Treinamento do Microsoft® Office A [Nome da empresa] apresenta: Treinamento do Microsoft® Office [Observações para o instrutor: para obter ajuda detalhada para personalizar este modelo, consulte o último slide. Além disso, procure pelo texto adicional da lição no painel de anotações de alguns slides. Como esta apresentação contém animações em Macromedia Flash, quando você salvar o modelo pode ser exibida uma mensagem de alerta com relação a informações pessoais. A menos que você inclua informações nas propriedades do próprio arquivo Flash, esse aviso não é válido para esta apresentação. Clique em OK na mensagem.] Familiarize-se com treinamento do sistema 2007 Familiarize-se com treinamento do sistema Office 2007 1

Familiarize-se com sistema Office 2007 Conteúdo do curso Visão geral: A nova aparência dos programas conhecidos Lição 1: O novo Office: feito para você Lição 2: Respostas para perguntas importantes Cada lição inclui uma lista de tarefas sugeridas e um conjunto de perguntas de teste. Familiarize-se com sistema Office 2007 2

Visão geral: A nova aparência dos programas conhecidos Quando você abrir um programa do sistema Microsoft Office 2007, verá muitas coisas familiares. Mas também perceberá a nova aparência na parte superior da janela. Os menus e as barras de ferramentas foram substituídos pela Faixa de Opções, que contém guias nas quais você clica para acessar os comandos. Esta apresentação mostra a Faixa de Opções e outras novas formas de criar documentos melhores e com mais rapidez. Observações: os programas do Microsoft Office descritos nesta apresentação de treinamento incluem Microsoft Office Word 2007, Office Excel® 2007, Office PowerPoint®2007, Office Access 2007 e Office Outlook® 2007. A Faixa de Opções foi desenvolvida em resposta às solicitações dos usuários do Office (é possível que você seja um deles): programas mais simples de usar, com comandos que sejam mais fácil de encontrar. A Faixa de Opções pode ser nova, mas com um pouco de tempo e familiarização, você verá que ela veio para ajudar e não para dificultar. Familiarize-se com sistema Office 2007 3

Familiarize-se com sistema Office 2007 Objetivos do curso Veja como o sistema Office 2007 mudou e por que. Use a Faixa de Opções para fazer aquilo que você já costuma fazer. Veja o que os novos formatos de arquivo representam para você. Familiarize-se com sistema Office 2007 4

O novo Office: feito para você Lição 1 O novo Office: feito para você 5

O novo Office: feito para você Sim, muita coisa mudou nos programas familiares do Microsoft Office . Mas foram mudanças boas. Com a Faixa de Opções, os comandos necessários e outras ferramentas ficaram mais acessíveis e disponíveis. Em vez de ter aproximadamente 30 barras de ferramentas não exibidas e comandos escondidos em menus ou caixas de diálogo, você agora tem uma central de controle que reúne as funções básicas, tornando-as mais visíveis. E depois que você aprender a usar a Faixa de Opções de um programa (a figura mostra o Word 2007), você achará fácil utilizá-la também nos demais programas. Familiarize-se com sistema Office 2007 6

Familiarize-se com sistema Office 2007 O que é a Faixa de Opções? As três partes da Faixa de Opções são guias, grupose comandos. As guias ficam na parte superior da Faixa de Opções. Cada uma representa as tarefas principais executadas em um determinado programa. Os grupos são conjuntos de comandos relacionados. Eles permanecem em exibição e disponíveis, proporcionando a você uma grande ajuda visual. Os comandos são organizados em grupos. Um comando pode ser um botão, um menu ou uma caixa na qual você insere informações. Familiarize-se com sistema Office 2007 7

Familiarize-se com sistema Office 2007 O que é a Faixa de Opções? Por onde começar? Comece pela primeira guia. No Word 2007, por exemplo, existe a guia Início . Ela contém os comandos que as pessoas mais usam ao redigir documentos: comandos para formatação de fontes (grupoFonte ), opções de parágrafo (grupoParágrafo ) e estilos de texto (grupoEstilos ). Você encontrará a mesma organização em outros programas do sistema Office 2007, ou seja, a primeira guia contém os comandos relacionados ao tipo de trabalho principal. No Excel, no PowerPoint e no Access, a guia principal é Início . No Outlook, quando você criar uma mensagem, será a guia Mensagem . Familiarize-se com sistema Office 2007 8

Como os comandos estão organizados Os comandos são organizados de acordo com seu uso. Os comandos principais mais utilizados não precisam mais disputar espaço com vários comandos raramente usados em um menu ou na barra de ferramentas. Eles são os mais utilizados, portanto, agora têm mais destaque. Veja o exemplo do comando Colar . É um dos mais utilizados. Por que não dar a ele mais exposição na janela, juntamente com os comandos relacionados Recortar e Copiar? No Word e no Excel, eles aparecem na guia Início . Os comandos menos usados têm menos destaque na Faixa de Opções. Por exemplo, a maioria das pessoas usa Colar Especial com menos freqüência em comparação com Colar. Então, para acessar Colar Especial, primeiro você clica na seta em Colar. Familiarize-se com sistema Office 2007 9

Mais comandos, mas apenas quando você precisa deles Os comandos que você mais usa ficam disponíveis na Faixa de Opções o tempo todo. Os outros aparecerão somente quando você precisar deles, em resposta a uma ação sua. Por exemplo, as Ferramentas de Imagem do Word aparecerão na Faixa de Opções quando você inserir uma imagem, desaparecendo assim que você acabar o trabalho. A Faixa de Opções age de acordo com as suas ações. Sendo assim, não se preocupe se não vir todos os comandos o tempo todo. Comece a trabalhar e o que for preciso aparecerá. Se não houver imagens no documento do Word, os comandos para trabalhar com imagens não serão necessários. Porém, assim que você inserir uma imagem no Word, as Ferramentas de Imagem aparecerão com a guia Formatar , que contém os comandos necessários para você trabalhar com a imagem. Concluído o trabalho com a imagem, as Ferramentas de Imagem somem. Para trabalhar novamente na imagem, basta clicar nela e a guia aparecerá com todos os comandos necessários. Familiarize-se com sistema Office 2007 10

Mais opções se você precisar Às vezes, uma seta, chamada Iniciador da Caixa de Diálogo, aparece no canto inferior direito de um grupo. Ela indica que existem mais opções disponíveis para o grupo. Por exemplo, para acessar uma opção de fonte menos usada no PowerPoint® 2007: No PowerPoint, o exemplo aqui descrito, o grupo Fonte da guia Início contém todos os comandos mais usados em alterações de fontes: comandos para alterar o tipo e o tamanho da fonte e para aplicar negrito, itálico ou sublinhado. Clique no Iniciador da Caixa de Diálogo para acessar as opções menos usadas, como sobrescrito. Na guia Início , clique na seta     no grupo Fonte . A caixa de diálogo Fonte será aberta, com a seleção completa de comandos de fontes. Familiarize-se com sistema Office 2007 11

Visualizar antes de selecionar Você está acostumado com o ciclo tentar- desfazer-tentar- desfazer? Você faz uma alteração, não é o que você quer, então a desfaz e continua tentando até obter o que tinha em mente. Animação: clique com o botão direito do mouse e clique em Executar. Tentar-desfazer-tentar-desfazer. Você seleciona uma fonte, uma cor ou um estilo de fonte ou faz alterações em uma imagem, mas a opção selecionada não fica como desejado. Então você desfaz e tenta novamente e quantas vezes forem necessárias até finalmente obter a aparência imaginada. Para usar a visualização dinâmica, repouse o ponteiro do mouse sobre uma opção. O documento será alterado para mostrar a aparência da opção antes de você realmente selecioná-la. Somente após visualizar a opção desejada, clique nela para fazer a seleção. Clique em Executar para assistir o processo de ver a aparência de estilos de sublinhado diferentes antes de optar por um deles. [Observação para o instrutor: para reproduzir a animação enquanto estiver exibindo a apresentação de slides, clique nela com o botão direito do mouse e clique em Executar. Depois de reproduzir o arquivo uma vez, você pode clicar em Voltar (depois de clicar com o botão direito do mouse) e clicar em Executar. Se você tiver dificuldade para exibir a animação, consulte as anotações do último slide desta apresentação sobre como reproduzir uma animação em Macromedia Flash. Se os problemas persistirem, o slide seguinte é um slide duplicado com uma arte estática. Exclua o slide atual ou o seguinte antes de exibir a apresentação.] Agora é possível ver uma visualização dinâmica da sua escolha antes de fazer a seleção, o que lhe poupa tempo e produz melhores resultados. Familiarize-se com sistema Office 2007 12

Visualizar antes de selecionar Você está acostumado com o ciclo tentar- desfazer-tentar- desfazer? Você faz uma alteração, não é o que você quer, então a desfaz e continua tentando até obter o que tinha em mente. Agora é possível ver uma visualização dinâmica da sua escolha antes de fazer a seleção, o que lhe poupa tempo e produz melhores resultados. Tentar-desfazer-tentar-desfazer. Você seleciona uma fonte, uma cor ou um estilo de fonte ou faz alterações em uma imagem, mas a opção selecionada não fica como desejado. Então você desfaz e tenta novamente e quantas vezes forem necessárias até finalmente obter a aparência imaginada. Para usar a visualização dinâmica, descanse o ponteiro do mouse sobre uma opção. Como a imagem mostra, o documento será alterado para mostrar a aparência da opção antes de você realmente fazer uma seleção. Somente após visualizar a opção desejada, você deverá clicar nela para fazer a seleção. [Observação para o instrutor: este slide é idêntico ao anterior, sendo que ele possui arte estática no lugar de uma animação. Use este slide se você tiver problemas ao exibir a animação. Exclua este slide ou o anterior antes de usar exibir a apresentação.] Familiarize-se com sistema Office 2007 13

Coloque comandos em sua própria barra de ferramentas Você usa com freqüência comandos que não estão disponíveis com a rapidez desejada? É possível incluí-los facilmente na Barra de Ferramentas de Acesso Rápido. Animação: clique com o botão direito do mouse e clique em Executar. Por exemplo, se você utiliza Controlar Alterações no Word ou no Excel todos os dias para ativar as marcas de revisão e não quer ter que clicar na guia Revisão para acessar esse comando todas as vezes, pode adicionar Controlar Alterações à Barra de Ferramentas de Acesso Rápido. Para isso, clique com o botão direito do mouse em Controlar Alterações na guia Revisão e, em seguida, clique em Adicionar à Barra de Ferramentas de Acesso Rápido. Para excluir um botão, clique nele com o botão direito do mouse e, em seguida, clique em Remover da Barra de Ferramentas de Acesso Rápido. Clique em Executar para ver os dois processos em ação. [Observação para o instrutor: para reproduzir a animação enquanto estiver exibindo a apresentação de slides, clique nela com o botão direito do mouse e clique em Executar. Depois de reproduzir o arquivo uma vez, você pode clicar em Voltar (depois de clicar com o botão direito do mouse) e clicar em Executar. Se você tiver dificuldade para exibir a animação, consulte as anotações do último slide desta apresentação sobre como reproduzir uma animação em Macromedia Flash. Se os problemas persistirem, o slide seguinte é um slide duplicado com uma arte estática. Exclua o slide atual ou o seguinte antes de exibir a apresentação.] Localizada acima da Faixa de Opções quando você iniciar o programa do Microsoft Office pela primeira vez, a Barra de Ferramentas de Acesso Rápido mantém os comandos em um lugar sempre visível e à mão. Familiarize-se com sistema Office 2007 14

Coloque comandos em sua própria barra de ferramentas Você usa com freqüência comandos que não estão disponíveis com a rapidez desejada? É possível incluí-los facilmente na Barra de Ferramentas de Acesso Rápido. Localizada acima da Faixa de Opções quando você iniciar o programa do Microsoft Office pela primeira vez, a Barra de Ferramentas de Acesso Rápido mantém os comandos em um lugar sempre visível e à mão. Por exemplo, se você utiliza Controlar Alterações no Word ou no Excel todos os dias para ativar as marcas de revisão e não quer ter que clicar na guia Revisão para acessar esse comando todas as vezes, pode adicionar Controlar Alterações à Barra de Ferramentas de Acesso Rápido. Para isso, clique com o botão direito do mouse em Controlar Alterações na guia Revisão e, em seguida, clique em Adicionar à Barra de Ferramentas de Acesso Rápido. Para excluir um botão, clique nele com o botão direito do mouse e, em seguida, clique em Remover da Barra de Ferramentas de Acesso Rápido. [Observação para o instrutor: este slide é idêntico ao anterior, sendo que ele possui arte estática no lugar de uma animação. Use este slide se você tiver problemas ao exibir a animação. Exclua este slide ou o anterior antes de usar exibir a apresentação.] Familiarize-se com sistema Office 2007 15

Trabalhando com resoluções de tela diferentes Tudo que foi descrito até agora é válido se sua tela estiver configurada com alta resolução e a janela do programa estiver maximizada. Caso contrário, tudo será diferente. Como? Desta maneira: Mais informações sobre baixa resolução: por exemplo, no Word, com uma resolução maior, você verá todos os comandos do grupo Mostrar/Ocultar da guia Exibir . Mas com resolução de 800 por 600, verá apenas o botão Mostrar/Ocultar e não os comandos do grupo. Nesse caso, clique na seta do botão Mostrar/Ocultar para exibir os comandos do grupo. Geralmente, os grupos que exibem apenas o nome em uma resolução menor são aqueles usados com menos freqüência. Baixa resolução: se a tela estiver configurada para baixa resolução, alguns grupos da Faixa de Opções exibirão apenas o nome do grupo e não os comandos disponíveis. Clique na seta do botão do grupo para exibir os comandos. Familiarize-se com sistema Office 2007 16

Trabalhando com resoluções de tela diferentes Tudo que foi descrito até agora é válido se sua tela estiver configurada com alta resolução e a janela do programa estiver maximizada. Caso contrário, tudo será diferente. Como? Desta maneira: Mais informações sobre janelas menores: em qualquer resolução, existe um tamanho de janela na qual alguns grupos exibirão apenas o nome do grupo. Portanto, se você estiver trabalhando em uma janela de programa que não está maximizada, talvez precise clicar na seta do botão do grupo para exibir os comandos. Mais informações sobre Tablet PCs: se você tem um Tablet PC com um monitor maior, a Faixa de Opções se ajustará para mostrar versões maiores de guias e grupos. Tela não maximizada: alguns grupos exibirão apenas os nomes do grupo. Tablet PCs: nessas telas menores, a Faixa de Opções se ajusta para mostrar versões menores de guias e grupos. Familiarize-se com sistema Office 2007 17

Sugestões para a sessão prática Adicionar uma lista de marcadores no Word. Aplicar estilos de título no Word. Inserir uma imagem em um documento do Word. Formatar texto no Word usando a Minibarra de ferramentas. Adicionar um botão à Barra de Ferramentas de Acesso Rápido no Excel®e depois excluir um deles. Encontrar mais opções do Excel. [Observação para o instrutor: com o Word 2007 ou o Excel 2007 instalado no computador, você pode clicar no link do slide para ir para a sessão prática online. Na sessão prática, você pode trabalhar com cada uma dessas tarefas no Word ou no Excel, com instruções para orientá-lo. Importante: se você não tiver o Word 2007 ou o Excel 2007, não conseguirá acessar as instruções da sessão prática.] Prática online (requer o Word 2007 e o Excel 2007, parte do sistema Microsoft Office 2007) Familiarize-se com sistema Office 2007 18

Familiarize-se com sistema Office 2007 Teste 1, pergunta 1 Os comandos Colar, Recortar e Copiar aparecem em que lugar da Faixa de Opções? (Escolha uma resposta.) Na última guia. Na primeira guia. Na Barra de Ferramentas de Acesso Rápido. Familiarize-se com sistema Office 2007 19

Teste 1, pergunta 1: resposta Na primeira guia. Esses comandos são usados com freqüência, portanto, logicamente, aparecem na primeira guia da Faixa de Opções. É claro que você pode adicioná-los à Barra de Ferramentas de Acesso Rápido se desejar. Familiarize-se com sistema Office 2007 20

Familiarize-se com sistema Office 2007 Teste 1, pergunta 2 Você muda de um computador com tela de alta resolução para um com tela de baixa resolução e não vê os comandos de um grupo. O que fazer? (Escolha uma resposta.) Clicar na guia Exibir . Clicar na barra de ferramentas Exibir . Clicar na seta do botão do grupo. Familiarize-se com sistema Office 2007 21

Teste 1, pergunta 2: resposta Clicar na seta do botão do grupo. Se os comandos não forem exibidos, seja por causa da resolução da tela ou porque a janela do programa não está maximizada, é possível exibi-los clicando na seta do botão do grupo. Familiarize-se com sistema Office 2007 22

Respostas para perguntas importantes Lição 2 Respostas para perguntas importantes Familiarize-se com treinamento do sistema Office 2007 23

Respostas para perguntas importantes Chegou a hora de olhar além da Faixa de Opções e ver o que mais há de novo. O Botão Microsoft Office       é novo, bem como os novos atalhos de teclado e os novos formatos de arquivo do Word, do Excel, do PowerPoint e do Access 2007. O Botão Microsoft Office substitui o menu Arquivo em vários programas do Office. Ele oferece mais opções, reunidas de forma mais conveniente. Nesta lição, você descobrirá o que fazer se não conseguir encontrar um comando, verá como trabalhar com os novos formatos de arquivo e descobrirá como as pessoas que não fizeram a atualização para o Word, Excel ou PowerPoint 2007 podem abrir seus arquivos e trabalhar neles como de costume. Nesta lição, você descobrirá como trabalhar com algumas opções novas.  Familiarize-se com sistema Office 2007 Familiarize-se com o sistema Office 2007 24

O que aconteceu com o menu Arquivo ? O Botão Microsoft Office      aparece no no canto superior esquerdo da janela de vários programas do Microsoft Office, como Word e Excel. Porém, ele oferece mais comandos que o menu Arquivo . Por exemplo, nele você encontra suporte para verificar se os arquivos do Word, do Excel e do PowerPoint não contêm informações ou comentários particulares. Familiarize-se com o sistema Office 2007 Familiarize-se com sistema Office 2007 25

O que aconteceu com o menu Arquivo ? O Botão Microsoft Office também conduz você às configurações do programa que controlam itens como suas preferências para corrigir a ortografia. Nas versões anteriores dos programas do Office, era possível definir opções na caixa de diálogo Opções , aberta por meio do menu Ferramentas . Agora você encontra várias dessas opções quando clica no Botão Microsoft Office. As opções do programa disponíveis por meio do Botão Microsoft Office ficam mais visíveis e convenientemente à mão assim que você começa a trabalhar com arquivos antigos ou novos. Clique em Opções do Excel, Opções do Worde assim por diante na parte inferior do menu e, em seguida, clique em uma das categorias na lista à esquerda. Por exemplo, no Excel, clique em Fórmulas para ativar ou desativar o estilo de referência L1C1. No Word, clique em Revisão de Texto para ativar ou desativar o recurso de verificação ortográfica enquanto você digita. Familiarize-se com sistema Office 2007 26

Onde começar um documento em branco? Quando você criar um novo documento, uma pasta de trabalho, uma apresentação ou um banco de dados, verá uma janela inteira e colorida para ajudar você nos primeiros passos. É possível começar com um arquivo em branco ou com um existente, como você está habituado a fazer. Ou, para iniciar o trabalho de autoração, olhe à esquerda. Em Microsoft Office Online, clique em Em Destaquee faça uma escolha no catálogo de links de modelos online e cursos de treinamento. Para abrir uma nova janela, primeiro clique no Botão Microsoft Office , no canto superior esquerdo da janela. Em seguida, clique em Novo para abrir a janela Novo Documento no Word, a janela Nova Pasta de Trabalho no Excel, a janela Nova Apresentação no PowerPoint ou a janela Introdução ao Microsoft Office Access no Access. A imagem mostra a janela Nova Apresentação do PowerPoint. Familiarize-se com sistema Office 2007 27

E quanto aos atalhos de teclado favoritos? Se você usa mais o teclado que o mouse, vai gostar de saber que o design da Faixa de Opções contém novos atalhos. Essa alteração representa duas grandes vantagens em comparação com as versões anteriores dos programas do Office: Existem atalhos para todos os botões da Faixa de Opções. Eles normalmente requerem menos teclas. Familiarize-se com sistema Office 2007 28

E quanto aos atalhos de teclado favoritos? Os novos atalhos também têm um novo nome: Dicas de Tecla. A imagem mostra um exemplo do uso das Dicas de Tecla para remover um estilo de título do Word. Pressione ALT para fazer com que as Dicas de Tecla apareçam. Pressione O para selecionar a guia Início . Pressione E para selecionar o botão Limpar Formatação do grupo Fonte para remover o estilo de título. Mais informações sobre o uso dos novos atalhos Quando você pressionar ALT, verá as Dicas de Tecla de todas as guias da Faixa de Opções, de todos os comandos das guias, da Barra de Ferramentas de Acesso Rápido e do Botão Microsoft Office. Pressione a tecla da guia que deseja exibir. Isso faz com que todas as identificações de Dica de Tecla dos botões dessa guia apareçam. Em seguida, pressione a tecla do botão desejado. Familiarize-se com sistema Office 2007 Familiarize-se com o sistema Office 2007 29

E quanto aos atalhos de teclado favoritos? E quanto aos antigos atalhos de teclado? Os atalhos de teclado antigos que começam com CTRL permanecem inalterados e você pode usá-los como sempre fez. Por exemplo, o atalho CTRL+C ainda copia algo para a área de transferência e o atalho CTRL+V ainda cola o que está na área de transferência. Para saber mais sobre atalhos de teclado, consulte o Cartão de Referência Rápida, cujo link está no final desta apresentação. Familiarize-se com sistema Office 2007 30

E se eu não conseguir encontrar um comando? [Autor: .swf é inserido aqui; exclua este espaço reservado antes de inserir o arquivo .swf.] Se você não conseguir encontrar o comando que está procurando, existe ajuda. Animação: clique com o botão direito do mouse e clique em Executar. A animação mostra como usar o guia interativo: Aponte para um comando do programa do Office 2003 para ver onde ele está no programa novo. Por exemplo, para encontrar o comando Inserir Tabela no Word, no guia, basta repousar o ponteiro sobre o comando Inserir do Word 2003. Clique para ver uma animação da localização do comando no Word 2007. (Está na guia Inserir do grupo Tabelas ). Além de prestar ajuda imediata, o guia serve como uma ferramenta de aprendizado que ajudará você a se familiarizar com a localização de determinados comandos. Você encontrará os links para esses guias no Cartão de Referência Rápida, no final deste curso. [Observação para o instrutor: para reproduzir a animação enquanto estiver exibindo a apresentação de slides, clique nela com o botão direito do mouse e clique em Executar. Depois de reproduzir o arquivo uma vez, você pode clicar em Voltar (depois de clicar com o botão direito do mouse) e clicar em Executar. Se você tiver dificuldade para exibir a animação, consulte as anotações do último slide desta apresentação sobre como reproduzir uma animação em Macromedia Flash. Se os problemas persistirem, o slide seguinte é um slide duplicado com uma arte estática. Exclua o slide atual ou o seguinte antes de exibir a apresentação.] Nos programas Word 2007, Excel 2007 e PowerPoint 2007, existe um guia de referência visual e interativo para ajudar você a saber onde está cada item rapidamente. Familiarize-se com sistema Office 2007 31

E se eu não conseguir encontrar um comando? Se você não conseguir encontrar o comando que está procurando, existe ajuda. Nos programas Word 2007, Excel 2007 e PowerPoint 2007, existe um guia de referência visual e interativo para ajudar você a saber onde está cada item rapidamente. A imagem mostra como usar o guia interativo: Aponte para um comando do programa do Office 2003 para ver onde ele está no programa novo. Por exemplo, para encontrar o comando Inserir Tabela no Word, no guia, basta repousar o ponteiro sobre o comando Inserir do Word 2003. Clique para ver uma animação da localização do comando no Word 2007. (Está na guia Inserir do grupo Tabelas ). Além de prestar ajuda imediata, o guia também serve como uma ferramenta de aprendizado que ajudará você a se familiarizar com a localização de determinados comandos. Você encontrará os links para esses guias no Cartão de Referência Rápida, no final deste curso. [Observação para o instrutor: este slide é idêntico ao anterior, sendo que ele possui arte estática no lugar de uma animação. Use este slide se você tiver problemas ao exibir a animação. Exclua este slide ou o anterior antes de usar exibir a apresentação.] Familiarize-se com sistema Office 2007 32

E os novos formatos de arquivo? O Word 2007, o Excel 2007 e o PowerPoint 2007 usam novos formatos de arquivo. São vários os motivos para mudar: Se os detalhes técnicos lhe interessam: os novos formatos de arquivo baseiam-se em XML e abrangem os formatos XML Abertos do Office. Mais segurança para seus arquivos e menos chances de corrupção de arquivos. Arquivos menores. Novos recursos. Familiarize-se com sistema Office 2007 33

E os novos formatos de arquivo? Mais algumas informações sobre o novo formato do Word, Excel e PowerPoint. O formato de arquivo padrão de documentos, pastas de trabalho e apresentações agora possui um “x” no final, representando o formato XML. Por exemplo, no Word, o documento é salvo por padrão com a extensão .docx, em vez de .doc. O mesmo é válido se você salvar um arquivo como um modelo: terá a extensão de modelo antiga com um “x” no final; por exemplo, .dotx no Word. Se o arquivo contiver código ou macros, será necessário salvá-lo usando o novo formato de arquivo habilitado para macro. No caso de documento do Word, significa .docm; no caso de modelo do Word, é .dotm. Observação: existe um novo formato de arquivo no Access também, mas com algumas características distintas. A apresentação fala um pouco sobre isso. Familiarize-se com sistema Office 2007 34

Trabalhando com arquivos de versões anteriores Talvez você seja o primeiro do grupo a ter o sistema Office 2007. Ou talvez você trabalhe com departamentos que precisam usar documentos do Office salvos em um formato anterior. Não se preocupe, ainda é possível compartilhar documentos entre o sistema Office 2007 e as versões anteriores dos programas do Office. Familiarize-se com sistema Office 2007 35

Trabalhando com arquivos de versões anteriores Veja aqui como fazer isso Você pode abrir um arquivo criado em uma versão anterior dos programas do Office, desde o 95 até o 2003. Basta abri-lo como sempre. Depois de trabalhar com ele na versão 2007, convém salvá-lo . Por padrão, a caixa de diálogo Salvar como salva o arquivo criado em uma versão anterior sem alterá-la. Ao salvar, um Verificador de Compatibilidade informará você sobre os novos recursos adicionados ao arquivo que podem ser desabilitados ou adequados da melhor forma possível. Observação: se você abrir uma apresentação criada no PowerPoint 95, o PowerPoint assumirá como padrão o formato da versão 2007 quando você salvá-la. Contudo, será possível salvar o arquivo no formato 97-2003. Para salvar um arquivo no formato 2007, selecione Documento do Word, Pasta de Trabalho do Excelou Apresentação do PowerPoint na caixa Salvar como tipo . Familiarize-se com sistema Office 2007 36

Trabalhando com arquivos de versões anteriores Veja aqui como fazer isso Os colegas que utilizam Word, Excel ou PowerPoint das versões 2000 a 2003 (e os patches e service packs mais recentes) conseguem abrir os arquivos do 2007. Quando eles abrirem seu documento, será perguntado se querem baixar um conversor que os permitirá abri-lo. É possível obter mais informações sobre o novo formato de arquivo em cursos individuais sobre o Word 2007, o Excel 2007 e o PowerPoint 2007. Os links para esses cursos estão no Cartão de Referência Rápida, cujo link está no final desta apresentação. Familiarize-se com sistema Office 2007 37

E o novo formato de arquivo no Access? O novo formato de arquivo do Access 2007, .accdb, suporta os novos recursos do produto. Por exemplo, o Access oferece suporte ao tipo de dados de anexo, com o qual é possível armazenar documentos e arquivos como anexos compactados no banco de dados, e campos de valores múltiplos. O novo formato de arquivo também permite o uso de uma criptografia mais avançada, proporcionando mais privacidade e segurança. Familiarize-se com sistema Office 2007 38

E o novo formato de arquivo no Access? Compatibilidade entre versões Quando você criar um novo banco de dados no Access 2007, ele usará automaticamente o novo formato .accdb. As versões anteriores do Access usam o formato de arquivo .mdb. É possível abrir e trabalhar com arquivos .mdb no Access 2007 se eles foram salvos em Access 2003, Access 2002 ou Access 2000. No entanto, os novos recursos do Access 2007 não funcionarão nos arquivos .mdb. Para utilizar os novos recursos, use Salvar como para converter o banco de dados para o formato .accdb.  Familiarize-se com sistema Office 2007 39

E o novo formato de arquivo no Access? Compatibilidade entre versões Quando você usa o Access 2007 para abrir um banco de dados salvo no Access 95 ou no Access 97, o Access 2007 oferece a opção de atualizá-lo para o formato .accdb. Se você não planeja usar o banco de dados com versões anteriores do Access (e não usa replicação ou segurança no nível do usuário), deve atualizar o banco de dados. Importante: não é possível abrir um banco de dados no formato de arquivo .accdb com nenhuma versão do Access, exceto Access 2007. O Cartão de Referência Rápida, cujo link está no final desta apresentação, traz links para mais informações sobre o novo formato de arquivo do Access. Familiarize-se com sistema Office 2007 40

Sugestões para a sessão prática Criar um novo documento no Word. Excluir informações particulares e comentários do documento. Salvar um arquivo do Word em outra versão. Verificar as opções do Excel. Usar um atalho de teclado no Excel. [Observação para o instrutor: com o Word 2007 ou o Excel 2007 instalado no computador, você pode clicar no link do slide para ir para a sessão prática online. Na sessão prática, você pode trabalhar com cada uma dessas tarefas no Word ou no Excel, com instruções para orientá-lo. Importante: se você não tiver o Word 2007 ou o Excel 2007, não conseguirá acessar as instruções da sessão prática.] Sessão prática online (requer o Word 2007 e o Excel 2007, parte do sistema Microsoft Office 2007) Familiarize-se com sistema Office 2007 41

Familiarize-se com sistema Office 2007 Teste 2, pergunta 1 Onde está o primeiro botão no qual você clica para acessar os comandos para abrir e salvar arquivos? (Escolha uma resposta.) Na primeira guia. No canto superior esquerdo. Na parte inferior da Faixa de Opções. Familiarize-se com sistema Office 2007 42

Teste 2, pergunta 1: resposta No canto superior esquerdo. É o Botão Microsoft Office      . Familiarize-se com sistema Office 2007 43

Familiarize-se com sistema Office 2007 Teste 2, pergunta 2 Para usar um atalho de teclado para selecionar uma guia da Faixa de Opções, você primeiro pressiona qual tecla do teclado? (Escolha uma resposta.) ALT. SHIFT. CTRL. Familiarize-se com sistema Office 2007 44

Teste 2, pergunta 2: resposta ALT. Ela exibirá identificações mostrando qual tecla pressionar para acessar cada guia. Familiarize-se com sistema Office 2007 45

Familiarize-se com sistema Office 2007 Teste 2, pergunta 3 Os colegas que não têm o sistema Microsoft Office 2007 conseguem abrir seus arquivos do Word, do Excel e do PowerPoint 2007. (Escolha uma resposta.) Verdadeiro. Falso. Familiarize-se com sistema Office 2007 46

Teste 2, pergunta 3: resposta Verdadeiro. O sistema Office 2007 inclui várias medidas para ajudar você a compartilhar documentos com pessoas que utilizam versões anteriores dos programas do Office. Familiarize-se com sistema Office 2007 47

Cartão de Referência Rápida Para obter um resumo das tarefas abordadas neste curso, consulte o Cartão de Referência Rápida. Familiarize-se com sistema Office 2007 48