RECOMENDAÇÕES/ORIENTAÇÕES AO CONVENENTE

acompanhamento rigoroso no registro dos participantes de oficinas, seminários, palestras e cursos de capacitação por intermédio de listas de presença que devem conter em seu cabeçalho o timbre ou logotipo da instituição, a descrição do evento, o local, a data do período de realização, os nomes legíveis dos participantes e o espaço correspondente para assinatura, endereços residencial e eletrônico, CPF, nº de telefone, entre outras informações que possibilitem a localização dos participantes;

1.1) no caso de eventos ligados a instituições que atuam no combate à homofobia, quando envolvidos transexuais, que adotam para si nomes diferentes daqueles constantes em seus registros de nascimento – e para que não se perca a possibilidade do controle de freqüência dos participantes realizada pelos órgãos de controle interno e externo – pode-se registrar na lista de presença/freqüência os dois nomes: o do registro em cartório e o de sua auto-cognominação;

2) especificação detalhada, objetiva, clara e precisa do que se pretende realizar ou obter, evitando inconsistências e objetivos de caráter difusos, para que se estabeleça correspondência e compatibilidade entre os objetos dos convênios e os objetivos dos programas e ações governamentais;

2.1) indicadores de avaliação de resultados em termos de benefícios, impactos econômicos ou sociais ou, ainda, a satisfação do público-alvo em relação ao objeto do convênio a implementar e o número de pessoas a alcançar para que se obtenha uma mensuração consistente quanto à eficácia e à efetividade das ações executadas;

3) o proponente deve ter quadros técnicos especializados nas áreas de execução de convênios, bem como de estrutura organizacional com departamentos e profissionais relativos a essas áreas ou àquelas mencionadas nos objetivos de seus estatutos sociais, seja no aspecto gerencial, seja no operacional;

4) na apresentação do projeto, o proponente deve indicar o provável responsável pelo acompanhamento das ações e qual a etapa mais importante passível de ser acompanhada in loco;

5) no projeto básico, indicar quais os produtos que deverão ser enviados juntamente com o relatório de prestação de contas;

6) é vedada a triangulação da execução de metas dos planos de trabalho, com descentralizações de recursos não autorizados nos instrumentos de convênios a instituições que não dispõem de condições ou de atribuições para executá-las;

6.1) que a contratação de institutos, escritórios de consultoria ou cooperativas conste do Projeto Básico e do Plano de Trabalho apresentados para a devida apreciação da área técnica do concedente;

6.2) não repassar para conta bancária de outrem recurso de convênio e/ou delegar poderes a terceiros para execução das ações do projeto sem a autorização devida (pessoa física);

7) à época da apresentação/execução do projeto, havendo despesa com material de divulgação, consultar técnico desta Secretaria a respeito da inserção das marcas do Governo Federal;

7.1) encaminhar ao concedente, na fase de pré-execução, a boneca do material de divulgação a ser produzido (cartaz, folder, cartilha, banner, etc.). Em casos de publicação de títulos (livros ou similares), encaminhar também autorização do autor com registro em cartório;

8) atender aos prazos prescricionais pactuados no termo de convênio e aos estabelecidos nas diligências de análise;

9) manter sempre atualizado endereço, fax, e-mail para comunicações e registros de ocorrências;

10) atentar para a distinção entre vigência e prazo para apresentação de prestação de contas. A vigência extingue-se junto com o prazo de execução do objeto. Não realizar despesas no período exclusivo para apresentação de prestação de contas e, caso seja necessário, observar o prazo para pedido de prorrogação previsto na cláusula do convênio. Parece óbvio, mas é o erro de maior incidência na execução de projetos;

11) é vedado o pagamento antecipado ou adiantamento de bens ou serviços ainda não entregues ou não executados com recursos do convênio;

11.1) não antecipar, intermediar, cumular ou extrapolar pagamentos a prestadores de serviços (pessoa física);

12) estabelecer no Plano de Trabalho critério temporal, por produto, tarefa ou etapa nos pagamentos feitos a prestadores de serviços e equivalência nos valores pagos aos que desempenharem a mesma função ou serviço (pessoa física);

13) na prestação de contas encaminhar os processos de pagamentos de todas as despesas realizadas (empenho, liquidação e pagamento) principalmente no que concerne àquelas efetuadas por meio de suprimento de fundos, obrigado o servidor a também prestar contas dessas despesas (no caso de convênios firmados com órgãos da Administração Pública);

14) no caso de participação de estagiários de nível médio ou superior – comprovada a sua necessidade – firmar convênios com as instituições de ensino respectivos ou termos de compromisso, conforme disciplinam a Lei nº 6.494/77 e o Decreto nº 87.497/82, que regulamentam a matéria. O não cumprimento desses dispositivos legais descaracteriza o serviço prestado como “estágio”;

15) A Lei nº 9.608, de 18/2/1998, que dispõe sobre o serviço voluntário, afirma que o prestador poderá ser ressarcido por despesas realizadas no desempenho de suas atividades, mas que deverá comprová-las. Não se aproveitar desse dispositivo legal para sonegar impostos e evitar o recolhimento de encargos nos pagamentos efetuados a pessoa física (caracterizada a remuneração);

16) na apresentação do projeto, no caso de contratação de serviços especializados ou de notório saber (pessoa física), encaminhar sinopses de currículos, termos de referência (modelo anexo) dos prestadores de serviços para que o analista desta Subsecretaria avalie a capacidade técnica desses profissionais e se essa é compatível com a remuneração proposta. E, na prestação de contas, os contratos com eles firmados. Atentar para os limites estabelecidos na Lei 8.666/93;

17) no projeto básico deve constar relação com os nomes dos consultores/instrutores que receberão honorários pelos serviços a serem prestados. Havendo previsão de despesas com hospedagem, passagem aérea, alimentação, etc, em nome de pessoas que não receberão por prestação de serviços, além das justificativas devidas por suas participações, seus nomes deverão constar do detalhamento orçamentário. A convenente deve se basear nas tabelas de pagamento de honorários utilizadas pela Administração Pública;

18) o “atesto” do convenente nos documentos comprobatórios de que os serviços e/ou materiais descritos no documento foram executados e/ou recebidos, atendendo às especificações, datado e com a assinatura legível do responsável;

19) identificar no anverso (rosto) de todos os documentos comprobatórios de despesas o nº e o título do projeto. Ex.: Convênio nº 215/2006 –SEDH/PR Balcões de Direitos no Vale do Jequitinhonha

20) o material de consumo adquirido deverá ser disponibilizado durante o transcurso da execução do convênio. Efetivar essa despesa próximo ao final da vigência pode caracterizar a sua desnecessidade em relação a sua aplicação no objeto e a formação de estoque de material;

21) despesas com serviços notarias (cartório) devem ser comprovadas por meio de autenticação mecânica ou recibo;

22) na planilha de custos evitar termos genéricos, como por exemplo: material didático, benefícios, material de consumo, diversos, despesas operacionais, taxas administrativas, e o etc.;

23) o proponente não deve se auto-remunerar por serviços derivados de sua própria infra-estrutura. Ex. aluguel de auditório, utilização de equipamentos, xerox, etc;

24) os custos dos objetos propostos têm de ser analisados e documentados por meio de cotações, tabelas de preço, ou ainda em tabelas de preço de associações profissionais, publicações especializadas e outras fontes disponíveis ou do próprio Governo Federal, de modo a certificar-se e a comprovar que tais custos estão condizentes com os praticados no mercado da respectiva região;

24.1) a impressão de cartilhas deve ser comprovada por meio de documentos hábeis como orçamento de gráficas, tabelas de honorários e de redatores e de editoração, entre outros indicadores de preços;

24.2) apresentar atestados de distribuição de material produzidos com recursos do instrumento a entidades parceiras ou partícipes do projeto;

25) alterações no objeto, tanto de cunho técnico como financeiro, devem ser comunicadas antecipadamente e autorizadas pelo concedente. Citamos alguns exemplos: mudança de data de evento, de tema, de número de participantes, de público-alvo, de palestrantes/instrutores, alteração de cronograma, de custos, remanejamento de recursos, superação de gastos ou inclusão de despesas não previstas no detalhamento orçamentário, etc. Ressalto que o simples pedido, sem avaliação e resposta oficial do concedente, não implica a aceitação tácita da proposta;

26) ao pedido de remanejamento de recursos, deve vir anexado o plano de trabalho com as modificações pretendidas – confrontando-o com o plano anterior – e o detalhamento das novas despesas, desde que não implique alteração de despesas de custeio para capital e vice-versa;

27) para cada cheque emitido ou ordem bancária deverá corresponder um só credor. O pagamento poderá também ser feito por transferência eletrônica, identificado o beneficiário. Encaminhar na prestação de contas cópias desses documentos. Qualquer outro procedimento, sem o prévio conhecimento do concedente, ou o saque de recursos realizado diretamente no caixa para cobrir despesas diversas comprometerá a transparência e a lisura na aplicação de recursos públicos;

28) somente aceitar a comprovação de despesas, no caso de fornecedor pessoa jurídica, por meio de notas fiscais equivalentes e, no caso de prestador de serviço pessoa física, que não esteja obrigado à emissão de nota fiscal, a competente retenção do IRRF e dos encargos trabalhistas e previdenciários;

28.1) no caso de prestação de serviço a pessoa jurídica por pessoa física, deverá ser retida a contribuição para a seguridade social a ser recolhida pela contratante juntamente com a própria contribuição. Também deverá ser retida, ou exigida, a comprovação por parte da pessoa física dos recolhimentos dos impostos de competência municipal (ISS) ou estadual (ICMS), no caso da prestação de transportes interestadual, intermunicipal e de comunicações;

28.2) a pessoa jurídica que não possui talonários de notas fiscais, por não realizar habitualmente operações mercantis, deve recorrer à secretaria de finanças do município ou à secretaria da fazenda do estado para obter nota fiscal avulsa do serviço prestado ou da mercadoria fornecida;

29) quantificar, identificar e valorar os insumos de cada um dos cursos de capacitação, oficinas, seminários ou congêneres de modo a permitir dimensionar a viabilidade e os seus custos;

30) constar da prestação de contas as cópias dos bilhetes das passagens, cartões de embarque e fatura/nota fiscal que comprove a utilização das passagens áreas;

31) caso os recursos não tenham sido aplicados no mercado financeiro, além da ressalva no encerramento da prestação de contas, será feita uma projeção financeira do período em que não houve aplicação. Se essa irregularidade ocorreu durante a execução do objeto, sobre o recurso em questão incidirão juros e correção monetária, que deverão ser reaplicados no objeto; se depois da vigência, o valor referente deverá ser recolhido ao erário;

32) a contrapartida viabilizada por meio de recursos financeiros deverá ser depositada na conta específica do convênio e sua movimentação e emprego são idênticos àqueles transferidos pelo concedente;

32.1) o emprego da contrapartida financeira de órgãos estaduais ou municipais obedece aos mesmos critérios citados no item anterior, e sob nenhum pretexto deve ser movimentada em conta única do estado ou do município.

Perly Cipriano – Subsecretário de Promoção e Defesa dos Direitos Humanos Maria de Fátima Silva – Técnica FCT-4 Paulo Sérgio Romariz – Assessor Técnico da Subsecretaria de Promoção e Defesa dos Direitos Humanos e-mail: paulo.romariz@sedh.gov.br Telefone: 61 3429-3679 Base de pesquisa: Prestações de contas da Subsecretaria de Promoção e Defesa dos Direitos Humanos, jurisprudências e dispositivos legais diversos, com especial atenção para o Acórdão 2.261/2005-Plenário-TCU. Encontra-se disponível para consulta um resumo do acórdão em comento que poderá ser solicitado por intermédio do e-mail citado.