Gerenciamento do Escopo do Projeto 18/09/2018

APRESENTAÇÃO DO INSTRUTOR 18/09/2018 EDUARDO ARAÚJO, PMP Profissional certificado em Gerenciamento de Projetos (Project Manager Professional) pelo PMI – Project Management Institute Mestre em International Management pela United Business Institutes, Bruxelas, Bélgica Experiência de 8 anos em projetos na Área de Logística Inbound e qualidade – ISO9001 Ocupou cargos gerenciais na Volkswagen do Brasil e AmBev Gestor de Projetos para as áreas pública, privada e 3º. setor Instrutor de matérias de Gestão de Projetos, Planejamento Estratégico da Qualidade, Supply Chain, Gestão e Logística de Suprimentos para Pós-Graduação Eduardo Araújo

Ementa do curso Iniciando o projeto. Planejamento do escopo. Declaração do escopo. Definição do escopo. Estrutura Analítica do Projeto - EAP. Verificação do escopo. Controle do escopo. Escopo como um fator crítico do sucesso de projetos. Apresentar os processos, ferramentas e técnicas utilizadas para gerenciar o escopo de um projeto

Áreas de Conhecimento O PMBOK descreve o contexto do gerenciamento de projetos em dez áreas de conhecimento: 18/09/2018 Integração Escopo Custo Suprimentos RH Riscos Comunicação Qualidade Tempo Partes Interessadas

GERENCIAMENTO DO ESCOPO O gerenciamento do escopo do projeto inclui os processos necessários para garantir que o projeto inclua todo o trabalho necessário, e somente ele, para terminar o projeto com sucesso O gerenciamento do escopo do projeto trata principalmente da definição e controle do que está e do que não está incluído no projeto. 18/09/2018 Executive Business Consulting

ESTRUTURA ANALÍTICA DO PROJETO

GERENCIAMENTO DO TEMPO O gerenciamento de tempo do projeto inclui os processos necessários para realizar o término do projeto no prazo. Em alguns projetos, especialmente nos de menor escopo, o seqüenciamento de atividades, a estimativa de recursos da atividade, a estimativa de duração da atividade e o desenvolvimento do cronograma estão tão estreitamente ligados que são considerados um único processo 18/09/2018 Executive Business Consulting

DEFINIR ATIVIDADES 18/09/2018

DEFINIR A DURAÇÃO DAS ATIVIDADES Início Atividade A Atividade B Atividade C Atividade D Atividade E Término Atividades 2 4 1 12 Duração

SEQUENCIAR AS ATIVIDADES Início Atividade A Atividade B Atividade C Atividade D Atividade E Término Atividades 2 4 1 12 Duração - A, B C B D, E Dependências

CALCULAR A REDE DO PROJETO Início Término 11/04 12/04 20/04 21/04 A 2 9 15/04 18/04 22/04 25/04 C 4 7 19/04 26/04 D 1 14/04 B E 12 PDI PDT UDI UDT ID da Atividade Duração Folga Legenda

DESENHAR O CRONOGRAMA ABRIL / 2008 Início Atividade A Atividade B Atividade C Atividade D Atividade E Término Atividades 2 4 1 12 Duração - A, B C B D, E Dependências 01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 ABRIL / 2008

GERENCIAMENTO DO CUSTO O gerenciamento de custos do projeto inclui os processos envolvidos em planejamento, estimativa, orçamentação e controle de custos, de modo que seja possível terminar o projeto dentro do orçamento aprovado. Os diferentes interessados podem avaliar os custos do projeto de maneiras diferentes e em diferentes tempos. 18/09/2018 Executive Business Consulting

CONTROLE DE CUSTOS ANÁLISE DO VALOR AGREGADO 18/09/2018 Executive Business Consulting

GERENCIAMENTO DA QUALIDADE Os processos de gerenciamento da qualidade do projeto incluem todas as atividades da organização executora que determinam as responsabilidades, os objetivos e as políticas de qualidade, de modo que o projeto atenda às necessidades que motivaram sua realização. Eles implementam o sistema de gerenciamento da qualidade através da política, dos procedimentos e dos processos de planejamento da qualidade, garantia da qualidade e controle da qualidade, com atividades de melhoria contínua dos processos conduzidas do início ao fim, conforme adequado. 18/09/2018 Executive Business Consulting

CICLO DO PDCA 18/09/2018 Executive Business Consulting

CONTROLE ESTATÍSTICO DA QUALIDADE 18/09/2018 Executive Business Consulting

GERENCIAMENTO DE RECURSOS HUMANOS 18/09/2018 A Gestão de Recursos Humanos inclui os processos requeridos para possibilitar o uso mais efetivo das pessoas envolvidas com o projeto. Isto inclui todos os interessados do projeto - patrocinadores, clientes, contribuintes individuais, etc. As pessoas influenciam o sucesso ou o fracasso do projeto Os problemas do projeto somente podem ser resolvidas por pessoas Executive Business Consulting

GERENCIAMENTO DA COMUNICAÇÃO O gerenciamento das comunicações do projeto é a área de conhecimento que emprega os processos necessários para garantir a geração, coleta, distribuição, armazenamento, recuperação e destinação final das informações sobre o projeto de forma oportuna e adequada. Os processos de gerenciamento das comunicações do projeto fornecem as ligações críticas entre pessoas e informações que são necessárias para comunicações bem-sucedidas. 18/09/2018 Executive Business Consulting

GERENCIAMENTO DOS RISCOS O gerenciamento de riscos do projeto inclui os processos que tratam da realização de identificação, análise, respostas, monitoramento e controle e planejamento do gerenciamento de riscos em um projeto; a maioria desses processos é atualizada durante todo o projeto. Os objetivos do gerenciamento de riscos do projeto são aumentar a probabilidade e o impacto dos eventos positivos e diminuir a probabilidade e o impacto dos eventos adversos ao projeto. 18/09/2018 Executive Business Consulting

GERENCIAMENTO DA INTEGRAÇÃO A área de conhecimento em gerenciamento de integração do projeto inclui os processos e as atividades necessárias para identificar, definir, combinar, unificar e coordenar os diversos processos e atividades de gerenciamento de projetos dentro dos grupos de processos de gerenciamento de projetos. 18/09/2018 Executive Business Consulting

GERENCIAMENTO DAS PARTES INTERESSADAS Identificar as pessoas, grupos ou organizações que podem influenciar ou serem influenciadas pelo projeto O atendimento das expectativas dos Stakeholders é um dos mais importantes objetivos de um projeto Implica no balanceamento entre objetivos e alternativas conflitantes, no sentido de atender as necessidades das partes envolvidas. 18/09/2018 Executive Business Consulting

GRUPOS DE PROCESSOS DE GESTÃO DE PROJETOS Iniciação Processos de Planejamento Processos de Execução Processos de Controle Processos de Encerramento

ENCADEAMENTO DAS FASES

GRUPOS DE PROCESSOS 18/09/2018 Os processos de gestão de projetos pode ser organizados em grupos, cada um deles com um ou mais processos: Processos de Iniciação: reconhecimento que o projeto ou a fase deve iniciar e a mobilização para tanto. Processos de Planejamento: definição e manutenção de um esquema de trabalho que atenda a necessidade do negócio para o qual o projeto foi concebido. Executive Business Consulting

GRUPOS DE PROCESSOS 18/09/2018 Processos de Execução: coordenação de pessoas e outros recursos para atender o planejado. Processos de Controle: garantir que os objetivos do projeto sejam atendidos através da monitoração e da mensuração do progresso e a tomada de ações corretivas, quando necessário. Processos de Encerramento: formalização da aceitação do projeto ou da fase e viabilização de uma finalização ordenada. Executive Business Consulting

NÍVEL DE ATIVIDADE 18/09/2018 Executive Business Consulting

18/09/2018 Iniciação Executive Business Consulting A iniciação do projeto é o reconhecimento formal de que um projeto deve começar e que devem ser alocados recursos para a sua execução.

PROCESSO DE INICIAÇÃO DO PROJETO Processo que, formalmente, reconhece que um novo projeto existe ou que um projeto existente deve continuar em sua próxima fase. A iniciação liga o projeto aos demais trabalhos realizados pela organização. Em algumas organizações um projeto é formalmente iniciado somente depois da conclusão de uma avaliação de requisitos, de um estudo de viabilidade, de um plano preliminar ou de qualquer outra forma equivalente de análise que tenha sido iniciada separadamente

Termo de Abertura 18/09/2018 O termo de abertura do projeto, diretamente ou referenciando outros documentos, deve abordar as seguintes informações: Requisitos que satisfazem as necessidades, desejos e expectativas do cliente, do patrocinador e de outras partes interessadas Necessidades de negócios, descrição de alto nível do projeto ou requisitos do produto para o qual o projeto é realizado Objetivo ou justificativa do projeto Executive Business Consulting

Termo de Abertura 18/09/2018 Gerente de projetos designado e nível de autoridade atribuída Cronograma de marcos sumarizado Influência das partes interessadas Organizações funcionais e sua participação Premissas organizacionais, ambientais e externas Restrições organizacionais, ambientais e externas Caso de negócios justificando o projeto, incluindo o retorno sobre o investimento Orçamento sumarizado. Executive Business Consulting

As Metas do Projeto As metas descrevem o que você está tentando fazer, atingir ou produzir. 18/09/2018 Executive Business Consulting

METAS DO PROJETO Uma meta só é meta, se for SMART - que quer dizer "esperto", em inglês. Ela tem que atender alguns requisitos, tendo que ser: S - eSpecífica (e eScrita, de preferência) M - Mensurável A - Alcançável (nada de projetos lunáticos ou pequenos demais) R - Relevante (em termos pessoais) T - Temporal (com data para acontecer) Exemplo: Montar, em Porto Alegre, uma filial da empresa com toda a infra-estrutura da matriz, dentro de um prazo máximo de 18 meses e um custo total de US$350.000,00. 18/09/2018 Executive Business Consulting

JUSTIFICATIVA 18/09/2018 Justificativa é tudo aquilo que está oculto no objetivo, isto é, é a razão de ser do projeto, o benefício gerado por ele. É de difícil mensuração porque representa, na maioria das vezes, um sentimento da organização. Exemplo: Queremos montar nossa filial em Porto Alegre para aumentarmos em 30% nosso market share no país e estabelecermos uma base para futuras expansões para outros países do mercosul. Executive Business Consulting

PRODUTOS 18/09/2018 Produtos são todos os resultados físicos obtidos na conclusão do projeto. Os produtos identificam a abrangência do projeto. Exemplo: O produto do projeto da filial de Porto Alegre é uma estrutura física preparada e configurada conforme escopo definido no Termo de Abertura. Executive Business Consulting

ENTREGAS 18/09/2018 Entregas (resultados práticos) são todos os resultados físicos ou semi-produtos obtidos ao longo do projeto. Servem para medir e avaliar a performance do projeto. Normalmente podem ser definidas através de marcos ou etapas no cronograma. Exemplo: O projeto da filial de Porto Alegre pode ter uma entrega chamada “Filial Pintada”, pode ter outra chamada “Rede Lógica Testada”. Ambas são entregas de um único projeto e servem para identificar o que foi e o que não foi concluído. Executive Business Consulting

IDENTIFICAÇÃO DAS RESTRIÇÕES DO PROJETO 18/09/2018 As restrições compreendem tudo que limitar ou determinar os atos da equipe do projeto Tempo Orçamento Qualidade Cronograma Tecnológicas Administrativas Executive Business Consulting

IDENTIFICAÇÃO DAS RESTRIÇÕES DO PROJETO Exemplo: Um orçamento predefinido é uma restrição que muito provavelmente irá limitar as opções da equipe em termos de escopo, formação de equipe e cronograma. Quando um projeto é executado sob contrato, as cláusulas contratuais geralmente constituirão restrições.

DOCUMENTAÇÃO DAS PREMISSAS 18/09/2018 As premissas são um aspecto crucial do gerenciamento de projetos. São informações que consideramos verdadeiras ou reais, e que vão sendo elaboradas pouco a pouco no decorrer do processo de Planejamento. São uma saída dos processos de Iniciação e serão usadas como entrada durante o planejamento do projeto. Executive Business Consulting

Problema 1 18/09/2018 Você é um gerente de projetos na rede Smooth Jazz Club, com lojas em 12 estados. A SJC está estudando abrir uma nova casa em SP ou no RJ. Projeto SP: Payback de 18 meses e VPL=-250 Projeto RJ: Payback de 24 meses e VPL= 300 Executive Business Consulting

Problema 2 18/09/2018 Você é um gerente de projetos na rede Smooth Jazz Club, com lojas em 12 estados. A SJC está estudando abrir uma nova casa em SC ou no RS. Projeto SC: Payback de 27 meses e TIR=35% Projeto RS: Payback de 24 meses e TIR=32% Executive Business Consulting

Termo de Abertura Objetivos do produto e do projeto Características e requisitos do produto ou serviço Critérios de aceitação do produto Limites do projeto Entregas e requisitos do projeto Restrições do projeto Premissas do projeto Riscos iniciais definidos Marcos do cronograma Estimativa aproximada de custos Requisitos de gerenciamento de configuração do projeto Requisitos de aprovação. 18/09/2018 Executive Business Consulting

Processos relativos ao ESCOPO de um Projeto 5.1 Coletar os Requisitos 5.2 Definir o Escopo 5.3 criar a EAP 5.4 Verificar o Escopo 5.5 Controlar o Escopo

18/09/2018 Planejamento Executive Business Consulting O planejamento é o processo de formular e revisar as metas e objetivos do projeto e delinear os planos que serão usados para cumprir os propósitos que o projeto se propôs a atingir.

Processos relativos ao ESCOPO de um Projeto 5.1 Coletar os Requisitos 5.2 Definir o Escopo 5.3 criar a EAP 5.4 Verificar o Escopo 5.5 Controlar o Escopo

Processos relativos ao ESCOPO de um Projeto 5.1 Coletar os Requisitos 5.2 Definir o Escopo 5.3 criar a EAP 5.4 Verificar o Escopo 5.5 Controlar o Escopo

O Desafio do Gerenciamento do Escopo de Projetos

Gerenciamento de Escopo: Coletar os Requisitos Funções e funcionalidades do projeto e do produto necessárias para atender às necessidades e expectativas das partes interessadas. Os requisitos incluem as necessidades quantificadas e documentadas, e as expectativas do patrocinador, cliente e outras partes interessadas. Esses requisitos precisam ser obtidos, analisados e registrados com detalhes suficientes para serem medido uma vez que a execução do projeto se inicie. O sucesso do projeto é diretamente influenciado pela atenção na captura e gerenciamento dos requisitos do projeto e do produto.

Gerenciamento de Escopo: Coletar os Requisitos Coletar os requisitos é definir e gerenciar as expectativas do cliente. O desenvolvimento dos requisitos começa com uma análise da informação contida no termo de abertura e no registro das partes interessadas. Muitas organizações os categorizam em requisitos do projeto e requisitos do produto. Estes requisitos se transformam na fundação da EAP. O planejamento do custo, cronograma e da qualidade são todos construídos com base nesses requisitos. Os requisitos do projeto podem incluir os de negócios, de gerenciamento do projeto, de entrega, etc. Os requisitos do produto podem incluir informações sobre os requisitos técnicos, de segurança, de desempenho, etc.

Escopo do Projeto x Escopo do Produto Escopo do Produto são características e funcionalidades que caracterizam o produto ou serviço Escopo do Projeto é todo o trabalho que terá que ser realizado para produzir o produto ou serviço O escopo do produto é encontrado através da especificação, ex.: funcionalidades de um software, dimensões de uma mesa, número de atendentes em um serviço de tele-marketing O escopo do projeto é encontrado através do plano de projeto, ex. Número e/ou abrangência de auditorias e revisões que deverão ser conduzidas durante o desenvolvimento, Qnt. de reuniões de checkpoint que serão conduzidas Gerência de projeto - escopo

Gerenciamento de Escopo Coletar os Requisitos

Gerenciamento de Escopo Coletar os Requisitos

Gerenciamento de Escopo Definir o Escopo Definir o escopo é o processo de desenvolvimento de uma descrição detalhada do projeto e do produto. A preparação detalhada da declaração do escopo é crítica para o sucesso e baseia-se nas entregas principais, premissas e restrições que são documentadas durante a iniciação do projeto. Os riscos existentes, premissas e restrições são analisados para verificar sua integridade; riscos adicionais, premissas e restrições são adicionadas conforme necessário. Durante o planejamento, o escopo é definido e descrito com maior especificidade conforme as informações a respeito do projeto são conhecidas.

Gerenciamento de Escopo Definir o Escopo

Gerenciamento de Escopo Definir o Escopo

Escopo do Projeto Escopo é uma descrição daquilo que vai ser feito. O seu objetivo é definir claramente o produto e subprodutos do projeto. O que vai ser feito O que não vai ser feito

Declaração do Escopo do Projeto A finalidade da declaração de escopo é documentar as metas, entregas e requisitos do projeto, de modo a usá-los como referências para futuras decisões. Informa a todos os interessados no projeto qual exatamente será o resultado obtido quando o trabalho tiver terminado.

Componentes da Declaração do Escopo Justificativa do projeto Produto do projeto Entregas do projeto Objetivos do projeto Requisitos do projeto

Estrutura Analítica do Projeto (EAP) “a EAP é um conjunto de componentes do projeto, estruturado com base nas entregas, que organiza e define o escopo total do projeto; o trabalho não incluído na EAP está fora do escopo do projeto.” (*) * PMBOK (A Guide to the Project Management Body of Knowledge)

Construção da EAP Não existe um “jeito” certo de construir uma EAP. Na prática, a estrutura em árvore é usada com freqüência, mas também é possível compor uma EAP esquematicamente; fica a seu critério.

Decomposição do Escopo A decomposição envolve os seguintes passos principais: Identificar as principais entregas do projeto Decidir se as estimativas de custo e duração podem ser adequadamente estabelecidas neste nível de detalhe Identificar os elementos constituintes do subproduto (entrega) Verificar a exatidão do detalhamento

Gerenciamento de Escopo Criar a Estrutura Analítica do Projeto (EAP) Criar a EAP é o processo de subdivisão das entregas e do trabalho do projeto em componentes menores e de gerenciamento mais fácil. A estrutura analítica do projeto (EAP) é uma decomposição hierárquica orientada às entregas do trabalho a ser executado pela equipe para atingir os objetivos do projeto e criar as entregas requisitadas, sendo que cada nível descendentes de EAP representa uma definição gradualmente mais detalhada do trabalho do projeto. A EAP organiza e define o escopo total e representa o trabalho especificado na declaração de escopo do projeto oficial/aprovada. O trabalho planejado é contido dentro dos componentes de nível mais baixo da EAP, que são chamados de pacotes de trabalho. Um pacote de trabalho pode ser agendado, estimado, monitorado e controlado. No contexto da EAP, o trabalho se refere a produtos de trabalho ou entregas que são o resultado do esforço e não o próprio esforço.

Gerenciamento de Escopo Criar a Estrutura Analítica do Projeto (EAP)

Gerenciamento de Escopo Criar a Estrutura Analítica do Projeto (EAP)

Gerenciamento de Escopo Exemplo de EAP: Organizada por Fases

Gerenciamento de Escopo Exemplo de EAP: Decomposta por Entregáveis

Planejamento declaração do escopo do projeto detalhamento das atividades análise dos riscos determinação dos resultados tangíveis programação da utilização dos recursos estabelecimento da estrutura orgânica formal estruturação do sistema de comunicação e decisão a ser adotado treinamento

Sequenciamento e Duração Identificação das dependências necessárias ou desejáveis para cada umas das atividades do projeto Estimativa da duração das atividades, baseada em dados históricos, experiência, dados do mercado, etc.

Execução e Controle É a concretização dos planos do projeto. O processo de execução mantém o plano sob controle e assegura que sua execução permaneça em sincronia com os objetivos visados, com base nos controles estabelecidos

Gerenciamento de Escopo Verificar o Escopo Verificar o escopo é o processo de formalização e aceitação das entregáveis concluídos do projeto. Ele inclui a revisão dos entregáveis com o cliente ou patrocinador para assegurar que foram concluídas satisfatoriamente e obter deles a aceitação formal sob os produtos apresentados. A verificação do escopo difere do controle de qualidade pois está interessada principalmente na aceitação dos entregáveis. O controle de qualidade se preocupa com a conformidade dos mesmo em relação aos requisitos de qualidade prescritos no plano de gerenciamento da qualidade. Ele é normalmente feito antes da verificação do escopo mas os dois processos podem ser executados paralelamente.

Gerenciamento de Escopo Verificar o Escopo

Gerenciamento de Escopo Verificar o Escopo

Gerenciamento de Escopo Controlar o Escopo É o processo de monitoramento do andamento do escopo do projeto e do produto e gerenciamento das mudanças feitas na linha de base do escopo. O controle de escopo do projeto assegura que todas as mudanças solicitadas e ações corretivas ou preventivas são processadas através do processo realizar o controle integrado de mudanças. O controle do escopo do projeto é usado também para gerenciar as mudanças reais quando essas ocorrem e é integrado aos outros processos de controle. As mudanças não controladas são freqüentemente chamadas de scope creep. As mudanças são inevitáveis, exigindo, portanto, um processo de controle de mudanças formal e claro.

Gerenciamento de Escopo Controlar o Escopo

Gerenciamento de Escopo Controlar o Escopo

Relatórios de Desempenho III. Execução e Controle Relatórios de Desempenho Relatórios de Performance Gráficos de Gantt Curvas S Histogramas Relatórios de Custos Tabelas de Despesas Relatórios de Prazo Gráficos de Barras Gráficos de Milestones (Marcos)