monitoramento Externo Resultados do ROM (Result Oriented Monitoring): Relatório padrão e sintético que contém apreciações sobre a situação do projeto no momento da visita com relação aos seguintes parâmetros: Pertinência; Eficiência; Eficácia; Sustentabilidade e Impacto.

Monitoramento Externo Trabalho dos monitores nos projetos: Necessita de apoio logístico para o deslocamento às suas sedes e áreas de intervenção; Pelo menos 50% do tempo da visita dos monitores ao projeto deverá ser dedicado aos trabalhos no terreno para obter uma visão clara das atividades atuais e/ou futuras. Sempre que possível, a equipe de monitoramento deve se reunir com as instituições nacionais de referência.

Civil Society Homepage CiSocH Civil Society Homepage http://ec.europa.eu/europeaid/where/worldwide/civil-society/working-documents_en.htm https://webgate.ec.europa.eu/fpfis/mwikis/aidco/index.php/Main_Page

Correspondências Correspondência formal com a Delegação para: Delegação da União Europeia a/c Chefe de Delegação Contato: nome do gestor responsável SHIS QI 07 Bloco A - Lago Sul 71615-205 - Brasília-DF – Brasil Fax: (61) 2104 3141 Pedidos de pagamento: SFC

Contatos SHIS QI 07 Bloco A – Comércio Local 71615-205 Brasília – DF Delegação da União Europeia SHIS QI 07 Bloco A – Comércio Local 71615-205 Brasília – DF Tel.: +55 61 2104 3122 - Fax: + 55 61 2104 3141 e-mail: delegation-brazil@eeas.europa.eu http://eeas.europa.eu/delegations/brazil/index_en.htm

E-mails de Contato ana.almeida@eeas.europa.eu Gestores Operacionais: ana.almeida@eeas.europa.eu denise.verdade@eeas.europa.eu hans.dorresteijn@eeas.europa.eu

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